高校學(xué)籍管理之系部二級管理現(xiàn)狀探究

黃瑾　李遠麗　黃卉

摘 要：學(xué)籍管理是高校對學(xué)生管理的重要手段，管理的好壞直接影響高校的教育教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量。高職院校的學(xué)籍管理在具體的實施過程中，系部二級管理是面對學(xué)生收集第一手資料的前沿陣地，因此系部二級學(xué)籍管理的好壞直接關(guān)系到高校學(xué)籍管理的質(zhì)量。該文以廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，對系部二級學(xué)籍管理的現(xiàn)狀進行分析研究，對改進系部二級學(xué)籍管理進行了思考。

關(guān)鍵詞：高校 學(xué)籍管理 系部二級

中圖分類號：G47 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）03（b）-0115-02

高校學(xué)籍管理，是根據(jù)有關(guān)規(guī)定對學(xué)生的入學(xué)資格進行審查和學(xué)籍注冊，并會對學(xué)生的在校學(xué)習(xí)情況、學(xué)籍異動情況及畢業(yè)資格和學(xué)歷信息等進行考核、記載、控制和處理的活動。按照管理的內(nèi)容，高校學(xué)籍管理應(yīng)該大致分為新生入學(xué)學(xué)籍注冊，在校生的學(xué)年注冊、課程考核、成績管理、學(xué)籍異動及畢業(yè)生資格審核和學(xué)歷信息注冊等幾部分。學(xué)籍管理是高校對學(xué)生管理的重要手段，管理的好壞直接影響高校的教育教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量。高職院校的學(xué)籍管理在具體的實施過程中，系部二級管理是面對學(xué)生收集第一手資料的前沿陣地，因此系部二級學(xué)籍管理的好壞直接關(guān)系到高校學(xué)籍管理的質(zhì)量。文章以廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，對系部二級學(xué)籍管理的現(xiàn)狀進行初步地分析，并對其中存在的問題如何加以改進做了思考。

1 目前系部二級學(xué)籍管理中存在的問題

1.1 學(xué)籍信息核對繁雜易出錯

目前筆者校實行了學(xué)籍學(xué)歷電子注冊，是由學(xué)院教務(wù)處學(xué)籍管理員進行具體操作。在電子注冊操作前，必須保證學(xué)生的信息是準(zhǔn)確無誤的，各系部就承擔(dān)了核對本系學(xué)生信息的重任。廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院的做法是由教務(wù)處的學(xué)籍管理員將各班學(xué)生信息打印成紙質(zhì)稿，分發(fā)到各系輔導(dǎo)員手中，由輔導(dǎo)員組織各班學(xué)生對自己本人的信息進行核對，如有錯誤則提供相應(yīng)的佐證材料，無誤則由本人簽字后，再經(jīng)各班班主任、輔導(dǎo)員、系負(fù)責(zé)人逐一核查后簽字確認(rèn)，再交回教務(wù)處。此核查一般會重復(fù)兩到三次，經(jīng)過初核、復(fù)核，直到學(xué)院學(xué)籍管理員確認(rèn)各系上報的信息無誤，報學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批后進行網(wǎng)上操作。這一信息核查過程中學(xué)生信息紙質(zhì)稿需要輾轉(zhuǎn)學(xué)生、老師、系領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，耗時耗力的同時，還非常容易出錯或丟失，大大增加了系部二級學(xué)籍管理核查人員的工作量和工作壓力。

1.2 學(xué)籍異動情況上下溝通不及時

學(xué)生辦理學(xué)籍異動手續(xù)例如休學(xué)、復(fù)學(xué)、保留學(xué)籍等是由學(xué)生本人填寫申請表，自行到各級領(lǐng)導(dǎo)處簽字審批后，再由學(xué)生將通過審批的申請表復(fù)印件交到系部學(xué)生管理干事處進行存檔登記，申請表原件交到教務(wù)處存檔并由教務(wù)處報學(xué)院網(wǎng)絡(luò)中心進行數(shù)據(jù)更新；而有些手續(xù)例如退學(xué)申請則是學(xué)生填寫申請表格到相應(yīng)各級領(lǐng)導(dǎo)處審批后由學(xué)院辦公室發(fā)文到教務(wù)處和學(xué)工處，相關(guān)部門在收到學(xué)院發(fā)文后進行存檔登記。在這個過程中，有可能存在學(xué)生辦理手續(xù)到一半，因找不到某一位領(lǐng)導(dǎo)而放棄手續(xù)辦理直接離校，也有可能學(xué)生辦完手續(xù)后不將原件或復(fù)印件交到相關(guān)部門進行存檔登記，而有關(guān)部門接收不到相應(yīng)的文件就會導(dǎo)致學(xué)籍異動信息登記不及時，于是班級—系部—學(xué)工處—教務(wù)處—學(xué)院網(wǎng)絡(luò)學(xué)生信息管理系統(tǒng)之間就會出現(xiàn)異動更新滯后或錯漏，給系部二級學(xué)籍管理的日常工作帶來麻煩。

1.3 辦理學(xué)籍手續(xù)繁瑣效率低下

學(xué)生的學(xué)籍保留、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍手續(xù)辦理，學(xué)生需先打印相關(guān)表格填寫申請辦理的理由，然后逐級找班主任、輔導(dǎo)員、系領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字，如遇上相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、老師因上課、開會、出差等各種原因不在校，往往學(xué)生跑了很多次仍無法找到相關(guān)的審批人，甚至有些學(xué)生一兩周的時間都無法把手續(xù)辦完。在這個過程中浪費了學(xué)生的時間和精力，學(xué)生會產(chǎn)生厭煩的情緒，部分學(xué)生會中途放棄手續(xù)的辦理直接離?；蛞虼朔艞墢?fù)學(xué)機會，不僅會對學(xué)生今后的就學(xué)就業(yè)造成不良影響，如果學(xué)生在未完成相關(guān)手續(xù)擅自離校后在校外出現(xiàn)安全問題，學(xué)校也要承擔(dān)不必要的風(fēng)險。

