高校行政秘書(shū)隊(duì)伍素質(zhì)提升路徑

陳禮明

摘 要 高校行政秘書(shū)是高校行政管理隊(duì)伍中的重要一員，對(duì)于高校的發(fā)展不可或缺。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前高校院系行政秘書(shū)隊(duì)伍面臨著多重矛盾，高校行政秘書(shū)發(fā)展和提升路徑可歸納為：一方面，高校行政秘書(shū)要提升自我思想道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面，高校要對(duì)行政秘書(shū)增強(qiáng)人文關(guān)懷，并形成成熟完善的考核評(píng)價(jià)系統(tǒng)，為其發(fā)展提供良好的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。

關(guān)鍵詞 高校院系 行政秘書(shū) 提升路徑

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.07.012

Abstract College administrative secretary is an important part of the university administrative management team， for the development of colleges and universities. Through the survey found that the executive secretary in Colleges and universities team is facing multiple contradictions， the executive secretary of the development and the path of ascension can be summarized as： on the one hand， Administrative Secretaries in Colleges and universities to enhance the self ideological and moral quality and professional quality， on the other hand， colleges and universities should the executive secretary to strengthen the humanistic care， and the formation of mature and perfect appraisal system， provide good training and learning opportunities for its development.

Key words colleges and departments in universities； administrative secretaries； improvement path

1 高校行政秘書(shū)面臨的矛盾

1.1 工作任務(wù)重與薪酬待遇低之間的矛盾

高校行政秘書(shū)的工作內(nèi)容幾乎涉及學(xué)校工作各個(gè)方面：不僅要從事學(xué)校性的文字工作，包括校內(nèi)材料、對(duì)外材料的撰寫、校內(nèi)下達(dá)各種通知文件的撰寫、各部門上報(bào)材料的校對(duì)整理等；上傳下達(dá)，收發(fā)材料；學(xué)校會(huì)務(wù)等行政工作。高校行政秘書(shū)是公認(rèn)的工作任務(wù)重、常常加班的職位。

筆者曾經(jīng)做過(guò)一項(xiàng)“高校行政秘書(shū)年薪收入調(diào)查”，通過(guò)發(fā)放問(wèn)卷的形式隨機(jī)調(diào)研100名高校行政秘書(shū)，調(diào)研結(jié)果發(fā)現(xiàn)，近70%的秘書(shū)年薪收入低于7萬(wàn)元，50%的高校行政秘書(shū)收入為3-5萬(wàn)，僅有1名秘書(shū)年薪達(dá)到9～11萬(wàn)，占比2.2%。據(jù)調(diào)查筆者所在學(xué)校的東莞地區(qū)其他單位薪酬水平：公務(wù)員純工資年薪平均為12到15萬(wàn)，事業(yè)單位如初、高中教師純工資年薪平均為10萬(wàn)，在高校，專任教師純工資年收入可達(dá)15萬(wàn)。由此可見(jiàn)，在高校行政秘書(shū)隊(duì)伍中，年薪達(dá)到公務(wù)員、事業(yè)單位人員的平均薪酬的僅占2%。

薪酬雖然不是衡量一切的標(biāo)準(zhǔn)，但卻是保證工作和生活的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校行政秘書(shū)工作量與其薪酬之間沒(méi)有很好地對(duì)應(yīng)，也容易導(dǎo)致高校行政秘書(shū)工作的動(dòng)力不足。

1.2 工作壓力大與發(fā)展空間小之間的矛盾

行政秘書(shū)長(zhǎng)期面臨著非常大的工作壓力，一方面，多數(shù)工作任務(wù)比較緊急，一般要求他們?cè)诰o張的工作時(shí)間內(nèi)將各種繁瑣或突發(fā)的事件處理好。另一方面，很多高校并沒(méi)有為領(lǐng)導(dǎo)一對(duì)一地配備秘書(shū)，導(dǎo)致一位高校行政秘書(shū)同時(shí)要為多位校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，并且不能出任何差錯(cuò)，這勢(shì)必增加秘書(shū)的心理壓力。

