淺談數(shù)字檔案館IT 戰(zhàn)略規(guī)劃的實施

王飛

數(shù)字檔案館IT戰(zhàn)略規(guī)劃是指在數(shù)字檔案館發(fā)展目標的指導下，通過分析、研究當前檔案館的信息化水平，優(yōu)化檔案的管理、開發(fā)和利用流程，并根據(jù)信息技術和檔案業(yè)務的發(fā)展趨勢，對信息化目標和內(nèi)容進行整合規(guī)劃，并進行可行性分析。就河北省各級檔案館當前的檔案信息化的發(fā)展狀況來講，多數(shù)檔案館已經(jīng)實現(xiàn)檔案目錄的計算機檢索和部分檔案掃描件的原文查閱，但是更多的檔案業(yè)務的信息化和自動化還沒有實現(xiàn)，而數(shù)字檔案館IT戰(zhàn)略規(guī)劃才是我們實現(xiàn)檔案業(yè)務的信息化和自動化的必由之路。

因此，數(shù)字檔案館的未來離不開完備的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，好的規(guī)劃能指導我們科學合理的搞好檔案館的數(shù)字化建設，把IT戰(zhàn)略規(guī)劃做好做實才能使我們的數(shù)字檔案建設真正體現(xiàn)檔案信息化的價值，達到我們預期的目標和效果。在數(shù)字檔案館的建設之路上，我們要保持創(chuàng)新的思想，對我們來說有挑戰(zhàn)才會有機遇，有機遇必然有相應策略，接受挑戰(zhàn)，抓住機遇，制定好策略，將數(shù)字檔案館建設越做越好。

一、數(shù)字檔案館制定IT戰(zhàn)略規(guī)劃的關鍵點

要做好數(shù)字檔案館的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，首先要分析數(shù)字檔案館的發(fā)展方向和戰(zhàn)略目標，對數(shù)字檔案館核心業(yè)務進行深入分析，從業(yè)務流程和模式入手找到其中IT的支撐點和機會點，進而構建支持檔案業(yè)務發(fā)展策略的IT戰(zhàn)略，制定信息化建設的目標。其次，要從檔案業(yè)務的關鍵環(huán)節(jié)入手，分析形成數(shù)字檔案館不同業(yè)務部門，不同層面的IT需求和IT目標。明確不同業(yè)務部門之間的業(yè)務關系，從而決定各業(yè)務部門之間的IT應用側重點是協(xié)從性還是獨立性。經(jīng)過全面分析后，要構建合理的IT評估模型，對檔案信息化現(xiàn)狀進行全面評估，為將來的IT藍圖及系統(tǒng)規(guī)劃提供依據(jù)。最后要進行IT藍圖的全面規(guī)劃，制定檔案信息化的建設步驟，進行必要風險和效益分析，給出檔案信息化IT策略，指導數(shù)字檔案建設按照正確的方向?qū)嵤?/p>

IT規(guī)劃意義重大，所以如果不能把IT規(guī)劃做好，落到實處，就容易導致IT項目無法解決相關檔案業(yè)務的實際問題或者達不到預期的效果，甚至給出錯誤的信息導向，誤導檔案事業(yè)的發(fā)展。為了避免這些情況發(fā)生，我們要做到以下幾點：

一是不要盲目迷信先進檔案館的成功案例，一切都從高標準看齊。做IT規(guī)劃的時候最重要的是結合檔案館自身的實際情況，搞清楚自身檔案館的信息化程度，與各業(yè)務部門進行有效溝通，找出檔案業(yè)務的突破口，發(fā)展自身的個性，突出對“亮點”業(yè)務的支持，分清檔案業(yè)務主次點，弄清之間聯(lián)系才是關鍵。

二是加強對數(shù)字檔案館業(yè)務管理和運行流程的深刻理解。如果研究不透檔案館的業(yè)務流程，就無法做出有效的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，導致IT藍圖看上去很熱鬧，卻不一定有實際意義。我們要搞清楚一點，就是數(shù)字檔案館要解決的問題一定是綜合性的，不可能是簡單的檔案的數(shù)字化轉換和檢索工作，因此IT戰(zhàn)略規(guī)劃要涵蓋數(shù)字檔案館的基礎設施建設，基礎檔案數(shù)據(jù)整合，各業(yè)務部門關系，檔案保管利用關系等等各方面，另外檔案館數(shù)字化建設還要利用信息化概念提升檔案文化的社會影響力，修復完善檔案管理制度，給新的發(fā)展理念提供信息支持等。所以如何切實的了解檔案業(yè)務各層面的業(yè)務需求顯得非常重要。

