工作流技術(shù)在電子文件管理系統(tǒng)中的應(yīng)用研究

李娟 夏敏捷

摘要：工作流技術(shù)如今已快速滲入到各個行業(yè)的管理系統(tǒng)中，論文將工作流技術(shù)引入至檔案行業(yè)的電子文件管理系統(tǒng)（ERMS），分析了電子文件的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程，采用JBPM6作為工作流開發(fā)工具，以處置業(yè)務(wù)為例進行了流程分析和定義，并初步研究與分析了系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，從而為實現(xiàn)不同參與者業(yè)務(wù)流程的自動流轉(zhuǎn)，和高效控制與管理業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程提供基礎(chǔ)研究。

關(guān)鍵詞：工作流技術(shù) ERMS 電子文件 工作流引擎 JBPM

中圖分類號：TP393.09 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）08-0092-02

Abstract：Today workflow has been seeped into the management system of all trades.With the introduction of workflow in the archives work， this paper analyses the transfer process of electronic records in ERMS， defines the process of disposal business based on JBPM5， and studies the system architecture of ERMS. This research provides the experimental foundation for realizing the automatic flow of different participants and controlling the implementation process.

Key Words：Workflow； ERMS； Electronic records； Workflow Engine； JBPM

1 引言

工作流與電子文件從產(chǎn)生之初就存在著必然的聯(lián)系。對工作流的研究起源于辦公自動化領(lǐng)域，它是針對日常工作中具有固定程序的活動而提出的一個比較抽象的概念。目的是通過將一個具體的工作分解成多個任務(wù)、角色，通過一定的規(guī)則和過程，約束這些任務(wù)的執(zhí)行和監(jiān)控，以達到提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理水平[1]。而電子文件也形成于辦公自動化領(lǐng)域和信息化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中。電子文件管理系統(tǒng)（以下簡稱ERMS）的關(guān)鍵管理過程中如：捕獲、登記、歸檔、處置等，也需要進行嚴格的流程控制和管理，因此是一個典型的流程化的處理過程。將工作流技術(shù)應(yīng)用于ERMMS系統(tǒng)中，可以使系統(tǒng)中相互獨立且具有一定執(zhí)行順序的任務(wù)和活動能夠協(xié)調(diào)、高效并在正確的時刻由正確的資源執(zhí)行，以達到任務(wù)的目標。從而實現(xiàn)ERMS對業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程的高效控制與管理。

本文在分析電子文件管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，引入工作流的相關(guān)概念，以ERMS中處置流程為例，進行了基于工作流的過程定義，并初步分析與設(shè)計系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，為最終實現(xiàn)通用、可信的ERMS提供基礎(chǔ)。

2 ERMS整體業(yè)務(wù)流程分析

電子文件在ERMS中的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程可用如圖1所示的流程表示。

（1）文件的生成業(yè)務(wù)：電子文件的產(chǎn)生是從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)納入ERMS加以管理的過程，主要包括了捕獲和登記兩個過程要素。捕獲是按照國家相關(guān)標準，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)一同納入到ERMS中的過程，該過程可由授權(quán)用戶進行，并可指定被捕獲的文件范圍與捕獲方式。登記是為證明文件在ERMS系統(tǒng)中存在而進行簡要著錄，并分配給文件唯一標識符的過程，它標志著捕獲到的文件正式進入管理系統(tǒng)。

（2）文件的分類組織業(yè)務(wù)：分類是電子文件對ERMS管理范圍內(nèi)的對象，包括類目、案卷、文件等按分類方案在層級上進行整理的過程。分類可以確定電子文件所屬的類別，并能與其元數(shù)據(jù)和關(guān)聯(lián)文件建立聯(lián)系，也可通過預(yù)定義的保管期限為不同層級分配保管期限。

（3）文件的保管業(yè)務(wù)：目的是確保電子文件在保存期限內(nèi)，在保障“四性”的基礎(chǔ)上得到有效地利用。包括文件的存儲介質(zhì)、存儲設(shè)備、存儲格式等，應(yīng)選擇可靠的載體和文件格式。

