企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制要點(diǎn)分析

張小莉

[摘 要] 結(jié)合企業(yè)的內(nèi)部控制和采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，分析如何規(guī)避、抑制其中可能出現(xiàn)的不利因素，說(shuō)明采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制要點(diǎn)，并對(duì)內(nèi)控環(huán)境提出建議。

[關(guān)鍵詞] 采購(gòu)循環(huán)；內(nèi)部控制；流程

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 015

[中圖分類(lèi)號(hào)] F239.45 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）07- 0034- 02

采購(gòu)業(yè)務(wù)屬于企業(yè)運(yùn)營(yíng)的核心業(yè)務(wù)，與資金存在直接的關(guān)系，如果程序制度不夠清晰規(guī)范，內(nèi)部控制不到位，則極容易出現(xiàn)相關(guān)人員利用管理漏洞，為一己私利舞弊，串通共謀，損害企業(yè)利益的情況。具有極高的風(fēng)險(xiǎn)性。

在內(nèi)部控制中，采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制直接關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)成品的質(zhì)量，以及企業(yè)生產(chǎn)成本。尤其對(duì)于制造企業(yè)而言，原材料成本在產(chǎn)品中占比較重，采購(gòu)資金比之其他類(lèi)型的企業(yè)也更多，存在的風(fēng)險(xiǎn)也就更高。

1 內(nèi)部控制概述

2004年9月，COSO委員會(huì)提出一個(gè)概念全新的COSO報(bào)告《企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理——整合框架》（簡(jiǎn)稱(chēng)ERM框架），標(biāo)志內(nèi)部控制研究發(fā)展到一個(gè)新的階段。ERM架構(gòu)指出“企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理是一個(gè)過(guò)程，它由一個(gè)主體的董事會(huì)﹑管理層和其他人員實(shí)施，應(yīng)用于戰(zhàn)略制定并貫穿于企業(yè)之中，旨在識(shí)別可能影響主體的潛在事項(xiàng)﹑管理風(fēng)險(xiǎn)﹑風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)﹑控制活動(dòng)﹑信息與溝通﹑監(jiān)控?！镀髽I(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理——整合框架》分為內(nèi)部環(huán)境﹑目標(biāo)制定﹑事項(xiàng)識(shí)別﹑風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估﹑風(fēng)險(xiǎn)反應(yīng)﹑控制活動(dòng)﹑信息與溝通﹑監(jiān)督等八個(gè)相互關(guān)聯(lián)的要素，各要素貫穿在企業(yè)的管理過(guò)程中。ERM框架指出，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理只是一個(gè)比內(nèi)部控制更為廣泛的管理概念和工具，不是也不可能取代內(nèi)部控制。在風(fēng)險(xiǎn)管理八個(gè)要素中，有五個(gè)直接來(lái)自?xún)?nèi)部控制，顯然，內(nèi)部控制包含于風(fēng)險(xiǎn)管理之中。

2 企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)及控制關(guān)鍵點(diǎn)

采購(gòu)業(yè)務(wù)作為企業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)容的一個(gè)部分，其風(fēng)險(xiǎn)存在于各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，主要有審核把關(guān)風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)價(jià)格失控風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商選擇不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)、合同訂立不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)、物資驗(yàn)收不規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)、會(huì)計(jì)記錄不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)、貨款支付不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)等。企業(yè)采購(gòu)程序必須清晰，規(guī)范，即使企業(yè)采購(gòu)流程較長(zhǎng)，但人為簡(jiǎn)化，縮短流程將給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來(lái)巨大漏洞，采購(gòu)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法控制，給公司帶來(lái)巨大隱患，造成不堪設(shè)想的后果。為此有必要對(duì)以下環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

2.1 請(qǐng)購(gòu)與審批控制

2.1.1 請(qǐng)購(gòu)

請(qǐng)購(gòu)單的填寫(xiě)應(yīng)該內(nèi)容完整且依據(jù)充分，由有需求的部門(mén)或人員寫(xiě)明采購(gòu)類(lèi)別、數(shù)量、品名、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等級(jí)、需用日期、請(qǐng)購(gòu)部門(mén)等相關(guān)要求，交給部門(mén)主管審核并簽字批準(zhǔn)。

2.1.2 審核批準(zhǔn)

