淺談綜合辦公室如何發(fā)揮好參謀助手職能

黃喜明 馮婷婷

【摘要】本文從健全管理制度體系、圍繞油田中心任務(wù)、運(yùn)用有效工作方式以及改變工作作風(fēng)四個(gè)方面入手，對(duì)新時(shí)期企業(yè)辦公室發(fā)揮好參謀助手作用的途徑進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】綜合辦公室；參謀助手；管理制度；工作作風(fēng)

一、健全管理制度體系，促使辦公室履行參謀助手的職能

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的確定，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理是企業(yè)深化改革的著力點(diǎn)，同時(shí)也是企業(yè)管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。為此，綜合辦公室管理要結(jié)合企業(yè)管理的實(shí)際情況，建立一套符合自身特點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化制度體系，使辦公室工作步入高效化、規(guī)范化的運(yùn)行軌道，為辦公室充分發(fā)揮參謀助手的作用提供制度保障。

一是梳理制度。對(duì)辦公室現(xiàn)有規(guī)章制度進(jìn)行全面梳理，通過(guò)總結(jié)、研討、歸納，重新修訂、完善現(xiàn)有規(guī)章制度。在修訂完善制度的過(guò)程中，要以工作日志、月度分析報(bào)告、季度總結(jié)為依據(jù)，增強(qiáng)規(guī)章制度的可行性和針對(duì)性，確保辦公室各項(xiàng)工作有章可循、有規(guī)可依。二是落實(shí)責(zé)任。健全以崗位責(zé)任制為核心的基礎(chǔ)管理體系，強(qiáng)化辦公室人員的制度意識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，使其自覺(jué)遵循各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作程序。同時(shí)，對(duì)規(guī)章制度的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)糾正工作不到位的現(xiàn)象，避免規(guī)章制度束之高閣。三是嚴(yán)格問(wèn)責(zé)。實(shí)行辦公室首問(wèn)負(fù)責(zé)制，落實(shí)公文辦理時(shí)限制，優(yōu)化整合業(yè)務(wù)流程，運(yùn)用高效、先進(jìn)的辦公手段提高辦公效率，在最短的時(shí)間內(nèi)完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)。辦公室內(nèi)部人員要發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化各崗位之間的溝通和聯(lián)系，力求實(shí)現(xiàn)無(wú)間合作，提升辦公室工作的整體效能。

二、圍繞企業(yè)中心任務(wù)，充分發(fā)揮辦公室參謀助手的作用

新時(shí)期下，改革改制、資源整合、機(jī)制創(chuàng)新、穩(wěn)定發(fā)展是企業(yè)的中心任務(wù)。綜合辦公室必須緊緊圍繞企業(yè)中心任務(wù)，一切從企業(yè)工作大局出發(fā)，充分發(fā)揮辦公室參謀助手職能，組織安排好各項(xiàng)工作，有效保障和促進(jìn)企業(yè)中心任務(wù)的穩(wěn)定開(kāi)展。

（一）全面開(kāi)展信息調(diào)研工作。在信息時(shí)代到來(lái)的今天，信息的重要性日益凸顯，想進(jìn)一步提高信息的質(zhì)量，就必須做好信息調(diào)研工作。事實(shí)證明，調(diào)研成果的優(yōu)劣，會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策水平造成一定影響。鑒于此，綜合辦公室人員應(yīng)當(dāng)重視信息調(diào)研工作，并圍繞領(lǐng)導(dǎo)和員工群眾關(guān)注的熱點(diǎn)及難點(diǎn)問(wèn)題開(kāi)展調(diào)研工作。一方面辦公室人員應(yīng)當(dāng)深入基層，了解并掌握基層的困難，并對(duì)民生和民意加以關(guān)注，用心傾聽(tīng)員工的訴求，將基層中的所見(jiàn)所聞及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)能夠掌握真實(shí)情況，據(jù)此制定合理的決策。另一方面要通過(guò)全面深入地進(jìn)行調(diào)研，并把領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求準(zhǔn)確傳達(dá)給基層，讓基層能夠明晰領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，進(jìn)一步發(fā)揮出自身參謀助手的作用。

