高校財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用分析

林潔瑩

(華南農(nóng)業(yè)大學(xué)　財(cái)務(wù)處,廣東　廣州　510642)

高校財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用分析

林潔瑩

(華南農(nóng)業(yè)大學(xué)財(cái)務(wù)處,廣東廣州510642)

[摘要]當(dāng)前,高校在不斷擴(kuò)張的同時(shí),財(cái)務(wù)報(bào)銷難度也不斷提升,報(bào)銷類型多樣,單據(jù)數(shù)量增多,報(bào)銷金額增長,導(dǎo)致傳統(tǒng)報(bào)賬模式難以適應(yīng)報(bào)銷現(xiàn)狀。高校應(yīng)順應(yīng)時(shí)代潮流,實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程報(bào)賬。文章在分析高校賬務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)現(xiàn)狀基礎(chǔ)上,探討了遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]遠(yuǎn)程報(bào)賬；報(bào)賬系統(tǒng)；高效財(cái)務(wù)；財(cái)務(wù)數(shù)字化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.17.105

隨著我國教育行業(yè)的迅速發(fā)展,各個(gè)高校招生數(shù)量增多,校區(qū)擴(kuò)大,高校在不斷發(fā)展壯大。與此同時(shí),也面臨著由于教師、職工、學(xué)生數(shù)量的增長而帶來的各種挑戰(zhàn),其中包括財(cái)務(wù)管理難題。過去的報(bào)賬模式顯然已經(jīng)逐漸難以適應(yīng)當(dāng)前的形勢(shì),比如高校校區(qū)數(shù)量增多并且距離較遠(yuǎn)、報(bào)賬類型多種多樣、報(bào)賬數(shù)額較大等。高校作為人才聚集、培養(yǎng)與發(fā)展的前沿陣地,應(yīng)與時(shí)俱進(jìn),憑借各種信息技術(shù)構(gòu)建并應(yīng)用財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng),解決當(dāng)前面臨著的諸如報(bào)賬流程長、耗時(shí)多、材料復(fù)雜的問題,完善財(cái)務(wù)管理體系。

1高校賬務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

報(bào)銷流程一般包括五個(gè)環(huán)節(jié),分別是整理票據(jù)、填寫單據(jù)、領(lǐng)導(dǎo)簽批、會(huì)計(jì)審核報(bào)銷、出納支付。具體來講,即賬務(wù)報(bào)銷方將自己在日常學(xué)習(xí)、工作中所產(chǎn)生的各種票據(jù)進(jìn)行收集與整理,如符合報(bào)銷規(guī)定的發(fā)票、收據(jù)、車票、審計(jì)報(bào)告等,接著賬務(wù)報(bào)銷方要按照學(xué)校要求填寫相應(yīng)單據(jù),送交相關(guān)人員審查、簽字或蓋章,然后將這些經(jīng)過確認(rèn)的單據(jù)交由學(xué)校財(cái)務(wù)管理部門,由會(huì)計(jì)進(jìn)行審核與編寫憑證,最終交給財(cái)務(wù)出納,由出納根據(jù)憑證支付金額,整個(gè)報(bào)賬工作才結(jié)束。根據(jù)統(tǒng)計(jì)表明,高校由于自身事業(yè)單位屬性、財(cái)務(wù)管理不善等原因,一般采取集中賬務(wù)報(bào)銷的形式,具體體現(xiàn)在學(xué)期開始或者結(jié)束、項(xiàng)目立項(xiàng)或者結(jié)項(xiàng)階段集中報(bào)銷,可想而知,容易造成工作人員在集中時(shí)期忙碌、工作壓力大,教職工、學(xué)生等報(bào)賬人員報(bào)賬難度比較大、耗費(fèi)時(shí)間與心思比較多,極大地影響了賬務(wù)報(bào)銷的質(zhì)量。

當(dāng)前,擁有并使用財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)的高校非常少,而且即便擁有,也只開發(fā)報(bào)賬預(yù)約、網(wǎng)上支付等功能,功能碎片化、單獨(dú)化,并不能實(shí)現(xiàn)全面的遠(yuǎn)程報(bào)賬。

