商務(wù)英語(yǔ)信函在教科書和實(shí)際應(yīng)用中的體裁分析

【摘要】 目前，人們使用紙質(zhì)信件越來(lái)越少，商務(wù)電子郵件以其即時(shí)性和方便性的優(yōu)勢(shì)正快速取代傳統(tǒng)紙類商務(wù)信函。本研究以體裁分析理論為基礎(chǔ)，從遣詞造句方面、語(yǔ)篇構(gòu)建方面和語(yǔ)用策略這三個(gè)大方面分別對(duì)教科書中的商業(yè)信函以及現(xiàn)實(shí)生活中實(shí)際運(yùn)用的商務(wù)信函進(jìn)行分析，通過(guò)比較他們之間不同找出各自的的優(yōu)缺點(diǎn)，幫助學(xué)生或者商務(wù)從業(yè)人員更全面的理解商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的體裁結(jié)構(gòu)，提高交際能力和社會(huì)語(yǔ)言能力從而在商務(wù)溝通中更有效地利用這種計(jì)算機(jī)媒介交際手段。希望本文的研究對(duì)未來(lái)商務(wù)英語(yǔ)寫作教材的編寫能夠起一定的幫助作用，并對(duì)日后這方面研究有所啟發(fā)。

【關(guān)鍵詞】 商務(wù)英語(yǔ)信函 教材 實(shí)際應(yīng)用 比較 體裁分析

1.引言

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的日益發(fā)展，各國(guó)之間的貿(mào)易往來(lái)日漸加強(qiáng)，國(guó)際間商務(wù)聯(lián)系也是日益密切。商務(wù)信函在國(guó)際商務(wù)交流以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中起著越來(lái)越重要的作用。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，人們的思想交流方式和溝通方式逐漸發(fā)生了改變。人們使用紙質(zhì)信件越來(lái)越少而越來(lái)越多的人都在使用電子郵件。商務(wù)電子郵件以其快捷性，即時(shí)性，保密性，高效性等優(yōu)點(diǎn)逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)類商務(wù)信函，并且商務(wù)電子信函已經(jīng)成為了國(guó)際商務(wù)人士最常使用的商務(wù)溝通方式之一，也是商務(wù)人士必須具備的專業(yè)技能之一。如何提高商務(wù)英語(yǔ)寫作所能力成為了當(dāng)務(wù)之急。作為一種獨(dú)特的文體類型，商務(wù)英語(yǔ)寫作課程已經(jīng)受到了各高校的高度重視。國(guó)內(nèi)外也有不少學(xué)者從各個(gè)方面各個(gè)領(lǐng)域?qū)ι虅?wù)英語(yǔ)寫作做了不同的研究。本文主要是用Swales的體裁分析理論，從遣詞造句，語(yǔ)篇構(gòu)建，語(yǔ)用策略三個(gè)方面對(duì)商務(wù)英語(yǔ)信函在教科書中的范例和實(shí)際應(yīng)用中的實(shí)例進(jìn)行比較，希望日后在商務(wù)溝通中，人們能更有效地利用這一媒介。

2.體裁分析

國(guó)內(nèi)學(xué)者主要由韓金龍，秦秀白（1997）和方琰（1998）對(duì)體裁的概念和體裁分析理論做過(guò)研究。李俊儒（2006）和唐偉清（2006）主要集中研究商務(wù)語(yǔ)篇的體裁分析和語(yǔ)用策略。體裁分析是語(yǔ)篇分析的一個(gè)分支，涉及到文本分析和語(yǔ)篇分析，是多學(xué)科交叉研究的產(chǎn)物，其根本的宗旨是語(yǔ)篇的交際目的和語(yǔ)用使用策略（李瑞芳，2004）。國(guó)外學(xué)者Richard（2000）認(rèn)為體裁分析的根本宗旨是研究交際目的，不同的體裁是為達(dá)到不同的交際目的而服務(wù)的。Bhatia（1993：16-22）認(rèn)為體裁分析綜合了語(yǔ)言學(xué)，社會(huì)學(xué)和心理學(xué)的研究方法。語(yǔ)言學(xué)分析方法用于描述語(yǔ)言的特點(diǎn)；社會(huì)學(xué)主要研究語(yǔ)篇中的社會(huì)現(xiàn)象與社會(huì)行為，從而探討語(yǔ)篇的社會(huì)性和規(guī)范性；心理學(xué)研究語(yǔ)篇的認(rèn)知結(jié)構(gòu)和構(gòu)建策略。所以體裁分析不僅考慮社會(huì)文化因素還考慮心里因素。體裁分析將語(yǔ)篇中的交際目的和策略技巧緊密聯(lián)系在了一起。

