新形勢(shì)下推進(jìn)公安檔案工作的思考

何玉良（常州市公安局檔案處，江蘇常州，21133000000）

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新形勢(shì)下推進(jìn)公安檔案工作的思考

何玉良
（常州市公安局檔案處，江蘇常州，21133000000）

參加全省檔案業(yè)務(wù)競(jìng)賽現(xiàn)場(chǎng)

公安檔案工作是公安工作的重要組成部分，也是國(guó)家檔案工作的組成部分。做好公安檔案管理工作對(duì)提高公安機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量有著重要意義。當(dāng)前，常州市公安檔案管理還存在一些亟待改進(jìn)的地方，本文對(duì)這些問題進(jìn)行具體分析并提出對(duì)策，以適應(yīng)新形勢(shì)下公安檔案管理工作的發(fā)展。

一、常州市公安檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，全局共有8家市局、轄市局、分區(qū)級(jí)檔案庫(kù)房（室），其中五星級(jí)（省級(jí)）檔案室6家，四星級(jí)（市級(jí)）1家；92家基層派出所檔案室（不含專業(yè)分局派出所）。2004年，我局檔案工作經(jīng)省市檔案局和省公安廳聯(lián)合考評(píng)和復(fù)查，被評(píng)為“五星級(jí)”單位，率先跨入省先進(jìn)檔案工作行列。

多年來，我局檔案部門立足新起點(diǎn)，瞄準(zhǔn)新目標(biāo)，以檔案服務(wù)中心工作為主線，緊緊圍繞平安創(chuàng)建、基層實(shí)戰(zhàn)和民生警務(wù)，以加快公安檔案信息化建設(shè)為抓手，著力推進(jìn)全市公安機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化，取得明顯成效。率先在全省完成“檔案數(shù)字化加工在公安基層派出所的應(yīng)用”這一任務(wù)，著眼公安工作加快發(fā)展及長(zhǎng)效發(fā)展的新理念、新要求，深化改革，不斷創(chuàng)新，逐步實(shí)現(xiàn)了公安檔案基礎(chǔ)牢、信息化強(qiáng)的架構(gòu)，做到了公安檔案專線網(wǎng)絡(luò)全覆蓋。目前庫(kù)藏總量已達(dá)225.236萬卷（件），其中紙質(zhì)檔案48.6721萬卷、5.2217萬件，錄音錄像檔案298盒，照片檔案48冊(cè)5253張，電子檔案（光盤）249張，實(shí)物檔案988件。全市檔案數(shù)據(jù)（機(jī)關(guān)、基層）共計(jì)有1297.4885萬條，加載的掃描電子文件682.8396萬份，公安檔案年度績(jī)效工作始終位于全省公安第一方陣。

二、常州市公安檔案管理工作存在的問題

新形勢(shì)對(duì)公安檔案工作提出了新的要求。筆者通過在基層開展問卷調(diào)研、組織警營(yíng)懇談等，了解基層單位和民警的所思所需，分析存在問題及成因。

1.隊(duì)伍保障機(jī)制欠缺。檔案民警有別于警（探）長(zhǎng)、法制和科管員等，崗位缺乏吸引力，缺少激勵(lì)機(jī)制，警力的不足造成了檔案民警的配制偏少。近年來，由于提拔、調(diào)任等因素，專業(yè)人員及檔案人才離任較多。上半年符合省廳抽考條件的檔案民警僅12人；個(gè)別單位只有管理民警，沒有實(shí)際操作民警，具體工作均由輔助人員開展，并且檔案人員隊(duì)伍老化問題嚴(yán)重，缺乏檔案專業(yè)管理人才。由于檔案工作見效慢，成效不明顯，部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識(shí)，對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不夠，檔案管理工作存在上級(jí)部門檢查時(shí)應(yīng)付一下，以及“三年不歸，一歸三年”的現(xiàn)象。

