當前圖書檔案管理工作的幾點思考

徐萍

摘要：當今社會，已經(jīng)進入一個新時代，新知識、新技能快速崛起，發(fā)展突飛猛進，數(shù)字化、信息化引領著時代前進的步伐。我國當前的圖書檔案管理工作雖然已經(jīng)取得很大進展，但是，面對時代的快速發(fā)展以及新知識和新技能的飛速進步，只有推陳出新進行改革以適應社會的發(fā)展才是一切工作順利開展的關鍵。圖書檔案管理在信息共享建設方面已經(jīng)頗有進步，但是還存在著一定的問題。在信息共享空間建設中存在的主要問題，具體表現(xiàn)在以下三方面：傳統(tǒng)服務理念與管理體制對信息共享空間構建的束縛；信息資源與人力資源整合的障礙；大量資金投入的制約。本文就圖書檔案管理的現(xiàn)狀，針對幾個方面的問題展開思考，提出應對策略。

關鍵詞：圖書檔案管理；思考；應對策略

一、圖書檔案管理現(xiàn)狀

信息共享空間作為一種新型的服務方式和學習空間，已成為當前圖書館界信息服務模式研究的一個新熱點。當前，我國圖書館信息共享空間建設初步實現(xiàn)了空間、服務、資源的整合，但仍然存在著信息資源與人力資源整合的障礙、經(jīng)濟成本的制約等問題。圖書館在信息共享空間建設中存在的主要問題，具體表現(xiàn)在以下三方面：1.傳統(tǒng)服務理念與管理體制對信息共享空間構建的束縛。2.信息資源與人力資源整合的障礙。3.大量資金投入的制約。

檔案管理制度陳舊，管理模式落后也影響了檔案管理的服務質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理是分散的管理模式，存在各種弊端。不僅使很多有價值的資料不能實現(xiàn)物盡其用，制度不完善也促使檔案管理無法實現(xiàn)規(guī)范化、標準化管理。

此外，設施落后、高素質(zhì)人才缺乏、人員分配不合理等因素也制約了檔案管理工作的發(fā)展。

二、改進圖書館檔案管理的策略

1、完善我國圖書館信息共享空間建設。目前，我國已經(jīng)初步實現(xiàn)了信息資源的整合，提高了檔案管理的服務質(zhì)量以及信息資源的利用效率。但是，在信息資源整合上以及降低成本上仍然存在不足。為此，我們要確立信息共享空間服務理念，建立與其相對應的物理層、虛擬層、支持層，以完善高校圖書館信息共享空間建設。信息共享空間物理層是用戶學習、活動和交流的物理場所，是IC空間最直觀和最基礎的組成部分；信息共享空間虛擬層是讀者學習、交流、協(xié)作、信息共享和知識創(chuàng)造的虛擬場所，是連接實體層和支持層的紐帶和橋梁。由虛擬社區(qū)、數(shù)字資源、虛擬學習及服務環(huán)境、軟件系統(tǒng)及工具、虛擬服務支持組織以及其他虛擬資源等多部分組成；信息共享空間支持層是系統(tǒng)運行和發(fā)展的核心動力層，包括組織與管理、信息技術、文化與精神三大核心驅(qū)動力要素，通過三者的有機融合和共同作用來支撐和驅(qū)動系統(tǒng)的運行與發(fā)展。

2、建立數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是一項綜合計算機技術和網(wǎng)絡技術，將各種不同檔案機構的信息資源進行整合和處理加工，以保證數(shù)字檔案信息資料的長久保存和獲取，并且向社會中廣大的用戶提供更加便捷和高效率的在線服務，最終達成信息資源共享的一種有序的動態(tài)信息空間。數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代各種信息技術的有機結合的情況下出現(xiàn)的一項新興的技術，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案管理的數(shù)字化結合了信息傳輸網(wǎng)絡化、管理計算機化、信息多媒體化和存貯多載體化等一系列的特點。數(shù)字技術在檔案管理中的應用不僅完善，并且也發(fā)展了檔案管理的職能，而且妥善解決了傳統(tǒng)檔案管理中的諸多矛盾，實現(xiàn)了檔案原件更加長久的保存。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)也更加方便利用，而且極其快捷，不僅極大滿足了用戶的需求，而且完全可以不受時間、地點的限制，能夠隨時隨地的異地查找檔案信息。

3、改變順排文檔檢索，實現(xiàn)倒排文檔檢索。將主文檔的可檢字段抽出，按照一定的順序重新排列起來，形成一種新的索引文檔，即倒排文檔。這個文檔能夠合并相同的詞匯，并且把在順排文檔中的相關記錄的記錄號集合起來，使其賦予在索引關鍵字之后，這樣可以保證通過某一個特征詞便能夠快速、方便地獲取相關信息。倒排文檔建立在順排文檔的基礎之上，它的檢索速度比順排文檔快，且比較準確。

三、實現(xiàn)檔案信息化的重要意義

檔案管理的信息化是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡傳輸后，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化不僅可以改善檔案管理工作，而且可以使用翔實的檔案信息支持各項決策和檔案管理。實現(xiàn)檔案信息化不僅能夠突破傳統(tǒng)檔案利用的各種局限，使檔案管理部門從過去的封閉走向開放，從單一的檔案保管和利用等職能向信息采集、管理和服務職能轉變，從而實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學的管理，如此將為社會提供更高效、優(yōu)質(zhì)的服務；而且檔案信息化決策及時正確、管理措施得當?shù)纫ㄟ^完整、可靠的檔案信息資源和較高的綜合分析能力來實現(xiàn)。那么，翔實的檔案信息將會對各項決策內(nèi)容以及檔案管理工作起到重要作用。

總之，盡管當前的檔案管理工作還存在很多不足，但是一些全新的改革措施已經(jīng)實施，雖然改革道路曲折，但是新形勢必將引領一個時代的步伐，只有適應社會的進步和發(fā)展才不會被淘汰。檔案管理的數(shù)字化、信息化是檔案管理工作的一次跨越，意義重大，影響深遠，將惠及這個時代的一切用戶。

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