企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理模式探索

馬玉祥

企業(yè)離退休職工是國家寶貴的人力資源財富，是中國特色的社會主義建設的重要力量。據人社部2015年5月28日公布《2014年度人力資源和社會保障事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報》顯示，2014年末全國企業(yè)離退休人員為8593萬人，且每年將以600萬人的速度凈增長，預計到2017年可達到1億人。根據我國社會保障體系制度改革要求，這些企業(yè)職工退休后與企業(yè)終止勞動關系，由“企業(yè)人”變成“社會人”，其人事檔案也由企業(yè)管理，轉變?yōu)樯鐣芾?。做好企業(yè)退休人員的檔案管理，對于充分發(fā)揮這些人員的社會余熱，維護他們的合法權益，促進社會和諧穩(wěn)定，具有重要意義。因此，加強企業(yè)退休人員的檔案管理，不僅是重大的社會問題，也是重大的政治問題。

一、實行企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理的意義

2003年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)了《關于積極推進企業(yè)退休人員社會化管理服務工作的意見》（中辦發(fā)[2003]16號）。中辦發(fā)[2003]16號明確規(guī)定，作為退休人員管理重要組成部分的企業(yè)退休人員人事檔案，也要社會化實行集中管理。

一是完善社會保障體系建設的需要。按照建立與之相適應的獨立于企業(yè)事業(yè)單位之外的社會保障體系改革設計，用人單位在依法繳納社會保險費之后，不宜再承擔管理社會保險對象的日常工作，建立社會保險服務對象人事檔案管理服務機構，既是管理鏈條的重要環(huán)節(jié)和實行社會化管理的基礎，也是社會保障體系發(fā)展完善的配套設施。

二是經濟社會發(fā)展的客觀要求。當前，隨著國有企業(yè)改革深化和破產兼并企業(yè)的增加，一些企業(yè)退休人員會失去原單位的依托。如果不建立公共的社會檔案管理機構，既不利于破產企業(yè)退休人員的人事檔案管理，也不利于現代企業(yè)制度的建立和完善。如果實現對離退休人員的社會化統(tǒng)籌管理，就會減少因企業(yè)倒閉給社會和家庭帶來的壓力，保證國家的政治穩(wěn)定。

三是有利于促進企業(yè)輕裝發(fā)展。實行人事檔案社會化管理，使退休人員一旦因達到退休年齡退出勞動領域后，將人事檔案轉移到相關社會托管機構，打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，也就打破了傳統(tǒng)的人事管理觀念，破除了退休人員由傳統(tǒng)的“單位人”、“一包到死”的觀念，真正實現與企業(yè)脫鉤，可有效降低企業(yè)經營管理成本，讓企業(yè)從具體的人力資源管理服務中解脫出來，促進企業(yè)經營發(fā)展，防止出現企業(yè)越老、退休人員管理服務壓力越大的局面。

因此，進一步加強對企業(yè)退休人員人事檔案的社會化管理，既是依法保障企業(yè)退休人員的相關權益的需要，也是進一步提高企業(yè)退休人員社會化管理服務水平的需要。

二、當前人事檔案社會化管理存在的問題

按照中辦發(fā)[2003]16號文件要求，各地積極貫徹落實文件精神，企業(yè)退休人員實行社會化管理工作穩(wěn)步推進，人事檔案移交和社會化管理工作也隨之共同展開，成為社會保障體系建設的有力支撐和重要內容。但是，隨著社會經濟的快速發(fā)展以及社會保障形勢的不斷變化，人事檔案的社會化管理工作也存在一些新情況和新要求。

一是管理機構不統(tǒng)一。由于企業(yè)退休人員社會化管理處于起步階段，國家對企業(yè)退休人員檔案管理暫沒出臺相關社會化管理細則，對企業(yè)退休人員的檔案管理存在“政出多門”，或者相互推諉、拒絕接收現象。表現為有的地方將檔案管理職能由公共就業(yè)服務部門承擔，有的地方讓社會保險經辦機構承擔，有的地方讓退休人員所在街道、社區(qū)承擔，有的地方則依托民營人力資源服務中介機構承擔。