三是要注重對檔案業(yè)務信息的挖掘。一般搞IT信息化，規(guī)劃中往往重視應用系統(tǒng)、網(wǎng)絡和硬件平臺的建設，而忽略與檔案業(yè)務息息相關的信息本身。這樣容易導致看上去信息化搞得不錯，硬件軟件建設很到位，卻不能給我們的業(yè)務和管理帶來足夠的幫助。因此做好檔案信息資源的分析和規(guī)劃，深入挖掘價值信息相當重要。

二、數(shù)字檔案館IT戰(zhàn)略規(guī)劃實施策略

1.檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化基礎設施建設指對于檔案館來說，在其發(fā)展戰(zhàn)略持續(xù)穩(wěn)定不變的情況下，相對穩(wěn)定不變的IT信息化建設部分。這包括檔案館的基礎網(wǎng)絡建設，計算機操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設，以及基礎的檔案系統(tǒng)軟件建設。

檔案基礎網(wǎng)絡建設是實現(xiàn)數(shù)字檔案館的最重要條件，檔案作為一種特殊的文化資源，在信息化大潮的沖擊下，要給世人以新的展示，離不開網(wǎng)絡的發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)催生了信息爆炸時代，要想實現(xiàn)數(shù)字檔案館供人們上網(wǎng)自由查閱，我們不但需要構建功能完善的局域網(wǎng)，還要與政務網(wǎng)，國際互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接，讓信息為公眾所利用。目前省市級的檔案館網(wǎng)絡建設應該還不錯，基本能達到要求，重點是縣級檔案館，如何搞好網(wǎng)絡建設應該是主要任務。

檔案館計算機系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)配置情況相對別的行業(yè)，屬于比較落后的，但是我們的硬件需求是在不影響檔案信息化的建設為前提的，所以我們要根據(jù)我們的應用需求決定我們在計算機系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等方面的選擇，爭取要做到“適用、穩(wěn)定、安全”三個方面。

檔案系統(tǒng)軟件也屬于檔案信息化基礎設施建設的一部分，因為檔案館在通常情況下，基本的檔案管理流程是穩(wěn)定的。目前省市級檔案館都有統(tǒng)一的檔案系統(tǒng)管理軟件，縣級也部分實現(xiàn)了軟件管理。我們需要做的是注重軟件系統(tǒng)與我們檔案業(yè)務的實際聯(lián)系，找出不足及時對檔案系統(tǒng)軟件進行升級，完善我們的基礎軟件系統(tǒng)。

2.檔案信息資源建設

檔案信息資源建設主要是檔案資源基礎數(shù)據(jù)的信息化以及電子檔案的整合歸檔。目前檔案館大都在做的檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設和檔案數(shù)字化全文掃描工作等都是檔案信息資源建設的內(nèi)容。檔案信息資源建設是數(shù)字檔案館的基礎工作，如何做好做實是檔案信息化的關鍵。因此加強檔案信息資源建設工作的規(guī)范性、統(tǒng)一性和標準化是首要任務，在檔案信息資源建設中應注意以下兩點：

一是保持檔案信息的統(tǒng)一性，做好檔案信息數(shù)據(jù)整合工作。檔案信息化在計算機軟件技術發(fā)展的影響下，以前的檔案管理軟件平臺產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)與我們現(xiàn)在先進的軟件系統(tǒng)平臺下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式是不同的。所以如何做好數(shù)據(jù)格式的轉換合并是很重要的事情，這樣既能減少重復勞動又能整合數(shù)據(jù)資源達到標準統(tǒng)一，方便利用和管理。

二是隨著電子檔案出現(xiàn)，必然要求我們制定相關歸檔標準和策略，以實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一性。要求電子檔案的著錄格式與檔案目錄數(shù)據(jù)庫格式相匹配，電子檔案文件格式與檔案數(shù)字化掃描標準相適應。

