高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及解決辦法

摘 要：高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的主要作用就是記錄高校的財(cái)務(wù)收支情況，用以反映高校財(cái)務(wù)管理總體水平和質(zhì)量。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理是高校財(cái)務(wù)管理中的重要內(nèi)容，需要從制度和方法上強(qiáng)化總體管理水平。文章在此基礎(chǔ)上，主要對(duì)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中容易存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，研究相關(guān)解決辦法。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)；檔案；管理；問(wèn)題；解決；分析

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是反映高校實(shí)際財(cái)務(wù)情況的重要記錄文件，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)進(jìn)行檔案化的管理，就是要求在日常經(jīng)濟(jì)收支活動(dòng)中保存好收據(jù)、賬簿等相關(guān)會(huì)計(jì)憑證，做到有案可查。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理種由于管理人員的技能水平和外界等影響因素，導(dǎo)致在實(shí)際管理中會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，需要采取有效措施積極改進(jìn)。[ 1 ]

一、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理主要問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)管理意識(shí)淡薄

高校財(cái)務(wù)管理中由于一些管理人員和領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)淡薄，對(duì)高效財(cái)務(wù)管理工作不夠重視，相關(guān)工作也落實(shí)的不到位，影響財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。高校主要是學(xué)生接受教育的場(chǎng)所，教師、學(xué)生以及外勤、內(nèi)勤人員較多，人員流動(dòng)性大、財(cái)務(wù)收支活動(dòng)頻繁，財(cái)務(wù)往來(lái)增多，財(cái)務(wù)管理工作任務(wù)就重。在實(shí)際的會(huì)計(jì)工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案化管理的認(rèn)識(shí)不夠，不了解財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的作用，容易產(chǎn)生一些應(yīng)付思想，甚至不配合財(cái)務(wù)人員的工作。例如在高?；顒?dòng)中，無(wú)論是行政撥款、物品采購(gòu)還是資金籌措等，都需要保管好相關(guān)賬簿、收據(jù)、收條等會(huì)計(jì)憑證，在會(huì)計(jì)處申領(lǐng)時(shí)要出具這些拼爭(zhēng)，但是一些人員認(rèn)為這些工作浪費(fèi)時(shí)間、耗費(fèi)精力，不愿參與財(cái)務(wù)檔案管理，導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料不全，財(cái)務(wù)檔案管理工作難以落實(shí)。

（二）管理制度不完善

高校財(cái)務(wù)管理工作沒(méi)有一定規(guī)章制度的約束，一方面會(huì)導(dǎo)致高校人員不重視、不支持財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)檔案管理工作，另一方面對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)人員的行為也難以規(guī)范。例如財(cái)務(wù)管理中沒(méi)有明確對(duì)票據(jù)的開(kāi)取規(guī)定，在實(shí)際工作中，就會(huì)有一些單位裝訂會(huì)計(jì)憑證后沒(méi)有及時(shí)封粘，甚至票據(jù)填寫(xiě)有問(wèn)題，缺少會(huì)計(jì)人員簽章或者其他項(xiàng)少填、漏填等。這種形式的票據(jù)上交到財(cái)務(wù)處沒(méi)有實(shí)際效力，影響正常的財(cái)務(wù)管理工作。高效財(cái)務(wù)管理制度不全，還會(huì)讓財(cái)務(wù)管理人員產(chǎn)生一種懶散、不負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，對(duì)于一些會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)檔案亂擺亂放，或者隨意出借，導(dǎo)致檔案缺失、破損，難以完成移交、清冊(cè)等。這些都會(huì)為高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作呆料不利影響，使檔案保管不力、查找困難，甚至?xí)斐蓴?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)差錯(cuò)、賬額對(duì)不上等。

（三）職責(zé)、權(quán)限不明

由于在許多高校中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員大多同時(shí)兼管會(huì)計(jì)賬務(wù)工作，這就造成管理人員職責(zé)模糊、權(quán)限不明，同時(shí)難以保證財(cái)務(wù)檔案管理和會(huì)計(jì)管理工作的高效率、高質(zhì)量。高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員在管理檔案時(shí)需要對(duì)相關(guān)票據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備案，要按照一定的查閱規(guī)則科學(xué)分類(lèi)、歸檔，這些工作如果有會(huì)計(jì)人員兼管，由于其專(zhuān)業(yè)意識(shí)不夠、管理水平不足，難以對(duì)資料及時(shí)備案，造成分類(lèi)混亂、保管不善等，最終影響財(cái)務(wù)檔案管理總體質(zhì)量。因此，高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員要明確好自己的工作職責(zé)，保證管理工作合規(guī)合矩，保證檔案資料符合保管、借閱規(guī)則。