二是檔案托管機構工作經費未納入政府財政預算。由于企業(yè)退休人員人事檔案管理工作，是國家社會保障體制改革建設衍生出來的配套服務工作，但由于退休人員數量多、專業(yè)性強、檔案利用量大，需要配備專業(yè)管理人員和必要的場地設施建設、維護投入。由于種種原因，作為公共服務重要組成部分的托管機構一直沒能納入機構編制、財政部門的管理，其正常的經費沒有納入財政預算，一直靠收取托管費來維持。2015年國家取消檔案托管費收費項目后，一些托管機構面臨經費無源的嚴重問題。有些社會化檔案管理機構也就以種種借口拒絕接受新退休人員的檔案，給檔案的社會化管理帶來不和諧因素。

三是管理機構業(yè)務管理能力相對不強。由于獨立于企業(yè)之外的社會保障平臺初步建立，無論是人力資源、場所、辦公經費以及基礎設施方面都很難得到全方位的保障。同時由于社區(qū)工作人員待遇較低，人員流動性大，招聘人員無法適應工作的需要，受各種經濟條件的影響無法適應離退休人員檔案移交后的社會化管理服務的需求。

四是檔案管理服務機制不到位。檔案的價值在于“以史明鑒”，用科學的歷史觀點為判斷問題提供參考。由于受傳統(tǒng)的檔案管理思維和管理模式影響，很多檔案管理機構存在重管理、輕利用的觀念，認為檔案管理機構的工作重點在于妥善保管好就行了，根本沒有為社會和退休人員開展檔案合理利用的服務意識和服務項目，表現為沒有設立檔案服務利用窗口，沒有配備相關檔案利用、復印設備，沒有相關查閱、傳遞、利用服務制度等。

三、企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理的建議

根據市場經濟背景、獨立于企業(yè)之外的社會保障體系改革建設要求，結合當前企業(yè)退休人員人事檔案管理社會化進程中存在的問題，就企業(yè)退休人員人事檔案管理工作提出如下幾點建議，供參考。

（一）企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理模式設計

企業(yè)退休人員人事檔案管理，應該是一種社會化、開放式的管理模式。建議依托各級社會保險經辦機構，建立全國統(tǒng)一的社會化檔案托管公益機構，采取政府購買服務的方式，開展企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理和服務。

（二）企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理模式相關指標解釋

1.模式定位。這種管理方式，是對現有人事檔案管理模式的一種全新補充，其與現有的人事檔案管理模式共同存在、共同發(fā)展，為社會保障制度改革服務，為經濟體制深化改革服務，為退休人員安度晚年提供服務。

2.模式優(yōu)勢。在計劃經濟時代，人事檔案管理工作通常由企業(yè)內部進行管理，具有較高的封閉性，資源的利用效率相對較低，很難適應現代完全滿足市場經濟體制下人事檔案管理提出的各方面要求。這種全新的管理模式，以集中社會資源、專業(yè)化管理、公益性服務，即重管理、又重利用服務為特征的管理模式，能夠很好的滿足社會和退休人員本人對人事檔案管理和服務的各方面要求。

3.注重承接。面對市場經濟體制下的更高要求，需要以現有的人事檔案管理模式為基礎，不斷進行改革和完善，建立更加開放的管理模式。社會化開放式人事檔案管理模式設計，應十分注重傳統(tǒng)檔案管理上的優(yōu)良傳統(tǒng)和嚴謹、嚴格的檔案管理制度，比如嚴格的檔案接收、傳遞制度，嚴格的借閱制度、保密制度等，從而全面提高人事檔案管理的水平。

4.突出服務。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理的重點在于“管理”，沒有充分發(fā)揮檔案的歷史記載的社會價值服務社會、服務當事人的服務功能。這種新的模式將在設立窗口、配備設備、信息錄入、電子檔案管理等方面，更加突出檔案的利用職能，為企業(yè)退休人員發(fā)揮余熱，子女或孫輩入學、參軍、入黨政審，重大歷史問題的甄別等，提供便捷服務。

5.機構歸屬。當前，企業(yè)退休人員的退休費、醫(yī)療保險費、大病統(tǒng)籌基金，以及喪葬和遺屬等方面已經推行全面的社會化統(tǒng)籌，這種社會化統(tǒng)籌也使這些人員的人事檔案利用成為經常。因此，從便于社會保險經辦機構服務企業(yè)退休人員基本權益出發(fā)，從減少財政供養(yǎng)機構角度出發(fā)，從各方面企業(yè)退休人員檔案利用出發(fā)，這種檔案托管機構應該由社會保險經辦機構進行統(tǒng)一管理，這樣一方面能夠保障養(yǎng)老金的準確調整和發(fā)放，另一方面，則可以為他們的“身后事”處理過程中提供充足的證據支持。

