試析如何做好檔案保管與利用過程中的安全與保密工作

邵福云

【摘要】檔案工作在人們的生活中是非常重要的，檔案關(guān)系著人們的基本信息和國家機(jī)密，檔案對企業(yè)和個(gè)人都有著關(guān)鍵性的作用，現(xiàn)在檔案已經(jīng)作為一種文化被國家保護(hù)，檔案可以讓人們查閱到需要的信息，在使用的時(shí)候也是非常簡便的，在使用的過程中，需要對檔案進(jìn)行基本的了解，在對檔案進(jìn)行利用的時(shí)候應(yīng)該注意對檔案安全性的保護(hù)，不管是企業(yè)中的信息，還是國家的信息，檔案的安全和保密工作都要做好。

【關(guān)鍵詞】檔案；保管與利用；安全與保密

檔案已經(jīng)越來越受到重視，很多的國家檔案都在進(jìn)行保密，如果檔案的保密工作沒有做好，對國家的發(fā)展是非常不利的，對于企業(yè)來說，檔案在保管的過程中沒有進(jìn)行充分的保密就會(huì)導(dǎo)致泄密事件發(fā)生，對企業(yè)的發(fā)展是非常不利的，在經(jīng)濟(jì)的建設(shè)中，檔案的安全工作已經(jīng)被提上日程，很多的人都對檔案工作有了足夠的認(rèn)識(shí)，在檔案工作人員會(huì)有很多的工作需要做，檔案在保管與利用的過程中的安全和保密工作對檔案管理人員和使用人員都是非常重要的。

一、在檔案保管過程中做好檔案安全與保密工作

（一）將存放檔案的庫房建設(shè)和管理好

檔案的庫房是存放檔案的地方，由于我國的檔案很多都是紙質(zhì)的檔案，這與我國的歷史有著很大的關(guān)系，這是歷史發(fā)展的緣故，因此，我國有很多的紙質(zhì)檔案需要保存，在保存的過程中，要加強(qiáng)對檔案庫房的管理，將檔案庫房地管理工作做好，這樣才能夠保證檔案的安全性，在檔案的管理中需要對檔案庫房建設(shè)進(jìn)行研究，在建設(shè)的過程中，要充分考慮到檔案存放的安全問題，庫房的門要使用質(zhì)量較好的防盜門，這樣可以將泄密工作在檔案流通的第一環(huán)節(jié)就做好，還要將庫房、管理者的辦公室、閱覽室分開，這樣可以分門別類進(jìn)行管理，因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案非常的多，一旦發(fā)生損壞就會(huì)造成大量的損失，因此在庫房一定要能放置防鼠藥或者防蟲藥，這樣可以增加安全性，將自然損壞的因素降到最低，相關(guān)的管理人員要對庫房進(jìn)行檢查，這是工作人員的職責(zé)，還要保持庫房干燥，如果庫房是潮濕的，就會(huì)導(dǎo)致大量的檔案發(fā)生潮濕的現(xiàn)象，前來查閱的人士就可能會(huì)對檔案造成損壞，而且還會(huì)破壞人們對檔案工作人員的印象，檔案人員的服務(wù)是非常重要的，庫房的管理人員一定要對庫房的管理負(fù)責(zé)，工作人員一定要選擇專業(yè)的檔案人員來管理，這樣對檔案管理是非常有利的，不會(huì)造成一定的損失。

（二）對涉密檔案要做好分類管理

有一些檔案是涉及到國家的機(jī)密的，這些機(jī)密對國家的發(fā)展是非常重要的，需要檔案工作人員進(jìn)行保密，如果保密工作沒有做好，就會(huì)對國家產(chǎn)生重要的影響，因此，對于國家的涉密檔案要與其他的檔案分開來保管，這樣可以增加檔案的安全性，在檔案的保存上同樣要設(shè)置防盜設(shè)備，這些設(shè)備對經(jīng)濟(jì)生活是非常重要的，還要設(shè)置存放檔案的保險(xiǎn)柜，將涉密檔案保存在保險(xiǎn)柜中，這樣可以增加檔案的安全性，對涉密檔案管理的人員也有著嚴(yán)格的要求，這一類的工作人員身上背負(fù)的責(zé)任是重大的，如果涉密檔案發(fā)生了問題要負(fù)有一定的責(zé)任，因此，涉密檔案的管理人員要有很強(qiáng)的責(zé)任感，對檔案事業(yè)要熱愛，這樣才能夠?qū)n案工作做好，檔案工作人員面不只要在素質(zhì)上符合要求，還要在專業(yè)上符合要求，如果檔案工作人員不能夠?qū)n案工作做好就不能夠勝任這項(xiàng)工作，作為檔案工作者在平常的生活中也要時(shí)刻記住自己的使命，將檔案工作做好，在平時(shí)的聊天中也不能夠涉及到自己的工作，一旦發(fā)生泄密就會(huì)損壞國家的利益。除了要注意檔案管理人員之外，在檔案的查看、移除和銷毀的時(shí)候還要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，在手續(xù)齊全的情況下才能夠?qū)n案進(jìn)行查閱、移除和銷毀，在在每一次進(jìn)行檔案調(diào)整的時(shí)候都要對檔案進(jìn)行重新的查看，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都不會(huì)出現(xiàn)問題，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理這樣才能夠保證涉密檔案合理使用。

（三）明確檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員與檔案進(jìn)行直接的接觸，如果檔案管理人員出現(xiàn)了問題，檔案的管理工作也可能會(huì)出現(xiàn)問題，作為檔案管理人員一定要明確自身的工作，將檔案工作作為自己事業(yè)，才能將檔案管理工作做好。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。

二、做好檔案利用過程中的安全與保密工作

（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用是檔案保管的終極目的，是檔案管理的最高境界，同時(shí)，檔案利用過程監(jiān)督是也是檔案安全與保密工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。根據(jù)實(shí)際情況，對不同的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循。在開展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項(xiàng)制度的制定應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，可操作性強(qiáng)，制度一旦制定，檔案管理人員就應(yīng)不折不扣的執(zhí)行。并在檔案的管理與借閱工作中不斷的加以完善。

（二）將檔案安全、保密與利用的關(guān)系處理好

保守企業(yè)秘密是每個(gè)職工應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。

（三）做好檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員，是利用制度的直接執(zhí)行者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，因此，檔案員必須具備較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)一是要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為企業(yè)服務(wù)的精神，熱愛檔案事業(yè)；二是要有很強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，掌握利用工作的規(guī)律。

三、結(jié)論

檔案關(guān)系著人類的發(fā)展史和人們基本信息，一定要注意對檔案在保管與利用中的安全與保密工作，這樣才能夠?qū)n案的價(jià)值完全發(fā)揮，只有將檔案保管好，檔案才能夠傳承下去，讓檔案的安全不再成為問題，這樣不論是對企業(yè)還是對國家來說都是非常有益的，檔案的安全與保密工作是非常重要的。

參考文獻(xiàn)

[1]王巖松.關(guān)于檔案保管過程中保密問題的若干研究[J].城建檔案，2015（08）.