做好新時(shí)期檔案管理工作之我見

【摘 要】 檔案管理工作的外延范圍較窄，使得檔案工作的視野、思維和方法容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀念適應(yīng)新時(shí)期的要求，需要大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步探索和嘗試新的管理手段。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；檔案；管理；思考

檔案管理工作是任何一個(gè)單位管理工作的一部分，是維護(hù)歷史真是面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位的業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度。對(duì)本單位今后的科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，做好檔案管理工作，不斷第更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的管理手段，以快速、全面地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，從而為社會(huì)提供更豐富，更有效的檔案資源。因此如何在新形勢(shì)下做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展意義重大，個(gè)人思考應(yīng)該從以下幾個(gè)方面去努力。

一、不斷健全檔案管理制度，源頭保證檔案的完整性

檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立適應(yīng)單位實(shí)際的檔案管理制度。為進(jìn)一步提升對(duì)檔案的收集、整理和管理工作，極大限度地保護(hù)和使用檔案，為全面實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)，《中華人民共和國(guó)檔案法》應(yīng)運(yùn)而生，經(jīng)過幾十年的發(fā)展和完善，為我國(guó)檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

在現(xiàn)實(shí)的檔案管理工作中，各單位因受到人員編制、人員流動(dòng)和基本素質(zhì)等方面因素的影響，制度設(shè)置還不夠健全，導(dǎo)致檔案管理還不夠規(guī)范。各單位要提高檔案管理的規(guī)范性，必須要結(jié)合單位實(shí)際的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律建立一個(gè)立體的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門，從而做到上下左右共同協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，做好檔案收集的基礎(chǔ)性工作。檔案管理人員除了要把握收集工作的范圍和途徑，還必須實(shí)事求是，從實(shí)際出發(fā)，與各部門保持有效溝通，做好檔案日常收集的管理工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，極大限度降低檔案材料的流失率。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進(jìn)了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

二、充分利用管理手段的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案信息化

雖然國(guó)家提出“精簡(jiǎn)文風(fēng)、會(huì)風(fēng)”的要求，但隨著時(shí)間的累積和業(yè)務(wù)的不斷拓展，單位檔案數(shù)量和種類呈現(xiàn)幾何倍數(shù)的增加。這不僅給檔案管理者增加了勞動(dòng)量，也給檔案使用者帶來了不便。計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的各項(xiàng)工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。因此要解決新時(shí)期的新問題，必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

1.增強(qiáng)干事創(chuàng)業(yè)、愛崗敬業(yè)的責(zé)任感。檔案管理專業(yè)性強(qiáng)，管理者除具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)外，還要有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，甘于奉獻(xiàn)的工作精神，愛崗敬業(yè)、事無巨細(xì)的工作態(tài)度。單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。科學(xué)規(guī)范的檔案管理，一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要體現(xiàn)。檔案管理成果同單位經(jīng)營(yíng)管理的郵寄結(jié)合決定了單位資源配置的取向和模式，決定著單位的未來發(fā)展，對(duì)于不斷提高管理效率具有極深影響。因此，做好檔案管理員要充分認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。不斷增強(qiáng)責(zé)任感和使命感。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，實(shí)現(xiàn)檔案管理和現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。新形勢(shì)下，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化是檔案管理發(fā)展的必然方向。檔案管理者要不斷調(diào)整自己的工作方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，不斷提升自身計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，努力使自己成為信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，效果事半功倍。計(jì)算機(jī)檢索查閱的實(shí)現(xiàn)極大地縮短了過去手動(dòng)檢索查閱名錄的時(shí)間，降低了人為因素的影響降，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，更好地服務(wù)于社會(huì)。

三、創(chuàng)新工作思維，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)

檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。全面加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的是在新形勢(shì)下充分發(fā)揮檔案的作用，為全面簡(jiǎn)稱小康社會(huì)的目標(biāo)而服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價(jià)值得意實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和利用是檔案管理適應(yīng)新形勢(shì)的重要手段。檔案管理員要注重檔案收集、整理、鑒定和保管，同時(shí)還要著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，開發(fā)簡(jiǎn)單、方便的檢索工具，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。珍貴的檔案要備有復(fù)制件或影印件，以代替原件利用，減少其損壞的可能。

各單位負(fù)責(zé)同志及檔案管理者要高度重視，除增加應(yīng)有設(shè)備及設(shè)施建設(shè)投資，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段更地好整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。 同時(shí)，要不斷尋求更為有效的服務(wù)新手段，不斷提升檔案利用的質(zhì)量和水平。把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

綜上所述，科學(xué)規(guī)范有效的檔案管理只有不斷堅(jiān)持改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新時(shí)期的需要?？茖W(xué)規(guī)范有效的檔案管理能夠推動(dòng)一個(gè)單位或部門管理水平的提升，扎實(shí)推進(jìn)檔案的開發(fā)和利用工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作自身價(jià)值的同時(shí)，還促進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為全面實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，只要我們用于創(chuàng)新，搶抓機(jī)遇，充分發(fā)揮我國(guó)特有的管理優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持走中國(guó)特色社會(huì)主義檔案管理道路，一定會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和法治化，進(jìn)而不斷適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求。

作者簡(jiǎn)介：

李洪杰（1984—），男，漢族，山東棗莊，單位：山東省棗莊市立醫(yī)院。