重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目前期文件的收集利用

湯 瑾

(浙江浙能嘉興港煤炭物流有限公司)

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目前期文件的收集利用

湯 瑾

(浙江浙能嘉興港煤炭物流有限公司)

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目事關(guān)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的總體規(guī)劃,屬于投資巨大、影響廣泛的工程項(xiàng)目,作為項(xiàng)目建設(shè)單位(項(xiàng)目法人)必須要做好項(xiàng)目的立項(xiàng)申報(bào)、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收等各項(xiàng)工作,而重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目前期文件的收集工作將貫穿整個(gè)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備階段,本文圍繞如何做好這項(xiàng)工作,并開發(fā)其后續(xù)價(jià)值進(jìn)行闡述。

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目 前期文件 收集利用

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目前期文件的完整、準(zhǔn)確、可追溯,將決定整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的合法性和規(guī)范性,一套完整的前期文件可以復(fù)原整個(gè)項(xiàng)目的核準(zhǔn)申報(bào)和建設(shè)準(zhǔn)備過程,對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建成使用后的評(píng)估有重要的憑證作用,對(duì)同類型建設(shè)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備工作有很強(qiáng)的借鑒功能。

一、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目前期文件的概述

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程,是指在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。

(一)前期文件涵蓋的具體內(nèi)容

項(xiàng)目前期文件是指重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程開工以前在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì),以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。形成過程可以分為以下三個(gè)階段：

1.立項(xiàng)申報(bào)階段。主要有項(xiàng)目建議書(或項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告)及報(bào)批文件,可行性研究報(bào)告及其評(píng)估、報(bào)批文件,行業(yè)主管部門對(duì)可行性研究報(bào)告的審查意見,環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告書及報(bào)批文件,項(xiàng)目用地預(yù)審意見,項(xiàng)目選址意見書及其報(bào)批文件,其他相關(guān)文件材料等。

2.勘察設(shè)計(jì)階段。主要有工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察報(bào)告,總體規(guī)劃設(shè)計(jì),方案設(shè)計(jì),初步設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件,施工圖設(shè)計(jì)及其報(bào)批文件等。

3.施工準(zhǔn)備階段。主要有征地拆遷、移民文件,施工執(zhí)照,招投標(biāo)文件,承包合同協(xié)議,專項(xiàng)申請(qǐng)及批復(fù)文件等。

(二)前期文件收集的責(zé)任者

項(xiàng)目文件的收集工作,按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則,由項(xiàng)目文件的形成單位或部門負(fù)責(zé)。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行的是項(xiàng)目法人責(zé)任制,項(xiàng)目建設(shè)單位(項(xiàng)目法人)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期形成的各類文件。

項(xiàng)目建設(shè)單位在項(xiàng)目核準(zhǔn)或備案過程中,按照有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行一系列的項(xiàng)目申請(qǐng)審批程序,經(jīng)過地方政府、省政府、國家發(fā)展和改革委員會(huì)逐層遞交,逐層審批,最終形成一套完整的行政支撐文件。項(xiàng)目建設(shè)單位的收集工作貫穿整個(gè)立項(xiàng)申報(bào)階段,跟蹤文件產(chǎn)生流轉(zhuǎn)的每個(gè)環(huán)節(jié),確保收集到的文件是完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的?？辈煸O(shè)計(jì)階段和施工準(zhǔn)備階段的文件也由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集。

二、項(xiàng)目前期文件的收集工作

(一)收集工作的思路

項(xiàng)目文件的收集工作是整個(gè)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作環(huán)節(jié)的起點(diǎn),而前期文件的收集更是關(guān)系重大,原始材料的齊全和完整直接關(guān)系到竣工檔案的編制質(zhì)量,更是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合法合規(guī)的重要依據(jù)。所以項(xiàng)目前期文件的收集工作是和項(xiàng)目立項(xiàng)同步進(jìn)行的,項(xiàng)目每推進(jìn)一步所留下的記錄都是需要收集的內(nèi)容。從源頭開始,全程跟蹤收集是前期文件收集工作的總體思路。