（4）文件的鑒定處置業(yè)務(wù)：ERMS隨時依據(jù)保管期限與處置表，自動或手動調(diào)整電子文件的保管狀態(tài)，對文件實施相應(yīng)處置的過程。該過程需要嚴格進行審批及審計跟蹤來記錄文件的處置活動。文件處置通常包括移交、銷毀和續(xù)存等類型。移交是指將電子文件移交到檔案館、第三方機構(gòu)或者本機構(gòu)中的其他系統(tǒng)。移交過程包含了文件格式的轉(zhuǎn)換、“四性”檢測、文件的封包等。銷毀是指ERMS不但刪除文件的存放位置指針，而且從存儲系統(tǒng)中將文件的實體刪除。銷毀過程必須經(jīng)過審批方可執(zhí)行，并且不能銷毀被銷毀文件的元數(shù)據(jù)以及相關(guān)操作日志。若文件移交之后還需在ERMS中續(xù)存一段時間，系統(tǒng)可將該文件進行續(xù)存操作。

3 基于工作流的ERMS開發(fā)研究

通過對ERMS的一般業(yè)務(wù)流程分析，雖然各個業(yè)務(wù)模塊從功能上講是相互獨立的，但不能滿足信息共享的“信息孤島”問題，因此，對于整個體系來講這些“信息島”卻是不可分割的。在ERMS中引入工作流技術(shù)，使管理過程實現(xiàn)全程的、可預(yù)知的控制顯得十分必要。

3.1 工作流概述

工作流管理聯(lián)盟（WFMC）將工作流定義為：業(yè)務(wù)流程的全部或部分自動化，在此過程中，文檔、信息或者任務(wù)按照一定的過程規(guī)則流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)組織成員間的協(xié)調(diào)工作，以期達到業(yè)務(wù)的整體目標[2]。WFMC發(fā)布的工作流參考模型如圖2所示。

它詳細描述了工作流管理系統(tǒng)的有關(guān)概念，并在此基礎(chǔ)上給出了WFMC的各主要組成部分、各部分的功能及相互之間的接口[3]。包括工作流執(zhí)行服務(wù)、過程定義工具、工作流客戶端應(yīng)用、直接調(diào)用的應(yīng)用、工作流管理工具等幾部分。其中，工作流執(zhí)行服務(wù)是核心組成部分，負責工作流的管理機制。它由一個或多個工作流引擎組成，用于創(chuàng)建、管理和執(zhí)行工作流實例，為過程和任務(wù)實例提供運行環(huán)境，負責解釋、激活全部或部分過程定義。工作流引擎是工作流管理系統(tǒng)的核心軟件[4]。

3.2 基于工作流的ERMS系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

基于工作流的ERMS將工作流定義為一個獨立的模塊，完成業(yè)務(wù)流程的定義、調(diào)用和處理等工作?；诠ぷ髁鞯腅RMS系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖如圖3所示，其中文件的生成模塊是輸入模塊，流程模塊為輸入輸出模塊，統(tǒng)計信息為輸出模塊，安全控制模塊負責電子文件的完整性、真實性等，并提供系統(tǒng)的備份及審計跟蹤工作。通過流程模塊與各模塊的信息交互，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的聯(lián)系與共享。

3.3 數(shù)據(jù)庫的選定

由于ERMS所捕獲的電子文件來源于系統(tǒng)之外的各企事業(yè)單位的辦公自動化環(huán)境，因此常常含有大量的結(jié)構(gòu)不確定的、類型各異的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件，如文件、報表、影像等。本系統(tǒng)采用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)存儲，不但可以使用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)本身的功能進行統(tǒng)一管理，也可利用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫進行跨平臺及全文檢索，提高了系統(tǒng)的利用效率。

由于非關(guān)系數(shù)據(jù)庫完全沒有表的概念，因此設(shè)計原則是庫與庫之間的關(guān)聯(lián)越少越好。本系統(tǒng)擬定義7個數(shù)據(jù)庫，主要用于存儲電子文件、元數(shù)據(jù)、分類方案、用戶等相關(guān)信息，其中專門設(shè)計一個工作流數(shù)據(jù)庫，用于存儲系統(tǒng)中工作流引擎、流程定義所需要的流程實例、任務(wù)定義等信息。

