知識(shí)管理趨勢(shì)下勘察設(shè)計(jì)行業(yè)的檔案信息化建設(shè)

葉琳芳

【摘要】本文在介紹知識(shí)管理是勘察設(shè)計(jì)行業(yè)信息化發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，分析行業(yè)內(nèi)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問題，認(rèn)為知識(shí)管理的實(shí)施對(duì)于促進(jìn)檔案信息化管理和開發(fā)檔案信息資源具有積極意義，并提出如何構(gòu)建以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案信息化建設(shè)體系。

【關(guān)鍵詞】檔案；檔案信息化；知識(shí)管理；勘察設(shè)計(jì)

一、勘察設(shè)計(jì)行業(yè)信息化的發(fā)展趨勢(shì)

目前我國勘察設(shè)計(jì)行業(yè)大部分單位對(duì)知識(shí)管理僅處于收集、積累的起步階段，例如，正在逐步建設(shè)以設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)管理為核心的應(yīng)用平臺(tái)，可根據(jù)需求擴(kuò)展其知識(shí)庫的分類，將設(shè)計(jì)成品、科研成果轉(zhuǎn)化為分類專題知識(shí)庫，實(shí)現(xiàn)資源整合共享。而行業(yè)內(nèi)有的企業(yè)在知識(shí)收集、融合、利用和創(chuàng)新方面的建設(shè)取得了顯著成果，構(gòu)建了項(xiàng)目工程檔案數(shù)據(jù)模型，集成管理檔案、圖書、情報(bào)資源，開發(fā)了以檔案信息資源為核心的多元化數(shù)據(jù)中心、高效的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和智能的知識(shí)利用平臺(tái)，建立知識(shí)管理實(shí)施體系，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源統(tǒng)一整合和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，并智能推送，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人知識(shí)組織化，組織知識(shí)個(gè)人化，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力。

勘察設(shè)計(jì)行業(yè)信息化發(fā)展從以數(shù)據(jù)管理為核心，到現(xiàn)在大部分以信息管理為核心，最終必將提升到以知識(shí)管理為核心。行業(yè)的發(fā)展決定了知識(shí)管理的必然性，而行業(yè)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，必將深刻地影響檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。

二、勘察設(shè)計(jì)行業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

檔案管理大多經(jīng)歷了手工管理階段、計(jì)算機(jī)輔助管理階段、檔案信息資源管理階段三個(gè)階段，部分行業(yè)領(lǐng)先的企業(yè)已經(jīng)開始探索知識(shí)管理。隨著行業(yè)內(nèi)越來越多企業(yè)使用協(xié)同設(shè)計(jì)、出圖管理等系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)“從管理紙質(zhì)檔案向管理電子檔案轉(zhuǎn)變，從管理靜態(tài)文檔向動(dòng)態(tài)電子文檔過程管理轉(zhuǎn)變，從只管理終版文件向工程全生命周期的文件管理轉(zhuǎn)變”，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件的存儲(chǔ)、查詢、共享、權(quán)限、版本控制等管理，從而奠定了實(shí)現(xiàn)工程電子檔案全生命周期管理和進(jìn)而開展知識(shí)管理的良好基礎(chǔ)。

推進(jìn)檔案信息化有利于推動(dòng)實(shí)施知識(shí)管理，促進(jìn)資源共享，但現(xiàn)階段行業(yè)內(nèi)檔案信息化建設(shè)中仍普遍存在以下問題：

一是檔案管理人員容易安于現(xiàn)狀，忙于傳統(tǒng)的檔案整理和調(diào)閱圖紙這些繁瑣的常規(guī)性業(yè)務(wù)工作，管理理念和工作方式?jīng)]有與時(shí)俱進(jìn)，缺乏開展檔案收集工作的多維視角，尚未樹立前端化、全過程管理的理念，沒有主動(dòng)地參與設(shè)計(jì)過程的管理和控制，僅靠管理手段難以驗(yàn)證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。