二、高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題解決措施

（一）明確職責(zé)，加強(qiáng)培訓(xùn)

對(duì)于從事高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作人員要進(jìn)行行為和意識(shí)上的規(guī)范，促進(jìn)其不斷學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理知識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)技能。對(duì)高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員要做到積極宣導(dǎo)，明確管理人員的主要職責(zé)，使其端正工作態(tài)度。對(duì)于會(huì)計(jì)資料的整理、分類(lèi)、歸納、查閱、借閱、調(diào)閱等都需要要完整的申請(qǐng)流程，對(duì)于每一分檔案，管理人員都要做好安全措施，保密負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)檔案管理工作中，高校要派選專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行不定期的抽檢工作，檢查財(cái)務(wù)管理是否按照規(guī)章制度執(zhí)行，檔案材料是否分類(lèi)清晰、歸檔完善。財(cái)務(wù)檔案管理人員需要強(qiáng)化自己的責(zé)任意識(shí)，明確工作的主要內(nèi)容，積極接受監(jiān)督和檢查。[ 2 ]

（二）材料正確歸檔

在高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作中，涉及最多的就是會(huì)計(jì)檔案的搜集、分類(lèi)和歸檔，對(duì)于不同賬簿、收據(jù)等要檢查好必填項(xiàng)和選填項(xiàng)是否合法合規(guī)，日期、簽章、數(shù)額等是否符合事實(shí)。有高校的財(cái)務(wù)往來(lái)較多，原始會(huì)計(jì)憑證要有會(huì)計(jì)主管和會(huì)計(jì)人員共同檢閱之后裝訂成冊(cè)，對(duì)于一些財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬簿和手工登記冊(cè)等要及時(shí)檢查是否符合納稅登記要求、財(cái)務(wù)申報(bào)要求等；憑證數(shù)據(jù)要及時(shí)利用會(huì)計(jì)電算化登記在系統(tǒng)中，仔細(xì)核實(shí)后移交清冊(cè)，保證憑證及時(shí)歸檔、入庫(kù)。對(duì)于不同性質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案要按照具體要求正確分類(lèi)、歸檔，可采用編號(hào)編輯管理，方面日后的整理和查閱。

（三）先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用

在高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中，要利用好先進(jìn)的技術(shù)水平，優(yōu)化檔案管理程序，提高檔案管理效率。例如對(duì)于一些票據(jù)和賬單的數(shù)額錄入等，可以使用會(huì)計(jì)電算化，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中錄、登記，這種操作形式一方面可以減少人工手動(dòng)錄入的誤差，另一方面可以提高數(shù)據(jù)保管的安全性和實(shí)效性。

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展極大的促進(jìn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作的進(jìn)行，一些計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用其中，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀以及復(fù)印機(jī)等的使用方便了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制、查閱和管理，也成為現(xiàn)代財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作中的重要輔助性工具。在高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中，利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)完善了財(cái)務(wù)信息化管理，提高財(cái)務(wù)檔案材料管理的安全性和科學(xué)性。[ 3 ]

三、結(jié)語(yǔ)

高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作是高校管理工作的重要內(nèi)容，要進(jìn)一步完善高校管理工作，就要提高經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)管理水平、提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理技能。由于在實(shí)際管理工作中，財(cái)務(wù)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不夠高、相關(guān)會(huì)計(jì)制度也不夠完善，這就造成財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在一些問(wèn)題。要解決好這些問(wèn)題，就要同時(shí)提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理人員的專(zhuān)業(yè)技能和管理水平，做到嚴(yán)格保管重要財(cái)務(wù)資料、規(guī)范借閱調(diào)閱行為，提高高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 戴敏.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及解決辦法[J].中國(guó)證券期貨，2013，04：142.

[2] 劉芳.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及解決辦法[J].企業(yè)家天地（下半月刊），2014，07：203.

[3] 亓芳.高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策[J].承德民族師專(zhuān)學(xué)報(bào)，2010，02：63-64.

作者簡(jiǎn)介：

邢芳（1979-），女，漢族，河北人，本科，講師，研究方向：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。