以檔案學(xué)管理為基礎(chǔ)，淺談高校實(shí)驗(yàn)室管理

王海霞

摘要：近些年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展，國(guó)家對(duì)教育事業(yè)的投入也在逐年增加，高校實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期。所以實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)室管理和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要標(biāo)志，真實(shí)記載了實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展，是實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究和管理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對(duì)以后的實(shí)驗(yàn)室評(píng)估起到了促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校實(shí)驗(yàn)室；實(shí)驗(yàn)室檔案；實(shí)驗(yàn)室管理

中圖分類(lèi)號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）04-0015-02

Based on the Archival Science Management， Study on Laboratory Management in Colleges and Universities

WANG Hai-xia

（School of Communication， Tianjin Foreign Studies University， Tianjin 300270， China）

Abstract： In recent years， with the development of Chinas higher education enterprise， state spending on education career also increased year by year， university laboratory's construction has entered a rapid development period. So laboratory archives is an important symbol of laboratory management and the construction of standardization and normalization， true record the development of the laboratory， and a summary of teaching experiments， scientific research and management， promote the laboratory evaluation on the later.

Key words： university laboratory； laboratory archives； laboratory management

1 概述

檔案學(xué)是探索檔案工作和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開(kāi)發(fā)的理論、原則與方法，它的應(yīng)用有助于提高檔案管理的科學(xué)水平，更有效的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為人類(lèi)社會(huì)的進(jìn)步服務(wù)。

學(xué)校實(shí)驗(yàn)室在學(xué)校的實(shí)驗(yàn)教學(xué)中承擔(dān)著重要的角色，是老師和學(xué)生進(jìn)行教學(xué)、科研的重要基地，實(shí)驗(yàn)室檔案更是實(shí)驗(yàn)室重要的基礎(chǔ)性文件，它記載著實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展，是實(shí)驗(yàn)室科研研究和管理工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

實(shí)驗(yàn)室檔案包括文字、圖表、計(jì)算材料、報(bào)表、照片、影片等文件，科學(xué)有效的發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室檔案的主要作用，將為以后的教學(xué)科研提供重要的參考依據(jù)。

2 高校實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的必要性

實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性的工作，在高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理工作中形成的大量、寶貴的第一手資料，對(duì)于今后的工作考查、數(shù)據(jù)匯總、經(jīng)驗(yàn)借鑒等具有重要的價(jià)值，為以后實(shí)驗(yàn)室建立長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃提供有力依據(jù)，是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的重要標(biāo)志。

第一，為實(shí)驗(yàn)室實(shí)施科學(xué)管理與決策提供依據(jù)。信息是決策的基礎(chǔ)，決策是管理的核心。實(shí)驗(yàn)室檔案包括實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案、實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)檔案、實(shí)驗(yàn)室人員隊(duì)伍檔案等，其設(shè)計(jì)內(nèi)容繁多。保存好這些資料將對(duì)實(shí)驗(yàn)室開(kāi)展各項(xiàng)工作，總結(jié)實(shí)踐教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，搞好科研工作有著重要的意義。

第二，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)的改革。作為日常教學(xué)的重要場(chǎng)所，可以為實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研項(xiàng)目的進(jìn)一步深入提供了寶貴資源。記錄好這些實(shí)驗(yàn)室檔案，對(duì)探索好的教學(xué)方法，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革，提高學(xué)校的科研水平有著巨大的作用[1]。

第三，有利于實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的合理配置。儀器設(shè)備是能保證實(shí)驗(yàn)?zāi)苷ｉ_(kāi)展的必須硬件條件，做好儀器設(shè)備的檔案信息，可以全面、系統(tǒng)的了解實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的利用率、完好率等情況，在購(gòu)置新的設(shè)備時(shí)，可以做到科學(xué)合理選擇設(shè)備及其供應(yīng)商，減少浪費(fèi)，節(jié)省資金，為以后的教學(xué)科研提供有利保障。

3 實(shí)驗(yàn)室檔案中存在的問(wèn)題

第一，實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度不完善，各個(gè)高校在實(shí)驗(yàn)室檔案管理方面并沒(méi)有制定一個(gè)詳盡、具體的管理制度，無(wú)章可循，不能對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作起到一個(gè)有效的書(shū)面作用。

第二，實(shí)驗(yàn)室工作人員對(duì)檔案管理方面的意識(shí)相對(duì)薄弱，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)檔案管理培訓(xùn)，而實(shí)驗(yàn)室檔案又內(nèi)容廣泛、形式多樣，專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)突出，不能科學(xué)規(guī)范地對(duì)相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作[2]。

第三，實(shí)驗(yàn)室檔案管理手段落后。實(shí)驗(yàn)室檔案管理采用傳統(tǒng)的管理方式，操作慢且容易出錯(cuò)，利用也不方便，收集起來(lái)的實(shí)驗(yàn)室檔案又多數(shù)堆放在實(shí)驗(yàn)室中，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案保存室，很難保證檔案資料的長(zhǎng)期性。

