檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理

張海波

摘 要：傳統(tǒng)檔案在進(jìn)行整理的過程中，就是要將文件與歷史相互聯(lián)系，以凸顯出其中所蘊(yùn)含的社會價值，這是檔案在進(jìn)行整理的過程中最主要的原則之一。但是隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能與時代的發(fā)展相適應(yīng)，我們需要進(jìn)行新一輪的創(chuàng)新與改革才能達(dá)到預(yù)期的發(fā)展要求。在這一基礎(chǔ)上，逐漸產(chǎn)生了檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)這一概念。檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)是將單一的聯(lián)系轉(zhuǎn)化為雙重的聯(lián)系，從而促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。本文重點(diǎn)論述了檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理之間的管理，使人們對檔案學(xué)的發(fā)展具有更加深刻的認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：檔案；物質(zhì)結(jié)構(gòu)；檔案整理

檔案是先于檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)提出的一個概念。在時代發(fā)展的過程中，檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)可以闡釋傳統(tǒng)檔案整理不同于現(xiàn)代檔案整理的原因，并且具有相應(yīng)的理論基礎(chǔ)。本文中，將具體解釋這二者之間所具有的共性以及不同之處，通過對傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案整理的對比，有助于今后對檔案的發(fā)展與管理。

1 傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案整理的共性

檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)取決于其自身的性質(zhì)，因?yàn)闄n案具有物質(zhì)的屬性。并且這種物質(zhì)屬性的來源是自檔案出現(xiàn)后就具有的。我們分析檔案屬性的過程中是不能忽視的。我們在進(jìn)行檔案整理的過程中，要充分展現(xiàn)出這種獨(dú)特的屬性，這樣才能有效地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。檔案在進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過程中，需要通過將物質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)化為最終的檔案。在傳統(tǒng)的檔案管理時期，這一性質(zhì)并不是十分明顯，過去的檔案管理主要是紙質(zhì)形式展現(xiàn)的，在現(xiàn)代化的社會發(fā)展中，科學(xué)技術(shù)的融入已經(jīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的形式。但是檔案在整理的過程中，無論是何種形式的檔案都需要按照自身所具有的物質(zhì)結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理，這樣才能有效地改善檔案管理中出現(xiàn)的問題，提高檔案整理的效率。在傳統(tǒng)的檔案整理中以及在現(xiàn)代化的檔案管理中都需要遵守相應(yīng)的準(zhǔn)則，這就是檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)。一切事物的發(fā)展都是一個循序漸進(jìn)的過程，雖然時代在發(fā)展變化著，但是這一共性是不會發(fā)生變化的。

2 檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與傳統(tǒng)檔案整理

在對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行整理的過程中，檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)并沒有明顯的展現(xiàn)出來，因?yàn)槿藗儗τ跈n案物質(zhì)結(jié)構(gòu)這一概念并沒有完整的認(rèn)識，甚至是存在一定的抵觸情緒，這是因?yàn)樵谶M(jìn)行檔案管理時，人們沒有厘清文件、檔案以及檔案構(gòu)成要素之間的關(guān)系。在這種情況下，如果能夠?qū)⑦@些關(guān)系得到系統(tǒng)性的整理，就會使檔案整理變得更加簡便，同時加強(qiáng)人們潛意識中對檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識，一定能夠達(dá)到相應(yīng)的效果。在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案的整理過程中，其實(shí)質(zhì)就是將文件按照一定的形式進(jìn)行排列，而文件在傳輸?shù)倪^程中需要一定的媒介進(jìn)行傳輸，文件集合是其中唯一的傳輸媒介，也是物質(zhì)結(jié)構(gòu)的體現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案整理與檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)之間唯一的、必然的聯(lián)系就在于自身所具有的；歷史聯(lián)系，因?yàn)闄n案是物質(zhì)性的，像我們現(xiàn)代化辦公中應(yīng)用的U盤一樣，能夠存儲記錄，而傳統(tǒng)檔案也是記載記錄的最佳方式，對傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行整理就需要按照其中內(nèi)在的規(guī)律進(jìn)行，這樣才能確保整理的規(guī)律性，無論檔案發(fā)展到何種階段，這都是無法違背的現(xiàn)象，如果我們不能根據(jù)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理，就會在工作中增加一定的負(fù)擔(dān)，因此，傳統(tǒng)的檔案整理要遵循單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)這一性質(zhì)，最大化的將檔案傳承下去，同時也不能抹去檔案與歷史之間的必然聯(lián)系。在檔案學(xué)的學(xué)習(xí)中，我們已經(jīng)認(rèn)識到文件與歷史之間的聯(lián)系，而文件是構(gòu)成檔案的重要組成部分，這也就間接的說明了檔案與歷史之間的必然聯(lián)系，所以在檔案整理的過程中應(yīng)該以這一現(xiàn)象為前提，在盡量不影響檔案所具有的歷史價值的前提下，進(jìn)行檔案整理。