請(qǐng)購(gòu)單在審核批準(zhǔn)時(shí)，主要注意三個(gè)點(diǎn)：訂貨數(shù)量，供應(yīng)商備選，訂貨時(shí)間（再訂貨點(diǎn)）。

2.1.3 不相容職務(wù)相分離

請(qǐng)購(gòu)與審批不應(yīng)該由同一人辦理，以避免盲目采購(gòu)。如果請(qǐng)購(gòu)與審批不能分離，那么上述要求能否遵守完全取決于企業(yè)內(nèi)部控制人員的職業(yè)素質(zhì)，一旦遇上企業(yè)采購(gòu)人員的職業(yè)道德不修，則可能會(huì)出現(xiàn)編制虛假采購(gòu)業(yè)務(wù)以套取公司現(xiàn)金的情況。

2.2 供應(yīng)商管理制度

2.2.1 選擇供應(yīng)商

企業(yè)應(yīng)該建立恰當(dāng)?shù)墓?yīng)商管理體制，企業(yè)采購(gòu)的原材料直接決定了企業(yè)產(chǎn)成品的品質(zhì)，關(guān)乎企業(yè)的品牌形象，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，將對(duì)企業(yè)信譽(yù)造成不可估量的影響。因此企業(yè)應(yīng)該建立嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，為企業(yè)選擇可靠的供應(yīng)商，只向經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)的供應(yīng)商訂貨，保證原材料的品質(zhì)與來(lái)源。

2.2.2 不相容職務(wù)相分離

詢(xún)價(jià)與確定供應(yīng)商不應(yīng)該由同一人負(fù)責(zé)辦理，否則將形成采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制漏洞，容易發(fā)生舞弊，出現(xiàn)相關(guān)人員收受回扣，高價(jià)采購(gòu)等情況。其次，廣泛詢(xún)價(jià)，有利于企業(yè)拿到合理的采購(gòu)價(jià)格，降低生產(chǎn)成本。

2.3 采購(gòu)控制

經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)該由采購(gòu)部門(mén)匯總編號(hào)，生成采購(gòu)訂單，統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。在此步驟中應(yīng)該注意如下幾點(diǎn)：

2.3.1 采購(gòu)行為應(yīng)合法合規(guī)

對(duì)于零星用品的采購(gòu)，可以授權(quán)在獨(dú)立人員抽樣暗訪制度下的直接采購(gòu)，但對(duì)大宗商品的采購(gòu)應(yīng)交由采購(gòu)部門(mén)集中統(tǒng)一招標(biāo)進(jìn)行，原材料的集中采購(gòu)有利于企業(yè)提高采購(gòu)效率，取得大宗訂單折扣，從而降低原材料成本，控制生產(chǎn)成本。

2.3.2 關(guān)注供應(yīng)商的生產(chǎn)情況與供貨情況

供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度緩慢甚至停滯將造成原材料供應(yīng)延遲，導(dǎo)致企業(yè)設(shè)備人員的閑置，增加企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率，尤其在原材料本就稀缺的行業(yè)，短時(shí)間內(nèi)難以找到價(jià)格合適的替代供應(yīng)商，密切關(guān)注供應(yīng)商生產(chǎn)情況，能及早發(fā)現(xiàn)異常，為企業(yè)贏得反映時(shí)間，提早做準(zhǔn)備。在原材料短缺嚴(yán)重時(shí)，企業(yè)將無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，既買(mǎi)不到原材料進(jìn)行生產(chǎn)，又因?yàn)樯a(chǎn)停滯而產(chǎn)品短缺，無(wú)法進(jìn)行銷(xiāo)售以獲得資金投入生產(chǎn)，將使企業(yè)經(jīng)營(yíng)周轉(zhuǎn)不良。為保證供應(yīng)商持續(xù)，無(wú)差錯(cuò)供給企業(yè)原材料，以支持企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作。企業(yè)應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度與生產(chǎn)環(huán)境。當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)異常情況時(shí)，企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并作出反應(yīng)，制定對(duì)策，確保企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)，最大限度降低供應(yīng)商出現(xiàn)原材料供應(yīng)問(wèn)題而給企業(yè)帶來(lái)的損失。