4對(duì)策分析

第一，提高硬件配置。實(shí)驗(yàn)室每年都會(huì)有一定的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)該在這批經(jīng)費(fèi)里撥出一部分用于實(shí)驗(yàn)室檔案工作的硬件配置，設(shè)立一些專(zhuān)門(mén)檔案室、購(gòu)置所需的文件柜、電腦，配備相應(yīng)的電腦及安全軟件，為實(shí)驗(yàn)室檔案的存儲(chǔ)提供好的物質(zhì)保證。

第二，設(shè)立專(zhuān)門(mén)人員管理實(shí)驗(yàn)室檔案。實(shí)驗(yàn)室檔案工作是一個(gè)長(zhǎng)期、穩(wěn)定、繁瑣的工作，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的知識(shí)和技能的培訓(xùn)，切實(shí)做好相關(guān)材料的收集和記錄、歸檔工作，以防資料丟失損毀。

第三，加強(qiáng)歸檔意識(shí)。由于實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員基本都是兼職人員，沒(méi)有意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，應(yīng)建立實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，對(duì)實(shí)驗(yàn)室全體人員進(jìn)行檔案管理意識(shí)的普及，強(qiáng)調(diào)其重要性，給每位老師規(guī)定好每學(xué)期內(nèi)容，定期上繳相關(guān)材料，并有專(zhuān)門(mén)管理人員組織此項(xiàng)工作。

第四，提高檔案利用率。實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)工作不應(yīng)當(dāng)是一個(gè)擺設(shè)，建立好檔案并且要利用好檔案，才能突出這項(xiàng)工作的意義[3]。才能做好老師和學(xué)生的服務(wù)工作，進(jìn)而為學(xué)校和學(xué)院的各項(xiàng)教學(xué)和科研所服務(wù)[4-5]，做有利于學(xué)校和社會(huì)的事情。

5 實(shí)驗(yàn)室檔案的利用

實(shí)驗(yàn)室檔案是學(xué)校的重要信息資源，管理好實(shí)驗(yàn)室檔案是做好實(shí)驗(yàn)室工作的重要前提，它可以為實(shí)踐教學(xué)的新探索、新成果、實(shí)踐教學(xué)改革提供客觀的科學(xué)依據(jù)，為老師和學(xué)生所利用。實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員定期都會(huì)對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行整合、歸檔，建立完善各種檢索工具和途徑，方便需求者從不同層次、不同角度查找相關(guān)資料，為以后的教學(xué)科研服務(wù)。

6 實(shí)驗(yàn)室檔案的保管

實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)檔案的類(lèi)別分別進(jìn)行保存，切實(shí)做到有條不紊、井然有序，并做好對(duì)檔案的保密和保護(hù)工作。對(duì)于電子版的檔案，應(yīng)有專(zhuān)門(mén)電腦進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)，并在電腦上做好備份、設(shè)置密碼防止被修改，防止因病毒侵染造成數(shù)據(jù)的丟失和損壞。對(duì)于有重要價(jià)值的檔案，比如實(shí)驗(yàn)研究、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、工作考查、工作規(guī)劃等，應(yīng)為長(zhǎng)期保存。對(duì)于超過(guò)保存期的一些檔案，由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。

7 加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案信息化管理

近些年來(lái)，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，高校的信息化建設(shè)也有了重大發(fā)展。所謂檔案信息化建設(shè)，是指對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理。實(shí)驗(yàn)室檔案資料龐大繁多，傳統(tǒng)的人工方式管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足日常發(fā)展的需求，容易造成檔案管理的混亂和人力物力的浪費(fèi)。因此開(kāi)發(fā)一個(gè)功能齊全、易于操作的實(shí)驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、現(xiàn)代化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。檔案管理現(xiàn)代化具有占有空間小、儲(chǔ)存信息量大、智能化等特點(diǎn)，可以大大提高管理人員的工作效率，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)。

實(shí)驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)主要包括這幾大模塊：檔案信息管理模塊、檔案信息采集模塊、檔案信息查閱模塊[6]。檔案信息管理模塊主要是對(duì)檔案資料的收集、統(tǒng)計(jì)；檔案信息采集模塊：主要是對(duì)紙質(zhì)檔案材料的采集處理功能；檔案信息查閱模塊：采用瀏覽器或服務(wù)器模式架構(gòu)和安全加密方式，在校園網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行查詢(xún)使用。

實(shí)驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)，方便管理者能及時(shí)地收集、查詢(xún)、整理其檔案資料，為以后的實(shí)驗(yàn)室評(píng)估提供更好的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化[7]。

8總結(jié)

實(shí)驗(yàn)室作為學(xué)校重要的科研基地，會(huì)產(chǎn)生大量的珍貴資料。實(shí)驗(yàn)室檔案工作細(xì)致復(fù)雜，應(yīng)該制度嚴(yán)明、高度重視才能長(zhǎng)期做好實(shí)驗(yàn)室檔案工作。實(shí)驗(yàn)室管理人員應(yīng)不斷研究和探索，有強(qiáng)烈的責(zé)任心和熱愛(ài)本職工作的精神，認(rèn)真、周到、細(xì)致，以滿(mǎn)足實(shí)驗(yàn)室檔案管理的更高要求，全面為實(shí)驗(yàn)室服務(wù)，使實(shí)驗(yàn)室創(chuàng)造更大學(xué)術(shù)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)利益，使實(shí)驗(yàn)室檔案工作提高到一個(gè)新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

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