在傳統(tǒng)的檔案整理中，一般具有三種原則，其一是來源原則，其二是年代原則，其三是事由原則，這三點(diǎn)原則的實(shí)質(zhì)也就是說明文件之間的歷史必然聯(lián)系，由此也就構(gòu)成了檔案的整理原則。這是我們認(rèn)識檔案整理與檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)之間關(guān)系的理論基礎(chǔ)，歷史是具有多維性的，所以在對檔案進(jìn)行整理的過程中，也存在多維性的特征，因?yàn)闄n案整理就是對文件進(jìn)行整理，文件與歷史又存在聯(lián)系，通過傳遞性的規(guī)律，就將歷史的多維性傳遞給檔案，只有認(rèn)識到這一點(diǎn)，才能堅(jiān)持檔案的整理原則，將我國的檔案事業(yè)發(fā)展得越來越好，促進(jìn)檔案整理的進(jìn)一步發(fā)展，這是我們今后發(fā)展道路上的一種創(chuàng)新，具有積極的意義。

3 檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代檔案整理

當(dāng)代檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識，已經(jīng)從“單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)”演化為了“雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)”。而檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)認(rèn)識的最根本作用，就是能發(fā)現(xiàn)當(dāng)代檔案整理所具有的規(guī)律，真正實(shí)現(xiàn)中國檔案學(xué)者的科學(xué)夢。某學(xué)者給出了檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)的模型：檔案=文件集合+歷史聯(lián)系的記錄。在“檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)”的模型中，“文件集合”仍然是一種物質(zhì)，“文件之間的歷史聯(lián)系”也依然存在，而它與檔案的單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)所不同的是，在檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)中出現(xiàn)了另一種物質(zhì)--“歷史聯(lián)系的記錄”。通俗地說，檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)中，不僅文件集合是一種物質(zhì)，而且“歷史聯(lián)系的記錄”也是一種物質(zhì)，所以它才被稱為“雙重物質(zhì)”。千萬不要低估了檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的這一變化，正是因?yàn)檫@一變化，形成了現(xiàn)代檔案整理的特點(diǎn)與規(guī)律。

“歷史聯(lián)系的記錄”的出現(xiàn)表明，現(xiàn)代檔案整理不再認(rèn)為利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系是檔案整理的唯一方法，而是認(rèn)為利用“歷史聯(lián)系的記錄”來記錄文件之間歷史聯(lián)系是一種更為科學(xué)和實(shí)用的方法。所以在現(xiàn)代檔案整理中，“歷史聯(lián)系的記錄”就成為記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系的物質(zhì)。由此檔案中的文件之間歷史聯(lián)系關(guān)系信息的承載者，已從單一檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中的“文件集合”，轉(zhuǎn)移到了檔案雙重物質(zhì)構(gòu)成中的“歷史聯(lián)系記錄”。能多維地記錄和保持歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理所具有的一個特征和規(guī)律。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代檔案整理實(shí)現(xiàn)了多維記錄歷史聯(lián)系，所以檔案整理的原則就必然要隨之發(fā)生變化。檔案整理將不再堅(jiān)持傳統(tǒng)的“來源原則”、“事由”或“年代”這樣的一維原則，它將形成一個由“來源原則”、“事由”和“年代”整合而成的多維“歷史原則”。所以檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變，為在檔案整理中高舉“歷史”的旗幟，奠定了一個最根本的基礎(chǔ)。而檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的這種演進(jìn)，也就成為了檔案進(jìn)化的一個規(guī)律。

結(jié)束語

由于檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)是檔案內(nèi)在的、基本的存在形式，因而它決定著檔案的屬性、功能、價值和本質(zhì)?！皺n案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)”是一個創(chuàng)新性的觀點(diǎn)，有學(xué)者在此基礎(chǔ)上又提出了“文件雙重結(jié)構(gòu)”，這些理論，對檔案學(xué)理論的研究和實(shí)踐都具有重要的意義。

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