在許多高校，行政秘書(shū)發(fā)展空間很不明朗，表現(xiàn)在：第一，很多高校行政秘書(shū)尚未納入編制管理，大部分還屬于聘任制，限制了他們的職務(wù)發(fā)展，他們?cè)谧咝姓@條道路上前途堪憂。第二，目前高校一般沒(méi)有行政秘書(shū)的完整評(píng)價(jià)體系，聘用制的行政秘書(shū)在行政這條道路受阻后，只能通過(guò)評(píng)定職稱等來(lái)提高待遇，而學(xué)校對(duì)于行政人員晉升到高級(jí)職稱限制比較多，走科研職稱這條道路也是頗為困難。即便可以評(píng)定職稱，但高校行政秘書(shū)面臨著繁重的工作任務(wù)和較大的工作壓力，沒(méi)有多余時(shí)間進(jìn)行科研，也只能是為了評(píng)職稱象征性地參加一下與工作內(nèi)容不甚相關(guān)的教學(xué)科研活動(dòng)，這進(jìn)一步模糊了行政秘書(shū)的未來(lái)。

筆者做了一項(xiàng)關(guān)于“高校行政秘書(shū)對(duì)自己的職業(yè)規(guī)劃”的調(diào)查，通過(guò)發(fā)放問(wèn)卷的形式抽樣調(diào)查100名高校行政秘書(shū)，結(jié)果顯示，約54.5%的行政秘書(shū)明確表示愿意轉(zhuǎn)到院系教學(xué)崗位。這表明超過(guò)一半的高校行政秘書(shū)對(duì)自己的現(xiàn)狀并不滿意，對(duì)目前的行政之路并沒(méi)有動(dòng)力和期待，認(rèn)為轉(zhuǎn)教學(xué)崗才是出路。高校行政秘書(shū)在較大的工作壓力下，卻看不到發(fā)展方向，工作壓力與發(fā)展空間之間的矛盾導(dǎo)致他們?nèi)菀桩a(chǎn)生職業(yè)倦怠。

1.3 綜合素質(zhì)要求高與業(yè)務(wù)素質(zhì)水平不均之間的矛盾

行政秘書(shū)日常事務(wù)包羅萬(wàn)象，不僅要處理好文書(shū)工作和各種繁瑣事務(wù)性工作，還要作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀者，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。這要求行政秘書(shū)擁有較扎實(shí)的公文寫作基本功、較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力和組織管理能力、處理突發(fā)事件的應(yīng)急能力、超常人的忍耐性和抗壓性、迅速熟悉文件及反饋問(wèn)題的能力等。

目前，高校行政秘書(shū)隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平參差不齊，其原因可歸結(jié)為幾個(gè)方面：第一，從行政秘書(shū)來(lái)源構(gòu)成來(lái)看，來(lái)源結(jié)構(gòu)復(fù)雜。筆者做過(guò)一項(xiàng)關(guān)于“從事高校行政秘書(shū)工作崗位的途徑”的調(diào)研，通過(guò)發(fā)放問(wèn)卷的形式隨機(jī)調(diào)研100名高校行政秘書(shū)，調(diào)研結(jié)果發(fā)現(xiàn)，高校行政秘書(shū)的來(lái)源的基本途徑有三種，即留校學(xué)生、校內(nèi)教師引薦、公開(kāi)招聘。24%的行政秘書(shū)是隨家屬調(diào)入、熟人朋友推薦等途徑進(jìn)入高校，高校并未對(duì)其業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審核。57%的行政秘書(shū)通過(guò)招聘進(jìn)入，高校在招聘行政秘書(shū)時(shí)，很少?gòu)?qiáng)調(diào)專業(yè)背景，沒(méi)有嚴(yán)格地限制專業(yè)，導(dǎo)致很多行政秘書(shū)并非科班出身，水平不一。第二，一般高校并沒(méi)有針對(duì)新進(jìn)行政秘書(shū)的成熟培養(yǎng)體系和較為專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。新人往往需要通過(guò)幾年的工作摸索才能熟練掌握相關(guān)工作內(nèi)容，工作表現(xiàn)越突出的秘書(shū)得到的鍛煉越多，也有秘書(shū)陷于繁瑣事務(wù)中，加之領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，沒(méi)有多余時(shí)間進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致高校行政秘書(shū)整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不均。

