采購成本內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)分析及缺陷防范

[摘要]采購成本管理是企業(yè)日常經(jīng)營管理活動的重點(diǎn)和源頭，本文從企業(yè)采購成本內(nèi)部控制的角度，通過對采購成本管理的事前、事中內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)的分析，找出可能出現(xiàn)的影響采購成本內(nèi)部控制的缺陷，并針對缺陷提出防范措施，為企業(yè)采購成本的事后控制提供有益的參考。

[關(guān)鍵詞]采購成本；內(nèi)部控制；關(guān)鍵點(diǎn)；缺陷防范

1.關(guān)于采購成本

企業(yè)的采購活動是指將企業(yè)所需要的存貨從供給者的倉庫（或貨場）運(yùn)回企業(yè)倉庫的物流活動。其成本主要由購買價格、相關(guān)稅費(fèi)和采購費(fèi)用三大塊構(gòu)成，其中購買價格是發(fā)票賬單上列明的價格，但不包括按照規(guī)定可以抵扣的增值稅額；相關(guān)稅費(fèi)是購買存貨的消費(fèi)稅和不能從增值稅銷項(xiàng)稅額中抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅；采購費(fèi)用是指將企業(yè)所需要的存貨從供給者的倉庫（或貨場）運(yùn)回企業(yè)倉庫的物流活動過程中所發(fā)生的運(yùn)輸費(fèi)、倉儲費(fèi)、包裝費(fèi)、運(yùn)輸途中的合理損耗、入庫前的挑選清理費(fèi)等物流費(fèi)用。由于企業(yè)的采購活動是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的開始，而采購階段的成本控制的好壞直接影響企業(yè)整體的效益，所以企業(yè)采購成本控制就成為企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵所在。

2.采購成本的內(nèi)部控制方法

企業(yè)的內(nèi)部控制是促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的管理活動，而采購成本控制則是保證企業(yè)資產(chǎn)安全、提高經(jīng)營效率和效果的源頭。所謂的采購成本的內(nèi)部控制，是企業(yè)根據(jù)一定時期預(yù)先建立的采購成本管理目標(biāo)，由采購成本控制責(zé)任中心在其職權(quán)范圍內(nèi)，于采購成本的發(fā)生之前和采購成本的形成過程中，對各種影響采購成本的因素和條件采取的一系列預(yù)防和調(diào)節(jié)措施，以保證采購成本管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理行為。由于采購成本的高低直接影響著企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)，這就要求企業(yè)建立嚴(yán)格的采購成本內(nèi)控體系，并對采購成本實(shí)現(xiàn)事前、事中和事后的全方位的控制管理。

采購成本的事前控制，是一種預(yù)防性控制，作為采購成本的控制者事先應(yīng)深入實(shí)際，對市場的采購價格進(jìn)行深入的調(diào)查研究，預(yù)測出發(fā)生差錯的問題與概率，并設(shè)想出預(yù)防措施、關(guān)鍵控制點(diǎn)與保護(hù)性措施。日常的采購成本管理中常用的事前控制方法有：制定采購采購計劃、供應(yīng)商管理等。

采購成本的事中控制是指在采購成本的實(shí)際形成過程中，通過采取一系列行動來執(zhí)行有關(guān)控制目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)的過程中。通過現(xiàn)場控制和監(jiān)督，及時獲得實(shí)際狀況的信息反饋，以供控制者及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，采取措施，預(yù)防糾偏。日常的采購成本管理中常用的事中控制方法有：存貨采購的甄選、存貨驗(yàn)收管理等。

采購成本的事后控制是指在采購實(shí)際行動發(fā)生以后，通過分析、比較實(shí)際成本與控制目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)之間的差異，找出差異的原因，并采取相應(yīng)的措施來防錯糾偏的管理活動。日常的采購成本管理中常用的事后控制方法主要有：制定缺陷防范措施。

3.采購成本內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)及缺陷

企業(yè)存貨的采購成本的形成過程通常與企業(yè)的內(nèi)部控制相關(guān)。采購成本中的購買價格的高低主要取決于供應(yīng)商的報價及企業(yè)的采購計劃，而采購費(fèi)用的高低除了運(yùn)輸費(fèi)外（運(yùn)輸通常由第三方物流提供，屬于委托物流成本，本文暫不分析），主要與存貨的驗(yàn)收管理相關(guān)。其中供應(yīng)商的報價及企業(yè)的采購計劃，屬于采購成本管理的事前控制活動；而存貨的驗(yàn)收管理則屬于采購成本管理的事中控制活動。為了確保采購成本目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，本文主要從采購成本計劃管理、供應(yīng)商管理、存貨驗(yàn)收管理三個環(huán)節(jié)，來分析采購成本管理中的事前、事中的一些關(guān)鍵控制點(diǎn)及可能產(chǎn)生的控制缺陷，為采購成本的事后控制提供參考。

