人社系統(tǒng)“全能經(jīng)辦”業(yè)務(wù)檔案管理之思考
——以常州市武進(jìn)區(qū)為例

錢(qián)海波　顧沁雯（常州市武進(jìn)區(qū)人力資源和社會(huì)保障檔案管理中心，江蘇常州，21133115599）

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人社系統(tǒng)“全能經(jīng)辦”業(yè)務(wù)檔案管理之思考
——以常州市武進(jìn)區(qū)為例

錢(qián)海波顧沁雯
（常州市武進(jìn)區(qū)人力資源和社會(huì)保障檔案管理中心，江蘇常州，21133115599）

伴隨著金保工程的不斷推進(jìn)以及社保工作的深入發(fā)展，社保工作已經(jīng)從手工處理逐步轉(zhuǎn)向電子化處理，社保中心的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量與日俱增，社保工作對(duì)業(yè)務(wù)檔案信息化的要求越來(lái)越高。如何存儲(chǔ)和管理好這些數(shù)量龐大的業(yè)務(wù)檔案，保障檔案能夠隨時(shí)順利地被各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)調(diào)閱、查詢、流轉(zhuǎn)等，成為社保工作所面臨的新的重要課題。目前，常州市武進(jìn)區(qū)人社系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存及系統(tǒng)性能、信息化平臺(tái)擴(kuò)展性等方面面臨著越來(lái)越多的挑戰(zhàn)，區(qū)人社檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)方式已不能滿足人民群眾日益多元化的服務(wù)需求，因此，加快推進(jìn)人社系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案管理的“全能經(jīng)辦”已刻不容緩。

一、武進(jìn)區(qū)社保業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

據(jù)統(tǒng)計(jì)，2014年武進(jìn)社保系統(tǒng)全年受理各項(xiàng)業(yè)務(wù)98萬(wàn)單，日均受理2685單，后臺(tái)數(shù)據(jù)處理量達(dá)6億多條。隨著就業(yè)形勢(shì)的變化，新增人員流動(dòng)性較強(qiáng)，加上越來(lái)越多元化的就業(yè)模式和人才的引進(jìn)，參保單位（人員）越來(lái)越多，社保業(yè)務(wù)變更量迅速上漲，由此產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量也在急劇增長(zhǎng)。而武進(jìn)區(qū)人社業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)當(dāng)前還延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式：各部門(mén)的工作完成后，將業(yè)務(wù)材料收集上交，定期整理歸檔，然后再掃描錄入至檔案管理系統(tǒng)。這一工作仍停留在檔案信息化管理的第一個(gè)階段，即雖然有獨(dú)立的檔案目錄檢索管理系統(tǒng)，但是與社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有銜接，一旦錄入過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤，后期查找業(yè)務(wù)檔案時(shí)就會(huì)造成檔案信息的不準(zhǔn)確。而且，相對(duì)獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)在一定程度上雖然能滿足檔案管理的需求，但其檔案數(shù)據(jù)與人社系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)缺乏聯(lián)系，檔案管理系統(tǒng)中的檔案僅供備查，與人社業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)各自為戰(zhàn)，在錄入檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，和人社業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無(wú)法統(tǒng)一，難以給予人社業(yè)務(wù)工作以準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持和保障。

二、檔案業(yè)務(wù)一體化建設(shè)對(duì)社?！叭芙?jīng)辦”的現(xiàn)實(shí)意義

社保“全能經(jīng)辦”是一種綜合柜員服務(wù)制度，社保經(jīng)辦大廳窗口實(shí)行綜合辦事制度，參保單位或個(gè)人辦理多種業(yè)務(wù)時(shí)，無(wú)需像以往那樣多次排隊(duì)取號(hào)，無(wú)論辦理何種業(yè)務(wù)，只需在一個(gè)窗口排隊(duì)等候，“前臺(tái)一窗受理，后臺(tái)專業(yè)審核”。服務(wù)對(duì)象到柜面申報(bào)業(yè)務(wù)，無(wú)論申報(bào)的種類(lèi)多少，都由前臺(tái)將申報(bào)資料依據(jù)受理規(guī)則審核；審核通過(guò)后，將材料通過(guò)掃描或拍攝的方式傳輸?shù)胶笈_(tái)，交由后臺(tái)審核；之后服務(wù)對(duì)象可以通過(guò)當(dāng)面領(lǐng)取、網(wǎng)上下載、專函郵寄、自主領(lǐng)取等方式獲得反饋結(jié)果。

創(chuàng)新社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦模式的同時(shí)，對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案管理的模式也提出了更高要求。社保業(yè)務(wù)檔案的管理不再僅僅是收集、整理、保管紙質(zhì)檔案，還要充分開(kāi)發(fā)利用社保業(yè)務(wù)檔案資源，發(fā)揮檔案對(duì)社保業(yè)務(wù)的服務(wù)作用。社保業(yè)務(wù)檔案一體化管理工作是業(yè)務(wù)經(jīng)辦不可分割的有機(jī)組成部分，隨著社保業(yè)務(wù)檔案管理信息化水平的不斷提高，檔案管理和業(yè)務(wù)經(jīng)辦一體化必將成為一種“新常態(tài)”。通過(guò)深入挖掘系統(tǒng)內(nèi)外業(yè)務(wù)檔案應(yīng)用領(lǐng)域，用制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)克服檔案管理和業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作中的隨意性，檔案業(yè)務(wù)一體化管理工作才能持續(xù)深入、扎實(shí)推進(jìn)。

