淺談醫(yī)院實(shí)施公務(wù)卡報(bào)賬的必要性及改進(jìn)措施

李永斐

摘 要：醫(yī)院財(cái)務(wù)推行公務(wù)卡報(bào)賬制度，是會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理手段、提高財(cái)務(wù)工作效率具有十分重要的意義。隨著公務(wù)卡報(bào)賬制度在醫(yī)院的大力推行，醫(yī)院資金的使用情況更加趨于透明化。主要闡述公務(wù)卡報(bào)賬制度產(chǎn)生的背景、具體業(yè)務(wù)流程及其實(shí)施的必要性和現(xiàn)狀，并就目前存在的問題提出具體的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；公務(wù)卡；財(cái)務(wù)管理；必要性；現(xiàn)狀；改進(jìn)措施

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2016）15-0113-02

隨著醫(yī)院日常業(yè)務(wù)及科研等各項(xiàng)事業(yè)飛速發(fā)展，財(cái)務(wù)部門每日現(xiàn)金流量不斷增大，對(duì)財(cái)務(wù)管理的要求也隨之不斷提高。醫(yī)院財(cái)務(wù)已經(jīng)逐步改變了傳統(tǒng)的報(bào)賬模式，推行了公務(wù)卡報(bào)賬制度，從很大程度上降低了現(xiàn)金的流動(dòng)，提高了財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量，確保了資金的安全。但就醫(yī)院而言，人數(shù)多，業(yè)務(wù)類型復(fù)雜，完全實(shí)施公務(wù)卡的報(bào)賬還有許多問題值得深思和改進(jìn)。

一、公務(wù)卡概述

公務(wù)卡是指企事業(yè)單位工作人員持有的，主要用于日常公務(wù)支出和財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的信用卡（貸記卡），公務(wù)卡的直接作用是將傳統(tǒng)現(xiàn)金支付結(jié)算改為用公務(wù)卡支付結(jié)算 。公務(wù)消費(fèi)的經(jīng)辦人用公務(wù)卡消費(fèi)后，應(yīng)在公務(wù)卡透支免息期內(nèi)，憑公務(wù)卡消費(fèi)時(shí)取得的報(bào)銷憑證和消費(fèi)交易憑條，按照現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理制度的有關(guān)規(guī)定申請(qǐng)報(bào)銷，財(cái)務(wù)部通過銀行的公務(wù)卡系統(tǒng)對(duì)個(gè)人申請(qǐng)報(bào)銷的刷卡消費(fèi)信息進(jìn)行查詢、審核，確認(rèn)無誤后，簽發(fā)支付指令，從醫(yī)院賬戶直接將報(bào)銷款項(xiàng)劃入職工個(gè)人公務(wù)卡賬戶，完成報(bào)銷、還款程序。此外，公務(wù)卡還可以作為個(gè)人貸記卡使用，個(gè)人消費(fèi)后，由個(gè)人按照信用卡還款的程序辦理還款手續(xù)。除公務(wù)消費(fèi)支出由單位報(bào)銷還款外，公務(wù)卡的其他消費(fèi)支出均由個(gè)人負(fù)責(zé)還款。公務(wù)卡及其密碼安全由持卡人個(gè)人負(fù)責(zé)。由于醫(yī)院人數(shù)眾多，目前在公務(wù)卡報(bào)賬的逐步實(shí)施階段的初期，僅僅為中層及以上干部、各科室的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人等辦理公務(wù)卡。

二、公務(wù)卡報(bào)賬的使用范圍

公務(wù)卡的公務(wù)消費(fèi)范圍主要包括日常差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、印刷費(fèi)、招待費(fèi)、購(gòu)買物品、小型維修費(fèi)等零星公務(wù)支出。但不包括和對(duì)方單位約定的款項(xiàng)結(jié)算期超過公務(wù)卡還款期的業(yè)務(wù)，如采購(gòu)3個(gè)月后付款的耗材類及藥品類業(yè)務(wù)等。公務(wù)卡的初始授信額度由單位與發(fā)卡行協(xié)商確定。