2 提升高校行政秘書(shū)隊(duì)伍素質(zhì)的路徑

2.1 重視思想道德修養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升

學(xué)校辦公室是代表學(xué)校形象的綜合部門，行政秘書(shū)是十分重要的崗位，要時(shí)刻注意加強(qiáng)思想道德修養(yǎng)，做到思想上充分重視，保持積極心態(tài)，端正工作態(tài)度，保持高度的責(zé)任感和自信心。

高校行政秘書(shū)更要注重業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升。很多高校并沒(méi)有對(duì)行政秘書(shū)進(jìn)行專業(yè)性強(qiáng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，行政秘書(shū)需要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，加班加點(diǎn)，提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)：可以通過(guò)研讀各類秘書(shū)資料和文本，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)課程和向?qū)W校經(jīng)驗(yàn)豐富的同事請(qǐng)教，提高自己的公文寫作能力；抽時(shí)間多參加培訓(xùn)、多看書(shū)，完善工作方法，鍛煉管理能力、組織、協(xié)調(diào)、執(zhí)行和控制能力等。

2.2 增強(qiáng)組織人文關(guān)懷

行政秘書(shū)崗位的人員流動(dòng)較頻繁，若出現(xiàn)“人文關(guān)懷缺失”，學(xué)院就會(huì)缺乏向心力和凝聚力，效率就會(huì)低下。

調(diào)查可知，75%高校秘書(shū)認(rèn)為其所承擔(dān)的工作對(duì)提升個(gè)人及學(xué)校的核心競(jìng)爭(zhēng)力起到一半作用甚至沒(méi)有作用，說(shuō)明他們?nèi)狈Ρ徽J(rèn)同感，行政秘書(shū)工作業(yè)績(jī)難有較為科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，難以得到認(rèn)同。因此，高校要加強(qiáng)對(duì)行政秘書(shū)群體的人文關(guān)懷：第一，在充分地肯定和表?yè)P(yáng)行政秘書(shū)的工作成績(jī)的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)指導(dǎo)，創(chuàng)造條件，有計(jì)劃、有目標(biāo)地提升行政秘書(shū)的業(yè)務(wù)水平；要給行政秘書(shū)的職業(yè)規(guī)劃創(chuàng)造發(fā)展機(jī)會(huì)。第二，重視并關(guān)心行政秘書(shū)的工作和生活，物質(zhì)是生活的保障，適當(dāng)提高高校行政秘書(shū)的經(jīng)濟(jì)收入，以增強(qiáng)其職業(yè)自豪感和工作滿意度。第三，營(yíng)造有利于行政秘書(shū)發(fā)展的良好輿論環(huán)境。一方面，招聘行政秘書(shū)時(shí)要嚴(yán)格選拔綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力好的人員，從側(cè)面提高行政秘書(shū)的威望。另一方面，多鼓勵(lì)、多夸贊、在政策允許范圍內(nèi)給予他們適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，讓行政秘書(shū)感覺(jué)到付出是領(lǐng)導(dǎo)所認(rèn)同的，領(lǐng)導(dǎo)是可以看到的。

2.3 形成完善的考核評(píng)價(jià)系統(tǒng)