（二）做好參謀決策工作。在新時(shí)期下，辦公室的職責(zé)發(fā)生了轉(zhuǎn)變。為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策成為其首要職責(zé)之一。這就要求辦公室人員在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)立足于全局，并站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去思考問(wèn)題，盡可能地去領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖。要能夠提出一些有分析和有價(jià)值的建議，善于超前思考、超前研究、超前謀劃，認(rèn)清企業(yè)內(nèi)外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境，針對(duì)企業(yè)改革與發(fā)展面臨的新問(wèn)題、情況給出合理化的解決建議，發(fā)揮自身參謀助手的作用，幫助領(lǐng)導(dǎo)分憂。同時(shí)必須注重對(duì)工作的指導(dǎo)性，在工作落實(shí)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)最需要的是成功的實(shí)踐，是具有推廣意義的“亮點(diǎn)”，應(yīng)充分掌握典型性調(diào)研方法，做到善于發(fā)現(xiàn)典型、培養(yǎng)典型、宣傳典型和總結(jié)推廣典型。新時(shí)期新常態(tài)下，辦公室應(yīng)把開(kāi)展工作調(diào)研作為發(fā)揮參謀職能、創(chuàng)新工作的一大舉措，圍繞企業(yè)重點(diǎn)工作，抓住發(fā)展中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，撲下身子、沉下心去搞調(diào)研，把情況摸透，把問(wèn)題搞準(zhǔn)，把思想理清，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的第一手材料和有價(jià)值的意見(jiàn)建議，努力取得更多高質(zhì)量的調(diào)研成果，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。

（三）發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)作用。辦公室處在溝通上下、聯(lián)系各方的樞紐位置，肩負(fù)著保證機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、保持上下左右聯(lián)系暢通的重任。要強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)工作，全面推進(jìn)各項(xiàng)工作，確保政令統(tǒng)一，形成工作合力。在具體協(xié)調(diào)中，要正確運(yùn)用五種方法：

一是運(yùn)用相關(guān)因素分析處理法。完成一項(xiàng)工作任務(wù)，制定一項(xiàng)政策，都涉及很多因素，這些因素既相互聯(lián)系，又相互制約，協(xié)調(diào)時(shí)，必須考慮到各個(gè)相關(guān)方面，進(jìn)行分析處理。二是運(yùn)用工作規(guī)范化法。加強(qiáng)制度建設(shè)，明確職責(zé)范圍和工作標(biāo)準(zhǔn)，使責(zé)任分明、工作有序，減少部門(mén)之間的矛盾，減少推諉扯皮現(xiàn)象，提高工作效率。三是運(yùn)用計(jì)劃安排法。一個(gè)單位在同一時(shí)期，有很多工作要做，如果不分輕重緩急，一哄而起，勢(shì)必造成打亂仗、矛盾重重的被動(dòng)局面。辦公室可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌安排，做出一個(gè)時(shí)期的工作安排計(jì)劃，必要時(shí)可以以文件形式下發(fā)。四是運(yùn)用現(xiàn)場(chǎng)辦公法?，F(xiàn)場(chǎng)辦公法是把有關(guān)方面負(fù)責(zé)人請(qǐng)到現(xiàn)場(chǎng)，面對(duì)現(xiàn)實(shí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一部署，及時(shí)解決問(wèn)題的辦法。辦公室要事先做好充分準(zhǔn)備，要提前把有關(guān)問(wèn)題了解清楚，形成處理方案供領(lǐng)導(dǎo)參考，以利于各方面負(fù)責(zé)人當(dāng)場(chǎng)形成一致意見(jiàn)，推動(dòng)落實(shí)。五是運(yùn)用個(gè)別談心法。個(gè)別談心法是辦公室協(xié)調(diào)工作人員，運(yùn)用宣傳、說(shuō)服、激勵(lì)等方式，做解決問(wèn)題的關(guān)鍵人物的思想工作，進(jìn)而促進(jìn)問(wèn)題的有效解決。

（四）進(jìn)一步提高服務(wù)水平。從單位的角度上講，辦公室屬于綜合性較強(qiáng)的辦事機(jī)構(gòu)，因而協(xié)調(diào)服務(wù)對(duì)于辦公室人員尤為重要，為領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)、基層提供高質(zhì)量的服務(wù)是辦公室開(kāi)展工作的重點(diǎn)。這就要求辦公室人員應(yīng)當(dāng)不斷提高自身的服務(wù)水平，積極轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，變被動(dòng)為主動(dòng)，要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，更要想領(lǐng)導(dǎo)之未想，給領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。同時(shí)，可充分利用辦公室窗口和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，為基層提供政策信息，并經(jīng)常性地與基層干部員工進(jìn)行溝通，多角度、全方位地收集意見(jiàn)，這有助于推動(dòng)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