3.1關(guān)鍵控制點(diǎn)一：采購成本計劃管理

企業(yè)的采購成本計劃管理是企業(yè)內(nèi)部管理的關(guān)鍵所在，是指導(dǎo)選擇供應(yīng)商的采購價格的參照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。由于采購成本計劃是在實(shí)際的采購活動之前制定的，屬于內(nèi)部控制的事前控制，帶有很大的不可確定性。因此在實(shí)際工作中，可能因?yàn)椴少徥袌龅母鞣N不可預(yù)測因素的影響，常常也會導(dǎo)致一些采購成本計劃管理缺陷的存在，常見的缺陷包括：

（1）采購計劃未經(jīng)審批就被執(zhí)行，導(dǎo)致采購決策失誤；

（2）采購成本計劃靈活性不夠，因計劃的反復(fù)審批而延誤其有效執(zhí)行；

（3）市場價格變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成價格偏高；

（4）計劃安排與生產(chǎn)配合不當(dāng)，造成到貨積壓或到貨不及時。

3.2關(guān)鍵控制點(diǎn)二：供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理是一般內(nèi)部控制容易忽視的環(huán)節(jié)，事實(shí)上供應(yīng)商的選擇與日常管理是采購成本管理的重要一環(huán)，屬于采購活動發(fā)生之前事前控制。因?yàn)楣?yīng)商直接影響著采購存貨的買價，而買價是采購成本的主要構(gòu)成部分，如果忽視采購之前與供應(yīng)商溝通管理，在實(shí)際工作中可能會造成企業(yè)的采購成本過高，進(jìn)而削弱企業(yè)產(chǎn)品的市場競爭力。供應(yīng)商管理常見缺陷包括：

（1）供應(yīng)商之間進(jìn)行串標(biāo)、圍標(biāo)，故意讓其中一家中標(biāo)，抬高存貨的購買價格；

（2）供應(yīng)商數(shù)量不足，導(dǎo)致出現(xiàn)獨(dú)家供應(yīng)，致使采購存貨價高、質(zhì)次；

（3）供應(yīng)商信息更新不夠及時，導(dǎo)致不合格供應(yīng)商沒有及時被清理。

3.3關(guān)鍵控制點(diǎn)三：驗(yàn)收管理

驗(yàn)收管理是采購成本內(nèi)部控制的事中控制，也是決定采購成本中的采購費(fèi)用高低的重要環(huán)節(jié)，屬于企業(yè)的第三利潤源。為了充分確保驗(yàn)收環(huán)節(jié)不增加額外的采購費(fèi)用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的采購驗(yàn)收機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)采購過程中出現(xiàn)的問題。如果沒有一套完善的存貨驗(yàn)收管理制度，或者驗(yàn)收管理存在缺陷，都會增加企業(yè)存貨的采購費(fèi)用。存貨驗(yàn)收管理常見缺陷包括：

（1）驗(yàn)收程序執(zhí)行不嚴(yán)格，導(dǎo)致采購存貨的價格與質(zhì)量不匹配；

（2）未能發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的欺詐行為，造成價高、質(zhì)次；

（3）與供應(yīng)商勾結(jié)，出現(xiàn)以次充好，損害企業(yè)利益；

（4）未完成驗(yàn)收程序而收貨甚至付款，導(dǎo)致企業(yè)錢貨兩空。

4.采購成本內(nèi)部控制缺陷防范的具體措施

采購成本的內(nèi)部控制缺陷是在日常采購活動中，采購成本管理的事前、事中監(jiān)督控制過程中存在的缺點(diǎn)或不足，這種缺點(diǎn)或不足如果得到不有效遏制，將會使得采購成本內(nèi)部控制無法為控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供合理保證。因此，如何發(fā)現(xiàn)和完善采購成本的內(nèi)部控制缺陷，建立采購成本內(nèi)部控制缺陷的修復(fù)機(jī)制，就成為所有企業(yè)面臨的事后控制問題。

