試談如何做好高校教學(xué)秘書工作

陳秀玲

摘 要： 教學(xué)管理是高等學(xué)校管理的中心內(nèi)容，教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理的重要力量，是聯(lián)系教務(wù)部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的紐帶，起著上傳下達(dá)、反饋信息和服務(wù)師生的作用，在教學(xué)管理中擔(dān)負(fù)著提高教學(xué)質(zhì)量、保障教學(xué)工作的有序進(jìn)行，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的重任。本文對(duì)如何做好高校本科教學(xué)秘書進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞： 高校教學(xué)管理 教學(xué)秘書 教學(xué)改革

教學(xué)工作是高校重中之重的工作，教學(xué)管理工作是高校教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)。教學(xué)秘書是分管教學(xué)院長的助手，直接參與教學(xué)活動(dòng)的組織安排，是連接學(xué)校與院系之間、院系與院系之間、教師與學(xué)生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，圍繞著教學(xué)主體（師生）做好管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)工作。教學(xué)秘書作為教學(xué)管理工作的執(zhí)行者和管理者，其工作的質(zhì)量和效率將直接影響高校教學(xué)工作質(zhì)量，從而影響人才培養(yǎng)的質(zhì)量，甚至影響學(xué)校的發(fā)展。因此，在當(dāng)今高校規(guī)模日益壯大、教學(xué)改革進(jìn)一步深化的形勢下，做好高校教學(xué)秘書工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.教務(wù)秘書的主要工作職責(zé)

1.1及時(shí)準(zhǔn)確地做好教務(wù)處與學(xué)院的上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)工作，督促教師及時(shí)完成各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)。

教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)管理的基層崗位，其崗位職責(zé)就是將學(xué)校、教務(wù)處等上級(jí)教學(xué)管理部門的各項(xiàng)規(guī)章制度、相關(guān)規(guī)定及各類通知及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)到院系各位教師及全院學(xué)生，使教學(xué)常規(guī)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。教務(wù)秘書崗位是協(xié)調(diào)和溝通的橋梁，上下左右關(guān)系的協(xié)調(diào)都要由教學(xué)秘書承擔(dān)，是學(xué)校職能部門、院系主管領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的信息傳遞的重要渠道。例如，教學(xué)教學(xué)計(jì)劃及教學(xué)任務(wù)的落實(shí)，教學(xué)檢查的通知，調(diào)（停）課的通知，教師監(jiān)考安排、實(shí)習(xí)安排、學(xué)生各類考試安排，重修、補(bǔ)考、公共選修課報(bào)名通知，等等，都必須及時(shí)、準(zhǔn)確地通知到教師和學(xué)生，使教學(xué)工作正常有序地開展。

1.2合理有序的完成教學(xué)管理的各項(xiàng)日常工作

1.2.1考務(wù)及試卷管理工作

考試管理工作主要包括每學(xué)期期中、期末及重修、緩考考試、自行組織考試，落實(shí)考試通知，提前安排監(jiān)考教師，通知學(xué)生查詢考試時(shí)間、地點(diǎn)及考試課程，辦理學(xué)生與考試相關(guān)的免考、緩考等手續(xù)。試卷管理；試卷打印、集中安排教師正考、補(bǔ)考閱卷、運(yùn)送試卷，嚴(yán)格按照保密制度，杜絕泄密，確保試卷的安全。

1.2.2等級(jí)考試工作

常規(guī)等級(jí)考試包括：全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，自治區(qū)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，教育學(xué)心理學(xué)考試，全國大學(xué)英語四、六級(jí)等級(jí)考試，漢語水平考試、自治區(qū)計(jì)算機(jī)加試等。主要工作包括：協(xié)助上級(jí)教務(wù)部門組織各類等級(jí)考試報(bào)名，繳費(fèi)等工作，考試前一周發(fā)放準(zhǔn)考證及成績單及證書的發(fā)放及統(tǒng)計(jì)存檔。

1.2.3學(xué)籍預(yù)警及學(xué)籍清理工作

學(xué)籍清理及預(yù)警工作包括：成績審核、上報(bào)、辦理學(xué)籍清理中學(xué)生降級(jí)、退學(xué)、跟班試讀以及辦理后續(xù)重修、免修等手續(xù)。學(xué)籍預(yù)警時(shí)先向各班主任發(fā)放各班學(xué)籍預(yù)警成績單讓其了解班級(jí)成績和學(xué)生學(xué)分情況，向班主任下發(fā)學(xué)生及學(xué)生家長預(yù)警通知書并做好回執(zhí)存檔工作。

1.2.4教學(xué)管理工作、常規(guī)教學(xué)檢查工作及教學(xué)活動(dòng)

