電子檔案安全的局限性及應(yīng)對(duì)策略

張雪冬

摘 要：信息時(shí)代的到來使得信息化和數(shù)字化成為了各行各業(yè)發(fā)展的重要趨勢(shì)，檔案管理也開始朝著電子化的方向發(fā)展。但是由于諸多因素的影響，目前電子檔案安全還存在一定的局限性，需要相關(guān)部門采取有效的措施加以改進(jìn)。本文提出了幾點(diǎn)針對(duì)性的應(yīng)對(duì)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案；安全；局限性；應(yīng)對(duì)策略

伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，電子檔案作為一種全新的檔案形式已經(jīng)進(jìn)入到人們的日常工作和生活當(dāng)中，并且發(fā)揮著不可忽視的作用。然而，由于網(wǎng)絡(luò)本身的開放性使其成為一把“雙刃劍”，給電子檔案的安全保障工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。在新的社會(huì)發(fā)展時(shí)期，我們要先充分發(fā)揮電子檔案的作用，挖掘電子檔案的價(jià)值，必須在深入了解電子檔案優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，分析影響電子檔案管理和發(fā)展的因素，重視電子檔案安全問題，對(duì)于影響電子檔案安全的問題要及時(shí)采取有效的應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行解決?；诖耍疚姆治隽穗娮訖n案安全發(fā)展的局限因素，然后針對(duì)這些具體的問題提出了幾點(diǎn)積極的應(yīng)對(duì)策略，希望能為相關(guān)部門和人員提供幫助和借鑒。

一、電子檔案安全發(fā)展的局限因素

（一）復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來安全隱患

隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展完善，電子檔案的信息內(nèi)容可以通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)共享，使用戶可以方便地閱讀、使用檔案內(nèi)容，使檔案資源的價(jià)值得到充分的開發(fā)和共享，給用戶帶來便利。但是，與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的開放性也給電子檔案的安全性帶來威脅，主要表現(xiàn)在不經(jīng)授權(quán)進(jìn)行訪問、通過非法渠道傳播病毒盜取檔案內(nèi)容等，甚至給電子檔案管理系統(tǒng)造成損壞，這些都嚴(yán)重威脅著電子檔案的安全，影響電子檔案的正常存儲(chǔ)和使用。

（二）電子檔案信息易容易更改，造成信息失真

電子檔案的一個(gè)突出優(yōu)勢(shì)就是檔案工作者在對(duì)電子檔案進(jìn)行改動(dòng)時(shí)不會(huì)留下任何痕跡，即電子檔案具有易更改性，這在為電子檔案管理帶來便利的同時(shí)也使電子檔案的真實(shí)性受到威脅。再加上電子檔案與載體相分離，檔案信息可以通過不同載體進(jìn)行資源的傳遞和復(fù)制，原始文件不易被確定，很可能造成電子檔案信息失真，喪失其原有的價(jià)值，這也是電子檔案安全的一個(gè)局限。

（三）電子檔案對(duì)技術(shù)設(shè)備的依賴性強(qiáng)，載體不穩(wěn)定

電子檔案是由電子文件形成的，對(duì)技術(shù)、設(shè)備等都有很強(qiáng)的依賴性，它的形成、傳輸、存儲(chǔ)、利用等過程不能脫離計(jì)算機(jī)或載體來實(shí)現(xiàn)，載體存的不穩(wěn)定性很可能給電子檔案安全帶來威脅。同時(shí)，電子檔案對(duì)應(yīng)用環(huán)境要求較高，如果載體、檔案軟件標(biāo)準(zhǔn)不同或設(shè)備升級(jí)等也可能造成電子檔案的完整性和安全性受到影響。另外，對(duì)于磁盤、光盤等電子檔案載體容易受外界環(huán)境影響而被損壞，進(jìn)而造成電子檔案的損壞或丟失，同樣會(huì)給電子檔案安全造成威脅。

