核電行業(yè)數(shù)碼照片的歸檔方式探討

玉炎玲

【摘要】本文重點(diǎn)闡述按卷歸檔及按件歸檔相結(jié)合的方式對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行歸檔，這樣既保持同一事項(xiàng)照片之間的有機(jī)聯(lián)系，也方便照片的獨(dú)立利用。

【關(guān)鍵詞】數(shù)碼照片；歸檔方式；數(shù)碼照片檔案；按卷歸檔；按件歸檔

一、早期核電行業(yè)照片的歸檔方式

核電行業(yè)早期對(duì)照片檔案的歸檔方式主要采用按卷歸檔，把相同事項(xiàng)的一次或若干次活動(dòng)的照片組成一個(gè)案卷。照片的分類不按照內(nèi)容進(jìn)行分類，按照介質(zhì)把照片檔案作為一個(gè)類目，所有內(nèi)容的照片放在同一個(gè)類目下，根據(jù)照片的拍攝時(shí)間進(jìn)行分類整理，編制檔案號(hào)、擬寫案卷標(biāo)題、劃分保管期限、著錄拍攝者、拍攝時(shí)間等案卷級(jí)相關(guān)信息，一個(gè)案卷照片檔案一般包含若干張照片，單張照片不再編寫單張照片的文字說(shuō)明。

采用這種照片歸檔方式的優(yōu)點(diǎn)是分類整理便捷，按照時(shí)間能夠快速地完成檔案的分類排序，并且把同一事項(xiàng)的若干有機(jī)聯(lián)系的數(shù)碼照片保存在一起。采用這種照片歸檔方式的弱點(diǎn)：一是沒(méi)有對(duì)單張照片進(jìn)行說(shuō)明，利用者無(wú)法獲取照片相關(guān)的背景信息。二是單張照片沒(méi)有唯一的文件號(hào)，不便于單張照片的利用需求。三是照片沒(méi)有按照內(nèi)容進(jìn)行分類，僅按照時(shí)間排序，不利于相同內(nèi)容的數(shù)碼照片檔案系統(tǒng)管理。

按卷歸檔的數(shù)碼照片由于利用的不方便，文檔管理人員迫切探索新的歸檔方式來(lái)規(guī)范數(shù)碼照片的整理、分類、歸檔。

二、探索其他歸檔方式階段

按卷整理方式由于對(duì)某些類別的文件材料并非完全適用，相對(duì)獨(dú)立的文件不適宜采用按卷整理的方式，需要探索新的歸檔方式，按件歸檔整理應(yīng)運(yùn)而生。按件歸檔方式主要應(yīng)用于相對(duì)獨(dú)立并且規(guī)范的文件，比如公文、函件、報(bào)告等。核電行業(yè)應(yīng)用按件歸檔方式整理的文件主要有公文、報(bào)告、信函、設(shè)計(jì)文件等，因?yàn)檫@些文件產(chǎn)生時(shí)文件編碼、格式規(guī)范，并且單份文件利用率高。

數(shù)碼照片按卷整理不利于對(duì)單張照片的利用，近年來(lái)，對(duì)數(shù)碼照片的整理方式逐漸由按卷整理變?yōu)榘醇?，按件整理?duì)每張照片單獨(dú)編制檔號(hào)，劃分保管期限，著錄檔案的相關(guān)信息，優(yōu)點(diǎn)是方便對(duì)單份文件的利用，能夠?qū)ξ募M(jìn)行無(wú)序管理。缺點(diǎn)是不能把核電行業(yè)相同類別或有相互聯(lián)系的文件放在一起歸檔保存。為了解決這一難點(diǎn)，需繼續(xù)探索適合核電行業(yè)數(shù)碼照片的歸檔方式。

三、巧妙結(jié)合按件和按卷歸檔方式，形成新的可行優(yōu)化歸檔方式

按件歸檔和按卷歸檔都具有其各自的優(yōu)缺點(diǎn)，吸取這兩種方式的優(yōu)點(diǎn)，盡量避免缺點(diǎn)，并結(jié)合核電行業(yè)檔案的分類方法，核電行業(yè)的數(shù)碼照片可采用按件歸檔方式歸檔，在按件歸檔過(guò)程中結(jié)合按卷歸檔的優(yōu)點(diǎn)，把有相互聯(lián)系的數(shù)碼照片系統(tǒng)整理，根據(jù)內(nèi)容放在相同類目的檔案分類中一起有序歸檔保存。

