信息化背景下成教學籍管理系統(tǒng)建設(shè)初探

周晶晶

摘要：隨著我國成人高等教育的迅速發(fā)展以及杭州市總工會資助千人上大學計劃，我校成教學生數(shù)量逐年遞增，于是加強學籍管理促進教學質(zhì)量的提高顯得尤其重要。本文通過對我校成教學籍管理現(xiàn)實狀況的總結(jié)，提出了加強學籍管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的幾點意見。

關(guān)鍵詞：信息化；成人教育；學籍管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）13-0008-02

隨著終身教育理念的不斷深入以及21世紀初高等教育大眾化的不斷推進，成人教育被確認為傳統(tǒng)的學校教育向終身教育發(fā)展的一種新型的教育制度，已成為終身教育體系中不可或缺的重要組成部分。成教的發(fā)展和辦學形式的多樣化，教務管理工作與管理模式、管理水平和管理設(shè)施之間的矛盾日益突出，通過應用信息化技術(shù)，高效地開展成人教育教務管理是解決這些矛盾的最佳途徑之一。

一、研究背景與現(xiàn)狀

高校成人高等教育的學籍管理工作是一項即具體細致又繁瑣事務性很強的工作，是學校教學管理工作的重要組成部分。近些年本校的成人教育在市總工會“資助千人上大學”計劃的推動下，招生規(guī)模逐年增長、校外開辟的教學站點不斷增多，從之前的各地工會培訓學校到給企業(yè)送教上門，先后在杭汽輪、廣汽吉奧、珀萊雅等大型企業(yè)開展成人高等教育提高企業(yè)職工學歷水平和素質(zhì)，本校有校外教學點21個，遍布在全省各地。我校成教教學點的學生數(shù)量急劇增加，有關(guān)學生的各種信息量也成倍增加，若還是利用手工操作方法，不僅容易出錯，還增加了人工成本，因此必須依靠現(xiàn)代信息化技術(shù)，通過對學籍檔案的信息化管理，可以做到信息的規(guī)范管理、科學統(tǒng)計和快速的查詢，從而減少管理方面的工作量、人為錯誤以及時間成本。

目前成教學籍管理系統(tǒng)也出現(xiàn)了不同層次的各類系統(tǒng)，成教學籍管理方面也從單純的錄入、查詢、統(tǒng)計發(fā)展為有一定綜合處理能力的完整管理平臺。但是，所有這些引進與建設(shè)并沒有打破以往的學籍管理模式：各部門之間成績的傳遞、教師排課、成績登分表、學號編排、查閱成績等依舊還是人工或者QQ完成，所謂用計算機僅僅是利用excel來單機輸入記錄而已，本校的學籍管理只能獨立完成自己的工作任務，這種半手工操作，電腦單機化的學籍管理系統(tǒng)已經(jīng)很難適應我校成人教育發(fā)展的要求，借助校園網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來構(gòu)建一個成教學籍管理信息系統(tǒng)，合理地利用因特網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)資源和跨平臺數(shù)據(jù)訪問能力，通過網(wǎng)絡(luò)進行各種教務、教學信息的共享與交流。

成教學生的學習特點和普通高校全日制學生不一樣，他們的時間跨度比較大，學習時間多為晚上的業(yè)余時間，平時跟他們的交流基本通過QQ、電話等通訊方式，十分不便，并且他們的信息素養(yǎng)并不高，因此為了適應信息化時代的管理要求，建立一個界面友好易于學習，能讓成教學生經(jīng)過短期摸索或培訓就能上手操作的成教學籍管理信息化系統(tǒng)平臺顯得尤其重要。

二、基于信息化的成教學籍管理系統(tǒng)構(gòu)建

成教學籍管理系統(tǒng)由學生的基本信息管理部分、學期教學計劃管理、學生成績管理、注冊學籍管理、畢業(yè)生報盤管理等幾個部分組成，能夠完成本校學生從入學到畢業(yè)等一系列學籍信息化。

