基于信息化時代的檔案管理長效機(jī)制探討

呂峰遼寧教育研究院，遼寧 沈陽 110034

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基于信息化時代的檔案管理長效機(jī)制探討

呂峰
遼寧教育研究院，遼寧 沈陽 110034

摘要

關(guān)鍵詞

信息化以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，通過開發(fā)利用信息資源，促進(jìn)信息交流和網(wǎng)絡(luò)共享，為特定人群的生活、工作、學(xué)習(xí)提供迅速便捷的技術(shù)支持，從而極大地提高了工作效率。隨著計算機(jī)多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)交互技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息化建設(shè)已成為提高檔案工作效率和降低管理成本的重要保障。

一、信息化對檔案管理工作的深刻影響

對于檔案管理工作而言，目前，絕大多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理工作，均引入了以現(xiàn)代信息技術(shù)操作手段為核心的智能化工具。智能化工具又稱信息化的生產(chǎn)工具，它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能。智能化生產(chǎn)工具改變了人們的工作方式、學(xué)習(xí)方式、交流方式、思維方式等，促使檔案管理工作發(fā)生極其深刻的變化。信息化對檔案管理工作的優(yōu)化主要體現(xiàn)在四大方面：第一，信息化建設(shè)會使檔案管理工作的人員費用、場地費用、設(shè)備更新折舊費用等物質(zhì)成本大量減少。企事業(yè)單位通過專設(shè)檔案管理信息機(jī)構(gòu)、信息主管，配備適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理運營要求的自動化、智能化、高技術(shù)硬件、軟件、設(shè)備、設(shè)施，建立包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫和各類信息管理系統(tǒng)在內(nèi)的檔案管理工作平臺，提高企事業(yè)檔案管理效率。第二，信息化建設(shè)可以使檔案工作的日常繁雜工作難度降低，尤其是隨著電子檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與運用，逐漸減少企事業(yè)單位傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的分類、歸檔、整理和保存等措施的工作量和不當(dāng)?shù)娜藶閾p失。電子檔案管理系統(tǒng)以檔案庫房和大容量存儲服務(wù)器為基本平臺，通過計算機(jī)、掃描儀、條碼打印機(jī)等硬件設(shè)備的合理配置和操作軟件的熟練使用，全面構(gòu)建起一個可實現(xiàn)檔案安全存儲、方便快捷查詢、無障礙借閱和多種檔案信息資源共享的“大電子檔案庫”。第三，信息化建設(shè)可以使檔案管理工作實現(xiàn)從形成到銷毀的全程信息監(jiān)管，從而更好地發(fā)揮檔案工作的全面詢查和歷史資料輔助作證的特色作用，發(fā)揮資源儲備優(yōu)勢和安全銷毀功能。第四，信息化建設(shè)對工作人員的技能素質(zhì)要求更高，例如檔案管理工作人員的計算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、信息處理和外語等職業(yè)技能，等等。

二、信息化的檔案管理工作問題分析

信息化為現(xiàn)代企事業(yè)單位的檔案管理工作帶來高效便捷的同時，對現(xiàn)代企事業(yè)單位的檔案管理工作提出更高要求和標(biāo)準(zhǔn)。我們發(fā)現(xiàn)目前許多單位的信息化輔助檔案管理工作成效不大，未能發(fā)揮信息化技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作的應(yīng)有作用，仍有一些問題值得我們重視。第一，計算機(jī)管理人員配備不合理。在信息化建設(shè)日顯重要的今天，一些企事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的計算機(jī)管理人員不增反減，尤其是一些基層單位和中小企業(yè)的計算機(jī)檔案管理員只有寥寥幾人，數(shù)量明顯不足，且人員老化現(xiàn)象較為普遍；工作分工不明確，職責(zé)權(quán)限不清楚，導(dǎo)致計算機(jī)維護(hù)檔案工作效率低下。第二，計算機(jī)專項經(jīng)費使用不合理，經(jīng)費監(jiān)管制度不健全。一些企事業(yè)單位用于檔案管理的計算機(jī)采購、使用、維護(hù)、更新和折舊等專項經(jīng)費較少，以至于出現(xiàn)計算機(jī)設(shè)備故障無法及時修復(fù)和更新等問題，嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化進(jìn)程。第三，一些企事業(yè)單位沒有定期對計算機(jī)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一維護(hù)。尤其是對機(jī)房、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等重要區(qū)域、重要設(shè)施沒有明確的規(guī)章制度和保潔標(biāo)準(zhǔn)，無法進(jìn)行定期的清潔、檢測、保養(yǎng)和維護(hù)，造成基礎(chǔ)設(shè)施和精密設(shè)備的無故損壞和快速折舊。第四，檔案管理人員的崗位績效考核機(jī)制不健全，針對現(xiàn)有員工崗位職責(zé)的制度規(guī)范與行為標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行不力。一方面，由于沒有系統(tǒng)的、標(biāo)準(zhǔn)化的、程序式的檔案管理信息化建設(shè)考核機(jī)制和管理人員職責(zé)任界定，會導(dǎo)致信息泄露、病毒侵襲系統(tǒng)和重要文件等網(wǎng)絡(luò)安全事故發(fā)生；另一方面，地方政府制定（轉(zhuǎn)發(fā)）的文件沒有得到很好的執(zhí)行，比如關(guān)于一些單位對于上級主管部門的內(nèi)外網(wǎng)完全隔離的文件和轉(zhuǎn)發(fā)意見重視不足和執(zhí)行力不夠，導(dǎo)致檔案泄露和資料遺失的安全隱患存在極大風(fēng)險。第五，部分檔案管理人員工作缺乏責(zé)任心，對計算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等設(shè)備使用不精心。一些企事業(yè)單位用于檔案管理的計算機(jī)經(jīng)常下班不關(guān)機(jī)，計算機(jī)、打印機(jī)人為損壞現(xiàn)象屢有發(fā)生，打印機(jī)隨意打印或無用打印導(dǎo)致打印機(jī)故障頻發(fā)，尤其是鼠標(biāo)、鍵盤、墨盒、硒鼓的經(jīng)常性損毀，造成了極大的物質(zhì)資源浪費。第六，檔案管理信息化技能培訓(xùn)工作做得不好、計算機(jī)基礎(chǔ)知識普及力度不夠。一些單位的計算機(jī)操作與使用培訓(xùn)僅僅限于一般性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而針對計算機(jī)日常維護(hù)、保養(yǎng)、基本故障排除等知識很少涉及，檔案管理人員對工作中計算機(jī)出現(xiàn)的一些簡單的故障無法排除。