武進(jìn)區(qū)社會(huì)保障服務(wù)中心“全能經(jīng)辦”業(yè)務(wù)辦理大廳

三、檔案業(yè)務(wù)一體化管理的新途徑

1.全面應(yīng)用電子檔案影像管理系統(tǒng)

檔案影像系統(tǒng)依托數(shù)據(jù)庫(kù)高速掃描等技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，通過(guò)影像檔案管理、實(shí)物檔案管理、業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)調(diào)用提取、檔案公共服務(wù)和查詢，以及檔案綜合統(tǒng)計(jì)分析等強(qiáng)大功能，與社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)密切結(jié)合，為社保業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)提供檔案影像支持，將檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接。參保人員只需一次提交業(yè)務(wù)資料，綜合柜員窗口對(duì)受理的業(yè)務(wù)資料進(jìn)行影像化，影像化后的申報(bào)資料就可以全程使用。前臺(tái)經(jīng)辦人員或?qū)徍巳藛T在具體經(jīng)辦業(yè)務(wù)中可根據(jù)權(quán)限在業(yè)務(wù)系統(tǒng)即時(shí)調(diào)閱電子檔案，為經(jīng)辦服務(wù)和稽查提供參考。建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子影像信息化、信息查詢智能化、檔案服務(wù)多元化的統(tǒng)一綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)，不僅保障了業(yè)務(wù)檔案的安全完整，也為規(guī)范業(yè)務(wù)經(jīng)辦提供了有力支持。

2.推進(jìn)建設(shè)檔案業(yè)務(wù)一體化管理平臺(tái)

該平臺(tái)以電子檔案“前端采集，全程應(yīng)用”為目標(biāo)，為武進(jìn)社保“全能經(jīng)辦”提供一體化的管理平臺(tái)，為就業(yè)系統(tǒng)和未來(lái)建設(shè)或接入的人事人才系統(tǒng)、勞動(dòng)關(guān)系系統(tǒng)等提供電子檔案掃描、整理、歸類(lèi)、索引等電子化管理接口，實(shí)現(xiàn)檔案檢索聯(lián)動(dòng)、基于電子檔案審核審批的業(yè)務(wù)模式。也為社保機(jī)構(gòu)搭建一個(gè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子影像信息化、信息查詢智能化、檔案服務(wù)多元化的業(yè)務(wù)檔案影像綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)，減少工作人員的機(jī)械性勞動(dòng)，加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案的高效管理和應(yīng)用，提高社保工作的工作效能，提升政府公共服務(wù)質(zhì)量。

3.采用現(xiàn)代化的檔案管理模式

要改革傳統(tǒng)的社保業(yè)務(wù)檔案管理模式，關(guān)鍵是做好“兩融進(jìn)”：一是檔案管理要融進(jìn)社保業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，通過(guò)重點(diǎn)梳理并優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，使其更加合理、嚴(yán)謹(jǐn)、高效。規(guī)范業(yè)務(wù)操作的方式方法，逐步實(shí)現(xiàn)智能化操作，實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨業(yè)務(wù)、跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)協(xié)同。按照“誰(shuí)經(jīng)辦誰(shuí)整理”“邊經(jīng)辦邊整理”的要求，明確前臺(tái)經(jīng)辦檔案整理的責(zé)任，將業(yè)務(wù)材料收集整理和立卷歸檔工作自然融入業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案整理與業(yè)務(wù)“同生同結(jié)”。二是檔案管理功能要融進(jìn)社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)。通過(guò)引入檔案影像管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理前端信息化、數(shù)字化（信息著錄、掃描），后端管理自動(dòng)化（調(diào)用、查詢、統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理）以及網(wǎng)絡(luò)查詢利用目標(biāo)，加快推行檔案數(shù)字化，對(duì)龐雜零散的檔案信息資源進(jìn)行合理的歸檔存儲(chǔ)，建設(shè)一個(gè)專業(yè)可靠、高效管理的服務(wù)平臺(tái)，讓人社檔案管理系統(tǒng)不再成為信息孤島。

4.加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

打造一支專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人才隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要保障之一。因?yàn)楣ぷ鞯膶I(yè)性，社保業(yè)務(wù)檔案事業(yè)的發(fā)展急需同時(shí)具有檔案管理專業(yè)知識(shí)、社會(huì)保險(xiǎn)專業(yè)知識(shí)和信息管理技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。因此，要以“人人都是檔案員”的目標(biāo)開(kāi)展全員培訓(xùn)，采用將業(yè)務(wù)和檔案結(jié)合培訓(xùn)的方式，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理與業(yè)務(wù)經(jīng)辦一體化，提升業(yè)務(wù)檔案管理能力和水平，研究解決工作中的瓶頸問(wèn)題，探索經(jīng)辦新思路。

人社系統(tǒng)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)隨著服務(wù)型政府的深入建設(shè)主動(dòng)求變，應(yīng)隨著業(yè)務(wù)檔案利用價(jià)值的不斷凸顯，提升社保經(jīng)辦的管理服務(wù)質(zhì)量，注重細(xì)節(jié)，不斷調(diào)整、升級(jí)和創(chuàng)新，積極探索適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求的社保業(yè)務(wù)檔案管理和服務(wù)模式。