3.商務(wù)英語(yǔ)信函在教科書中的體裁表現(xiàn)分析

商務(wù)英語(yǔ)寫作教材為了讓學(xué)生更多的了解商務(wù)英語(yǔ)信函，所列舉例子可謂是非常豐富，也非常具有代表性。在教科書中無(wú)論哪一個(gè)例子都可以說(shuō)是非常完美的例子，無(wú)論是從詞，到句，再到正文內(nèi)容，除了印刷錯(cuò)誤之外幾乎找不到絲毫的瑕疵，這里不排除有向?qū)W生起示范作用的原因在里面的。

3.1 遣詞造句

從詞的方面來(lái)說(shuō)，像行業(yè)術(shù)語(yǔ)包括invoice（發(fā)票），quotation（報(bào)價(jià)），count-offer（還盤），order（下單），packing（包裝），shipping（裝運(yùn)），claim（索賠）等，還有縮略語(yǔ)方面用到的L/C-letter of credit （信用證），F(xiàn)OB-free on board（船上交貨），B/L-bill of lading（提貨單），F(xiàn)CL-full container load（整箱）等等都會(huì)在每章的開頭或是中間對(duì)這些專業(yè)術(shù)語(yǔ)作出解釋并且在寫作中也是不可避免的會(huì)經(jīng)常運(yùn)用。比方說(shuō)：

In reply， we are pleased to tell you that we have today established with the National Bank the confirmed， irrevocable L/C No.8762 in...

We therefore enclose a copy which shows that there is a balance of HK$ 5，832.

3.2 語(yǔ)篇構(gòu)建上的表現(xiàn)

在商業(yè)信函來(lái)往的很多時(shí)候，并不是每封信都會(huì)收到肯定答復(fù)不然也不會(huì)有還盤這一說(shuō)。從本質(zhì)上講，商務(wù)英語(yǔ)信函的目的就在于通過(guò)所寫出的字面意思或是隱含之意說(shuō)服對(duì)方接收自己的觀點(diǎn)，要求，舉措。因此勸說(shuō)法廣泛應(yīng)用于商務(wù)英語(yǔ)信函中，特別體現(xiàn)在還盤信中。勸說(shuō)法主要是通過(guò)講道理、擺事實(shí)的方式，說(shuō)服對(duì)方，讓對(duì)方覺得自己說(shuō)的話是合理的，是可接受的。例如列舉一系列好處讓對(duì)方覺得如果按照我這么做能夠達(dá)到雙贏的目的，或者是說(shuō)服對(duì)方相信自己的產(chǎn)品是物美價(jià)廉的，又或者是讓自己的抱怨以及要求顯得合情合理等等的這些效果都可以通過(guò)勸說(shuō)法達(dá)到。這種勸說(shuō)法在教材課文中會(huì)經(jīng)常使用可以說(shuō)是最常用的一種方式，并且這種方式實(shí)際運(yùn)用中也是運(yùn)用的比較多的一種。還有一種就是陳列式構(gòu)建。雖然勸說(shuō)法能夠影響人的決定，態(tài)度甚至是行為方式，但是陳列法則體現(xiàn)高效率的特點(diǎn)。商界一向重視“時(shí)間就是金錢”“效益就是生命”的理念，所以陳列法頗受商界人士的青睞。陳列法就是列清單式，陳列法很少用于勸說(shuō)別人但是在信息傳遞上作用更加突出。這種方法的使用最常見于報(bào)價(jià)、下訂單和裝運(yùn)的過(guò)程用于提供信息讓對(duì)方選擇或者是校對(duì)信息。這兩種方法在教科書中是運(yùn)用的最多的兩種。

3.3 語(yǔ)用策略上的表現(xiàn)

