綜合改革下高校院系辦公室工作思考

羅菲 蔡英明

【摘要】高校院系辦公室在高校管理工作中具有重要作用。在清華大學(xué)綜合改革工作不斷推進(jìn)的新形勢(shì)下，本文提出樹立世界一流意識(shí)、以制度建設(shè)促進(jìn)工作效能提升、引入“A/B角”、轉(zhuǎn)化工作人員職能等方法，進(jìn)一步提升辦公室工作質(zhì)量和效率，更好地為學(xué)校綜合改革服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】高校；綜合改革；辦公室工作

2014年10月31日，國(guó)家教育體制改革領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下發(fā)了關(guān)于同意《清華大學(xué)綜合改革方案》（簡(jiǎn)稱《綜改方案》）備案的函，這標(biāo)志著清華大學(xué)《綜改方案》正式經(jīng)國(guó)家批準(zhǔn)，開始進(jìn)入全面實(shí)施階段。隨著綜合改革各方面工作的不斷推進(jìn)，學(xué)校將更多的行政權(quán)力下放到院系，從而使院系擁有了更多的管理權(quán)力。同時(shí)進(jìn)一步深化行政管理改革勢(shì)在必行，這也是學(xué)?！毒C改方案》中主要任務(wù)之一。因此，院系機(jī)關(guān)如何保證服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)效率，更好地服務(wù)一線教學(xué)科研工作，是在新形勢(shì)下需要思考的問(wèn)題。

一、 樹立世界一流意識(shí)，融入行政工作全程

清華大學(xué)綜合改革的總體目標(biāo)是建立完善中國(guó)特色的現(xiàn)代大學(xué)制度和治理體系，探索在高等教育大眾化階段創(chuàng)建世界一流大學(xué)的發(fā)展模式，為我國(guó)高校深化綜合改革、全面提高辦學(xué)質(zhì)量探索可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗(yàn)。高校行政管理工作是學(xué)校教育教學(xué)、科學(xué)研究和師生管理等工作的基礎(chǔ)，是學(xué)校工作中的重要組成部分。世界一流的科研和教學(xué)需要世界一流的行政管理服務(wù)工作與之相匹配，為其提供支撐和保障。因此對(duì)于建設(shè)世界一流大學(xué)不可或缺的重要力量、學(xué)校行政工作重要組成部分的院系辦公室來(lái)說(shuō)，在涉及行政管理、對(duì)外交流、服務(wù)師生的工作中，要始終圍繞綜合改革的總體目標(biāo)。思想引導(dǎo)行動(dòng)，每位職員也應(yīng)牢固樹立世界一流的意識(shí)，凡事都要經(jīng)過(guò)“世界一流”這層網(wǎng)進(jìn)行過(guò)濾和篩選，在頭腦中多問(wèn)自己幾個(gè)問(wèn)題，如果是世界一流大學(xué)此事是否可辦？此事如何辦才是世界一流大學(xué)的水準(zhǔn)？此事辦完后有哪些收獲和心得？

二、以制度建設(shè)促進(jìn)工作效能提升

院系辦公室是高校最基層的行政管理機(jī)構(gòu)，是學(xué)校各項(xiàng)具體事務(wù)的直接組織管理部門。院系辦公室工作涉及面廣、頭緒多，工作任務(wù)瑣碎、繁雜，既要溝通上下、協(xié)調(diào)左右，又要保證行政管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)踐證明，任何高水平的管理，都必須以科學(xué)的制度為先導(dǎo)。因此，加強(qiáng)辦公室制度建設(shè)，將辦公室工作制度化、規(guī)范化、程序化，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。

（一）建立崗位目標(biāo)管理責(zé)任制度。對(duì)辦公室各崗位工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，根據(jù)工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分析和歸類，在此基礎(chǔ)上制定合理的崗位職責(zé)目標(biāo)，使各項(xiàng)工作都有明確的時(shí)、空、質(zhì)、量的要求。同時(shí)，要建立與崗位職責(zé)目標(biāo)相匹配的考核評(píng)價(jià)體系，保證崗位職責(zé)目標(biāo)達(dá)成，也使工作人員人盡其才，才盡其用。