三、運(yùn)用有效工作方式，提高辦公室參謀助手的實(shí)效

在油田快速發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，辦公室要充分發(fā)揮綜合管理部門(mén)的優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用有效的工作方式，真正做到為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為企業(yè)服務(wù)，為員工服務(wù)，提高參謀助手的工作實(shí)效。

（一）確定合理的參謀議事方式。辦公室參謀的方式多種多樣，既可以直接向領(lǐng)導(dǎo)交談自己的看法、意見(jiàn)，也可能通過(guò)起草講話、調(diào)研報(bào)告、報(bào)送信息等形式提出建議。在實(shí)際工作中，辦公室要根據(jù)具體情況選用合適的方式參與議政，重點(diǎn)考慮領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人特點(diǎn)和涉議的具體事件性質(zhì)，確保自己的觀點(diǎn)、思想緊密貼合工作大局，與領(lǐng)導(dǎo)意志融為一體，以達(dá)到參謀議事的效果。

（二）掌握工作尺度。辦公室在領(lǐng)導(dǎo)決策中始終處于輔助地位，只能幫助領(lǐng)導(dǎo)決策，決不能越位代替領(lǐng)導(dǎo)決策。辦公室人員要站在領(lǐng)導(dǎo)工作角度去認(rèn)識(shí)問(wèn)題，嚴(yán)守各項(xiàng)紀(jì)律，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策。

（三）堅(jiān)持原則辦事。辦公室是企業(yè)行政、黨群和綜合管理的重要部門(mén)，應(yīng)當(dāng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好制度建設(shè)，實(shí)施規(guī)范化管理，監(jiān)督落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度。辦公室自身要自覺(jué)遵守紀(jì)律，按照廠區(qū)規(guī)章制度辦事，不能存在弄虛作假、阿諛?lè)畛小E用職權(quán)的行為，充分發(fā)揮表率作用。

（四）改進(jìn)工作方法。辦公室工作要突出工作重點(diǎn)，講究工作策略，增強(qiáng)工作的時(shí)效性、針對(duì)性、主動(dòng)性，從事物的發(fā)展規(guī)律出發(fā)，找出工作切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，在解決主要矛盾的同時(shí)也要解決次要矛盾，從而提高工作效率。

四、改變工作作風(fēng)，提高辦公室團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力

辦公室的思想和行動(dòng)要緊跟油田改革與發(fā)展的形勢(shì)，改變以往的工作作風(fēng)，力求打造團(tuán)結(jié)、務(wù)實(shí)、廉潔、進(jìn)取的工作團(tuán)隊(duì)，提升辦公室整體戰(zhàn)斗力。

一是樹(shù)立大局意識(shí)，堅(jiān)定政治立場(chǎng)，主動(dòng)了解企業(yè)總體工作部署、階段性工作重點(diǎn)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)安排，使辦公室人員的思想觀念、行為準(zhǔn)則、思維方式均與企業(yè)改革大局相同步。辦公室要強(qiáng)化自身建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握文字處理、綜合分析、辦公自動(dòng)化等相關(guān)技能，提高分析、解決問(wèn)題的能力。二是辦公室人員要樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀和世界觀，嚴(yán)守廉潔自律規(guī)定，始終堅(jiān)持按原則辦事、秉公辦事，做到謀事不牟利，杜絕存在貪污腐敗、以權(quán)謀私的行為。三是強(qiáng)化辦公室文化建設(shè)，強(qiáng)調(diào)敬業(yè)、勤勉、務(wù)實(shí)、高效的工作態(tài)度，以參政不越權(quán)、工作不圖利為前提，努力營(yíng)造健康向上的文化氛圍。四是強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，形成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的工作作風(fēng)，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)工作，決不能因?yàn)楣ぷ鳜嵥槎兴÷绕湟龊貌輸M公文、下發(fā)通知、后勤服務(wù)、會(huì)務(wù)安排、傳閱文件、外部協(xié)調(diào)等基礎(chǔ)工作，為企業(yè)全局工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。

五、結(jié)論

新時(shí)期下，油田的快速發(fā)展對(duì)辦公室提出了更高的要求。辦公室人員必須緊跟企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，勇于創(chuàng)新、銳意進(jìn)取、求真務(wù)實(shí)地做好本職工作，通過(guò)強(qiáng)化工作作風(fēng)建設(shè)、政治思想建設(shè)、業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)、職業(yè)道德建設(shè)，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，充分發(fā)揮參謀助手的作用，為油田改革機(jī)制、穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。