核電行業(yè)的檔案一般按照內(nèi)容進(jìn)行劃分，比如工程設(shè)計(jì)檔案、基本建設(shè)檔案，劃分的一級(jí)類目檔案下再細(xì)分二級(jí)類目、三級(jí)類目，為了避免數(shù)碼照片僅按照介質(zhì)分類而沒(méi)有按照內(nèi)容分類問(wèn)題的出現(xiàn)，可把介質(zhì)僅作為按照內(nèi)容分類后的最低一級(jí)分類，核電行業(yè)數(shù)碼照片歸檔可采用按件歸檔方式為主，按卷歸檔方式為輔的方式進(jìn)行歸檔。

數(shù)碼照片的歸檔方式主要采用按件歸檔，為了解決按件歸檔的缺點(diǎn)即不能把具有相互聯(lián)系的數(shù)碼照片放在一起這個(gè)問(wèn)題，可在編制檔號(hào)和著錄信息時(shí)一并解決。具體的方法為：1.根據(jù)拍攝的數(shù)碼照片內(nèi)容對(duì)照核電行業(yè)檔案分類表格，確定數(shù)碼照片的檔案分類。2.為了區(qū)別不同年度或不同項(xiàng)目/系統(tǒng)/廠房的數(shù)碼照片，可在分類后添加擴(kuò)展碼，擴(kuò)展碼規(guī)則根據(jù)檔案分類的不同可有不同的規(guī)則，為了與相同分類檔案并且相同擴(kuò)展碼的其他介質(zhì)檔案進(jìn)行區(qū)分，在擴(kuò)展碼后增加介質(zhì)字段，介質(zhì)字段可以用一位字母或兩位代替，比如R代表紙質(zhì)檔案，SA代表照片檔案。3.根據(jù)介質(zhì)分類后為了便于把同一組的數(shù)碼照片有序放至一起，可在檔號(hào)中增加照片組號(hào)（此條可根據(jù)照片的數(shù)量進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜∩?，檔號(hào)可增加照片組號(hào)也可刪除）。4.根據(jù)檔案分類及擴(kuò)展碼，編制檔號(hào)，檔號(hào)規(guī)則可為：全宗號(hào)-項(xiàng)目代碼-檔案分類號(hào)-擴(kuò)展碼+介質(zhì)-（照片組號(hào)）-流水號(hào)，流水號(hào)可根據(jù)數(shù)碼照片的數(shù)量由3-6位數(shù)字組成。5.按照檔號(hào)進(jìn)行排序，著錄檔案的相關(guān)信息（需著錄的信息包括文字說(shuō)明（需符合六要素要求）、保管期限、拍攝者、拍攝時(shí)間、照片規(guī)格、產(chǎn)生部門等）。6.在著錄的信息中增加著錄組題名信息，即相同事項(xiàng)或同一活動(dòng)拍攝的一組數(shù)碼照片視為一組，擬寫相同的組題名，并在組題名上注明本組照片共XX張，本張為第XX張。7.電子數(shù)碼照片以檔號(hào)命名，保存在最低一級(jí)類目的文件夾中。8.每件沖洗的數(shù)碼照片檔案有單獨(dú)的文本說(shuō)明，與照片放至同一照片檔案盒內(nèi)。

四、結(jié)論

照片檔案能夠直觀地反饋檔案的內(nèi)容，使利用者鮮明地知悉核電項(xiàng)目的工程進(jìn)展及工程概況，廣泛地利用在宣傳材料中。數(shù)碼照片檔案作為特種介質(zhì)檔案的重要組成部門，日漸被項(xiàng)目建設(shè)行業(yè)及檔案行業(yè)人員所重視，數(shù)碼照片的產(chǎn)生逐年增長(zhǎng)，如何合理地對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行歸檔，顯得尤為重要。

核電項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，產(chǎn)生大量的各種各樣的檔案，每一類檔案由于來(lái)源不同、產(chǎn)生規(guī)則及后端用戶的不同，可采用不同的整理歸檔方式，數(shù)碼照片檔案宜采用以按件歸檔為主，按卷歸檔為輔的方式進(jìn)行歸檔。在歸檔的實(shí)踐中，也驗(yàn)證了這種歸檔方式的可靠性和可行性，為檔案的歸檔管理提供了一種新思路，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的相對(duì)獨(dú)立性和有機(jī)聯(lián)系性同時(shí)得以滿足。

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