2高校財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用

財(cái)務(wù)遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)存在的意義是使報(bào)銷賬務(wù)的全部環(huán)節(jié)都能通過網(wǎng)上系統(tǒng)實(shí)現(xiàn),盡量減少像傳統(tǒng)報(bào)賬模式那樣的填寫紙質(zhì)單據(jù)、面對(duì)面窗口操作,減少報(bào)賬時(shí)間,提高報(bào)賬效率。通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷賬務(wù)由以下流程組成：填寫并上傳電子單據(jù)、審批單據(jù)、審核單據(jù)并自動(dòng)形成會(huì)計(jì)憑證、網(wǎng)上支付。

遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建而來,凡涉及信息、網(wǎng)絡(luò)的東西首先就要考察隱私性、安全性,保證報(bào)賬人員相關(guān)信息不被泄露、報(bào)賬系統(tǒng)不被非法入侵。每個(gè)報(bào)賬人員只有一個(gè)與其身份證或者工資號(hào)綁定的登錄名及其密碼,在通過網(wǎng)絡(luò)支付的時(shí)候,不僅需要網(wǎng)銀支付系統(tǒng)保障安全,還需要一定級(jí)別的工作人員授權(quán),之后方可實(shí)現(xiàn)支付。相關(guān)工作人員使用系統(tǒng)的權(quán)限不同,如會(huì)計(jì)與出納需要使用不同的認(rèn)證級(jí)別。另外還要注重信息共享,完善用戶信息,包括姓名、身份證號(hào)、銀行卡號(hào)、項(xiàng)目名稱、經(jīng)費(fèi)代碼等各種固定信息,減少用戶反復(fù)填寫的負(fù)擔(dān),節(jié)約時(shí)間,提高報(bào)賬效率。

2.1單據(jù)電子化填寫、上傳與打印

用戶使用唯一用戶名與密碼登錄遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)后,依據(jù)不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)填寫各種單據(jù),如差旅費(fèi)、管理費(fèi)用、借款單。用戶只需要根據(jù)系統(tǒng)提示一步一步完成操作即可。系統(tǒng)的科學(xué)性、便捷性體現(xiàn)在系統(tǒng)會(huì)根據(jù)項(xiàng)目代碼自動(dòng)匹配項(xiàng)目名稱,用戶可以直接選擇會(huì)計(jì)科目而無須鍵盤輸入,在用戶選擇支付方式后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配用戶姓名、銀行卡號(hào)等相關(guān)信息,填寫完成并提交后,便會(huì)立即生成報(bào)銷憑證、編號(hào),用戶可直接打印,交由領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人審查、簽字蓋章,再進(jìn)行下一步操作。

在報(bào)賬系統(tǒng)上填寫單據(jù)大大降低了教職工、學(xué)生等報(bào)賬人員混淆經(jīng)費(fèi)代碼的可能性,因?yàn)橄到y(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配,進(jìn)而提高了財(cái)務(wù)報(bào)賬的準(zhǔn)確性,減少出賬的混亂性。同時(shí),只需要有網(wǎng)絡(luò),報(bào)銷人員的報(bào)銷工作不受時(shí)間、地點(diǎn)的束縛,比如過去需要從一個(gè)校區(qū)到另一個(gè)校區(qū)報(bào)賬,可能需要等到工作人員上班期間才能報(bào)賬,這很大程度上提高了報(bào)賬的靈活性。還有在報(bào)賬過程中花費(fèi)時(shí)間最多的一項(xiàng)工作正是填寫單據(jù),而通過遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng),此項(xiàng)工作由報(bào)銷人員、工作人員、系統(tǒng)自動(dòng)操作一起進(jìn)行,極大地減少了報(bào)賬時(shí)間,降低了工作人員的負(fù)擔(dān)。

2.2審批單據(jù)

