如何加強(qiáng)運(yùn)管部門檔案管理

薛剛

[摘 要]運(yùn)輸管理站的檔案管理工作在運(yùn)輸管理站整個(gè)管理中具有非常重要的地位，道路運(yùn)輸檔案管理是運(yùn)管部門貫徹落實(shí)相關(guān)交通法律法規(guī)，加強(qiáng)對一切道路運(yùn)輸經(jīng)營業(yè)戶進(jìn)行規(guī)范管理的重要途徑之一。怎樣做好檔案管理工作是運(yùn)輸管理站需要思考的問題。隨著社會的不斷發(fā)展和道路運(yùn)輸事業(yè)的快速前進(jìn)，對新形勢下的道路運(yùn)輸檔案管理提出了新的要求和更高挑戰(zhàn)。

[關(guān)鍵詞]道路運(yùn)輸；檔案管理；問題；措施

近年來隨著我國運(yùn)輸行業(yè)的不斷發(fā)展，運(yùn)輸管理站的檔案管理也在不斷加強(qiáng)，法制化建設(shè)不斷得到完善，信息化程度不斷加快，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用。隨著社會的發(fā)展，運(yùn)輸管理站的檔案管理工作也隨之變得越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)模式的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的需要，面對這些問題，提高運(yùn)輸管理站的檔案管理水平是我們檔案管理人員都應(yīng)該思考的問題。

一、道路運(yùn)輸檔案管理的意義

運(yùn)管部門是對營運(yùn)車輛有效的管理機(jī)構(gòu)，在運(yùn)管部門諸多管理職能中，檔案管理工作能夠非常完整的記錄營運(yùn)車輛的工作和使用情況，是對營運(yùn)車輛的管理最重要的職能之一。因此運(yùn)管部門責(zé)無旁貸地對營運(yùn)車輛的相關(guān)檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理。隨著交通事業(yè)的快速發(fā)展，營運(yùn)車輛越來越多，對于道路運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理的質(zhì)量來說，它不僅僅要管理所有車輛的信息，更要將它們運(yùn)行狀況進(jìn)行歸納、總結(jié)、記錄。道路運(yùn)輸行業(yè)是特殊行業(yè)，其交通運(yùn)輸安全會直接關(guān)系到老百姓的人身安全和經(jīng)濟(jì)利益。因此，重視道理運(yùn)輸行業(yè)檔案管理是十分重要的。

二、道路運(yùn)輸檔案管理的特點(diǎn)

道路運(yùn)輸檔案除了擁有一般檔案的特點(diǎn)之外，還有專業(yè)性的特點(diǎn)，主要有以下幾種表現(xiàn)方式。

（一）運(yùn)輸管理站的車輛種類比較多，類型比較復(fù)雜，涉及車輛的面比較廣。

（二）重復(fù)連續(xù)性。在道路運(yùn)輸管理過程中，隨時(shí)都存在車輛報(bào)廢更新、證件年審、班線調(diào)整等工作，相關(guān)的檔案材料也要隨之變化，所以說，道路運(yùn)輸檔案的形成是依據(jù)客觀存在的事實(shí)。

三、當(dāng)前道路運(yùn)輸管理行業(yè)檔案工作存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄，思想未到位。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施差，經(jīng)費(fèi)緊缺。