（一）學生學籍信息化

網(wǎng)上招生工作結(jié)束以后，招生辦便從招錄系統(tǒng)中直接導出當年錄取的一屆新生信息，再進行適當處理，通過字段同名匹配，形成本屆新生的基本數(shù)據(jù)：姓名、性別、考生號、出生日期、身份證號、學習形式、聯(lián)系方式、家庭住址、錄取專業(yè)、學制等等。教務人員再根據(jù)學生的入學年份、所在教學站點、專業(yè)等信息來編制學號，建立完整的學生基本信息數(shù)據(jù)庫，方便快捷地根據(jù)不同條件查詢到各年級、各專業(yè)的學生情況，簡介明了地對各學生進行退休學、轉(zhuǎn)學、復學、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學等學籍異動處理。

每年新生入學都要求填寫一張學籍大卡，新生報到注冊之后，信息不完整的地方可以補錄一些學生信息，直接進入學生基本信息數(shù)據(jù)庫。讓學生用自己的賬號和密碼登陸學籍管理系統(tǒng)，可以查看自己的相關(guān)信息，授予一定的權(quán)限范圍，學生校對補充，確認無誤后可以自動提交，完成學生基本信息庫的建立。這個部分將原來提取數(shù)據(jù)并手工編學號、以備注來記錄學生的學籍異動等工作分散為由學生操作自己操作補錄和電腦數(shù)據(jù)庫記錄這樣兩種方式，在目前只增加學生而不增加管理員的情況下，對本校的學籍管理工作是非常有益的。學生基本信息數(shù)據(jù)庫建立以后，為學生的學籍注冊、教材管理、學費繳納等管理工作提供了數(shù)據(jù)共享，不僅是教務部門，招生處以及財務處也能大大提高工作效率。

（二）教學計劃排課信息化

成教學生大多都是利用業(yè)余時間來上課，針對他們的社會性和特殊性，教學計劃既要有穩(wěn)定性，又要滿足各教務人員對教學計劃的調(diào)整與變更，本系統(tǒng)能夠根據(jù)這些特點自動生成每個學期的教學任務。教學任務管理要求能夠根據(jù)定制好的教學計劃和課程生成一學期的教學計劃表單。教務管理員根據(jù)本學期的教學大綱，分專業(yè)分學制錄入教學計劃，并根據(jù)教師授課時間以及教室的空余情況形成排課表，全面掌握學生攻讀時期的教學組織，避免了手工排課時產(chǎn)生授課時間、教室的沖突。

（三）學生成績管理信息化

成績是學生在校學習的量化體現(xiàn)，是學籍管理中的核心模塊，該系統(tǒng)能夠達到對學生每一個學期所學的課程成績進行有效管理，并且直接導出畢業(yè)生成績登分表。原本手工操作的成績表、補考成績安排，兩者合并為一個統(tǒng)一的web成績數(shù)據(jù)庫，里面包括了學生的學號、專業(yè)、年級、班級等字段。每當學生考試完畢，由任課教師登錄學籍信息管理系統(tǒng)錄入各學生的成績并進行試卷分析，點擊提交，成績就輸送給教務學籍管理處。教務部門可以直接查詢某門課程缺考的學生名單，安排補考并打印。任課教師終端能夠打印學生成績，留存?zhèn)浒?；各班主任終端也能查看學生成績并通知學生參加補考；學生本人也只需用各自賬戶登錄系統(tǒng)查看自己的成績以及補考信息。

通過web錄入成績系統(tǒng)，不僅可以實現(xiàn)異地成績管理，并且大大減少了教師和成績管理員的重復勞動，真正實現(xiàn)學生成績管理信息化、規(guī)范化、科學化。