（二）完善常規(guī)工作制度建設(shè)。院系辦公室的工作中，包含了諸如公章使用、公函來(lái)往，人事、外事相關(guān)工作，會(huì)議組織、日常來(lái)訪接待，公房管理、科研事務(wù)辦理、學(xué)生管理等大量事務(wù)性工作。為了避免忙中出錯(cuò)，使工作固定化、程序化，制定和完善相關(guān)管理制度是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的有效辦法。

（三）制定優(yōu)化激勵(lì)機(jī)制。傳統(tǒng)的行政崗位考核沒有科學(xué)的量化工作，考核評(píng)價(jià)無(wú)法體現(xiàn)行政工作人員的具體工作價(jià)值，對(duì)個(gè)人影響不大，起不到激勵(lì)作用，使考核流于形式。應(yīng)引入全視角行政崗位績(jī)效考核體系，多角度考核行政工作人員的工作，將考核結(jié)果反映到績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)中，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。

三、 引入“A/B角”，工作有效搭接

服務(wù)是院系辦公室工作的宗旨和核心，辦公室的整體工作水平體現(xiàn)在其服務(wù)水平上。隨著學(xué)校綜合改革工作的不斷深入，許多新情況、新問(wèn)題不斷涌現(xiàn)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各學(xué)校職能部門、師生員工要求服務(wù)的范圍和內(nèi)容、方式和方法都在不斷發(fā)生著變化。因此，作為院系辦公室工作人員，必須與時(shí)俱進(jìn)、因地制宜，創(chuàng)造性地開展工作。院系辦公室由于受人員指標(biāo)職數(shù)限制，一崗多責(zé)，但也很容易造成因行政人員外出不在崗而無(wú)法辦事的情況，為解決此類情況，建議引入“A/B角”工作制服務(wù)理念，所謂A/B角工作制，就是在每個(gè)崗位，都設(shè)置兩名工作人員，其中工作人員A（即A角）為業(yè)務(wù)主要負(fù)責(zé)人員，工作人員B（即B角）為協(xié)辦人員。A角和B角在工作中互為補(bǔ)充，A角離崗前，要交代好工作，B角在其離崗期間代為行使崗位職責(zé)。A角返崗后，B角把有關(guān)材料移交。遇有急事或重要工作時(shí)，AB角協(xié)同處理。

實(shí)施這一制度，可以有效避免工作缺位和空崗現(xiàn)象，隨時(shí)都能辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，從而使行政工作內(nèi)容實(shí)現(xiàn)有效搭接，提高辦公室工作的時(shí)效性、條理性，實(shí)現(xiàn)管理、服務(wù)的和諧統(tǒng)一，體現(xiàn)“以人為本”的科學(xué)管理觀。

四、職能由“事務(wù)型”漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤皩W(xué)習(xí)型”“知識(shí)型”“專家型”

學(xué)校辦公室大多科室設(shè)置齊全，人員職責(zé)分工明確，而院系工作人員常常身兼數(shù)職，“上有千條線，下有一根針”是院系辦公室工作的真實(shí)寫照。實(shí)踐證明，辦公室人員廣泛的知識(shí)面以及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，直接決定辦公室整體的工作能力。高校行政工作人員應(yīng)該是個(gè)“全才”或者盡力做到“全才”，不但要熟悉辦公室各類日常事務(wù)，掌握基本的自動(dòng)化辦公軟件，還要熟悉與行政工作相關(guān)的法律法規(guī)、文秘、后勤、財(cái)務(wù)、檔案等相關(guān)知識(shí)。面對(duì)新形勢(shì)、新要求，辦公室工作人員應(yīng)主動(dòng)從“事務(wù)型”向“學(xué)習(xí)型”“知識(shí)型”甚至“專家型”轉(zhuǎn)變，積極強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，既要對(duì)自己承擔(dān)的本職業(yè)務(wù)深鉆細(xì)研，積極思考在工作中遇到的新情況、新問(wèn)題，又要兼收并蓄、熟悉全面，積累工作經(jīng)驗(yàn)，提升靈活應(yīng)變能力和處理繁雜事物能力，進(jìn)而不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理能力和辦事效率。

作為學(xué)校重要組成部分的院系辦公室，其工作質(zhì)量和效果直接關(guān)系和影響著學(xué)校整體工作的開展。在綜合改革這一新形勢(shì)下，院系辦公室要研究新情況、分析新問(wèn)題，不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，提升辦公室工作質(zhì)量和效率，更好地為學(xué)校整體發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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