教學(xué)秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)管理工作和常規(guī)教學(xué)檢查工作并處理好具體事務(wù)，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)有關(guān)情況并提出建議。如做好教學(xué)會(huì)議記錄，計(jì)劃和安排期初、期中、期末的教學(xué)檢查，起草各項(xiàng)檢查的實(shí)施方案和總結(jié)及其他教學(xué)管理文件。完成教學(xué)活動(dòng)比如：實(shí)驗(yàn)教學(xué)競賽、青年教師講課競賽的計(jì)劃安排、聽課安排、評(píng)分匯總、總結(jié)、上報(bào)參賽人員名單等工作。做好大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練計(jì)劃項(xiàng)目的申報(bào)、安排指導(dǎo)教師、開題、中期檢查及項(xiàng)目結(jié)題工作。

1.2.5建立科學(xué)、準(zhǔn)確、齊全的教學(xué)檔案

在日常教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書要注意有關(guān)資料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)和歸檔。在檔案管理中要有計(jì)劃地對(duì)資料分門別類進(jìn)行整理，并及時(shí)收集和補(bǔ)充以保證有關(guān)資料的連續(xù)性與全面性，盡量做到不遺漏、不出錯(cuò)。不僅要把紙質(zhì)材料立檔，而且要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理，以便查找利用，重要的文件應(yīng)另保存在移動(dòng)硬盤，還可按一定的原則和方法將檔案分門別類組成電子檔案，使之成為具有記載功能和利用價(jià)值的電子檔案。

1.3收集信息與反饋信息的職能。

教學(xué)秘書要及時(shí)、準(zhǔn)確地收集信息，這些信息包括教務(wù)處傳達(dá)的教學(xué)信息及通知，教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的教學(xué)管理通知及教師、學(xué)生反饋回來的教學(xué)執(zhí)行情況等。教學(xué)秘書要主動(dòng)收集、整理各方面信息，耐心聽取各方人員具體的意見和建議，積極發(fā)現(xiàn)問題并提出相應(yīng)解決方法及應(yīng)對(duì)措施，同時(shí)要及時(shí)準(zhǔn)確地把相關(guān)情況反應(yīng)給相關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人。

2.新時(shí)期教學(xué)秘書必備的素質(zhì)要求

2.1保持優(yōu)良的職業(yè)操守，凸顯服務(wù)意識(shí)。

作為教學(xué)秘書要有高尚的職業(yè)道德和優(yōu)良的職業(yè)操守。教務(wù)秘書從事的工作多是一些日常的、具體的，甚至是繁瑣的事務(wù)，但教務(wù)秘書必須具有強(qiáng)烈的責(zé)任感和敬業(yè)精神?！敖虅?wù)無小事”，工作中的任何疏漏都可能帶來一些嚴(yán)重后果，這就要求教學(xué)秘書恪盡職守，增強(qiáng)工作的計(jì)劃性、主動(dòng)性和預(yù)見性，從全局出發(fā)考慮問題。教學(xué)秘書要牢固樹立服務(wù)意識(shí)、合作意識(shí)及大局意識(shí)，使自己真正服從服務(wù)于教學(xué)工作。

2.2要有扎實(shí)的專業(yè)技能素質(zhì)。

教務(wù)秘書既是教務(wù)管理的具體執(zhí)行者和實(shí)施者，又是各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的組織者和安排者，更要協(xié)調(diào)教學(xué)關(guān)系。這就要求高校教學(xué)秘書不僅熟悉自己本職工作的專業(yè)知識(shí)，而且熟悉自己服務(wù)對(duì)象的專知識(shí)，不僅掌握足夠的知識(shí)，而且有合理的能力結(jié)構(gòu)，勝任組織與教學(xué)相關(guān)的活動(dòng)。要充分認(rèn)識(shí)到提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的緊迫感，學(xué)習(xí)運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公技術(shù)，使自己的理論水平和業(yè)務(wù)水平適應(yīng)不斷變化發(fā)展的新形勢，跟上時(shí)代的步伐。在此基礎(chǔ)上，還要廣開視角，向群眾學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中打牢理論、業(yè)務(wù)和文字功底，努力提高自身素質(zhì)，迎接時(shí)代的挑戰(zhàn)。

2.3要有統(tǒng)籌規(guī)劃的能力。

教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)計(jì)劃性強(qiáng)、內(nèi)容豐富、繁雜瑣碎的綜合性服務(wù)工作，教學(xué)秘書要處理好日常各項(xiàng)教學(xué)事務(wù)，保障教學(xué)工作的順利完成，這就需要教學(xué)秘書在工作中懂得區(qū)分輕重緩急，統(tǒng)籌規(guī)劃教學(xué)工作。