2.業(yè)務(wù)能力參差不齊。公安檔案工作涵蓋公安工作全領(lǐng)域，要求全面掌握和規(guī)范操作，公安檔案管理員需要具備一定的專業(yè)功底。由于機(jī)制保障等諸多因素，部分單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，將個(gè)體能力較弱或工作年限較短的民警設(shè)置在檔案工作崗位上，有的是兼職民警，自身業(yè)務(wù)不如輔助人員，更談不上指導(dǎo)其他民警規(guī)范歸檔和用檔；部分派出所的檔案員缺乏必要的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)勝任能力，檔案意識(shí)淡薄，加之檔案業(yè)務(wù)在全年績(jī)效考核中不占分值，民警在檔案工作中缺乏激情和動(dòng)力，使得公安檔案工作處于被動(dòng)狀態(tài)。

3.知識(shí)更新不夠及時(shí)。受專業(yè)知識(shí)的限制和管理水平的制約，基層公安檔案管理員業(yè)務(wù)操作能力不高，難以達(dá)到新形勢(shì)下檔案管理工作的新要求。檔案工作非兼職民警主業(yè)，缺少專業(yè)性，個(gè)性化操作模式明顯。管理人員因未接受專業(yè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對(duì)檔案新政策、新要求敏感性不強(qiáng)，在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，常會(huì)出現(xiàn)對(duì)上級(jí)新要求存在認(rèn)知上的誤區(qū)，直到實(shí)際檢查考核時(shí)，才發(fā)現(xiàn)存在執(zhí)行偏差，規(guī)范操作水平偏低。

4.監(jiān)督指導(dǎo)保障不強(qiáng)?；鶎庸ぷ鞴芾硭酱志€條，主管部門及責(zé)任民警監(jiān)督不嚴(yán)，造成部分歸檔材料存在瑕疵。加上檔案工作面廣量大，全靠市局直接指導(dǎo)到基層單位不現(xiàn)實(shí)，出現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)上面強(qiáng)、中間弱、基層亂的現(xiàn)象。

5.安全狀況不容樂觀。2015年，市局檔案處對(duì)設(shè)有檔案庫(kù)房的各轄市局、分局及派出所共計(jì)100家單位，就庫(kù)房基本情況、安全狀況及設(shè)備配制、檔案民警及負(fù)責(zé)人等進(jìn)行了全面調(diào)查。全局除2家派出所檔案庫(kù)房正在搬遷外，只有8家市局、轄市局和分局級(jí)單位及16家派出所檔案庫(kù)房安全情況達(dá)標(biāo)，其它74家均存在不同程度的問題，問題率高達(dá)74﹪。經(jīng)前期調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層派出所在檔案管理工作中存在的問題較為突出，有的是管理缺失，有的是硬件設(shè)施不全，出現(xiàn)歸檔不及時(shí)，提檔不登記等問題。市局檔案處將匯總各類安全隱患，迅速匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)，分類指導(dǎo)整改，實(shí)行網(wǎng)上掛圖督辦。

三、全面加強(qiáng)公安檔案管理工作的措施

1.完善組織機(jī)制，提供人員保障。各級(jí)黨委（支部）要為檔案業(yè)務(wù)管理部門依法履職提供必要條件。一是抓緊修訂和落實(shí)檔案警種序列專業(yè)編制，徹底解決檔案工作兼職管理的亂象，使縣級(jí)公安機(jī)關(guān)及城市公安分局以上建制單位健全檔案科（室）等部門，設(shè)立專職管理民警，基層派出所則至少設(shè)立1名專職檔案員或輔助人員，加強(qiáng)專門管理；二是提高對(duì)檔案管理工作的重視，為檔案員安心崗位、任職提升創(chuàng)造良好條件；三是設(shè)立檔案民警準(zhǔn)入制，原則上檔案民警需具有從事3年以上（含）公安工作經(jīng)驗(yàn)的民警擔(dān)任；四是對(duì)在編人數(shù)較少的單位，要探索以領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制下的兼職民警負(fù)責(zé)、專職輔助人員管理的基層公安檔案管理新模式；五是表彰業(yè)務(wù)能手及先進(jìn)典型，讓更多的民警甘愿奉獻(xiàn)檔案事業(yè)，書寫蘭臺(tái)情懷，增強(qiáng)檔案民警的職業(yè)自豪感和工作積極性。

