淺談會(huì)計(jì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

謝智莉

[摘 要] 隨著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，如何做好會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，以使其發(fā)揮更大、更好的作用。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案的信息化管理已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。合理開發(fā)和科學(xué)利用會(huì)計(jì)電算化檔案，能為社會(huì)的發(fā)展創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化檔案在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)時(shí)代的真正作用。

[關(guān)鍵詞] 電算化；財(cái)務(wù)檔案管理；信息化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 029

[中圖分類號(hào)] F232；G271.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）07- 0062- 01

1 會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本人根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下一些特點(diǎn)：

（1）會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。

（2）傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

（3）會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

（4）會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

2 如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作

會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。

會(huì)計(jì)檔案的收集范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會(huì)計(jì)檔案的收集范圍。

（1）會(huì)計(jì)憑證。它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

（2）會(huì)計(jì)賬簿。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。

（3）會(huì)計(jì)報(bào)表。分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表、收入支出表、支出明細(xì)表及各種附表、報(bào)表附注和決算說(shuō)明等。

（4）其他會(huì)計(jì)核算資料。屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。

3 財(cái)務(wù)管理信息化的必要性

（1）財(cái)務(wù)管理的難度增加。財(cái)務(wù)管理能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)組織參與到全方位的管理之中，并達(dá)到節(jié)約成本的目的。財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而，在當(dāng)前整體財(cái)政體制改革逐步深入的宏觀背景下，財(cái)務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn)，財(cái)務(wù)管理水平不斷提高，財(cái)務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以，隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高，改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問(wèn)題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，也是搞好財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。

（2）信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先，將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ措娮咏橘|(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后，可以存儲(chǔ)于磁盤、光盤及移動(dòng)設(shè)備中，這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，電子財(cái)務(wù)檔案具有無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn)，能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置，便于、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣，既可以存儲(chǔ)于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外，隨著信息科學(xué)的發(fā)展，當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多，以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析，能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且，財(cái)務(wù)檔案信息化后，還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，滿足檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

總之，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急待改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動(dòng)，從基礎(chǔ)工作做起，切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理工作水平，更好地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。