淺談檔案工作在煙草企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要作用

法威

【摘要】企業(yè)檔案是伴隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的，是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，它承載了一個(gè)企業(yè)的興衰記憶和發(fā)展歷程，因而它也是企業(yè)發(fā)展的見(jiàn)證者。本文主要探討了檔案工作在煙草企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要作用。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；煙草企業(yè)發(fā)展；作用

一、前言

煙草行業(yè)檔案工作肩負(fù)著維護(hù)國(guó)家利益和消費(fèi)者利益的重要使命。在構(gòu)建和諧社會(huì)的進(jìn)程中，檔案室應(yīng)主動(dòng)發(fā)揮自身特有的優(yōu)勢(shì)，堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，進(jìn)一步整合資源，協(xié)調(diào)關(guān)系，積極參與；加強(qiáng)宣傳，努力為創(chuàng)建和諧煙草企業(yè)作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

二、企業(yè)文化與檔案之間的聯(lián)系

（一）企業(yè)文化當(dāng)中融入檔案元素。企業(yè)的文化管理成果不但是企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，而且也是企業(yè)建設(shè)特色文化過(guò)程中，記載企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展的歷程以及宣傳企業(yè)的精神文化、經(jīng)營(yíng)哲學(xué)等重要載體。尤其是在煙草企業(yè)的發(fā)展歷史中，企業(yè)不同時(shí)期的檔案管理、文化理念、活動(dòng)等，都是煙草企業(yè)歷史資料，有利于促進(jìn)煙草企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

（二）企業(yè)檔案文化特性。企業(yè)檔案有效記錄了企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展的歷程，提供了企業(yè)文化建設(shè)所需資料。從企業(yè)的檔案屬性來(lái)說(shuō)，其具有原始的記錄性，記錄的內(nèi)容從實(shí)質(zhì)上來(lái)說(shuō)就是企業(yè)的文化性質(zhì)，是建設(shè)企業(yè)文化過(guò)程中不可缺失的資料。管理人員編輯、整理檔案的過(guò)程屬于一種文化活動(dòng)，也是企業(yè)文化建設(shè)在檔案管理過(guò)程中的有效落實(shí)，并滲透了其中的文化意識(shí)等。

（三）企業(yè)文化在檔案管理中的影響。企業(yè)的文化建設(shè)工作屬于企業(yè)管理中重要的一個(gè)部分，不但屬于企業(yè)收集檔案信息的項(xiàng)目之一，而且還對(duì)檔案信息的價(jià)值鑒定有極大的影響。在鑒定的過(guò)程中，應(yīng)該充分考慮到其對(duì)建設(shè)企業(yè)文化的影響，使企業(yè)檔案的更多價(jià)值被發(fā)掘。

三、檔案工作是煙草行業(yè)發(fā)展的推動(dòng)者

人才和檔案是煙草企業(yè)的兩大財(cái)富，其中檔案是廣大職工辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，在煙草企業(yè)發(fā)展和管理中檔案工作發(fā)揮了不可估量的重要作用?，F(xiàn)在，我國(guó)企業(yè)特別是大型國(guó)有企業(yè)多年來(lái)積累起來(lái)的檔案資料，已成為重要的企業(yè)資源和國(guó)家財(cái)富，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和維護(hù)企業(yè)與國(guó)家權(quán)益提供了重要支撐和保障，同時(shí)也成為傳承企業(yè)文化的重要載體。

（一）檔案為企業(yè)發(fā)展提供了重要數(shù)據(jù)。檔案是對(duì)企業(yè)的大量資料進(jìn)行保存和加以利用，實(shí)現(xiàn)共享和增值。一個(gè)煙草企業(yè)從成立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書(shū)、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事資料、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音、錄像和實(shí)物等等。這些資料是在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中保存下來(lái)的，同時(shí)，它又可以為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考和佐證。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者決策要依據(jù)各種資料、數(shù)據(jù)、信息，對(duì)決策而言，正確決策需要匯集各方面的信息，信息與人才、資金同等重要，有時(shí)甚至更重要。然而，沒(méi)有檔案管理就沒(méi)有信息數(shù)據(jù)，沒(méi)有信息數(shù)據(jù)企業(yè)就無(wú)法在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)中捕捉到機(jī)會(huì)。

