淺談高校檔案管理存在的問題與對策

【摘要】面對新技術(shù)蓬勃發(fā)展的信息時代，高校檔案管理工作也有了新的要求。檔案管理數(shù)字化是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，對于檔案管理效率的提高和檔案資源的高效利用和共享具有著重要意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 問題 辦法

檔案工作是學(xué)校工作的一個窗口。檔案員要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，教師和學(xué)生做好服務(wù)窗口工作。

一、檔案管理存在的問題

1.單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，只有單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，科學(xué)規(guī)范檔案工作的方方面面才能順利開展，才能落實到工作中。

2.檔案管理人員對檔案的意識匱乏，宣傳引導(dǎo)不夠。檔案管理工作人員對檔案法認識不足，專業(yè)知識不熟悉。責(zé)任心少，意識不強，對檔案重要性的意識非常模糊，這樣就給檔案管理工作造成了很多困難，使管理工作非常混亂。大家都知道，檔案的收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，文書檔案收集工作的質(zhì)量直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。收集的檔案不完整的，殘損零亂的。使用價值不大的和不移交的檔案材料，不僅會給整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)工作在很大程度上造成無效勞動，而且也不能為社會各項工作提供有效服務(wù)。

3.沒有現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。手工管理模式已不能適應(yīng)目前的發(fā)展需要，這就嚴重造成工作效率低，工作量重，各類檔案存放混亂，不能及時、有效的查找。學(xué)歷查詢工作繁重，已經(jīng)查閱了36年的學(xué)籍檔案紙張脆弱，如果不使用數(shù)字化保管將無法長久完整的保存了。連一臺能夠安裝電子檔案系統(tǒng)的計算機都沒有。

4.沒有配備符合國家關(guān)于檔案保管標準的庫房。

5. 對于檔案管理人員隊伍沒有給予科學(xué)合理的配備。檔案管理人員數(shù)量不足。專業(yè)技術(shù)人員沒有。檔案管理員是從外來雇用的臨時工，什麼都不會，文化基礎(chǔ)差，服務(wù)意識也不高，也沒有使命感和責(zé)任感。臨時工作人員也不穩(wěn)定，好不容易熟悉些工作，培養(yǎng)了一些專業(yè)技術(shù)以及綜合素質(zhì)的，就又換人了。

6.檔案管理制度不規(guī)范，檔案管理手段落后，保密制度不健全，

沒有明確崗位責(zé)任制， 沒有嚴格按照《檔案管理制度》來規(guī)范工作。對涉密文件沒有意識。

二、解決檔案管理工作中的具體辦法：

（一）、思想觀念現(xiàn)代化

高校檔案管理要適應(yīng)社會發(fā)展的需要，就必須與時俱進，更新觀念，更新知識，面向社會，面向市場，實現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。只有克服舊思想的約束，不斷地改革創(chuàng)新，才能開創(chuàng)高校檔案管理工作的新局面。

高校領(lǐng)導(dǎo)在思想上要高度重視，從長遠和全局的高度看形勢、看問題、看檔案工作，切實把加強和改進檔案管理工作落實到實際的工作中。

檔案工作人員要充分認識檔案管理現(xiàn)代化的必要性，要樹立創(chuàng)新意識，要學(xué)習(xí)和借鑒先進的檔案管理方法，善于總結(jié)工作經(jīng)驗，做到更新觀念，積極、主動、及時地為學(xué)校工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。不斷探索新形勢下做好檔案管理工作的新思路、新方法。要樹立科技意識，掌握一定的現(xiàn)代經(jīng)濟、科技、法律等管理知識，既熟悉檔案現(xiàn)代化管理，又懂得計算機操作應(yīng)用等現(xiàn)代化的管理手段。

（二）、檔案管理數(shù)字化

檔案管理數(shù)字化是嚴格根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)定》的要求，將傳統(tǒng)的檔案通過掃描等方式進行數(shù)字化，然后按照一定的規(guī)范存儲在數(shù)據(jù)庫中，構(gòu)成數(shù)字化的檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案資源的快速檢索，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享檔案資源的管理模式。確保電子文件的安全，達到保真、保密、保存、保讀、保備份、保異質(zhì)；最終實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫中心、各個處室同步傳閱歸檔、檔案自動化查檔以及電子檔案數(shù)字化。

