淺析房產(chǎn)檔案的風險管理與控制

全曉虹

[摘要]近年來我國房地產(chǎn)市場發(fā)展迅猛，這也使房產(chǎn)檔案的數(shù)量越來越龐大。房產(chǎn)檔案是房屋交易、房產(chǎn)糾紛、拆遷規(guī)劃及房地產(chǎn)產(chǎn)權權屬登記的重要依據(jù)，能夠對一定時間內的建筑水平進行反映，因此需要做好房產(chǎn)檔案的管理工作。文中對房產(chǎn)檔案風險進行了分析，并進一步對房產(chǎn)檔案風險管理與控制策略進行了具體的闡述。

[關鍵詞]房產(chǎn)檔案；風險；管理；策略

房產(chǎn)檔案是房屋管理部門在房地產(chǎn)權屬管理工作中形成的的有價值的文字、圖表和聲像，是對房地產(chǎn)權屬登記管理的真實記錄，房產(chǎn)檔案在房屋產(chǎn)權糾紛、房屋拆遷改建及住房制度改革中發(fā)揮著非常重要的作用。房產(chǎn)檔案作為非常寶貴的資源，其在管理工作中存在著一定的風險，給檔案信息的安全性帶來較大的影響，因此需要利用先進的管理技術，進一步強化房產(chǎn)檔案的風險管理和控制，為房產(chǎn)檔案管理工作的開展奠定良好的基礎。

一、房產(chǎn)檔案風險分析

（一）房地產(chǎn)檔案信息化風險

隨著現(xiàn)在檔案信息化管理的實現(xiàn)，當前大量的房產(chǎn)檔案信息都儲存在硬件設備中，這就使硬件的安全性會直接威脅信息的安全性和完整性。特別是一些存儲檔案信息的電腦、硬盤、光盤及磁性介質等，一旦保管不當發(fā)生損壞或是老化，則會導致大量數(shù)據(jù)丟失、損壞，從而帶來嚴重的損失。而且在目前房產(chǎn)檔案信息化管理工作中，還存在著人為因素而導致的風險。特別是在操作人員在對信息進行錄入、編輯、整理、提取及傳輸過程中，一旦操作失誤，則會給房產(chǎn)檔案信息帶來損壞及丟失的風險。

另外，當前數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)極易受到黑客的攻擊，及侵入病毒，而且相關管理制度和管理工作也缺乏規(guī)范性和完善性，這都不同程度的給房產(chǎn)檔案信息的帶來較大的風險。

（二）突發(fā)風險

近年來在社會和經(jīng)濟發(fā)展過程中，由于對自然環(huán)境破壞嚴重，這也導致當前一系列的自然災害發(fā)生較為頻繁，嚴重威脅人類的生命和財產(chǎn)安全，影響社會的經(jīng)濟的快速發(fā)展，同時還要對檔案的安全帶來了嚴竣的挑戰(zhàn)。房產(chǎn)檔案作為重要的歷史資料，在社會發(fā)展過程中具有非常重要的作用，但其對風險的抵御能力較低。盡管在當前房產(chǎn)檔案管理工作中采取了一系列的防火、防潮、防蟲及防盜等措施，但對于一些不可抗力因素發(fā)生時，房產(chǎn)檔案抗風險能力則較低。特別是近年來地質災害的發(fā)生，嚴重威脅房產(chǎn)檔案的安全，給檔案文獻帶來了較大的風險。

（三）技術風險

我國加快了工業(yè)化和現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，而工業(yè)化和現(xiàn)代化的發(fā)展離不開信息化的支持，各行各業(yè)都加快了信息化建設的進程。目前在檔案信息服務社會過程中，檔案信息化建設已成為非常重要的一部分。在當前房產(chǎn)檔案信息化建設過程中，無論是引進技術還是應用技術都存在著一定的風險。信息技術具有較強的復雜性，這就使其在應用過程中必然會存在一定的風險。再加之當前信息技術發(fā)展速度較快，信息產(chǎn)品更新速度較快，這也給房產(chǎn)檔案信息化建設帶來了不確定性，特別是部分房產(chǎn)檔案管理人員由于自身技術水平有限，在工作中無法有效的應用信息化技術，在具體操作中存在著操作不當及不規(guī)范的行為，從而導致房產(chǎn)檔案信息的技術風險增加，使檔案信息的安全性、完整性和真實性帶來較大的威脅。

