以改革創(chuàng)新思維提升檔案管理服務(wù)水平

楊國杰

黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為總書記的黨中央從實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)一百年”目標(biāo)和中華民族偉大復(fù)興的“中國夢(mèng)”出發(fā)，在簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)等方面提出了明確要求。面對(duì)新常態(tài)、新要求和新形勢(shì)，要與時(shí)俱進(jìn)地改革和創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理工作，全面提升檔案管理服務(wù)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、專業(yè)化水平。

一、主動(dòng)融入新常態(tài)，提升檔案管理服務(wù)化水平

隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，人們法制和檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，檔案調(diào)閱利用日益增多，這對(duì)加強(qiáng)檔案管理、拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域等提出了更高要求。作為檔案管理工作者，必須不斷更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)，提升“三種服務(wù)意識(shí)”：一要提升大局服務(wù)意識(shí)。堅(jiān)持把服務(wù)穩(wěn)增長、調(diào)結(jié)構(gòu)作為重中之重，著力抓好項(xiàng)目建設(shè)、民生領(lǐng)域、城鄉(xiāng)建設(shè)等領(lǐng)域檔案指導(dǎo)和服務(wù)，做到經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展到哪里，檔案工作就服務(wù)到哪里。諸如，圍繞當(dāng)前土地流轉(zhuǎn)、美麗鄉(xiāng)村建設(shè)等重點(diǎn)，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案資源建設(shè)，抓好相關(guān)檔案資料收集管理，切實(shí)為惠農(nóng)、利農(nóng)、富農(nóng)搞好服務(wù)。二要提升參謀服務(wù)意識(shí)。要改變過去重管理、輕利用現(xiàn)象，由“封閉型”向“開放型”轉(zhuǎn)變，由被動(dòng)接收向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。要整齊有序完成各類檔案的分類收儲(chǔ)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)、單位、群眾提供有價(jià)值的資料信息。作為市級(jí)政府檔案室，必須為領(lǐng)導(dǎo)決策及時(shí)提供檔案信息資料，做到市政府領(lǐng)導(dǎo)需要什么，第一時(shí)間就要提供到位，以更加出色的工作能力提升檔案管理工作的份量和影響力。三要提升民生服務(wù)意識(shí)。按照“提供一份有價(jià)值的資政報(bào)告、建好一個(gè)為民服務(wù)窗口、舉辦一次展覽活動(dòng)、辦好一個(gè)檔案文化專欄、出版一批檔案編研成果”的“五個(gè)一”要求，提供全方位的民生檔案信息服務(wù)，努力把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”。通過不懈努力，邯鄲市人民政府辦公廳檔案室1997年晉升省一級(jí)檔案室，2007年被被評(píng)為全國檔案工作優(yōu)秀集體。

二、加大硬件建設(shè)投入，提升檔案管理現(xiàn)代化水平

傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，工作效率慢，已不能適應(yīng)當(dāng)前政務(wù)服務(wù)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。要提升檔案管理現(xiàn)代化水平，必須努力實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、自動(dòng)化、多樣化。一是館（室）檔案“數(shù)字化”。要加大對(duì)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，增加現(xiàn)代化管理設(shè)備，把分散于不同載體、不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的“數(shù)字化”。二是管理系統(tǒng)“自動(dòng)化”。建立計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理，提高檔案管理效率。三是存儲(chǔ)介質(zhì)“多樣化”。充分利用計(jì)算機(jī)高容量的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和硬盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)缺陷，提高檔案收儲(chǔ)能力和“多重保險(xiǎn)”。近年來，邯鄲市政府辦公廳在辦公經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，撥出?？钤O(shè)置檔案庫房150余平方米，并實(shí)施改造、維護(hù)，增大了檔案容量； 印制了專用檔案盒30000個(gè)；購置了密集檔案柜18組、五節(jié)柜15個(gè)、消磁柜、碎紙機(jī)、刻錄機(jī)以及大批消防、防盜、防蟲等設(shè)施和物品，提高了安全防范能力；按行政、業(yè)務(wù)、科技三大類檔案設(shè)置1臺(tái)電腦作為總信息庫，并與全機(jī)關(guān)300余臺(tái)電腦聯(lián)網(wǎng)，加強(qiáng)了內(nèi)部信息聯(lián)系和共享，檔案管理實(shí)現(xiàn)上檔升級(jí)，效率大大提高。