（三）企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理模式的落實措施

為了全面實現企業(yè)退休人員人事檔案的社會化管理，應該從以下幾個方面入手：

第一，建立全國統(tǒng)一的企業(yè)退休人員人事檔案專門管理機構。針對當前退休人員人事檔案管理“政出多門”、管理機構不統(tǒng)一的現狀，建議由國家人力資源和社會保障部牽頭，會同中共中央組織部、中央機構編制委員會和國家檔案局，共同出臺《企業(yè)退休人員人事檔案管理辦法》，明確企業(yè)退休人員檔案由各級社會保險機構承擔社會化管理，建立“企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理服務中心”，將分散在各處的檔案資料統(tǒng)一集中管理，明確檔案托管機構可以開展的相關社會化服務項目、服務標準、服務程序等，并根據所管檔案的份數合理確定人員編制和崗位職責。

第二、明確社會化托管機構的經費來源渠道。根據人事檔案管理工作性質、服務對象的人員范圍和對社會和諧穩(wěn)定所做的貢獻，建議由國家人力資源和社會保障部牽頭，會同國家發(fā)展改革委員會、國家財政部、中央機構編制委員會研究制訂《企業(yè)退休人員人事檔案社會化托管機構服務標準》，明確將企業(yè)退休人員人事檔案管理服務工作的性質，認定為社會公益性，不能完全用市場手段來解決托管機構的經費問題。否則，不僅會造成亂收費問題的產生，加重企業(yè)退休人員的經濟負擔，也不符合人事檔案屬于國家所有、國家管理的法律定位。將檔案服務行為定位為社會公益行為，納入政府購買社會服務范疇，并出臺相關購買標準、程序和辦法。

第三，加強基礎建設投入和管理。由于企業(yè)退休人員人事檔案社會化管理，對社會保險經辦機構來講，是一項全新的事業(yè)，在機構建立的起步階段，要加強基礎設施建設投入，建立專用的庫房，配置專用的溫度和濕度控制設備，配備相應的消防設施，建立相關的標準、制度，按照一定的方式對檔案資料歸類和排序。檔案業(yè)務管理部門要對新建檔案庫房進行檢查驗收，達到省、市庫房、制度、人員等相關標準的，才能開展托管服務。

第四，建立企業(yè)退休人員人事檔案數據庫系統(tǒng)。通過信息技術的應用，將紙質人事檔案資料錄入到數據庫中，并通過互聯(lián)網實現各區(qū)域的檔案資源共享互通，從而為企業(yè)退休人員社會化管理服務工作提供更加準確、快捷的服務數據支持，提高檔案數據的安全性，同時，為社會化服務開辟綠色通道，提高檔案管理的真實性和高效性，更好地為政府、為社會、為退休人員本人提供服務。

第五，建立專業(yè)的退休人員檔案管理隊伍。由于這種社會化托管機構是在不增加人員編制和人頭經費的情況下開設的，可以通過面向社會公開招聘的方式，招聘具有較高專業(yè)水平和責任心的大學生，通過進行相關的專業(yè)培訓工作和職業(yè)道德教育，也可以通過在系統(tǒng)內部選擇具有較強責任心，且具有檔案管理經驗的人員充實到企業(yè)退休人員的人事檔案管理，并建立長效的培訓機制，使檔案管理人員不僅具有較高的專業(yè)管理水平，更具有甘于寂寞、默默奉獻、熱心為企業(yè)退休人員服務的職業(yè)道德和良好品德，更好地為企業(yè)退休人員提供人事檔案方面的服務工作。

四、結語

好的工作方法，必須有好的運轉模式。加強企業(yè)退休人員人事檔案管理工作的社會化，對于保障退休人員的合法權益，提升企業(yè)退休人員社會化管理服務水平，具有重要的現實意義。通過建立社會保險經辦機構管理下的社會化專業(yè)檔案托管機構，實行政府購買服務的方式，實現對退休人員人事檔案的集中管理和統(tǒng)一管理，不僅能夠促進各方面的資源共享和資源集約使用，也能充分發(fā)揮檔案資源作用，維護廣大退休人員合法權益，促進社會人力資源的再開發(fā)、再利用，為社會保障體系制度改革和深化社會經濟體制改革，提供配套服務和有力支持。

（作者單位：山東省棗莊市人力資源服務中心）