三、采取公務(wù)卡報(bào)賬的流程與傳統(tǒng)報(bào)賬流程的區(qū)別

當(dāng)日常的報(bào)賬業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，無論采取哪種報(bào)賬模式，財(cái)務(wù)人員均要審核簽批手續(xù)是否完整，發(fā)票內(nèi)容是否正確，對(duì)于公務(wù)卡報(bào)賬而言，公務(wù)卡刷卡消費(fèi)的所有信息，包括消費(fèi)商戶名稱、消費(fèi)日期、消費(fèi)金額、消費(fèi)地點(diǎn)等均會(huì)被真實(shí)、全面地記錄下來，單位財(cái)務(wù)部門在報(bào)銷時(shí)通過公務(wù)卡管理系統(tǒng)提取上述信息，對(duì)公務(wù)消費(fèi)進(jìn)行更全面、有效的審核，應(yīng)該特別關(guān)注POS刷卡小票與發(fā)票的內(nèi)容是否一致。審核及會(huì)計(jì)處理工作完成后，傳統(tǒng)的報(bào)賬直接領(lǐng)取現(xiàn)金，而公務(wù)卡報(bào)賬則通過醫(yī)院醫(yī)院公司卡賬戶直接將報(bào)銷款項(xiàng)劃入職工個(gè)人公務(wù)卡賬戶，完成報(bào)銷、還款程序。從消費(fèi)到還款的整個(gè)過程，報(bào)賬人員并不接觸現(xiàn)金。與傳統(tǒng)的報(bào)賬流程相比，兩者的主要區(qū)別在于以下幾點(diǎn)：（1）傳統(tǒng)模式報(bào)賬后領(lǐng)取的是現(xiàn)金，采取公務(wù)卡報(bào)賬后，直接將錢打到了持卡人的銀行卡中。（2）報(bào)賬模式的改變大大降低了業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員管理和攜帶現(xiàn)金的風(fēng)險(xiǎn)。（3）更有利于財(cái)務(wù)人員對(duì)實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)的真實(shí)性進(jìn)行監(jiān)管，極大程度上提高了財(cái)務(wù)管理的效率。（4）傳統(tǒng)模式中，如發(fā)生大額報(bào)銷，財(cái)務(wù)為保證業(yè)務(wù)的持續(xù)，需提前與銀行進(jìn)行預(yù)約，但事實(shí)公務(wù)卡制度后，已確認(rèn)的報(bào)銷金額直接通過銀行劃轉(zhuǎn)，一般情況1個(gè)工作日即可到賬。（5）若采取現(xiàn)金報(bào)賬，每日結(jié)束后出納人員需要對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行盤點(diǎn)，而公務(wù)卡報(bào)賬中只需與銀行的明細(xì)單進(jìn)行核對(duì)即可，如出現(xiàn)差錯(cuò)，便于查找和糾正，從而更進(jìn)一步保證了資金的安全管理。

四、實(shí)施公務(wù)卡報(bào)賬模式的現(xiàn)狀及存在的問題

1.由于目前只處于推行公務(wù)卡報(bào)賬的初級(jí)階段，為有效規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，只針對(duì)科主任和主要業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人辦理公務(wù)卡業(yè)務(wù)。而且，大部分已經(jīng)辦理公務(wù)卡的員工長(zhǎng)期以來已經(jīng)習(xí)慣了現(xiàn)金報(bào)銷程序，對(duì)于使用公務(wù)卡報(bào)賬從心理上存在一定的抵觸情緒。擔(dān)心額度透支或是個(gè)人信息泄露。大部分已經(jīng)辦理公務(wù)卡的人員并未及時(shí)開通公務(wù)卡并使用公務(wù)卡辦理業(yè)務(wù)，有些人甚至不知道公務(wù)卡是什么。受種種觀念的束縛，造成公務(wù)卡使用率低，甚至處于休眠狀態(tài)。

2.并非醫(yī)院所有的業(yè)務(wù)都適用于公務(wù)卡報(bào)賬。首先應(yīng)該明確一個(gè)概念，公務(wù)卡雖然也是貸記卡的一種，但是它卻與普通信用卡存在以下三點(diǎn)區(qū)別：（1）公務(wù)卡的持卡人為醫(yī)院的工作人員，申請(qǐng)辦卡時(shí)必須由單位確認(rèn)其身份；（2）公務(wù)卡主要用于公務(wù)活動(dòng)開支；（3）公務(wù)卡享受銀行免收年費(fèi)、到期免費(fèi)換卡、存款本地本行取現(xiàn)免手續(xù)費(fèi)、免費(fèi)提供短信息等優(yōu)惠服務(wù)。