3.檔案信息化應用系統(tǒng)建設

一是檔案館辦公自動化（OA）系統(tǒng)建設。OA系統(tǒng)是推動電子檔案發(fā)展的直接因素，無紙化辦公的概念決定了未來檔案資源的構成將大部分來自于電子檔案。所以檔案館不能停留在傳統(tǒng)的辦工方式，這對我們的電子檔案接收歸檔工作的開展是不利的。另外傳統(tǒng)工作方式也不利于各業(yè)務部門的有效溝通與協(xié)作，OA系統(tǒng)的建設能夠讓我們深入地研究一下檔案內(nèi)部各部門之間的業(yè)務情況和協(xié)作關系，明確部門分工，理清工作流程，有利于我們改善工作方法，提高工作效率。如今河北省檔案局標準化網(wǎng)絡辦公及檔案利用綜合管理系統(tǒng)已經(jīng)建成并投入使用，距離檔案館辦公自動化不再遙遠。

二是電子檔案自動歸檔移交系統(tǒng)建設。目前辦公自動化速度越來越快，各單位用計算機制作紙質(zhì)文件或用網(wǎng)絡傳輸電子文件已相當普遍，辦公自動化所產(chǎn)生的電子文件數(shù)量劇增，國家檔案局已先后制定了《電子公文歸檔管理暫行辦法》等一系列文件，并多次召開全國性會議部署電子文件歸檔工作。然而面對已經(jīng)形成的大量電子文件，我們還是以老的接收辦法，電子文件打印成紙質(zhì)檔案接收，這顯然違背了我們的數(shù)字檔案館的建設原則，造成重復性勞動，因此如何將電子文件直接移交到檔案館以電子形式保存應該是必然的選擇。首先要制定電子文件的歸檔制度，目前國家原則上實行雙軌制，即一方面接收電子文件，同時保存紙質(zhì)檔案。因為考慮到一方面紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。另一方面電子檔案容易修改，法律效力弱。所以在文件歸檔時，要根據(jù)不同性質(zhì)文件采用不同策略，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存，而一些參考價值、學術價值高的文件則以電子文件形式保存。其次就要開發(fā)檔案自動移交軟件，通過網(wǎng)絡或報盤形式直接將電子檔案信息移交到數(shù)字檔案館中心數(shù)據(jù)庫，減少中間環(huán)節(jié)提高工作效率。

三是建立全省特藏檔案管理數(shù)據(jù)中心。特藏檔案當然是檔案館的最有價值的檔案資源和財富，它是體現(xiàn)檔案館特色的重要標志。因此建立全省特藏檔案管理數(shù)據(jù)中心，為我們的檔案展覽和檔案宣傳提供有力支持，是檔案服務工作的一大亮點。要將全省范圍內(nèi)的特藏檔案信息集中存放，以提供研究和展覽，達到資源共享，共同發(fā)展的目的。具體我們要做到，首先要統(tǒng)一全省特藏檔案的信息著錄格式，保證特藏檔案都有詳細說明介紹。其次開展特藏檔案管理應用系統(tǒng)的開發(fā)，要能夠體現(xiàn)特色，突出重點，特藏檔案管理主要是要方便研究和提供展覽，因此系統(tǒng)開發(fā)應該側重檔案鑒定和電子版展示方面，要力求專業(yè)和創(chuàng)新。

三、檔案工作者在數(shù)字檔案館中的角色定位

在未來數(shù)字檔案館工作的我們?nèi)绾芜m應新的環(huán)境，面對新的挑戰(zhàn)是我們需要思考和解決的問題。為了找準檔案工作者在數(shù)字檔案館中的角色定位，就要提高檔案工作人員信息化知識水平，掌握新的計算機技能。檔案館信息化建設一方面運用計算機和網(wǎng)絡技術為社會和公眾提供更好的服務；另一方面在信息化應用程度越來越高的同時，檔案工作者則需要具備相應的計算機和電子文件管理知識。在數(shù)字化檔案的建設過程中，檔案編研人員、計算機網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫維護人員將扮演越來越重要的角色，而以往傳統(tǒng)檔案館中的檔案整理人員、檔案保管人員將逐漸減少。因此如何提高檔案工作人員自身素質(zhì)，合理設立檔案工作崗位，達到最大工作效率，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供最有力的人力資源保障顯得尤為重要，我們需要更新觀念，做正確的判斷和選擇。

數(shù)字檔案館建設要根據(jù)自身的特點設計不同的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，沒有絕對的最佳方案，也不能照抄別人的實踐經(jīng)驗。IT戰(zhàn)略規(guī)劃的目的就是指導數(shù)字檔案建設按照科學的道路進行，少走彎路。雖然對于我們來說數(shù)字檔案館建設依然任重道遠，但是只要有科學的IT戰(zhàn)略規(guī)劃，我們就能順利地走下去。

（作者單位：河北省檔案局）