商務(wù)英語(yǔ)信函一般都會(huì)采用講道理，擺事實(shí)，列數(shù)據(jù)等方式勸說(shuō)對(duì)方達(dá)到自己的目的。但是想要盡量使對(duì)方達(dá)到自己的目的光是用這些有時(shí)候還不夠，寫信人在寫信的過(guò)程中還是會(huì)采用一些語(yǔ)言上的策略，比方說(shuō)用婉轉(zhuǎn)的語(yǔ)氣表達(dá)一些不滿或者要求，或者是站在對(duì)方的角度，設(shè)身處地的為對(duì)方著想，強(qiáng)調(diào)對(duì)對(duì)方的重視性等。教材中常用的有（1）“你方觀點(diǎn)”略。商務(wù)英語(yǔ)信函就是以為了勸說(shuō)對(duì)方達(dá)到自己的目的為目的，所以寫信人必須講究語(yǔ)言策略。教材中不止一次提到這種“你方視點(diǎn)”的這種策略，在上課過(guò)程中老師也會(huì)特地點(diǎn)出這種方法。（2）委婉語(yǔ)、疑問(wèn)句、條件句、虛擬句的使用。教材里使用了大量的委婉語(yǔ)、疑問(wèn)句等這樣的各種語(yǔ)氣。

商務(wù)英語(yǔ)信函在教科書和實(shí)際運(yùn)用中的體裁比較分析

4.1 遣詞造句方面的比較

4.1.1 縮略語(yǔ)的比較

如下面幾個(gè)例子：

Pls check our product quotation include ride on car， baby potty and folded bathtub.

If u use yr freight forwarder...

Tks.

Att’d

TBA

在商務(wù)英語(yǔ)寫作教材中很少會(huì)提到這些縮略語(yǔ)，或者說(shuō)即使提到也只是一兩個(gè)詞一筆帶過(guò)，而在我們的實(shí)際運(yùn)用中我們會(huì)經(jīng)常用到或者是看到這些縮略語(yǔ)。很多學(xué)生由于教材中或者是教師沒有特地講到或提到，也就沒有重視這塊內(nèi)容，從而在實(shí)際工作中，可能會(huì)在縮略語(yǔ)的板塊遇到難題。

4.1.2 語(yǔ)言表達(dá)上的比較

詞匯方面，和在教科書中相比，最大的不同在于在實(shí)際運(yùn)用中商務(wù)英語(yǔ)信函偏向于口語(yǔ)化的表達(dá)方式。人們不再局限于書面語(yǔ)與口語(yǔ)的限制經(jīng)常會(huì)將腦中的話直接寫在信函中。人們很少注意一個(gè)詞是否用于正式語(yǔ)體或是非正式語(yǔ)體，通常會(huì)選擇常用詞。在很多細(xì)節(jié)方面也有體現(xiàn)，比方在稱呼語(yǔ)上，教科書中該大寫的地方就是大寫改寫小的地方也絕對(duì)不會(huì)大寫，但是在實(shí)際運(yùn)用的信函里在很多情況下，人們會(huì)懶得將大小寫區(qū)分開而直接用小寫，比如Mr寫成了mr、English直接寫成english。

在句子層面，在實(shí)際運(yùn)用中對(duì)句子的要求沒有在學(xué)校學(xué)習(xí)時(shí)那么多，只要句子通順，對(duì)方能夠讀懂意思即可。比方說(shuō)教科書上例句Please be advised that we have received your invoice No.32234.這句話看著好像很完整也很有禮貌可以稱得上是很完美的一個(gè)句子，教材中會(huì)列出很多套話式的句子但是實(shí)際中運(yùn)用的很少。前面這句話在實(shí)際中可能會(huì)直接被寫成：Your invoice No.32224 has been received. 而后面改寫的這句話會(huì)被多的運(yùn)用是因?yàn)樗?jiǎn)明易懂，樸實(shí)無(wú)華少了很多累贅的詞而顯得更加簡(jiǎn)潔。這不僅節(jié)省了寫的人的時(shí)間而且也節(jié)省了看這封信的人的時(shí)間。

4.2 語(yǔ)篇構(gòu)建上的比較

4.2.1語(yǔ)篇格式

商務(wù)英語(yǔ)信函于其他題材的文章來(lái)說(shuō)不同的地方主要也在于格式上的不同，這是導(dǎo)致商務(wù)英語(yǔ)信函作為一種獨(dú)特體裁類型的原因之一。之前提到過(guò)商務(wù)英語(yǔ)信函很注重格式，但是在現(xiàn)實(shí)生活中商務(wù)英語(yǔ)信函一邊都是靠電子郵件來(lái)寫的，很多地方都會(huì)由電腦自動(dòng)生成，比方說(shuō)送件人姓名，地址等的一些信息，所以在實(shí)際運(yùn)用中除非牽涉到重要文件或者需要簽字，在大多數(shù)時(shí)候可能只要寫信人撰寫正文內(nèi)容就可以了。所以在以后的寫作中可能寫作格式會(huì)一直被弱化，可能以后如果讓一個(gè)商務(wù)人士來(lái)寫手寫信函時(shí)，會(huì)不知道怎么寫格式。