三、強(qiáng)化制度建設(shè)，提升檔案管理規(guī)范化水平

科學(xué)規(guī)范的檔案管理機(jī)制是檔案管理職權(quán)明晰、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｕ稀Ｒ岣邫n案管理規(guī)范化水平，務(wù)必做到“三個(gè)到位”：一是管理制度落實(shí)到位。按要求制定檔案管理員職責(zé)和保密、查閱利用、接收、保管、整理、登記、征集、鑒定、檢查等制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作程序，落實(shí)檔案管理目標(biāo)任務(wù)獎(jiǎng)懲辦法。二是責(zé)任制度落實(shí)到位。在機(jī)構(gòu)與組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等六方面確定目標(biāo)任務(wù)，并向領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任科室、個(gè)人層層分解，簽訂目標(biāo)責(zé)任書，真正做到任務(wù)、時(shí)間、人員三落實(shí)。三是程序管理落實(shí)到位。嚴(yán)格落實(shí)檔案接收、鑒定、整理、保管“四步程序”：第一步，要及時(shí)接收。對(duì)已處理完畢的文檔、圖紙、圖片、電子文檔、實(shí)物等檔案及時(shí)進(jìn)入檔案室，按程序處理檔案；同時(shí)，廣泛收集當(dāng)代新政策、法律法規(guī)、理論學(xué)說、高新科技等方面的文獻(xiàn)資料，擴(kuò)大信息來源。第二步，要鑒別真?zhèn)?。?duì)接收的檔案資料，要對(duì)其真實(shí)性、完整性、可用性、時(shí)限性和保密程度進(jìn)行分類鑒定和處理，以利于對(duì)其實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，而后對(duì)檔案進(jìn)行整理、保管分類、編號(hào)、登記，增強(qiáng)檔案的保存價(jià)值和使用價(jià)值。第三步，要科學(xué)整理。檔案要按規(guī)定的分類庫柜位置存放，確保檔案目錄、檔案名稱、檔案存放位置、計(jì)算機(jī)管理總目錄一致，便于清查、調(diào)取檔案。第四步，要安全保管。加強(qiáng)對(duì)檔案的保管、保衛(wèi)和保密工作，做好防火、防盜、防蟲咬、防霉變等預(yù)防工作，堅(jiān)持每半年對(duì)電子文檔載體和環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，及時(shí)檢查信息保存情況。

四、加強(qiáng)人員能力培訓(xùn)，提升檔案管理專業(yè)化水平

現(xiàn)代化檔案管理對(duì)工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、法律知識(shí)及管理操作能力等方面要求非常高，而基層檔案管理又比較薄弱。因此，必須加大對(duì)市、縣、鄉(xiāng)三級(jí)檔案管理人員的培訓(xùn)。一是抓好繼續(xù)教育培訓(xùn)。組織檔案工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》及國家關(guān)于檔案管理等方面的法律法規(guī)和專業(yè)知識(shí)，做到守法、守規(guī)。二是抓好崗位專項(xiàng)培訓(xùn)。堅(jiān)持“按需施教、學(xué)用結(jié)合、務(wù)求實(shí)效”的原則，按崗位、分層次、多渠道、多形式開展專項(xiàng)培訓(xùn)，為檔案管理人員提供系統(tǒng)專業(yè)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，不斷完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升能力素質(zhì)。三是抓好考核激勵(lì)。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)考核、評(píng)估，嚴(yán)明獎(jiǎng)罰，提升維護(hù)檔案安全和歷史真實(shí)性、服務(wù)全局的自覺性、主動(dòng)性，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。

（作者單位：邯鄲市人民政府辦公廳 ）