目前，醫(yī)院公務(wù)卡主要用于原使用現(xiàn)金結(jié)算的業(yè)務(wù)，如差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、及零星采購(gòu)等業(yè)務(wù)。但就目前狀況而言，可以使用公務(wù)卡的范圍受限。例如，公務(wù)卡持有人出差，并非在出差途中所發(fā)生的業(yè)務(wù)并非全部支持公務(wù)卡消費(fèi)。而零星采購(gòu)或者購(gòu)買辦公用品時(shí)，有一些供貨單位并不支出公務(wù)卡消費(fèi)，而是已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的一手錢一手貨的支付方式。從而大大影響到了公務(wù)卡的使用和推廣。

3.公務(wù)卡的本質(zhì)是貸記卡的一種，持卡人必須在規(guī)定的還款期限內(nèi)還款。因公務(wù)消費(fèi)報(bào)銷延遲造成的逾期還款利息和個(gè)人消費(fèi)造成的逾期還款利息等一切信用責(zé)任都由個(gè)人承擔(dān)。報(bào)銷人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后持相關(guān)票據(jù)先填寫報(bào)銷單并由相關(guān)人員進(jìn)行審批，但通常審批流程比較復(fù)雜，經(jīng)常存在已經(jīng)臨近還款日但簽批手續(xù)還未完成的情況，為了不產(chǎn)生滯納金和不影響持卡人自身的信譽(yù)度，持卡人不得已只能自己先墊付，待還清銀行貸款額度后再向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)以現(xiàn)金形式報(bào)賬。可見，在實(shí)際應(yīng)用中，公務(wù)卡報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)并未得到充分的發(fā)揮，并沒有因此減少工作人員由于公務(wù)而墊付的現(xiàn)金，故經(jīng)常有報(bào)賬人員反映使用公務(wù)卡報(bào)賬流程更加復(fù)雜，工作效率低下。

五、針對(duì)目前存在的問題應(yīng)采取的應(yīng)對(duì)措施

1.做好準(zhǔn)備工作，尋求支持，加強(qiáng)對(duì)公務(wù)卡推行的宣傳力度，宣傳公務(wù)卡報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)及明確其報(bào)賬流程，將對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)較多的部門實(shí)施公務(wù)卡業(yè)務(wù)試點(diǎn)，并擇期對(duì)持卡人員進(jìn)行培訓(xùn)，使大多數(shù)員工盡快接受。原則上持卡人離職或退休，按要求應(yīng)及時(shí)還清債務(wù)，并將公務(wù)卡交回。對(duì)于人員工作狀態(tài)的監(jiān)管應(yīng)與公務(wù)卡保持同步。

2.公務(wù)卡的使用環(huán)境建設(shè)還需要進(jìn)一步的加強(qiáng)。對(duì)于社會(huì)環(huán)境而言，應(yīng)該火車票、機(jī)票購(gòu)買窗口、旅店、餐廳等公務(wù)消費(fèi)等場(chǎng)所提供POS機(jī)刷卡業(yè)務(wù)，為工作人員提供更為便捷地使用非現(xiàn)金結(jié)算方式的條件。只有這樣才能提高公務(wù)卡的使用效率，保證所發(fā)生業(yè)務(wù)的及時(shí)準(zhǔn)確，提高資金使用的透明度。

3.對(duì)于單位和銀行而言，應(yīng)該做好協(xié)調(diào)和支持工作，為公務(wù)卡持有人提供較一般貸記卡更多的便捷服務(wù)。銀行應(yīng)在與單位溝通后適當(dāng)延長(zhǎng)還款期限或降低轉(zhuǎn)賬手續(xù)費(fèi)。目前而言，醫(yī)院公務(wù)卡的信用額度通常比較低，單位也應(yīng)當(dāng)制定出一套適用于公務(wù)卡報(bào)賬的業(yè)務(wù)流程，簡(jiǎn)化一定的審批程序，從而保證持卡人能在銀行規(guī)定的期限內(nèi)及時(shí)償還借款，提高持卡人使用公務(wù)卡進(jìn)行業(yè)務(wù)結(jié)算的積極性。

總之，公務(wù)卡報(bào)賬制度的推行是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重大改革和突破，是發(fā)展的必然趨勢(shì)。推行公務(wù)卡制度，對(duì)于保證資金安全、提高工作效率等都具有非常重要的意義，但在目前的推廣階段還存在一些問題。醫(yī)院相關(guān)人員在做好相關(guān)宣傳工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)該鼓勵(lì)公務(wù)卡持有人積極使用并反饋使用過程中的問題，集思廣益，及時(shí)改進(jìn)，從而使公務(wù)消費(fèi)真正做到陽光化。