（四）畢業(yè)生電子圖像采集信息化

畢業(yè)生圖像采集工作是畢業(yè)生電子注冊工作鐘的一個重要內(nèi)容，從2002年開始，教育部和新華社協(xié)議，為了保證畢業(yè)生圖像信息的真實性，由各省新華社圖片部負責對本省各高校畢業(yè)生圖像信息的采集工作。各高校在學生畢業(yè)前半年組織好學生，由本省新華社圖片采集工作人員采集圖像信息，上傳到北京新華社總部進行統(tǒng)一沖洗、刻盤，再發(fā)送回本校學籍管理處。采集圖像后，學生可以在網(wǎng)上校對自己的圖片信息，沒有參加畢業(yè)生電子圖像采集的學生不予辦理畢業(yè)證。

我校成教學生大多都是在業(yè)余時間前來學習，有些出差在外地，于是電子圖像采集工作的任務完成顯得困難重重。要做好電子圖像采集工作，學籍管理部門要做好以下工作：一方面，在下半學期伊始就要積極和本省新華社圖片部聯(lián)系，定好合適的拍照時間，本校成教學生每年3月份入學，2.5年學制畢業(yè)時間為6月，退役士兵班學生為2年學制，畢業(yè)時間為1月份，因此拍照時間盡量放在十月份完成，在拍照時間選擇上盡量關(guān)照到每個班的學生，選在畢業(yè)班學生都有課程的時候進行拍攝。另一方面，在采集圖像之前，做好學生的信息核對審查工作，照片上學信網(wǎng)的關(guān)鍵字段為身份證，從去年開始新增學號代碼，因此，在拍攝之前就組織好學生做好關(guān)鍵字段的審核工作，確保網(wǎng)上網(wǎng)下信息一致。本系統(tǒng)增加一個二代身份證刷卡錄入終端，學生持本人身份證刷卡以后自動出現(xiàn)學生信息進行拍攝，生成拍攝序號。當所有學生都完成拍攝以后，系統(tǒng)自動生成本次圖像采集信息表報新華社，其中包括如下字段：學號、姓名、性別、身份證號、專業(yè)、學校代碼、地區(qū)碼等等。圖像采集信息化既有效地降低了人工校對容易產(chǎn)生的錯誤率，又提高了工作效率。

（五）畢業(yè)生報盤信息化

學籍管理系統(tǒng)的最后一步便是畢業(yè)生報盤，即將畢業(yè)生在學信網(wǎng)上進行電子注冊，保證上報畢業(yè)生電子信息的真實性。畢業(yè)生電子注冊信息以招生錄取審批表和省教育廳審批的學籍異動審批表為依據(jù)，經(jīng)過省教育廳畢業(yè)生總數(shù)據(jù)庫一對一電腦檢索、審核，確保每一份畢業(yè)文憑的真實性。上報的畢業(yè)生電子注冊信息包括：考生號、學號、姓名、性別、出生日期、身份證號、專業(yè)代碼、專業(yè)名稱、學校代碼、學校名稱等關(guān)鍵字段，這些信息都來源于本學籍管理系統(tǒng)，認真做好前面幾步學籍信息的收集和整理工作，特別是要關(guān)注有些讀音相近相同的名字，生僻字，或者出生日期與身份證號碼不符合等一些容易犯的錯誤，確保信息的正確性以便于系統(tǒng)生成正確的畢業(yè)生電子注冊表，保證畢業(yè)生電子注冊的順利進行。

三、小結(jié)

成教的教學工作是學校工作的中心內(nèi)容，而學籍管理工作又是教學工作的重中之重，學籍管理信息化工作是以為學生服務為宗旨，“以人為本”為理念的高效率、低錯誤的重要措施。在學校推進學籍管理信息化的同時，學籍管理人員也要不斷學習和充實新的計算機應用技能，利用現(xiàn)代化信息手段管理好全校的成教學籍，提高學籍管理的服務質(zhì)量，給廣大師生帶來更大的利益。

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