二是由于單位的設(shè)計(jì)成果、科研成果分散在各設(shè)計(jì)部門，出于自己查閱方便、保護(hù)本部門知識(shí)產(chǎn)權(quán)的思想，這些部門歸檔意識(shí)和共享意識(shí)不足，大大增加了檔案部門檔案收集及時(shí)、齊全完整和資源共享最大化利用的難度。工程檔案歸檔范圍廣，文件內(nèi)容較多，時(shí)間跨度大，歸檔工作在后端，檔案部門難以判斷歸檔內(nèi)容是否齊全完整，十分被動(dòng)。

三、構(gòu)建以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案信息化建設(shè)體系

作為知識(shí)型企業(yè)，勘察設(shè)計(jì)單位歷年積累的設(shè)計(jì)成果和科研成果豐碩，可挖掘利用的知識(shí)資源豐富，若這些資源不能規(guī)范積累和有效利用，無疑是對(duì)企業(yè)知識(shí)資源的巨大浪費(fèi)，而豐富的檔案信息資源正是顯性知識(shí)的主體，因此，借助知識(shí)管理的發(fā)展趨勢(shì)，做好信息化中長期規(guī)劃，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)極其重要。

檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程，“它不是單純的技術(shù)現(xiàn)代化、手段現(xiàn)代化過程，也不能簡(jiǎn)單地與檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等同起來”，它要求檔案部門將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中去，“以檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障”。當(dāng)前，對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來說，員工對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)可度低，信息化層次和使用效率低，尚未具備全面鋪開開展知識(shí)管理的條件，為此，知識(shí)管理需分三步走，第一步是夯實(shí)檔案信息化基礎(chǔ)，推動(dòng)知識(shí)管理的實(shí)施；第二步是分步建設(shè)知識(shí)體系，優(yōu)化資源利用；第三步是優(yōu)化內(nèi)部管理，完善管理機(jī)制。而對(duì)于檔案管理部門來說， 在這過程中構(gòu)建以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案信息化建設(shè)體系可大有作為。

（一）夯實(shí)檔案信息化基礎(chǔ)，推動(dòng)知識(shí)管理的實(shí)施。以檔案信息化作為知識(shí)管理的基礎(chǔ)是勘察設(shè)計(jì)行業(yè)的必然選擇，一是設(shè)計(jì)檔案是設(shè)計(jì)人員的直接成果，是設(shè)計(jì)單位數(shù)量最多、價(jià)值最高、利用最頻繁的信息資源；二是檔案管理已有比較完善的基礎(chǔ)，同時(shí)也已積累了大量的經(jīng)過系統(tǒng)整理的信息資源。因此，實(shí)施知識(shí)管理，首先就要開展以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理，進(jìn)而是以檔案管理為基礎(chǔ)的知識(shí)管理。針對(duì)行業(yè)內(nèi)檔案信息化管理現(xiàn)狀，提出以下三點(diǎn)：

第一，增強(qiáng)共享意識(shí)。知識(shí)管理不是某個(gè)部門、某部分人的事，需要每個(gè)部門、每個(gè)員工的共同參與，共建、共享知識(shí)資源。保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)可以激勵(lì)信息資源的創(chuàng)造與產(chǎn)生，但知識(shí)產(chǎn)權(quán)的過度保護(hù)，在一定程度上又會(huì)抑制信息資源的共享與使用。知識(shí)產(chǎn)權(quán)代表了智力成果創(chuàng)造者與投資者的利益，屬于個(gè)體利益，而資源共享代表的是單位集體利益，即代表了所有員工共同使用信息資源的權(quán)利，如何平衡兩者利益，增強(qiáng)共享意識(shí)和共建動(dòng)力，是實(shí)施知識(shí)管理首要解決的問題。

第二，豐富知識(shí)資源。一方面，開展數(shù)字化工作，尤其是圖紙檔案，將歷年來大量的紙質(zhì)圖紙轉(zhuǎn)化為電子圖紙，上傳到檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行圖紙信息著錄，便于設(shè)計(jì)人員在線檢索、預(yù)覽圖紙，促進(jìn)檔案信息資源的高效利用；另一方面，樹立以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理意識(shí)，明確依據(jù)利用需求，擴(kuò)寬資源收集范圍，為專項(xiàng)知識(shí)庫建設(shè)打好基礎(chǔ)。