2.提升業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)高素質(zhì)人才。信息化時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，對(duì)公安檔案工作提出了新要求，海量的檔案資料及數(shù)據(jù)將為公安工作更好地服務(wù)人民、維護(hù)穩(wěn)定作貢獻(xiàn)。公安檔案已成為公安工作中保障力很強(qiáng)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性內(nèi)容，如何留檔、建檔和用檔已成為每位民警之必需，必須樹立“人人都是檔案員”的理念，做到既懂又會(huì)，在履職中提高業(yè)務(wù)能力和管理水平。為此，我們需加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以新警初任培訓(xùn)，警銜晉升培訓(xùn)，星級(jí)檔案、合格派出所檔案室創(chuàng)建、復(fù)查基層檔案員到市局輪值輪訓(xùn)模式為抓手，根據(jù)不同層級(jí)、不同崗位檔案人員的職責(zé)任務(wù)和培訓(xùn)需求，建立分層分級(jí)培訓(xùn)機(jī)制，增強(qiáng)培訓(xùn)的針對(duì)性和有效性。

3.規(guī)范績(jī)效考核，推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。要完善各項(xiàng)檔案管理制度，從制度上對(duì)檔案工作進(jìn)行保障。建立檔案工作質(zhì)態(tài)檢查制度，進(jìn)一步落實(shí)工作責(zé)任，實(shí)行責(zé)任倒查，做到誰指導(dǎo)、誰負(fù)責(zé)，誰接收、誰負(fù)責(zé)，聯(lián)系民警負(fù)全責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，將檔案質(zhì)態(tài)與部門、個(gè)人工作績(jī)效掛鉤；將檔案安全列入考核，對(duì)檔案室發(fā)生火災(zāi)、滲水等事故造成檔案嚴(yán)重?fù)p毀的，檔案遺失、泄密造成嚴(yán)重后果的，沒有開展年度歸檔工作的，檔案保管存在重大安全隱患沒有得到整改的，視為檔案工作不合格，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的嚴(yán)重違反檔案法律法規(guī)的行為，要依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。借鑒檔案業(yè)務(wù)考核競(jìng)賽的相關(guān)做法，每年組織開展一次檔案工作質(zhì)態(tài)檢查，評(píng)估年度工作，通報(bào)檢查情況，推動(dòng)和促進(jìn)檔案工作各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)落實(shí)到位。積極爭(zhēng)取將檔案工作納入全局工作績(jī)效考評(píng)，提高制度規(guī)范的執(zhí)行力。

4.加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督，維護(hù)檔案工作秩序。推動(dòng)機(jī)關(guān)部門落實(shí)歸檔工作主體責(zé)任，落實(shí)檔案領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制及責(zé)任民警“終身追責(zé)”制，完善上門指導(dǎo)、序時(shí)提醒、督導(dǎo)檢查等工作機(jī)制，加強(qiáng)歸檔工作的源頭控制，督促機(jī)關(guān)部門在提高歸檔率和整理質(zhì)量上下功夫。及時(shí)總結(jié)和發(fā)現(xiàn)工作中存在的具體問題，制訂和完善新的操作規(guī)范及要求，及時(shí)加強(qiáng)全局面上的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，切實(shí)履行歸口管理同級(jí)檔案工作和指導(dǎo)監(jiān)督下級(jí)檔案工作的雙重職責(zé)。要建立工作例會(huì)制度，掌握情況、交流工作、研討問題，推廣好的經(jīng)驗(yàn)做法。建立年度歸檔情況通報(bào)制度，對(duì)各部門歸檔的數(shù)量、質(zhì)量和完成時(shí)間等作出通報(bào)，做到有布置、有檢查、有總結(jié)。對(duì)歸檔量與業(yè)務(wù)工作量明顯不符的，要查明原因、落實(shí)整改，著力解決機(jī)關(guān)部門不歸檔、少歸檔、不按時(shí)歸檔和整理著錄不規(guī)范等問題，切實(shí)維護(hù)公安檔案工作秩序。