二、提高電子檔案安全性的應(yīng)對(duì)策略

（一）做好電子檔案日常安全防護(hù)工作

電子檔案安全管理工作不是一朝一夕的，而是需要相關(guān)工作人員在日常工作中加強(qiáng)對(duì)電子檔案安全的重視，做好電子檔案的日常安全防護(hù)工作。比如在進(jìn)行電子檔案資料存儲(chǔ)時(shí)要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，提高電子檔案載體的使用壽命以及電子檔案管理軟、硬件的質(zhì)量，避免電子檔案由于設(shè)備、載體不穩(wěn)定而面臨安全威脅。其次，加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)備等的安全防護(hù)，確保電子檔案在安全的環(huán)境下被存儲(chǔ)和利用，有效避免由于外界環(huán)境因素造成的電子檔案安全問題。

（二）保持電子檔案的原始性

面對(duì)電子檔案信息易更改造成電子檔案價(jià)值喪失的問題，必須從保持電子檔案的原始性加以改進(jìn)。為了保證電子檔案的參考價(jià)值，使電子檔案被使用時(shí)能夠以原始的格式進(jìn)行顯示，我們可以在保存電子檔案的同時(shí)，將與之相關(guān)的軟件及整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)一并保存；還可以制作并保存原始檔案的電子圖像，避免因?yàn)楦鞣N原因造成檔案內(nèi)容的更改與失真。另外，對(duì)于特別重要的電子檔案，要采取多種介質(zhì)保持的形式，比如在進(jìn)行光盤或磁盤保存的同時(shí)，還要對(duì)電子檔案的打印輸出件或縮微片進(jìn)行存儲(chǔ)，保證磁性電子檔案介質(zhì)出現(xiàn)問題時(shí)，可以通過其他途徑獲得電子檔案的原始形態(tài)，以保留電子檔案的原有價(jià)值。

（三）建立電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系

針對(duì)開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境給電子檔案帶來的安全威脅，相關(guān)部門和人員要從多方面采取防護(hù)措施，建立電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，為電子檔案的存儲(chǔ)、傳遞和使用營造一個(gè)安全的環(huán)境。第一，進(jìn)行訪問控制。采取這一措施的目前就是保證電子檔案的信息不被非法訪問和非法使用。通過訪問控制，可以對(duì)電子檔案用戶的訪問權(quán)限、訪問內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)定，防止非法操作危害電子檔案的完整性和安全性。第二，采取加密及簽署技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的一項(xiàng)核心內(nèi)容就是加密和數(shù)字簽名，在電子檔案安全管理中采用這項(xiàng)技術(shù)能夠?qū)﹄娮訖n案的真實(shí)性進(jìn)行驗(yàn)證，以確認(rèn)其內(nèi)容是否被篡改或偽造，從而保證電子檔案的安全性。第三，防止黑客入侵。這一防護(hù)措施主要從建立防火墻、進(jìn)行漏洞掃描、進(jìn)行入侵檢測(cè)等幾個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)，以防止惡意軟件或病毒通過攻擊網(wǎng)絡(luò)來盜取或破壞電子檔案。

（四）提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)

電子檔案安全防護(hù)工作不能僅從非人為的角度加以改進(jìn)，還要充分發(fā)揮“人”的作用。這就需要各組織檔案部門加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的重視，提高其安全防護(hù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。相關(guān)部門要積極組織電子檔案管理人員參加教育培訓(xùn)活動(dòng)，學(xué)習(xí)專業(yè)的電子檔案管理知識(shí)和技能，掌握先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，使其在日常管理工作中真正做好電子檔案的安全防護(hù)工作。為了有效避免人為因素給電子檔案造成安全威脅，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子檔案工作人員行為的規(guī)范化管理，規(guī)定其不得使用管理系統(tǒng)中的專用計(jì)算機(jī)訪問外部網(wǎng)絡(luò)，禁止在管理電子檔案的專用計(jì)算機(jī)上安裝盜版軟件，防止軟件之間產(chǎn)生沖突而導(dǎo)致系統(tǒng)可靠性下降，進(jìn)行資料輸入或輸出應(yīng)盡可能地降低使用U 盤的概率，不要輕易打開并運(yùn)行自己不了解的文件，防止病毒入侵等，進(jìn)而提高電子檔案的安全性。

三、結(jié)語

綜上，為了確保電子檔案的安全性，檔案部門要清楚的認(rèn)識(shí)到電子檔案安全的局限性，進(jìn)而加強(qiáng)對(duì)電子檔案的日常安全防護(hù)管理，保持電子檔案的原始性，建立電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，還要提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)，從而保證電子檔案的安全性、完整性和真實(shí)性不受損害。

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