第三，加強(qiáng)各管理環(huán)節(jié)的無縫對(duì)接。以檔案信息化為基礎(chǔ)的知識(shí)管理，并不僅僅是檔案部門的工作，它涉及到技術(shù)管理、項(xiàng)目管理等多個(gè)環(huán)節(jié)和多個(gè)部門，是一個(gè)綜合管理控制過程，從信息資源的形成、收集、整合到安全使用，需要各部門的有力支持和配合，不同系統(tǒng)間的相關(guān)數(shù)據(jù)對(duì)接和整合對(duì)于實(shí)施知識(shí)管理至關(guān)重要。知識(shí)管理需要建立在完善的標(biāo)準(zhǔn)管理、過程管理和成果管理的基礎(chǔ)上，所以首先需要通過各種過程管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)計(jì)過程的全程管理和對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理的全面管理，這正是獲取知識(shí)資源的基礎(chǔ)，進(jìn)而對(duì)已有的過程數(shù)據(jù)和成果數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)梳理，從中提取有效知識(shí)，深入挖掘，形成知識(shí)地圖，便于檢索利用、智能推送。

（二）分步建設(shè)知識(shí)體系，優(yōu)化資源利用。知識(shí)管理的基礎(chǔ)和核心是資源建設(shè)，目標(biāo)和導(dǎo)向是知識(shí)服務(wù)。首先必須明確知識(shí)的來源、結(jié)構(gòu)和價(jià)值，深化分析核心知識(shí)和知識(shí)服務(wù)應(yīng)用的需求，從戰(zhàn)略發(fā)展、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行總體規(guī)劃，制訂目標(biāo)和實(shí)施策略，然后分步建設(shè)知識(shí)庫，建立知識(shí)管理系統(tǒng)或平臺(tái)，深化數(shù)據(jù)的組織，優(yōu)化數(shù)據(jù)的利用，解決各類知識(shí)資源的收、存、管、用問題，提供資源整合共享、交流指導(dǎo)、多維度展示及檢索利用的平臺(tái)，方便利用者自如地獲取知識(shí)和分享知識(shí)。依據(jù)企業(yè)自身需求分步建立專題知識(shí)庫是構(gòu)建知識(shí)體系的基礎(chǔ)，如建立包括行業(yè)規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)圖集等的基礎(chǔ)庫，包括方案、圖紙、設(shè)計(jì)資料、圖片視頻等的工程庫，包括標(biāo)準(zhǔn)流程庫、標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品庫、論文庫、科研成果庫、專利庫等的成果庫，等等。

（三）優(yōu)化內(nèi)部管理，完善管理機(jī)制。無論是檔案信息化建設(shè)還是實(shí)施知識(shí)管理，都不僅僅是建立系統(tǒng)、集中數(shù)據(jù)，更重要的是要為有效的資源獲取、分享和利用創(chuàng)造條件，需要技術(shù)、管理和文化三重體系的支持。因此，為確保知識(shí)管理平臺(tái)的及時(shí)更新、長效運(yùn)行，需要優(yōu)化內(nèi)部管理，完善知識(shí)管理機(jī)制，包括知識(shí)管理崗位制度、知識(shí)發(fā)布和更新制度、知識(shí)使用規(guī)范、知識(shí)考評(píng)制度等，充分調(diào)動(dòng)設(shè)計(jì)人員的積極性和主動(dòng)性，引導(dǎo)他們改變觀念，把知識(shí)管理工作納入崗位職責(zé)，同時(shí)盡量不增加他們的工作負(fù)擔(dān)。

雖然知識(shí)管理在勘察設(shè)計(jì)行業(yè)的應(yīng)用還處于探索階段，但其重要性和緊迫性已逐漸成為行業(yè)共識(shí)，若能長遠(yuǎn)規(guī)劃，確立知識(shí)管理發(fā)展戰(zhàn)略，推動(dòng)信息化建設(shè)，必將推動(dòng)企業(yè)在科技創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展的道路上更快地前進(jìn)。無論是信息化建設(shè)還是知識(shí)管理，都不是個(gè)別部門的事情，需要多個(gè)部門合作、全員參與，檔案部門應(yīng)抓住機(jī)遇，在做好檔案實(shí)體、信息利用服務(wù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步創(chuàng)新管理方式和服務(wù)方式，促進(jìn)檔案信息資源更好地發(fā)揮其憑證價(jià)值和參考價(jià)值。

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