二、房產(chǎn)檔案風險管理與控制策略

（一）加強房產(chǎn)檔案信息化管理

首先，要強化領導，形成共識。加快檔案信息化建設，領導是關鍵。沒有領導的支持，要加快檔案信息化建設，那只是一句不切實際的空話。要更新各級領導干部的知識領域，除了要提拔任用知識型的領導主管檔案信息化工作，使檔案信息化建設有一個明確的領航者之外，更重要的，是要在信息化建設過程中，獲得當?shù)攸h委、政府的高度重視和大力支持，而且這種支持要貫穿于信息化建設的始終。其次，從硬件上配備電子計算機，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。同時，要建立和完善局域網(wǎng)。使各項工作網(wǎng)絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

（二）積極做好風險防范措施

首先，檔案信息資源庫與開放檔案信息數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、檔案網(wǎng)站等實行嚴格的物理隔離措施，防止黑客入侵。開放檔案信息數(shù)據(jù)庫與控制檔案信息數(shù)據(jù)庫，原則上應分建庫。同時，檔案網(wǎng)站與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接時，應采取防火墻的技術措施進行防護，防止病毒感染。其次，在軟件方面。安裝較先進的檔案信息管理軟件，把檔案錄人計算機，建立電子信息檔案，極大地提高檔案信息管理、存儲、處理、開發(fā)利用的能力。第三，在硬件方面。要配置足夠的檔案庫房，庫房內適當配備空調、去濕機以及防蟲、防火、防盜等基本設備；按需配置計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、攝像機等現(xiàn)代化辦公設備。在提高工作效率與質量的同時，保證檔案信息的相對完整性與安全性。

（三）強化檔案技術風險管控

首先，提高管理者與工作人員的風險意識。在檔案保護中，真正可怕的不是檔案風險，而是對風險的漠視、無知、甚至是刻意隱瞞。這些錯誤意識是檔案保護過程中風險最好的通行證，也是風險應對所遭遇到的最強的無形障礙，所以要喚起、強化管理者和工作人員的風險意識。其次，提高房地產(chǎn)檔案的抗風險能力。提高房地產(chǎn)檔案的抗風險能力，需要不斷提高認識，這種抗風險意識需要提高到國家戰(zhàn)略層面上來，積極參考其他行業(yè)的成功經(jīng)驗來提高房產(chǎn)檔案的安全性。

（四）嚴格把關房產(chǎn)檔案資料查閱

目前在房產(chǎn)檔案資料進行對外查閱過程中，雖然給群眾及信息使用者帶來了較大的便利，但在這個過程中存在著個人隱私泄露的問題，因此在房產(chǎn)檔案管理部門需要嚴格對房產(chǎn)檔案資料查閱進行把關，嚴格登記制度，并進一步對管理制度進行完善，強化內部管理和控制，有效的提高房產(chǎn)檔案利用過程中的安全性，降低利用過程中的風險。

在對房產(chǎn)檔案資料進行查閱時需要做好權屬登記工作，需要對檔案管理人員及權屬登記人員的職責進行明確，避免無關人員對檔案資料進行隨意調閱，對于調閱檔案的人員需要履行相關手續(xù)外，還要做好登記。對于執(zhí)法機關需要對房產(chǎn)檔案進行調閱時，需要提供單位介紹信，而且管理部門需要對證明材料進行核實。

三、結束語

房產(chǎn)檔案作為寶貴的資料，在社會和經(jīng)濟發(fā)展過程中發(fā)揮著非常重要的作用。特別是近年來房地產(chǎn)市場發(fā)展迅猛，這更是對房產(chǎn)檔案管理工作提出了更高的要求。針對房產(chǎn)檔案存在的風險，需要在具體管理工作中采取有效的防范措施，有效的提高房產(chǎn)檔案信息的安全性和完整性，確保房產(chǎn)檔案在社會經(jīng)濟活動中發(fā)揮其重要作用。

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