4.2.2構(gòu)建模式方面比較

勸說(shuō)式構(gòu)建模式和陳列式構(gòu)建模式是兩種運(yùn)用非常普遍的兩種模式。這兩種模式不僅在教科書中被大量介紹，在實(shí)際運(yùn)用中也是在被廣泛運(yùn)用。特別是勸說(shuō)式構(gòu)建模式，教材中大部分范文都是使用這一模式，但和實(shí)際運(yùn)用中唯一一點(diǎn)小區(qū)別在于教科書中提到的勸說(shuō)法的例子更禮貌而實(shí)際當(dāng)中顯得更直接。

陳列構(gòu)建模式雖然不像勸說(shuō)構(gòu)建模式運(yùn)用的多但是顯然也是常被拿來(lái)使用。商界一向重視“時(shí)間就是金錢”“效益就是生命”的理念，所以陳列法頗受商界人士的青睞。陳列法就是列清單式，陳列法很少用于勸說(shuō)別人但是在信息傳遞上作用更加突出。這種方法的使用最常見于報(bào)價(jià)、下訂單和裝運(yùn)的過(guò)程用于提供信息讓對(duì)方選擇或者是校對(duì)信息。陳列構(gòu)建模式使得很多信息比較簡(jiǎn)練有序，不會(huì)有絲毫累贅。

4.3 語(yǔ)用策略上的比較

“你方觀點(diǎn)”這種策略在教科書中是比較常見的一種策略。在實(shí)際運(yùn)用中有時(shí)可以在商務(wù)談判中迷惑對(duì)方也或許在談判過(guò)程中減少?zèng)_突，讓對(duì)方相信自己所做的這些是為了對(duì)方好有時(shí)可以成功的避免花費(fèi)更多口舌去說(shuō)服對(duì)方，有利于達(dá)成自己的目的。在策略運(yùn)用上，實(shí)際信函中用到“你方視點(diǎn)”的地方很少，所以在勸說(shuō)的時(shí)候有時(shí)候會(huì)受到點(diǎn)阻礙使得被勸說(shuō)的人不容易快速被勸服，從而導(dǎo)致在說(shuō)服對(duì)方的過(guò)程中會(huì)多花心力。在這一方面，也就是說(shuō)在還盤這一階段會(huì)花費(fèi)過(guò)多的時(shí)間，這是實(shí)際運(yùn)用中不足的地方。

5. 結(jié)語(yǔ)

從商務(wù)英語(yǔ)信函的詞，句，篇三個(gè)方面對(duì)商務(wù)英語(yǔ)信函進(jìn)行體裁分析，從而更好的了解商務(wù)英語(yǔ)信函的社會(huì)功能和交際目的從而更好地提高商務(wù)人士的寫作技能。綜上所述，我們可以看出商務(wù)英語(yǔ)信函在教材中和實(shí)際運(yùn)用中存在很多相同點(diǎn)還有很多不同點(diǎn)。我們時(shí)代在不斷進(jìn)步但是我們教材的更新很慢有時(shí)候可能會(huì)導(dǎo)致教材信息滯后的場(chǎng)面出現(xiàn)。根據(jù)他們相同點(diǎn)，我們可以看出教材對(duì)我們?cè)谏虅?wù)英語(yǔ)寫作實(shí)際運(yùn)用中是起到了和一定的作用，教材內(nèi)容介紹的很全面很詳細(xì)給我們的寫作提供了方法以及參考。從它們的不同點(diǎn)出發(fā)，我想這也是給教科書編寫提供了一個(gè)參考，在編寫教材的時(shí)候除了要介紹那些套話之外我們更不能忽視商務(wù)英語(yǔ)信函的高效性和實(shí)用性這兩個(gè)特點(diǎn)。商務(wù)英語(yǔ)信函是為了其目的服務(wù)的，希望在教材編寫的過(guò)程中多使用實(shí)例而不僅僅是給學(xué)生呈現(xiàn)完美的范文，有時(shí)候有點(diǎn)小瑕疵的真實(shí)范例可能會(huì)給學(xué)生傳遞不一樣的感受。

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