2.3.3 采購(gòu)人員定期輪換

企業(yè)采購(gòu)人員應(yīng)定期輪換崗位，并對(duì)離任采購(gòu)人員進(jìn)行審計(jì)，避免采購(gòu)人員與供應(yīng)商串通共謀。采購(gòu)環(huán)節(jié)最常見(jiàn)的問(wèn)題在于：供應(yīng)商為長(zhǎng)期獲得公司的大量訂單而賄賂采購(gòu)人員，或者采購(gòu)人員與供應(yīng)商長(zhǎng)期接觸與合作后，建立過(guò)于密切的關(guān)系，出現(xiàn)串通舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)采購(gòu)人員實(shí)施輪崗制，其一，可以避免采購(gòu)人員與供應(yīng)商建立過(guò)于密切的關(guān)系。其二，如果無(wú)法與采購(gòu)人員建立長(zhǎng)期的關(guān)系，供應(yīng)商將降低付出回扣的積極性。其三，對(duì)采購(gòu)員定期輪換時(shí)進(jìn)行的工作考評(píng)與交接使舞弊更容易被發(fā)現(xiàn)，采購(gòu)員拿回扣被發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)更大，促使采購(gòu)員遵守公司規(guī)定，提升職業(yè)道德操守以及自律性，有利于企業(yè)內(nèi)部形成良好的控制氛圍，從而維護(hù)公司利益。

2.3.4 明確采購(gòu)人員職責(zé)

明確劃分采購(gòu)人員的職責(zé)范圍，有利于采購(gòu)部門(mén)工作的有序進(jìn)行，提高工作效率，避免互相推諉責(zé)任。及時(shí)調(diào)換職業(yè)勝任能力不足或是職業(yè)道德較低的職員，如果崗位職責(zé)安排混亂，企業(yè)的內(nèi)部控制將無(wú)法實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的效果。

2.3.5 明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

為保證原材料質(zhì)量，公司可以在采購(gòu)單后附上有關(guān)質(zhì)量要求的文檔。例如在采購(gòu)零部件時(shí)，可由工程師在文檔中寫(xiě)明各個(gè)部件需要達(dá)到怎樣的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，誤差范圍以及技術(shù)要求。由采購(gòu)人員同時(shí)發(fā)給供應(yīng)商，確保供應(yīng)商在生產(chǎn)前了解圖紙的質(zhì)量要求。供應(yīng)商生產(chǎn)過(guò)程中，采購(gòu)部應(yīng)該要求供應(yīng)部定期出具質(zhì)量報(bào)告，并定期查訪供應(yīng)商。

2.3.6 不相容職務(wù)相分離

確定供應(yīng)商與簽訂采購(gòu)合同應(yīng)該分離控制，不應(yīng)由同一人辦理。由專(zhuān)業(yè)專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)簽訂采購(gòu)合同，有利于回避風(fēng)險(xiǎn)，減少損失的產(chǎn)生。

2.4 驗(yàn)收入庫(kù)控制

驗(yàn)收入庫(kù)是企業(yè)防止質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的原材料進(jìn)入企業(yè)的最后一道防線，一旦不合格的原材料流入企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，將對(duì)企業(yè)的產(chǎn)成品質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。如果三鹿企業(yè)能夠重視食品安全，尊重消費(fèi)者權(quán)益，收購(gòu)鮮奶時(shí)能在驗(yàn)收環(huán)節(jié)嚴(yán)格管理，驗(yàn)收人員重視自身責(zé)任，仔細(xì)抽檢，將沒(méi)有達(dá)到抽檢質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的鮮牛奶拒之企業(yè)門(mén)外，進(jìn)行退貨處理，也不會(huì)造成這樣嚴(yán)重的后果。三鹿以其真實(shí)慘痛經(jīng)歷說(shuō)明企業(yè)應(yīng)當(dāng)尤其重視對(duì)原材料入庫(kù)的控制。

2.5 付款管理控制

財(cái)務(wù)部門(mén)收到采購(gòu)部門(mén)轉(zhuǎn)來(lái)的相關(guān)憑證，例如采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、入庫(kù)單、發(fā)票抵扣聯(lián)、運(yùn)輸費(fèi)用發(fā)票、經(jīng)過(guò)簽字的申請(qǐng)單，經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤后，作為入賬的原始憑證，按照企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的合同付款，并及時(shí)登記應(yīng)付賬款總分類(lèi)賬以及明細(xì)賬。付款雖然是企業(yè)采購(gòu)流程的最后一個(gè)步驟，但其涉及資金的轉(zhuǎn)移，風(fēng)險(xiǎn)較高，某些供應(yīng)商為盡早收回貨款買(mǎi)通財(cái)務(wù)人員，企業(yè)應(yīng)該引起足夠重視。

