淺析辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展策略

程然

摘 要：辦公室檔案管理是指對(duì)辦公室內(nèi)產(chǎn)生或收到的各種形式的檔案材料進(jìn)行的管理。辦公室檔案管理對(duì)于企事業(yè)單位的正常運(yùn)營和發(fā)展都有著重要的意義。對(duì)于人力資源和社會(huì)保障局這樣重要的單位，辦公室檔案管理也同樣具有重要的意義。隨著信息化時(shí)代的到來，辦公室檔案管理也需要因時(shí)制宜，跟緊信息化時(shí)代的腳步。文章主要針對(duì)辦公室檔案管理工作中存在的常見的問題，結(jié)合目前信息化的要求，就如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提出相應(yīng)的建議和意見。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理；可持續(xù)發(fā)展；信息化

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，辦公室檔案管理工作在企事業(yè)單位中的重要性也日益突出。辦公室檔案管理工作是企事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，它在為企事業(yè)單位的日常運(yùn)營提供有效的服務(wù)支持的同時(shí)，也為企事業(yè)日常運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避起到了不可忽視的作用。因此，辦公室檔案管理工作的重要性越來越受到重視。

1 辦公室檔案管理工作中常見的問題

雖然近年來辦公室檔案管理工作比以前有了較大的發(fā)展和進(jìn)步，無論從辦公效率、工作流程還是工作成果層面都取得了較大的進(jìn)步，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供了有效的支持。但是我們不能忽視，辦公室檔案管理工作中還存在許多的問題，主要表現(xiàn)在一下幾個(gè)方面：

1.1 辦公室檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視

由于受到歷史、環(huán)境以及片面追求經(jīng)濟(jì)效益等因素的影響，辦公室檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視。在許多企事業(yè)單位，甚至人力資源和社會(huì)保障工作部門，都認(rèn)為辦公室檔案管理工作比較簡單，工作量比較小，無需投入太多的人力、物力和財(cái)力。因而導(dǎo)致了全員對(duì)辦公室檔案管理工作都不重視，造成了許多重要的辦公室檔案丟失或者毀損，給企事業(yè)單位造成了重大的甚至不可彌補(bǔ)的損失。此外，由于辦公室檔案管理工作受不到重視，辦公室檔案管理人員的工作積極性不高，薪酬水平不高，福利待遇落后，人員流動(dòng)也非常的頻繁。這就造成了辦公室檔案管理工作的惡性循環(huán)。

1.2 辦公室檔案管理工作方法落后，形式單一，不符合市場經(jīng)濟(jì)與信息化的要求

由于辦公室檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，目前許多辦公室的檔案管理工作的工作方法還比較落后，可能僅僅靠一本紙質(zhì)的臺(tái)賬作為檔案查詢的依據(jù)。更不用談對(duì)檔案進(jìn)行分類管理以及進(jìn)行進(jìn)一步的數(shù)據(jù)整合、分析等工作。辦公室檔案管理的形式也比較單一，總是僅限于備案供查詢的目的。這些情況都明顯不符合市場經(jīng)濟(jì)形式下，對(duì)于信息的流通便捷、準(zhǔn)確、有效等多方面的需求，甚至不符合社會(huì)主流的應(yīng)用技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 辦公室檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用

由于對(duì)辦公室檔案管理工作的不重視和工作方法的落后等諸多因素的影響，辦公室檔案往往很難發(fā)揮其應(yīng)有的作用，造成企事業(yè)單位的相關(guān)部門在作出相關(guān)決策之時(shí)不能在辦公室檔案中找到必要的依據(jù)作為參考或者支撐。

1.4 辦公室檔案的流轉(zhuǎn)程序存在紕漏，在交接過程中出現(xiàn)滅失的情況較為嚴(yán)重

受工作流程制度調(diào)整以及企事業(yè)單位內(nèi)、外部合并等多種原因的影響，辦公室檔案在企事業(yè)單位的內(nèi)部或者單位之間出現(xiàn)了流轉(zhuǎn)。而正是由于辦公室檔案流轉(zhuǎn)的程序等方面存在一定的紕漏，導(dǎo)致了許多辦公室檔案出現(xiàn)了滅失等情況。這些都影響了辦公室檔案的真實(shí)與完整，對(duì)后續(xù)的辦公室檔案工作造成了不良的影響。

2 改進(jìn)辦公室檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展

隨著信息化與無紙化辦公的發(fā)展，企事業(yè)單位對(duì)于辦公室檔案的需求日益增加，改進(jìn)辦公室檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，也就迫在眉睫。

2.1 加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理工作的重視

加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案管理工作的重視，是實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的重要前提。只有主觀上對(duì)辦公室檔案管理工作的性質(zhì)、地位和作用有了必要的認(rèn)識(shí)，才能真正推進(jìn)辦公室檔案管理工作的改進(jìn)和可持續(xù)發(fā)展，使辦公室檔案管理工作符合企事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的要求。

2.2 改進(jìn)辦公室檔案管理工作的方法，引進(jìn)符合市場標(biāo)準(zhǔn)的輔助設(shè)備，提高辦公室檔案管理工作的效率

改進(jìn)辦公室檔案管理工作的方法，一方面要結(jié)合本企事業(yè)單位或本部門的自身情況，另一方面也要借鑒其他企事業(yè)單位或者部門的成功經(jīng)驗(yàn)，真正的在檔案收集、管理、使用、分析等方面實(shí)現(xiàn)辦公室檔案應(yīng)有的作用。同時(shí)，還要適當(dāng)提高對(duì)于辦公室檔案管理輔助設(shè)備的采購預(yù)算，提高辦公室檔案管理工作的工作效率，采用信息化手段與傳統(tǒng)檔案管理手段結(jié)合的方式加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理，讓以往可能耗費(fèi)十分鐘的工作在一分鐘內(nèi)就可以完成。

2.3 聘用專門的檔案管理人員開展辦公室檔案管理工作

先進(jìn)的方法和工具在辦公室檔案管理工作中固然重要，但是更為重要的就是需要有合適的人來實(shí)施這項(xiàng)工作。引進(jìn)具備一定檔案管理知識(shí)技能的人員負(fù)責(zé)對(duì)辦公室檔案進(jìn)行管理，必然可以提高辦公室檔案管理工作的效率，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供更為快捷、有效的支持。

2.4 規(guī)范辦公室檔案流轉(zhuǎn)的制度與流程，保證辦公室檔案的安全

一方面，要建立健全制度，對(duì)于辦公室檔案的外借、轉(zhuǎn)移等流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行規(guī)范的管理、登記和備份，確保辦公室檔案不滅失，不毀損。另一方面，在采用電腦等設(shè)備進(jìn)行辦公室檔案管理工作時(shí)，還要注意對(duì)辦公室檔案做好保密工作，對(duì)辦公設(shè)備做好防病毒工作，以免造成企事業(yè)單位的不必要的損失。

3 結(jié)語

綜上，要改進(jìn)辦公室檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，是一項(xiàng)艱苦而又長期的工作，需要各個(gè)企事業(yè)單位、各個(gè)部門的重視與配合。當(dāng)然，具體到每一例個(gè)案中，采用何種方式實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，還要因時(shí)制宜、因事制宜、因地制宜。

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