檔案管理數(shù)字化可以實現(xiàn)對檔案的快速查詢。在傳統(tǒng)模式下，檔案占用空間大，當(dāng)需要查閱檔案時，工作人員需要較長的時間才能找到，或沒有找到。而數(shù)字化管理可以準確地、有效地、及時地查找，使檔案管理工作省時、省力、省人。

檔案管理數(shù)字化是建立統(tǒng)一的檔案資源共享平臺的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案管理在時間和空間上都存在一定的局限性，而數(shù)字化的管理方式，可以實現(xiàn)移動式庫房，利于檔案資源的共享和高效利用。

例如使用電子檔案系統(tǒng)能夠解決的問題具體如下：

1、實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫中心：如果是網(wǎng)絡(luò)版軟件在信息中心機房搭建服務(wù)器與各個科室的訪問模式；如果是單機版軟件在檔案室專用電腦上，建立存儲電子文件檔案的數(shù)據(jù)中心，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)安全、保密。

2、各處室同步傳閱歸檔：各個處室實現(xiàn)自動傳閱歸檔，同時支持電子原文歸檔；取代人工的方式送到檔案室進行歸檔登記目錄。

3、接收/接受條目（以及電子文件）：支持與檔案局進行在線、離線移交與接收，同時支持電子原文的移交與接收。

4、實現(xiàn)檔案查檔自動化：自動生成歸檔后保存到檔案庫數(shù)據(jù)中心，各個科室通過電腦實現(xiàn)查檔（關(guān)鍵字檢索）；取代人工的方式在檔案室翻找目錄。

5、文件、檔案以及資料管理：齊備的文件、檔案以及資料的管理功能，具有歸檔、拆卷（件）、插卷（件）、整理、檔號設(shè)置、內(nèi)容鑒定、歸屬鑒定、開放、銷毀操作。

6、實現(xiàn)電子文件原數(shù)據(jù)的保存：電子文件屬性信息功能可以用于電子文件原數(shù)據(jù)的保存。

7、權(quán)限控制：可以控制 “那些人可以查看那些條目，那些電子原文”；如果實現(xiàn)了本級檔案的集中管理，可以按機構(gòu)設(shè)置權(quán)限。

（三）、加強檔案隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)具體化

1. 積極匯報工作，說明情況，努力使領(lǐng)導(dǎo)要對檔案工作支持和重視，給予配備標準的檔案庫房和合理的工作人員。遇到困難也不放棄。 爭取改善改進檔案管理部門的設(shè)施環(huán)境。

2. 嚴格按照《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校工作規(guī)范》，《檔案人員崗位培訓(xùn)教程》，《檔案法》，《檔案管理條例》，《檔案管理員的職責(zé)》，《檔案保密工作制度》，《檔案查閱利用制度》、《檔案接收制度》、《檔案保管制度》、《檔案整理制度》、《檔案登記制度》等來規(guī)范工作。

3.學(xué)習(xí)才是硬道理，只有終生學(xué)習(xí)，加強實踐鍛煉，才能不斷提高自己。實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)技術(shù)有機結(jié)合。加強掌握使用各種辦公自動化設(shè)備的技能，提高業(yè)務(wù)技能，解放思想，攻堅克難。豐富實際工作經(jīng)驗。成為政治過硬，業(yè)務(wù)精通的合格工作人員。

結(jié)語：作為一名優(yōu)秀的檔案員要有大局意識。敢于擔(dān)當(dāng)，勇于奉獻，有信心，有決心，運用高科技知識與技能，適應(yīng)新時期檔案管理標準的的要求，創(chuàng)新技術(shù)，提升服務(wù)，提高效能，實現(xiàn)咨詢業(yè)務(wù)智能化、檔案管理標準化、檔案工作程序化，全面提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。保證高校檔案管理工作更好地服務(wù)于社會。