4.1采購成本計劃管理缺陷的防范

針對采購成本計劃管理中存在的缺陷，規(guī)避因計劃管理缺陷給企業(yè)所帶來的損失，現(xiàn)制定如下防范控制措施：

（1）在審批程序中，必須由生產(chǎn)部門、計劃部門及成本核算部門主管共同審核，只有通過嚴(yán)格審核合格的計劃才能執(zhí)行。同時為了減少計劃的審批次數(shù)，計劃在制訂過程中就要充分考慮計劃執(zhí)行過程中的一些不可控因素的變化，并針對可能的突發(fā)事件制定合理的對應(yīng)措施，保證計劃執(zhí)行的可行性。

（2）一般來說計劃價格都是按市場的平均價格及供應(yīng)商的報價來制定的，為了避免臨時采購的高成本，企業(yè)應(yīng)盡可能減少非計劃性采購發(fā)生。

（3）采購計劃必須服從生產(chǎn)安排，并配合生產(chǎn)進(jìn)度來確定合理的采購數(shù)量和訂貨點(diǎn)，這樣既可以保證生產(chǎn)的連續(xù)供應(yīng)不缺貨，又能控制存貨的積壓，減少資金的占用，降低儲存成本。

4.2供應(yīng)商管理缺陷防范

針對供應(yīng)商價格管理中存在的缺陷，規(guī)避因供應(yīng)商價格管理缺陷給企業(yè)所帶來的損失，現(xiàn)制定如下防范控制措施：

（1）完善供應(yīng)商的認(rèn)定程序和認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，只有經(jīng)過認(rèn)定的供應(yīng)商才能納入日常供應(yīng)商備選范圍。為了確保供應(yīng)商的質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評估與準(zhǔn)入制度。

（2）供應(yīng)商信息應(yīng)當(dāng)定期更新，即使是長期合作的供應(yīng)商，對其供應(yīng)價格也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行定期的調(diào)查比較，確保采購成本的合理性。

（3）為了有效遏制供應(yīng)商價高質(zhì)次現(xiàn)象的發(fā)生，對同一款貨物，企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進(jìn)多個可供選擇的供應(yīng)商，以便進(jìn)行比較，形成供應(yīng)商的價格競爭機(jī)制。

（4）選擇供應(yīng)商時要綜合進(jìn)行比較，既要考慮產(chǎn)品本身的價格和質(zhì)量、也要考慮產(chǎn)品供應(yīng)的物流成本。

4.3驗(yàn)收管理缺陷防范

針對驗(yàn)收管理中存在的缺陷，規(guī)避因驗(yàn)收管理缺陷給企業(yè)所帶來的損失，現(xiàn)制定如下防范控制措施：

（1）將驗(yàn)收作為付款的前置條件，對于驗(yàn)收不合格的存貨要么退貨，要么降級降價處理，確保所采購存貨的質(zhì)量。

（2）建立嚴(yán)格的存貨驗(yàn)收制度，針對本企業(yè)的存貨特性來確定合理規(guī)范的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方式，并嚴(yán)格執(zhí)行到位。對有爭議的存貨，則應(yīng)該由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對采購存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，并出具驗(yàn)收證明；涉及大宗和新、特存貨采購的，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試；對特殊商品，要有專業(yè)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

（3）重要驗(yàn)收活動要納入監(jiān)控范圍進(jìn)行必要的監(jiān)督，防止供應(yīng)商和企業(yè)驗(yàn)收管理人員勾結(jié)危害企業(yè)利益的行為發(fā)生。

（4）驗(yàn)收人員有必要的存貨驗(yàn)收管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識，企業(yè)要定期對驗(yàn)收人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，減少存貨驗(yàn)收差錯所造成的損失。

總之，采購成本內(nèi)部監(jiān)督控制是防范日常管理活動中出現(xiàn)的缺陷的有效措施。由于采購成本的日常控制活動紛繁復(fù)雜，管理的難度大，所以應(yīng)該抓住采購成本內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)，并針對可能出現(xiàn)的缺陷進(jìn)行重點(diǎn)防范，并提出有效地改進(jìn)措施，保障采購成本的內(nèi)部控制的經(jīng)濟(jì)性和有效性。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

鄧傳紅，女，1968年生，湖北京山人。武漢交通職業(yè)學(xué)院，副教授。研究方向：物流成本管理。