據(jù)調(diào)查，一般高校還沒(méi)有形成較為成熟的針對(duì)行政秘書(shū)的考核評(píng)價(jià)系統(tǒng)。第一，可制定較為完善的考核辦法。如可以制定出工作完成效果和民主測(cè)評(píng)相結(jié)合的績(jī)效考核制度，將行政秘書(shū)的工作內(nèi)容量化為一項(xiàng)可以測(cè)度的指標(biāo)。如：考核其工作完成的及時(shí)性、執(zhí)行上級(jí)指示以及部門規(guī)章制度的狀況；崗位職責(zé)的履行情況；是否有超工作量，超工作量予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；通過(guò)民主測(cè)評(píng)其德、績(jī)、勤、能的表現(xiàn)狀況，相關(guān)部門對(duì)其管理和服務(wù)評(píng)價(jià)的滿意度等。

第二，建立針對(duì)行政秘書(shū)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，對(duì)年度評(píng)比表現(xiàn)優(yōu)秀的或已經(jīng)考取秘書(shū)從業(yè)證等相關(guān)資格證的工作人員，可適當(dāng)給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)聘用優(yōu)先等有效措施等，激發(fā)他們的工作積極性。

第三，給予高校行政秘書(shū)更多的發(fā)展機(jī)會(huì)和選擇。前文提到，筆者所做的一項(xiàng)關(guān)于“高校行政秘書(shū)對(duì)于自己的職業(yè)規(guī)劃”的調(diào)查，調(diào)研結(jié)果顯示，約54.5%的行政秘書(shū)明確表示愿意轉(zhuǎn)到院系教學(xué)崗位，表明了近半的高校行政秘書(shū)對(duì)于目前的行政職務(wù)之路不抱希望，希望能夠轉(zhuǎn)到院系去做專任教師。對(duì)于此類高校行政秘書(shū)，可鼓勵(lì)其抽時(shí)間多學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自我職業(yè)技能，考取博士，并為其實(shí)現(xiàn)自我職業(yè)規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)提供機(jī)會(huì)。開(kāi)放些校內(nèi)專任教師崗位公開(kāi)競(jìng)聘，符合條件的行政人員均可參加應(yīng)聘。調(diào)查顯示，有27.3%的高校行政秘書(shū)表示雖然辛苦，但是愿意在此道路上一直走下去，尋找機(jī)會(huì)，愿意暫時(shí)安于現(xiàn)狀。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的高校行政秘書(shū)可以在行政職務(wù)系列給予其優(yōu)待。

2.4 提供良好的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)

高校要高度重視對(duì)行政秘書(shū)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)及管理技能方面的教育培訓(xùn)，加強(qiáng)培訓(xùn)力度。一方面，高校要制定和組織開(kāi)展的秘書(shū)工作培訓(xùn)制度，在校內(nèi)定期展開(kāi)培訓(xùn)，定期邀請(qǐng)相關(guān)方面專家或者聘請(qǐng)校內(nèi)有豐富經(jīng)驗(yàn)的教師，有計(jì)劃、有組織、有重點(diǎn)地對(duì)行政秘書(shū)實(shí)施業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。另一方面，要積極派行政秘書(shū)外出參加培訓(xùn)交流，通過(guò)學(xué)習(xí)和交流，拓展其知識(shí)，提高業(yè)務(wù)技能。

3 小結(jié)

總之，高校行政秘書(shū)在高校的日常工作中發(fā)揮著重要的作用，目前行政秘書(shū)面臨著多重矛盾：工作任務(wù)重與薪酬待遇低之間的矛盾，工作壓力大與發(fā)展空間小之間的矛盾，綜合素質(zhì)要求高與業(yè)務(wù)素質(zhì)水平不均之間的矛盾。面對(duì)種種矛盾，探索高校行政秘書(shū)隊(duì)伍發(fā)展和素質(zhì)提升路徑：一方面高校行政秘書(shū)要提升自我思想道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，另一方面，高校要對(duì)行政秘書(shū)增強(qiáng)組織人文關(guān)懷，并形成成熟完善的考核評(píng)價(jià)系統(tǒng)，同時(shí)為他們的發(fā)展提供良好的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。

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