對會計(jì)電算化內(nèi)部控制的探索

王俊

摘要：會計(jì)電算化工作直接關(guān)乎企業(yè)的健康發(fā)展，因此，企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化的內(nèi)部控制顯得尤為關(guān)鍵。為此，本文深度探究會計(jì)電算化內(nèi)部控制所出現(xiàn)的諸多問題，并提出了有效的解決策略協(xié)助企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)，以期為企業(yè)的高速發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化；內(nèi)部控制；會計(jì)軟件

一、企業(yè)推行會計(jì)電算化內(nèi)部控制方面出現(xiàn)的問題

（一）會計(jì)電算化的職責(zé)劃分不明晰

在企業(yè)推行會計(jì)電算化后，企業(yè)增設(shè)了電算化系統(tǒng)的專業(yè)運(yùn)維人員，但并未同步設(shè)置新崗位制度，基于會計(jì)電算化的職責(zé)分配大都是既有的職責(zé)分配，有時(shí)無法滿足電算化背景下的新模式，易導(dǎo)致職責(zé)劃分不明晰。因借助電子計(jì)算機(jī)操作，大部分設(shè)置了密碼訪問權(quán)限，很多情形下可能由于泄露密碼而產(chǎn)生財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。此外，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，因此在實(shí)際操作中，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，某些職員即可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送，使某些會計(jì)從業(yè)者在崗位上越權(quán)操作，甚至無權(quán)操作，對使用的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行個(gè)性操縱處理結(jié)果，加大出現(xiàn)錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)，這些現(xiàn)象的存在均很難實(shí)現(xiàn)責(zé)任的分配。

（二）維護(hù)和操作中存在風(fēng)險(xiǎn)

由于很多維護(hù)限于計(jì)算機(jī)軟硬件的例行維護(hù)，無法全面保障涉及企業(yè)安全的數(shù)據(jù)和信息的機(jī)密性，尤其是在電算化系統(tǒng)發(fā)生短暫故障后，通常直接由會計(jì)人員告知維修人員開展檢查和維修，未經(jīng)規(guī)范的途徑來申報(bào)，使會計(jì)數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)受到了極大的威脅。也因職責(zé)分配的不明晰，電算化工作中有不少方面缺乏明確的控制方案，監(jiān)管力度不夠造成越權(quán)操作，也導(dǎo)致會計(jì)從業(yè)者消極怠工，但又難以追究人員的具體責(zé)任，一定程度上給企業(yè)帶來了風(fēng)險(xiǎn)損失。

（三）會計(jì)電算化的內(nèi)部審計(jì)缺乏必要的監(jiān)督

會計(jì)電算化的內(nèi)部審計(jì)工作歷來是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵一環(huán)，負(fù)責(zé)內(nèi)部審計(jì)的員工能起到對電算化的監(jiān)督、調(diào)整和審計(jì)作用。內(nèi)部審計(jì)人員必須及時(shí)評估電算化系統(tǒng)的管控體制，并在科學(xué)探析的前提下找到電算化的薄弱環(huán)節(jié)，據(jù)此提出相應(yīng)的改進(jìn)建議，使企業(yè)進(jìn)一步強(qiáng)化對電算化的控制與管理。但現(xiàn)實(shí)中企業(yè)未能將上述工作落實(shí)到位，不僅對電算化的監(jiān)督和審計(jì)不利，內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的缺失還將妨礙電算化中內(nèi)控制度的健全。

二、企業(yè)加強(qiáng)會計(jì)電算化內(nèi)部控制的有效措施

（一）明確崗位職責(zé)

會計(jì)電算化內(nèi)部控制的健全要完全保障電算化軟件的科學(xué)設(shè)計(jì)，形成一套切實(shí)可行的管理體制，方能促使企業(yè)的內(nèi)控制度獲得大規(guī)模開發(fā)的良機(jī)，企業(yè)搞好崗位職責(zé)的明確是重要基礎(chǔ)。所以，企業(yè)在會計(jì)核算軟件正式投入使用后，原有會計(jì)崗位必須相應(yīng)調(diào)整，對各類人員制定崗位責(zé)任制度。通常可分為一般會計(jì)崗位與會計(jì)電算化的會計(jì)崗位，并逐步實(shí)現(xiàn)兩者的明確分工和密切整合。一般會計(jì)崗位包含會計(jì)的核算、出納、主管及會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理等；會計(jì)電算化的崗位則主要包含系統(tǒng)的運(yùn)行、操作、審核和維護(hù)以及電算化的主管等。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。

（二）嚴(yán)控會計(jì)數(shù)據(jù)，加強(qiáng)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全控制

基于電算化背景的會計(jì)數(shù)據(jù)的存儲與處理均通過計(jì)算機(jī)完成，企業(yè)借助電子計(jì)算機(jī)軟件的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入、修改、調(diào)取和輸出等功能，這需要企業(yè)建立一個(gè)功能完備的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對里面的數(shù)據(jù)加以系統(tǒng)控制，在邏輯關(guān)系上提供一套語義對照機(jī)制，用于驗(yàn)證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)，提高各項(xiàng)會計(jì)數(shù)據(jù)的整體性和邏輯性。

網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)的備份及計(jì)算機(jī)的使用規(guī)范，U盤專用及防病毒感染，訪問控制技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的保密性。通過上述技術(shù)可基本確保財(cái)務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。

（三）完善監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

要對經(jīng)常用到的會計(jì)資料加強(qiáng)審計(jì)與審查力度，使之始終合乎法律規(guī)范。要建立和完善監(jiān)督機(jī)制，推動內(nèi)部審計(jì)、政府審計(jì)、財(cái)務(wù)專業(yè)團(tuán)隊(duì)的檢查以及社會中介審計(jì)等多種形式相互影響、相互補(bǔ)充。其中重中之重應(yīng)強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)。加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)能及時(shí)審查出發(fā)生的錯(cuò)誤，及時(shí)打消作弊或犯罪的意圖。除此以外，內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)要進(jìn)一步科學(xué)化、有序化，加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部會計(jì)管理效能，形成全方位的財(cái)務(wù)監(jiān)管合力，共同服務(wù)于監(jiān)督機(jī)制的落實(shí)。

（四）進(jìn)一步提高會計(jì)人員的綜合素質(zhì)

會計(jì)電算化系統(tǒng)是由人操作，一個(gè)系統(tǒng)是否安全不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)注意操作使用人員的素質(zhì)，會計(jì)人員應(yīng)接受所用系統(tǒng)在安全方面的教育，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和安全意識，使用和管理好自己的口令，提高系統(tǒng)的安全性。

（五）經(jīng)常對軟件開展科學(xué)維護(hù)工作

企業(yè)要按照便捷、實(shí)用、高效、安全和可靠的原則選擇會計(jì)軟件，使軟件切實(shí)合乎國家標(biāo)準(zhǔn)和會計(jì)行業(yè)的基本要求，避免不同類軟件在應(yīng)用中的混亂局面。同時(shí)，設(shè)置專職從事軟件管理的崗位，定期做好軟件的維護(hù)、檢修和升級等工作。

三、結(jié)束語

歷經(jīng)二十余年的發(fā)展，我國會計(jì)電算化的進(jìn)步有目共睹。如今，我國大多數(shù)企業(yè)特別是中小型企業(yè)均已運(yùn)用會計(jì)電算化來實(shí)施會計(jì)管理和會計(jì)核算。因此，企業(yè)要正視電算化內(nèi)部控制的突出問題，采取相應(yīng)措施予以逐步解決。

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（作者單位：山西中條山工程設(shè)計(jì)研究有限公司）