2.6 供應(yīng)商考核

企業(yè)應(yīng)該建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度，對(duì)供應(yīng)商提供的原材料質(zhì)量，送貨及時(shí)性以及原材料價(jià)格進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，并對(duì)各供應(yīng)商進(jìn)行排序，于企業(yè)將來(lái)采購(gòu)相同規(guī)格貨物時(shí)優(yōu)先選擇。排序結(jié)果確保每年更新一次，對(duì)考評(píng)不合格者應(yīng)取消其供應(yīng)商認(rèn)證資格。不斷調(diào)整優(yōu)化企業(yè)供應(yīng)商隊(duì)伍。

綜上所述，請(qǐng)購(gòu)與審批控制，供應(yīng)商選擇控制，采購(gòu)控制，驗(yàn)收入庫(kù)控制，付款管理控制，供應(yīng)商評(píng)價(jià)反饋控制均是企業(yè)采購(gòu)循環(huán)流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)。

3 完善采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制實(shí)施效果相關(guān)配套措施

為使企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制能夠落實(shí)到實(shí)處，企業(yè)一方面應(yīng)該縱向完善采購(gòu)流程與采購(gòu)控制，橫向健全采購(gòu)控制制度，形成由線到面的控制局面，進(jìn)行全面控制；另一方面，抓住流程中關(guān)鍵控制點(diǎn)作為重點(diǎn)控制。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)還應(yīng)該完善公司治理結(jié)構(gòu)，將績(jī)效考核與激勵(lì)機(jī)制結(jié)合起來(lái)。

3.1 完善公司治理結(jié)構(gòu)

公司治理是企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)、運(yùn)行的制度環(huán)境。而內(nèi)部控制又是公司治理的延伸。完善企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，發(fā)揮企業(yè)董事會(huì)及監(jiān)事會(huì)的作用。第一要強(qiáng)調(diào)董事會(huì)獨(dú)立于企業(yè)的管理層，限制董事會(huì)成員與高級(jí)經(jīng)理層交叉任職的現(xiàn)象，以避免出現(xiàn)高級(jí)管理層控制董事會(huì)的局面。第二，要完善獨(dú)立董事制度，保持較高比例的，具有較高學(xué)歷且管理經(jīng)驗(yàn)豐富的獨(dú)立董事的比例，利于對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理人員及企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為進(jìn)行有效監(jiān)控。第三，建立專(zhuān)門(mén)的各類(lèi)審計(jì)委員會(huì)，例如審計(jì)委員會(huì)，以加強(qiáng)內(nèi)部控制。明確監(jiān)事會(huì)職責(zé)，監(jiān)事的監(jiān)督工作要經(jīng)?；?，專(zhuān)業(yè)化，要努力提高監(jiān)事會(huì)的監(jiān)控能力和監(jiān)控效果，董事會(huì)﹑監(jiān)事會(huì)及其下屬委員會(huì)應(yīng)對(duì)公司管理實(shí)行有效監(jiān)督，從而提高公司內(nèi)部控制質(zhì)量。如果治理層疏于監(jiān)督，對(duì)控制不夠重視，或者過(guò)分信賴(lài)管理層，就會(huì)給管理層提供舞弊的機(jī)會(huì)。

3.2 將績(jī)效考核與激勵(lì)機(jī)制結(jié)合使用

企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施必須有一個(gè)完整的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程就是制定標(biāo)準(zhǔn)、采取行動(dòng)、衡量業(yè)績(jī)，通過(guò)業(yè)績(jī)的衡量來(lái)考核行為是否符合標(biāo)準(zhǔn)，從而使行為符合內(nèi)部控制控制標(biāo)準(zhǔn)。在整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理體系中，內(nèi)部控制通過(guò)致力于抑制不利因素來(lái)達(dá)到內(nèi)控目標(biāo)，而激勵(lì)機(jī)制則竭盡全力促使有利因素發(fā)揮更大作用，因此，如能將績(jī)效考核與激勵(lì)機(jī)制結(jié)合起來(lái)使用，將會(huì)使企業(yè)內(nèi)控發(fā)揮更大效果。

主要參考文獻(xiàn)

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