三、基于信息化的檔案管理工作長效機(jī)制建設(shè)

（一）完善電子檔案文件的整理歸檔與管理規(guī)范

電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子檔案文件的管理方法是在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子檔案文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。完善電子檔案文件的整理歸檔與管理規(guī)范應(yīng)做到四個方面：第一，電子檔案文件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性，并對電子檔案文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。第二，應(yīng)明確規(guī)定電子檔案文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。第四，具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子檔案文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等拷貝件，并在歸檔時，同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。

（二）系統(tǒng)設(shè)計制定檔案管理的安全性方案

隨著檔案信息化系統(tǒng)工程的建設(shè)，規(guī)劃并落實相應(yīng)的安全保密措施就顯得尤為重要。因此，保證檔案的安全性和保密性，就要在檔案信息化系統(tǒng)工程的建設(shè)中制定安全性方案和具體的管理要求。第一，主觀高度重視。各級有關(guān)部門和單位要高度重視檔案安全工作，進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案安全工作的緊迫感，按照分級負(fù)責(zé)的原則，組織開展檔案工作清查，明確各級任務(wù)，落實責(zé)任，充分認(rèn)識加強(qiáng)檔案安全管理的重大意義，建立共同推進(jìn)檔案管理的長效工作機(jī)制。第二，客觀全面檢查。加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份管理，特別是服務(wù)器數(shù)據(jù)的異機(jī)備份，定期檢查數(shù)據(jù)備份的更新和維護(hù)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全，積極做到檔案資料的齊全和保管安全；適時修訂計算機(jī)多媒體設(shè)備的《管理辦法》等單位規(guī)章條例，明確計算機(jī)多媒體設(shè)備使用職責(zé)權(quán)限等具體明晰的管理制度，增加對筆記本電腦、移動硬盤、優(yōu)盤等移動設(shè)備的管理條例，完善單位檔案室計算機(jī)管理員AB角制度，做到檔案資料的整理規(guī)范；詳細(xì)制定單位《網(wǎng)絡(luò)安全管理辦法》，定期組織開展針對單位檔案室計算機(jī)管理員的計算機(jī)日常維護(hù)、保養(yǎng)與操作培訓(xùn)，制定科學(xué)合理的職業(yè)技能考核辦法，做到檔案資料的有效利用。

（三）健全檔案管理的規(guī)章制度

檔案管理的規(guī)章制度是保證企事業(yè)單位檔案文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全的基礎(chǔ)準(zhǔn)則。應(yīng)堅持“依法治檔、強(qiáng)化基礎(chǔ)、管理創(chuàng)優(yōu)、利用高效”的工作原則，健全檔案管理的規(guī)章制度。第一，把好“收集歸檔關(guān)”。明確由各業(yè)務(wù)崗位人員負(fù)責(zé)收集與本職業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，并按要求及時移交檔案室，經(jīng)檔案管理員整理、分類、組卷、編目和裝訂后，存放入柜。第二，把好“檔案整理關(guān)”。嚴(yán)格依照國家、地方政府的法律法規(guī)以及單位的檔案管理工作規(guī)章，及時處理好歸檔文件的收集、整理、存放和檢查，并按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔等日常性工作。第三，把好“檔案保管關(guān)”。檔案管理人員應(yīng)堅持做好檔案室的溫濕度記錄、庫房衛(wèi)生清掃，做到檔案盒和資料架的擺放整齊有序。通過嚴(yán)把“三關(guān)”，進(jìn)一步健全檔案管理的長效機(jī)制，這樣，既能保證檔案資料的安全保管，又能提高檔案管理現(xiàn)代化程度。

［參 考 文 獻(xiàn)］

［1］班麗影.加強(qiáng)檔案管理的安全保密及信息化檔案管理［J］.科技創(chuàng)業(yè)家.2012（11）.

［2］薛英.信息時代高校檔案管理安全性研究［J］.民營科技.2012（8）.

［3］王薏涵.淺析信息化檔案管理安全防范之策略［J］.通訊世界.2015（4）.

（責(zé)任編輯：寧沈生）

信息化對企事業(yè)單位的檔案管理工作產(chǎn)生了深刻影響，面對檔案管理工作的主要問題，應(yīng)從完善電子檔案文件的整理歸檔與管理規(guī)范，系統(tǒng)設(shè)計制定檔案管理的安全性方案、健全檔案管理的規(guī)章制度等三個方面，建設(shè)信息化時代的檔案管理工作長效機(jī)制。

信息化；檔案管理；機(jī)制

作者簡介：呂 峰（1968-），女，遼寧沈陽人，遼寧教育研究院館員，研究方向：檔案管理。

收稿日期2016-03-09

中圖分類號G20

文獻(xiàn)標(biāo)識碼A