1.4 學(xué)生日常動態(tài)管理缺乏

在系部二級學(xué)籍管理中，雖然明確學(xué)工干事兼任系級學(xué)籍管理員，但就目前的實際情況來看，系級學(xué)籍管理員只是將各類學(xué)籍文件進行歸類保存，但每一位在校生的日常表現(xiàn)、獎懲情況、學(xué)習(xí)成績、身體素質(zhì)等都沒有及時收納歸檔，在學(xué)生面臨畢業(yè)鑒定、就業(yè)推薦時就不能準(zhǔn)確地掌握每一位學(xué)生的信息，只能多方打聽口頭推薦，缺乏客觀公正性，在向用人單位推薦人才時也少了一些權(quán)威性。

2 系部二級學(xué)籍管理改進的若干思路

2.1 完善網(wǎng)絡(luò)辦公平臺功能

現(xiàn)在該院教學(xué)辦公區(qū)域基本實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)覆蓋，教師學(xué)生均可憑賬號免費上網(wǎng)，大部分學(xué)生都用上了有上網(wǎng)功能的智能手機，師生使用網(wǎng)絡(luò)辦公平臺非常便利。因此如能在現(xiàn)有的辦公平臺上進行項目完善，增加無紙化學(xué)籍信息核對功能、學(xué)籍異動辦理功能等，在每學(xué)期開學(xué)初進行學(xué)籍信息和學(xué)籍異動核對時，由學(xué)生個人核對本人信息后在網(wǎng)上提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)老師審核，如有錯漏可將信息直接退回學(xué)生本人修改。學(xué)生可將需修改信息的佐證材料拍照上傳，逐級提交至相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)老師審核通過，審核記錄都可在系統(tǒng)查詢，學(xué)生對本人信息的真實性負(fù)直接責(zé)任。

學(xué)生的日常動態(tài)管理也可納入網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，學(xué)生個人可將平時獲獎記錄、證書上傳至個人賬戶內(nèi)，學(xué)生的考勤、違紀(jì)、成績等綜合信息也可由學(xué)籍管理專員導(dǎo)入系統(tǒng)，每個學(xué)生的綜合信息都可由相關(guān)獲取授權(quán)的老師一鍵查詢，在人才評價就業(yè)推薦上才能做到快速、客觀、公正、準(zhǔn)確，這對學(xué)生個人的成長成材也會起到良好的激勵作用。

通過改進辦公平臺系統(tǒng)增加有關(guān)學(xué)籍的辦理功能，可有效避免因書寫問題出現(xiàn)的錯漏，大大減輕系部主要負(fù)責(zé)核查學(xué)籍信息的班主任、輔導(dǎo)員的工作壓力，同時可在網(wǎng)絡(luò)上設(shè)定辦結(jié)時效，領(lǐng)導(dǎo)老師即使出差在外也可遠程辦理審核審批，手續(xù)辦到哪一步學(xué)生也可清楚查詢。所有手續(xù)審批結(jié)束后，相關(guān)的數(shù)據(jù)更新可在系統(tǒng)自動完成更新，免去人工操作的錯漏失誤，手續(xù)辦理便捷快速，學(xué)生的綜合信息也可實現(xiàn)自我管理，可有效提高工作效率。

2.2 加強系部二級學(xué)籍管理隊伍建設(shè)

系部二級學(xué)籍管理工作的好壞，直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，也關(guān)系到學(xué)院教學(xué)工作的運轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的好壞。因此，加強系部學(xué)籍管理人員的隊伍建設(shè)是推進學(xué)籍管理的必要舉措。

首先，要穩(wěn)定系部二級學(xué)籍管理人員隊伍，制定相應(yīng)的激勵制度。畢竟學(xué)籍管理是一個動態(tài)并持續(xù)的過程，只有相對穩(wěn)定的學(xué)籍管理人員隊伍，才能將此項工作穩(wěn)定有序地推進，如果人員更換太過頻繁交接工作沒做到位，也會對學(xué)籍信息的準(zhǔn)確及時上傳下有不良影響。合理的激勵制度可充分調(diào)動學(xué)籍管理人員的工作積極性，有利于穩(wěn)固管理人員隊伍。

其次，要加強系部二級學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公平臺集成系統(tǒng)來進行學(xué)籍管理，學(xué)籍管理人員必須具備相應(yīng)的計算機網(wǎng)絡(luò)操作技能的同時又要熟悉各項涉及到學(xué)籍管理的規(guī)章制度、法律法規(guī)，在學(xué)籍管理工作中遇到問題能夠迅速做出反應(yīng)并采取妥當(dāng)?shù)奶幹么胧?/p>

2.3 完善現(xiàn)有的學(xué)籍管理制度

隨著學(xué)院逐年擴招生源數(shù)量持續(xù)增長，系部二級學(xué)籍管理工作也越來越突顯其重要性。原有的學(xué)籍管理制度在某些方面已不能滿足實際工作的新需要。學(xué)院應(yīng)針對系部二級學(xué)籍管理工作開展調(diào)研，修訂完善系部二級學(xué)籍管理的操作規(guī)程，統(tǒng)一各系學(xué)籍處理尺度，才能在鞏固現(xiàn)有的系部二級學(xué)籍管理成果的基礎(chǔ)上，持續(xù)推進系部二級學(xué)籍管理工作，迎接新挑戰(zhàn)。

參考文獻

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