談?wù)動(dòng)?jì)算機(jī)管理流動(dòng)人員檔案編號(hào)方法

許維森

流動(dòng)人員檔案管理工作是人才中心工作的重點(diǎn)之一。如何高效快捷地為流動(dòng)人員服務(wù)，是我們每一個(gè)人才工作者追求的目標(biāo)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，目前廣西有50多個(gè)市、縣（區(qū)）人才中心安裝使用了廣西區(qū)人才管理辦公室研制的“匯通人事代理管理系統(tǒng)”。這不僅提高了人才中心對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的工作效率，同時(shí)極大地方便了為大中專畢業(yè)生遠(yuǎn)程查詢檔案服務(wù)。但是，在使用該軟件中，流動(dòng)人員檔案的編號(hào)一直沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或做法，這給管理人員查找檔案帶來諸多不便。筆者認(rèn)為，高效快速查找到檔案的關(guān)鍵在于科學(xué)地給檔案編號(hào)和按編號(hào)順序排架。因此，科學(xué)規(guī)范地做好流動(dòng)人員檔案編號(hào)是檔案管理中一項(xiàng)首要的基本環(huán)節(jié)。

根據(jù)1995年6月12日國(guó)家檔案局批準(zhǔn)并實(shí)施《檔號(hào)編制規(guī)則》的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性的原則要求，筆者經(jīng)過反復(fù)實(shí)踐和比較，參考其他檔案編號(hào)方法，研究出一種利用四角號(hào)碼取號(hào)的“332編號(hào)法”。這方法不僅能滿足“匯通人事代理管理系統(tǒng)”純數(shù)字編號(hào)需求，同時(shí)能做到不依靠任何檢索工具僅憑姓名就可以快速查找到檔案?，F(xiàn)分述如下：

所謂“332編號(hào)法”，就是檔案號(hào)由8位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，即姓氏編號(hào)為前三位，名字編號(hào)為中間三位，最后二位數(shù)是識(shí)別碼（如圖1所示）。

例如：丁維樂的檔案編號(hào)為丁102，維樂219，識(shí)別號(hào)00，也就是10221900。

一、姓氏編號(hào)（前三位）

（一）把所有流動(dòng)人員檔案根據(jù)四角號(hào)碼取號(hào)規(guī)則，按姓氏的左上角筆形取號(hào)，將所有的姓氏分為9大類：即左上角橫起筆1類，如“王、丁、孔……”等姓；左上角豎撇起筆2類，如“白、岑、黎……”等姓；左上角點(diǎn)起筆3類，如“閉、郭、龐……”等姓；左上角叉起筆4類，如“蔡、李、姚……”等姓；左上角插起筆5類，如“曹、成、韋……”等姓；左上角方框起筆6類，如“羅、田、吳……”等姓；左上角角起筆7類，如“貝、陸、邱……”等姓；左上角八起筆8類，如“管、金、曾……”等姓；左上角小起筆9類，如“黨、肖……”等姓。這樣，我們一看到檔案上的姓氏就知道分在第幾類了。

根據(jù)四角號(hào)碼取號(hào)是分為0、1、2、3、4、5、6、7、8、9類的。為什么沒有0類呢？因?yàn)楝F(xiàn)在我們使用的“匯通人事代理管理系統(tǒng)”編號(hào)還不能識(shí)別以0開頭的編號(hào)，所以我們把四角號(hào)碼中“點(diǎn)下有橫是0頭”這一類全部歸于3類，因此分為9大類。

（二）在同類（同筆形）姓氏中，先根據(jù)姓氏漢語拼音順序（也可以按其他方法）排序，再用01-99數(shù)列給該姓氏編上對(duì)應(yīng)號(hào)，制成姓氏索引表（見表1）。

在橫起筆的第1大類“孔、班、丁、雷……”中，按漢語拼音排序后的順序?yàn)椤鞍郻an、丁ding、孔kong、雷“l(fā)ei……”，對(duì)應(yīng)編上號(hào)為：班101、丁102、孔103、雷104，這樣把同姓集中在一起了。

二、名字編號(hào)（中間三位）

（一）單字名編號(hào)法

即按四角號(hào)碼取該字的第一、第三、第四角的筆形編碼。例如：班禪，“班”字姓氏編號(hào)是101，“禪”字的第一、第三、第四角編碼分別是3、2、5，班禪的檔案編號(hào)就是101325。

（二）雙字（含三字以上）名編號(hào)方法

第一個(gè)字按四角號(hào)碼取該字的第一、第三角的筆形編碼，第二個(gè)字取第三角的筆形編碼。例如：丁維樂，“丁”姓編號(hào)是102，“維”字的第一、第三角編碼分別是2、1，“樂”字的第三角編碼9，丁維樂的檔案編號(hào)就是102219。名字超過三個(gè)字以上按雙字取號(hào)。

為什么要這樣取角編號(hào)呢？筆者經(jīng)過多次反復(fù)實(shí)踐研究得出結(jié)論：這樣取角編號(hào)能把重碼率降到最低。

三、識(shí)別碼的取法

所謂識(shí)別碼就是用來區(qū)分同姓同名和同號(hào)所給的編號(hào)。由00、01、02、03、04、05……99共100個(gè)自然數(shù)表示。沒有同號(hào)情況下統(tǒng)一用00表示，保持位數(shù)相同，達(dá)到排序整齊美觀，也為今后同姓同名同號(hào)留下區(qū)間。在同姓同名和同號(hào)的情況下，根據(jù)收到檔案先后時(shí)間順序給號(hào)。例如：有兩個(gè)同姓同名丁維樂編號(hào)分別為：10221900，10221901，并在籍貫處加以區(qū)分。或與丁維樂同姓不同名而同號(hào)的如丁繼樂可取號(hào)為10221902……，至此檔案編號(hào)就完成了。

采用四角號(hào)碼332編號(hào)法，它吸收了其他檔案編號(hào)方法的長(zhǎng)處，使檔案管理檢索更快捷方便，具有以下優(yōu)點(diǎn)。

（一）可以不用依靠計(jì)算機(jī)或檔案檢索目錄來查找檔案，只要根據(jù)姓名就可以快速準(zhǔn)確地查找到所需檔案。

（二）能將同姓同名同號(hào)的檔案集中排列在一起，且做到一人一號(hào)，查找時(shí)一目了然。

（三）每個(gè)姓氏的檔案按四角號(hào)碼編號(hào)大小順序進(jìn)行排列，并在架（柜）前粘貼上姓氏（大類號(hào)）與號(hào)段。在排架時(shí)先按大類再按號(hào)段排列，并根據(jù)本單位流動(dòng)人員大小姓氏多少預(yù)留出相應(yīng)的空間位置，保持該姓氏檔案在柜中的位置，這不僅具有相對(duì)穩(wěn)定性，同時(shí)又有較好的擴(kuò)充性。

（四）符合使用廣西區(qū)人才管理辦公室研制的“匯通人事代理管理系統(tǒng)”純阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)要求。

其缺點(diǎn)是：一是8位數(shù)編號(hào)相對(duì)長(zhǎng)了點(diǎn)。二是管理人員要熟悉四角號(hào)碼取號(hào)方法。一年來，經(jīng)本單位新進(jìn)兩位同志實(shí)踐，在半個(gè)月內(nèi)都能熟練掌握該方法的取號(hào)排架技能。