（二）檔案為企業(yè)發(fā)展提供了權(quán)益維護(hù)。企業(yè)檔案指的是企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的對(duì)社會(huì)、國(guó)家及本企業(yè)具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)以及聲像等形式不同的歷史記錄。如今，企業(yè)檔案工作已成為企業(yè)日常管理的重要組成部分，企業(yè)的文書(shū)資料、基建圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、信用憑證等等，都要求要比較完整和真實(shí)地保存下來(lái)，要為日后的工作需要和解決實(shí)際問(wèn)題提供歷史的證明。企業(yè)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)作之中難免要發(fā)生各種糾紛，且以經(jīng)濟(jì)債務(wù)糾紛與侵權(quán)糾紛居多。企業(yè)要想減少經(jīng)濟(jì)運(yùn)作中的麻煩與損失，勝券在握，就得在日常經(jīng)營(yíng)管理中謹(jǐn)慎、細(xì)致地保存好較為翔實(shí)完整的企業(yè)檔案做證據(jù)，供起訴、應(yīng)訴之用，這樣才能在經(jīng)濟(jì)糾紛中立于不敗之地。企業(yè)檔案真實(shí)記錄了企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一切節(jié)點(diǎn)，當(dāng)發(fā)生責(zé)任糾紛時(shí)，檔案能起到至關(guān)重要的作用，是企業(yè)保護(hù)自身的有力武器。

（三）檔案為企業(yè)發(fā)展提煉了文化信仰。首先，檔案能提材料供領(lǐng)導(dǎo)決策參考為培育企業(yè)文化做出服務(wù)。企業(yè)文化由企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)倡導(dǎo)爾后成為全體員工的共同信念。企業(yè)文化要充滿個(gè)性富有特色。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須深入了解企業(yè)所處的內(nèi)外環(huán)境、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、現(xiàn)存的制度、管理方式和員工的思想狀況等等并進(jìn)行深入細(xì)致地研究，檔案是企業(yè)各種活動(dòng)的歷史記錄，這些情況在檔案中都有記載。其次，企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中起著教育作用，能調(diào)動(dòng)企業(yè)內(nèi)部潛在的工作氛圍。檔案具有文化教育的價(jià)值企業(yè)檔案亦是如此。企業(yè)文化的核心是人。企業(yè)文化、企業(yè)精神、企業(yè)形象的諸方面都是由人來(lái)體現(xiàn)的。建設(shè)企業(yè)文化最重要的就是以人為本。企業(yè)采取各種措施教育職工調(diào)動(dòng)職工的積極性和創(chuàng)造性。而企業(yè)檔案在教育職工中具有獨(dú)特的作用。如實(shí)地記錄了企業(yè)創(chuàng)辦初期的艱辛、巔峰時(shí)期的輝煌、困難時(shí)期的堅(jiān)持以及由于決策錯(cuò)誤而造成的巨大后果等的檔案對(duì)于現(xiàn)任的領(lǐng)導(dǎo)者和職工會(huì)是一本最好的教材。

（四）推進(jìn)檔案利用工作，服務(wù)企業(yè)民主化管理需求。作為傳統(tǒng)的國(guó)有企業(yè)，加強(qiáng)人性化、民主化管理，是建設(shè)現(xiàn)代煙草企業(yè)的基本要求，也是塑造和諧煙草的企業(yè)文化內(nèi)容之一。充分利用好檔案資源，通過(guò)建立企業(yè)現(xiàn)行文件開(kāi)放式閱覽室，建立和完善電子檔案查詢信息系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化步伐，特別是對(duì)涉及企業(yè)發(fā)展的重大決策以及與員工利益密切相關(guān)的決定等，及時(shí)歸類歸檔，開(kāi)放權(quán)限，為職工查閱提供便捷。這不僅可以增強(qiáng)企業(yè)決策的透明度，尊重員工的知情權(quán)，體現(xiàn)員工的參與權(quán)，充分獲取員工的理解、支持、配合，也可以增強(qiáng)團(tuán)結(jié)進(jìn)取的企業(yè)精神，形成企業(yè)發(fā)展的合力。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，煙草企業(yè)的檔案管理在企業(yè)建設(shè)獨(dú)具特色文化的過(guò)程中發(fā)揮著十分重要的作用，檔案資料是煙草企業(yè)管理不可多得的精神財(cái)富，有利于促進(jìn)煙草企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)管理人員應(yīng)該積極發(fā)揮檔案材料在企業(yè)文化建設(shè)過(guò)程中的重要作用，將煙草企業(yè)的檔案文件進(jìn)行分類歸檔管理，并建設(shè)專業(yè)的檔案材料閱覽室，采用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，使煙草企業(yè)的檔案管理形成一個(gè)具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化管理。在煙草市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，煙草企業(yè)更應(yīng)該全面發(fā)揮檔案資料管理的重要作用，促進(jìn)企業(yè)自身的特色文化建設(shè)，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，擴(kuò)寬企業(yè)的發(fā)展空間，促進(jìn)煙草企業(yè)的持久發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李江.煙草企業(yè)文化建設(shè)淺析[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2014，13（24）：122-123.