2.4要有創(chuàng)新意識(shí)和勇于創(chuàng)新的能力。

創(chuàng)新是時(shí)代的要求，是學(xué)校興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，作為高校教學(xué)秘書，要緊緊跟上高等教育發(fā)展的新形勢，解放思想，樹立全新的意識(shí)和觀念，通過學(xué)習(xí)和研究，在日常工作中提取出有價(jià)值的新思想與新方法，不斷創(chuàng)新，在工作中發(fā)揮主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，具備較強(qiáng)的創(chuàng)新能力，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展需要，推動(dòng)教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書要在不斷的學(xué)習(xí)中與時(shí)俱進(jìn)，在實(shí)踐和探索中敢于創(chuàng)新，勇于創(chuàng)新，逐步產(chǎn)生新的工作感悟，產(chǎn)生進(jìn)步的工作能力。工作創(chuàng)新能力，會(huì)使教學(xué)工作做得更有特色。

3.如何做好高校教學(xué)秘書工作

3.1提高心理素質(zhì)，保持良好的心態(tài)。

教學(xué)秘書的工作性質(zhì)，決定了我們的工作既繁雜瑣碎又枯燥勞累。面對(duì)看似簡單但內(nèi)涵復(fù)雜而又重要的工作，僅靠業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平是勝任不了的。在實(shí)際工作中，由于工作千頭萬緒，臨時(shí)性工作繁雜，工作內(nèi)容單一，每天都會(huì)面對(duì)眾多的教師和學(xué)生，難免會(huì)產(chǎn)生一些煩躁、抱怨等不良情緒。這就要求教學(xué)秘書用平和的心態(tài)化解心中的不快，注重減壓方式，用積極樂觀的心態(tài)面對(duì)工作，有助于提高工作效率和質(zhì)量。

3.2要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。

作為連接領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的橋梁，協(xié)調(diào)各方關(guān)系的紐帶，這一客觀地位決定了教學(xué)秘書在工作中必須具有服務(wù)意識(shí)。教學(xué)秘書是管理者，更是服務(wù)者。而管理從本質(zhì)上講也是服務(wù)，因?yàn)檎麄€(gè)學(xué)校的工作最終都要落實(shí)到為學(xué)生服務(wù)。因此，全心全意地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生是我們工作的中心任務(wù)。通過熱忱周到的服務(wù)、高效的工作，通過不斷提高自身修養(yǎng)贏得師生的理解、支持、尊敬和信任，做到寓教學(xué)管理工作于育人之中，為高校的教育管理事業(yè)盡心盡力，作出自己的應(yīng)有貢獻(xiàn)。

3.3具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)和溝通能力。

現(xiàn)代教學(xué)管理活動(dòng)處處離不開有效的協(xié)調(diào)和必要的溝通。在日常的教學(xué)管理中，經(jīng)常有不和諧的因素存在，教學(xué)秘書要在協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上溝通信息，化解矛盾，融洽關(guān)系，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和行動(dòng)，保持良好的教學(xué)秩序，達(dá)到較好的教學(xué)效果。

3.4勇于創(chuàng)新、大膽實(shí)踐，是做好教學(xué)管理工作的重要方面。

教務(wù)秘書具有創(chuàng)新精神，是現(xiàn)代高校發(fā)展的客觀要求。隨著高校改革的進(jìn)一步深化，現(xiàn)代教育理論的大量引進(jìn)，今天的教學(xué)管理不斷出現(xiàn)新觀念、新理念，這就需要教務(wù)秘書在熟悉本身業(yè)務(wù)的同時(shí)，努力掌握新知識(shí)、發(fā)現(xiàn)新規(guī)律、善于研究創(chuàng)新、敢于實(shí)踐，把諸多工作經(jīng)驗(yàn)上升到理性認(rèn)識(shí)，以教育理論為指導(dǎo)，不斷創(chuàng)新、改進(jìn)，從理論層面上認(rèn)識(shí)和總結(jié)自己的工作。教務(wù)秘書不能僅僅滿足于應(yīng)付一般性的日常管理工作，要有開拓創(chuàng)新精神，對(duì)教學(xué)管理工作要有見解，善于發(fā)現(xiàn)問題，積極思考和努力探索教學(xué)管理的新途徑與新方法，做到與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能將平凡的工作做出新意和特色。

4.結(jié)語

高校教學(xué)秘書是秘書隊(duì)伍中的一個(gè)特殊群體，是教學(xué)管理的執(zhí)行者，其工作具有鮮明特點(diǎn)。要具備良好的綜合素質(zhì)，并非一日之功，而是靠不斷地學(xué)習(xí)和實(shí)踐，日積月累地慢慢完善。只有樹立扎實(shí)的工作作風(fēng)，并不斷探索，服務(wù)好各個(gè)階層的人員，做好本職工作，才能成為合格的教學(xué)秘書。

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