3.4 基于JBPM的文件處置流程定義

流程定義是對業(yè)務(wù)過程進行計算機所能識別的形式化描述，從而得到計算機化的形式表示，用以支持運行過程的自動化[5]。本文采用的JBPM6 （Java Business Process Management）是基于J2EE的、開源的、易擴展的、輕量級的工作流管理系統(tǒng)，包含了工作流、業(yè)務(wù)流程管理、服務(wù)協(xié)作等功能。它采用輕量級XML結(jié)構(gòu)的流程描述語言JPDL，擴充了建模能力，顯得更加簡單易懂。

下面僅以文件處置流程為例，使用JBPM6作為工作流開發(fā)工具，定義ERMS的業(yè)務(wù)流程，如圖4所示。

按照工作流的過程定義，將處置業(yè)務(wù)流程描述為一個抽象的“過程定義”。處置業(yè)務(wù)流程有四個步驟，分別為：文件管理人員設(shè)置處置行為、審查單位審核、電子文件處置、及處置后的再審查，分別抽象為四個“活動”，均需要人工直接或間接參與完成。在這四個活動之間由若干流程線連接，用來表示活動的流轉(zhuǎn)，我們將這些流程線描述為“變遷”。當“文件管理設(shè)置行為”活動出發(fā)，一條變遷將流轉(zhuǎn)到后繼活動?！皩彶閱挝粚徍恕被顒右唤?jīng)發(fā)出，按照變遷條件即審核是否通過，發(fā)生兩條變遷。這個變遷條件可以使用變量flag代表 “是否通過”，flag的值不為0表示“通過”，反之，flag為0表示“不通過”?！半娮游募幹谩被顒影l(fā)出的變遷有四條，由系統(tǒng)自動完成，變遷條件來源于設(shè)置的不同處置行為，對于個別重要的處置需要“處置的再審查”活動完成。這四個活動分別對應(yīng)于不同的業(yè)務(wù)邏輯應(yīng)用，對于人工參與的活動，可以使用表單頁面進行數(shù)據(jù)處理。

3.5 ERMS與工作流的整合

采用工作流技術(shù)的好處是，當業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更時，只需要對流程進行改進即可，從而避免了對原有系統(tǒng)的改動[6]。但是，ERMS既龐大又復(fù)雜，且必須保證電子文件的真實可靠性，因此不可能把ERMS系統(tǒng)都建立在工作流引擎之上，所以只有在需要工作流引擎的時候才使用它。這就要求必須解決工作流引擎與整個系統(tǒng)的開發(fā)框架的整合問題。

本系統(tǒng)擬采用JBPM6作為工作流開發(fā)工具，利用Structs2和Spring框架。采用典型的四層B/S架構(gòu)， 分別為客戶層、web層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層。

其中客戶層基于ExtJS RIA庫構(gòu)建。ExtJS是一個與后臺技術(shù)無關(guān)的前端ajax框架。

web層負責web控制，運行在開源的Web容器TomCat上，采用Struts2框架實現(xiàn)。

業(yè)務(wù)邏輯層負責處理業(yè)務(wù)需求。JBPM 用于處理所有與流程相關(guān)的數(shù)據(jù)操作。

數(shù)據(jù)訪問層中DAO用于數(shù)據(jù)庫直接部署操作，采用象關(guān)系映射框架Hibernate實現(xiàn)數(shù)據(jù)持久性。

4 結(jié)語

將工作流技術(shù)應(yīng)用于ERMS系統(tǒng)，可以在最大程度上集成現(xiàn)有的軟硬件資源、人力資源，實現(xiàn)資源的充分利用，提高電子文件管理的規(guī)范化程度，提高電子文件流轉(zhuǎn)的效率，降低管理成本。

本文件通過分析ERMS的業(yè)務(wù)流程，僅以電子文件處置業(yè)務(wù)為例，使用JBPM的進行了流程分析和定義，已經(jīng)為實現(xiàn)ERMS進行了初步規(guī)劃，下一步將結(jié)合工作流技術(shù)進一步研究ERMS中的系統(tǒng)安全及可靠性問題，使ERMS真正符合檔案學(xué)的技術(shù)特征，為保證電子文件的控制力、證據(jù)力和服務(wù)力提供技術(shù)保障。

參考文獻

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