所謂審批單據(jù)即審批人員依據(jù)經(jīng)費(fèi)類型、額度進(jìn)行審批,檢查單據(jù)是否真實(shí)、合法、有效。由于審批工作的特殊性、復(fù)雜性,使得審批單據(jù)最好保留傳統(tǒng)的報(bào)賬形式,即紙質(zhì)審批,而非網(wǎng)絡(luò)審批,而且實(shí)際經(jīng)驗(yàn)表明,紙質(zhì)審批單據(jù)更為有效、準(zhǔn)確。具體來講,主要存在以下阻礙審批單據(jù)工作網(wǎng)絡(luò)化的原因：一是報(bào)銷賬務(wù)所需要的發(fā)票、收據(jù)、合同、報(bào)告等文件數(shù)量多,類型復(fù)雜,導(dǎo)致掃描工作量大、難度大；二是具備審批權(quán)限的人不可能每天查看報(bào)賬系統(tǒng),檢查是否有單據(jù)需要審批,如此便有可能耽誤審批工作、延長審批時(shí)間；三是不同的審批人有不同的審批權(quán)限,可能需要不同級(jí)別的審批人依次核實(shí)、簽字才能完成一項(xiàng)單據(jù)的審批工作,其中任一審批人員的延誤審批都會(huì)影響審批工作的效率。所以就目前來說,相對(duì)于網(wǎng)絡(luò)審批,紙質(zhì)審批更為有效。

2.3審核報(bào)銷單據(jù)與自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證

報(bào)銷人員將經(jīng)過審批后的單據(jù)交由會(huì)計(jì)人員,會(huì)計(jì)人員確定單據(jù)合法、有效后便可使用特定的管理權(quán)限登錄遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng),輸入報(bào)銷單編號(hào)后,系統(tǒng)可依據(jù)自動(dòng)提取的信息生成會(huì)計(jì)憑證,這是遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng)最吸引眼球、最值得推廣的特點(diǎn)之一。過去,編制會(huì)計(jì)憑證耗費(fèi)會(huì)計(jì)人員的大量時(shí)間,并且編制會(huì)計(jì)憑證比較煩瑣復(fù)雜,容易因?yàn)闀?huì)計(jì)人員的馬虎大意或者專業(yè)水平不夠而出錯(cuò),而通過報(bào)賬系統(tǒng),自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證,將編制會(huì)計(jì)憑證的工作分擔(dān)到報(bào)銷人員身上,一方面，減少了報(bào)賬時(shí)間,另一方面,提高了報(bào)賬的準(zhǔn)確性。

2.4網(wǎng)上支付

報(bào)銷人員的基本信息中包括其身份證號(hào)、銀行卡號(hào)信息,同時(shí),出納可以利用系統(tǒng)選擇當(dāng)日所有需要報(bào)銷的賬務(wù),在報(bào)銷憑證合格后,出納可以直接通過網(wǎng)絡(luò)一并支付,簡(jiǎn)化支付手續(xù),實(shí)現(xiàn)批量報(bào)銷與電子出納。同時(shí),出納可以利用系統(tǒng)查看指定某日、某月、某季度的報(bào)銷金額、報(bào)銷類型等信息,這些信息能夠作為完善報(bào)銷工作、財(cái)務(wù)管理體系的依據(jù)。

3結(jié)論

綜上所述,在當(dāng)今這個(gè)信息化社會(huì),網(wǎng)絡(luò)化、電子化程度不斷加深、范圍不斷拓展,高校應(yīng)把握時(shí)代發(fā)展趨勢(shì),在傳統(tǒng)報(bào)賬模式基礎(chǔ)上進(jìn)行改良,推陳出新,通過構(gòu)建遠(yuǎn)程報(bào)賬系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)單據(jù)電子化填寫、會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)生成、網(wǎng)上支付等形式,減少報(bào)賬排隊(duì)等候時(shí)間,降低工作難度,提高無紙化辦公的覆蓋率,提高報(bào)賬效率,增強(qiáng)報(bào)賬準(zhǔn)確性。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李萍,陳曉梅,石艷萍.高等學(xué)校優(yōu)化報(bào)賬方式提高報(bào)賬效率的研究[J].會(huì)計(jì)之友，2014(10).

[作者簡(jiǎn)介]林潔瑩(1976—),女,漢族,廣州新會(huì)人,本科,會(huì)計(jì)師。研究方向：高校財(cái)務(wù)管理。