紙質(zhì)房產(chǎn)檔案整理方式的弊端及解決途徑

陶　陶（南京市房產(chǎn)檔案館，江蘇南京，21100002299）

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紙質(zhì)房產(chǎn)檔案整理方式的弊端及解決途徑

陶陶
（南京市房產(chǎn)檔案館，江蘇南京，21100002299）

房產(chǎn)檔案是房產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、測繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房地產(chǎn)權(quán)屬工作中，直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄，是城市房產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記載和重要依據(jù)。紙質(zhì)房產(chǎn)檔案具有唯一性和不可再生性，整理立卷是整個檔案管理活動的基礎(chǔ)。隨著紙質(zhì)房產(chǎn)檔案數(shù)量的急劇增長，房產(chǎn)檔案管理部門原有和現(xiàn)行整理方式的弊端越來越明顯，不利于充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的作用。本文在闡述紙質(zhì)房產(chǎn)檔案原有和現(xiàn)行整理方式弊端的基礎(chǔ)上，結(jié)合計算機信息技術(shù)，提出改革和創(chuàng)新紙質(zhì)房產(chǎn)檔案整理方式的初步設(shè)想。

一、原有紙質(zhì)檔案整理立卷方式及其缺點

原有的紙質(zhì)檔案整理立卷方式是2004年前采用的按丘立卷，即將一丘內(nèi)所有房產(chǎn)登記材料按一定順序合訂為一卷，匯總成目錄，在目錄上反映房產(chǎn)權(quán)屬變更情況，丘號作為檔案號，檔案按丘號大小順序排列。此種整理方式優(yōu)點是一丘內(nèi)房產(chǎn)權(quán)屬變化來龍去脈清楚，材料集中于一卷便于人工檢索，查找檔案方便。這種方式存在的缺點主要有：一是檔案拆裝頻繁，檔案損壞嚴(yán)重；二是隨著行政區(qū)劃的不斷調(diào)整，丘號也不斷調(diào)整，易產(chǎn)生重號，從而使案件無法整理裝訂；三是保密性差，檔案調(diào)閱利用時同一丘號卷內(nèi)其他所有權(quán)人的檔案材料無法得到保密。

二、現(xiàn)行紙質(zhì)檔案整理立卷方式及其缺點

從2004年開始，根據(jù)建設(shè)部《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理方法》第十五條“房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗立卷”的規(guī)定，紙質(zhì)房產(chǎn)檔案整理立卷采用以丘為基礎(chǔ)的登記材料按戶立卷，即以一個權(quán)屬單元（產(chǎn)權(quán)人）立卷，采用“丘號—權(quán)號”和“丘號—多權(quán)號—戶號”兩種為檔案號，一個權(quán)屬單元發(fā)生的權(quán)屬變動材料均歸并為一卷。在館藏量相對較少時，這種立卷模式的優(yōu)勢較明顯，主要在于：一是一戶單元房發(fā)生的所有權(quán)屬變更情況形成的檔案卷宗更直觀、完整；二是在利用紙質(zhì)檔案時，其它權(quán)屬單元權(quán)利人的檔案得到保密；三是不再因頻繁拆裝而使檔案受損。

隨著紙質(zhì)房產(chǎn)檔案的不斷增加，它的缺點也顯現(xiàn)出來。一是整理立卷費時費力，整理人員整理材料花費大量時間，工作效率低下。二是浪費儲存空間。首先是檔案盒的空間浪費，一份檔案的平均厚度為0.3cm左右，但一個檔案盒的寬度為1cm，且一盒內(nèi)常常只有一份檔案。再者是檔案排列上架是根據(jù)各行政區(qū)域內(nèi)丘號的大小順序排列，各丘入庫檔案數(shù)量不確定，上架的檔案位置也不固定，所以需預(yù)留位置，浪費了相當(dāng)?shù)拇鎯臻g。三是檔案的保密和安全性不高。由于每年要完成大量檔案整理裝訂歸檔工作，庫房人員有限，調(diào)檔頻率高，整理人員到庫房調(diào)檔無法做到完備登記手續(xù)。一旦檔案泄密或丟失便無法找到責(zé)任人追究責(zé)任，極不利于檔案的保護。四是整理歸檔的錯誤率高，檔案盒上的丘號章易蓋錯。五是隨著案卷數(shù)量的增加，檔案的管理成本加大，我館在整理裝訂上的人占全館人數(shù)的三分之一，同時還增加了庫房人員，使得人力成本加大。

三、改進房產(chǎn)紙質(zhì)檔案整理方式的設(shè)想

現(xiàn)有整理方式的缺點顯而易見，已成為提升紙質(zhì)檔案管理水平的障礙。改革和創(chuàng)新紙質(zhì)房產(chǎn)檔案整理方式刻不容緩，本文借鑒計算機信息編碼技術(shù)，提出了新的整理立卷方式。

立卷時按分類流水編號，即檔案號以每卷檔案的類別和整理的順序編號，由“類別號+年份+月份+流水號”組成，以永久性保存檔案、過程性檔案為類別，可以用字母或數(shù)字表示，如“Y2015060001”“G2015060002”。其特點是:編碼簡單，直觀明了，易于檢索查找。

采用這種整理方式的優(yōu)勢在于：一是計算機自動生成編碼，準(zhǔn)確性高，便于檔案數(shù)量的統(tǒng)計；二是檔案的整理速度加快，工作效率得到進一步提高；三是多個卷宗檔案裝成一盒，檔案盒可順序上架排列，大大節(jié)約了儲存空間；四是檔案類別的有效區(qū)分，既便于對永久性權(quán)屬檔案的安全保護，又方便過程性檔案的鑒定、銷毀；五是保障檔案的安全，檔案整理人員不再入庫房調(diào)檔，真正做到整理裝訂與庫房保管相對分開，減少了檔案經(jīng)手的人次，既保證了檔案的安全，又分清了檔案整理人員與庫房管理人員的職責(zé)；六是檔案的管理成本得到進一步下降。

近幾年，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理部門得到了廣泛運用，房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理已具備現(xiàn)實條件。房產(chǎn)登記的每一個環(huán)節(jié)均已實現(xiàn)了計算機信息管理，電子檔案已得到逐步完善，無論是房產(chǎn)登記的審核還是檔案的對外利用，都更加依賴電子檔案，電子檔案利用便捷，利用率高。房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理以檔案管理信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以計算機、掃描儀、條碼打印機等設(shè)備為配套硬件，建立每份檔案的流水檔案號，以計算機智能檢索為工具，實現(xiàn)每戶所有變更卷宗的關(guān)聯(lián)，建立丘號卷與流水號卷檔案的關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)檔案的專題檢索。

參考文獻

［1］房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程.

［2］城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記檔案管理辦法.