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的源頭是立項(xiàng)申報(bào),以企業(yè)投資項(xiàng)目為例,按照項(xiàng)目核準(zhǔn)制要求,投資企業(yè)在獲準(zhǔn)開展前期工作后,需要進(jìn)行編制項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告,報(bào)告涵蓋的內(nèi)容包括：(1)申報(bào)單位及項(xiàng)目概況;(2)戰(zhàn)略規(guī)劃、產(chǎn)業(yè)政策及行業(yè)準(zhǔn)入;(3)項(xiàng)目選址及土地利用;(4)資源開發(fā)及綜合利用;(5)征地拆遷及移民安置;(6)環(huán)境和生態(tài)影響分析;(7)經(jīng)濟(jì)影響分析;(8)社會(huì)影響分析。這八個(gè)方面是企業(yè)開展立項(xiàng)申報(bào)工作的方向,也是前期文件收集的目標(biāo)。

以土地利用為例,按照全程跟蹤收集的思路,可以從項(xiàng)目法人向地方國土資源局提出土地預(yù)審申請(qǐng)開始,一步一步進(jìn)行收集：項(xiàng)目法人上報(bào)土地預(yù)審申請(qǐng)——地方國土資源局出具土地預(yù)審意見書——省國土資源廳受理申請(qǐng),并向國土資源部上報(bào)項(xiàng)目用地預(yù)審的初審請(qǐng)示——國土資源部下發(fā)受理通知書——國土資源部出具項(xiàng)目建設(shè)用地預(yù)審意見的復(fù)函,至此土地利用的申報(bào)程序閉環(huán),而文件收集工作也同步完成。

(二)收集工作的途徑

制度、機(jī)構(gòu)和人員是保障文件收集工作的有效措施,通過制定完善的檔案管理制度,建立健全檔案管理機(jī)構(gòu),配備合格的檔案管理人員,搭建起一個(gè)規(guī)范、高效的檔案信息網(wǎng)絡(luò),使項(xiàng)目前期文件的收集工作真正做到有目標(biāo)、有途徑、有結(jié)果。

首先是在管理制度中明確項(xiàng)目文件收集工作的內(nèi)容和職責(zé),其次是建立起以項(xiàng)目法人單位分管,副總為領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理機(jī)構(gòu),各部門層層參與,檔案部門主要負(fù)責(zé)。最后落實(shí)到崗,責(zé)任到人,明確有關(guān)崗位和人員對(duì)項(xiàng)目文件收集歸檔的職責(zé)和要求,按規(guī)定要求做好項(xiàng)目文件的整理歸檔和及時(shí)移交工作。為了更好地發(fā)揮檔案人員的作用,還應(yīng)制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和考核制度,把制度的約束性和人員的主觀能動(dòng)性結(jié)合起來,才能為項(xiàng)目文件的收集工作創(chuàng)造一個(gè)有效途徑。

三、前期文件編研工作產(chǎn)生的衍生價(jià)值

在滿足了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目對(duì)前期文件需求的基礎(chǔ)上,利用收集到的完整、翔實(shí)的文件材料進(jìn)行再加工,將使前期文件產(chǎn)生更多的衍生價(jià)值,即使前期文件在發(fā)揮本項(xiàng)目憑證的作用后,對(duì)同類項(xiàng)目的立項(xiàng)申報(bào)工作起到參照和借鑒作用。

以列入2012年浙江省港口類重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的“××碼頭工程”為例,通過對(duì)前期文件的收集、分析、加工、整合,把文件承載的信息從靜態(tài)的、分散的資料轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、集中的材料,按照不同的統(tǒng)計(jì)口徑,整理成“項(xiàng)目上報(bào)國家發(fā)展和改革委員會(huì)所涉及的審批流程”“項(xiàng)目核準(zhǔn)的主要批復(fù)文件清單”“項(xiàng)目前期專題資料清單”“批復(fù)及支持性文件清單”等。其中“項(xiàng)目核準(zhǔn)的主要批復(fù)文件清單”就是根據(jù)企業(yè)項(xiàng)目核準(zhǔn)制要求,取得5個(gè)有關(guān)職能部門的批復(fù)文件,按照這份清單,相關(guān)企業(yè)就可以有的放矢地去開展前期的項(xiàng)目核準(zhǔn)工作,抓住重點(diǎn),提高效率。

前期文件編研工作將貫穿整個(gè)項(xiàng)目前期階段,客觀、真實(shí)地記錄了項(xiàng)目前期的歷史情況,作為最可靠的憑證,同時(shí)也是最有價(jià)值的參考材料,為業(yè)內(nèi)同類項(xiàng)目提供參照,真正發(fā)揮檔案的參考利用價(jià)值。