（三）檔案收集不齊全。

（四）檔案人員專業(yè)知識不強(qiáng)。

四、加強(qiáng)道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理工作的措施

（一）從檔案建設(shè)方面做好管理。一是對各管理部門的職責(zé)進(jìn)行明確的分工，道路運(yùn)輸?shù)臋n案管理的過程是不斷變化的，比如，從車輛入戶建檔到報(bào)廢銷檔，檔案資料則在不斷的增多，完善。同時(shí)，也要經(jīng)過營運(yùn)業(yè)戶、維修企業(yè)、檢測企業(yè)、管理部門多個(gè)管理環(huán)節(jié)。因此，建立完善的道路運(yùn)輸檔案管理制度要明確各部門的分工和責(zé)任，明確管理規(guī)則，才能保證及時(shí)準(zhǔn)確地收集、分類、歸檔、清理相關(guān)資料。二是加強(qiáng)對檔案的日常管理。要及時(shí)更新相關(guān)的技術(shù)資料并將其入檔，由于道路運(yùn)輸營運(yùn) 車輛檔案包含的資料比較復(fù)雜，且隨時(shí)都在變化更新，因此，對檔案的管理要隨時(shí)更新和完善，保證技術(shù)資料的時(shí)效性和延續(xù)性。所以，管理部門工作人員應(yīng)當(dāng)對車輛技術(shù)檔案中的資料進(jìn)行分類處理：對車輛照片、技術(shù)參數(shù)表、營運(yùn)證和行車證復(fù)印件等資料要求永久保存；對車輛維護(hù)、檢測等資料則根據(jù)需要確定保存時(shí)限。最后，檔案管理人員更新和保持資料是日常生活中的重要部分，還要及時(shí)清理過期資料，撤銷報(bào)廢車、轉(zhuǎn)出車檔案，收集檔案號資源和儲存空間。三是要探索采用計(jì)算機(jī)存儲檔案管理系統(tǒng)。對于道路運(yùn)輸行業(yè)檔案管理來說，其內(nèi)容繁雜多變，不利于人工自己去查找、更改，所以，道路運(yùn)輸?shù)臋n案管理人員要合理的運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，其系統(tǒng)一般可以具有輸入、插入、修改、統(tǒng)計(jì)、檢索、查找、刪除以及輸出的功能，道路運(yùn)輸行業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要有篩選的功能，這樣更加有利于檔案的更改與刪除，道路運(yùn)輸行業(yè)還可以利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代化的傳輸功能，使得各個(gè)相關(guān)部門查閱交通道路運(yùn)輸?shù)男畔r(shí)更為便捷，計(jì)算機(jī)存儲檔案有著不僅占地小，而且輸入快的特點(diǎn)，而且還加快了工作的速率。

（二）從行政方面加強(qiáng)管理。一是大力宣傳《檔案法》，讓領(lǐng)導(dǎo)和工作人員充分認(rèn)識到加強(qiáng)行業(yè)檔案管理的重要性，把檔案管理工作納入到各級領(lǐng)導(dǎo)的日常工作和各業(yè)務(wù)部門的工作規(guī)劃中，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。二是要提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，抓好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。對于檔案管理進(jìn)行完善的統(tǒng)籌規(guī)劃，投放一些資金，希望可以完成信息建設(shè)和人員培訓(xùn)工作，使全行業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作都能達(dá)到要求的檔案管理水平。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是道路運(yùn)輸業(yè)不斷地發(fā)展，在道路運(yùn)輸行業(yè)中，車輛不斷地更新，道路也隨之?dāng)U展，新科技也紛紛出現(xiàn)。因此，在道路運(yùn)輸檔案管理中，要不斷地收集新的資料，完成信息資源共享，更快地完成科研成果轉(zhuǎn)換，為提高道路運(yùn)輸檔案管理服務(wù)。

總之，道路運(yùn)輸檔案管理是持續(xù)性的工作，要經(jīng)過不斷的積累和發(fā)展，也可以說是道路運(yùn)輸管理的系統(tǒng)化建設(shè)工程。運(yùn)輸管理站要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對運(yùn)輸管理站檔案的管理，認(rèn)真及時(shí)的研究和解決運(yùn)輸管理站在平時(shí)的檔案管理工作中遇到的各種問題。積極采取有效的措施，更新檔案管理工作人員的觀念，探索新的檔案管理模式，使道路運(yùn)輸檔案管理工作越來越科學(xué)，越來越完善，只有這樣才能不斷促進(jìn)運(yùn)輸管理站的檔案管理工作的開展。

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（編輯/丹桔）