淺析中小企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制

徐倩瑩

摘要：中小企業(yè)提供我國一半的稅收，銷售業(yè)務是中小企業(yè)的主要收入來源。從2010年4月15日，財政部會同證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會制定的《企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第1號——組織架構(gòu)》等應用指引至今，“內(nèi)部控制”得到企業(yè)和中國政府相關(guān)部門的愈加重視。內(nèi)部控制是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的需求，對加強企業(yè)管理，完善企業(yè)規(guī)范運營有積極作用。本文論述了筆者對中小企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制的認識和一些想法，旨在起到拋磚引玉，改進中小企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制的目的。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè) 內(nèi)部控制 銷售業(yè)務

中小企業(yè)是國民經(jīng)濟發(fā)展的主體，我國工信部副部長毛偉明曾在新聞發(fā)布會上公開中小企業(yè)的重要性：“在我國，50%的稅收、60%的國內(nèi)生產(chǎn)總值、70%的發(fā)明專利、80%的就業(yè)崗位，都是由中小企業(yè)提供。從數(shù)量和規(guī)模上看，99%的企業(yè)都屬于中小企業(yè)范疇?！贝龠M中小企業(yè)發(fā)展的方法有很多，加強內(nèi)部控制是其中之一。

中國《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》把內(nèi)部控制定義為由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施，旨在實現(xiàn)控制目標的過程。內(nèi)部控制是企業(yè)為實現(xiàn)其經(jīng)營目標，防止經(jīng)營錯漏和其他非法業(yè)務發(fā)生而進行的企業(yè)實施，它包括一系列的制度、程序和措施。加強企業(yè)內(nèi)部控制，可極大促進企業(yè)發(fā)展，提高中國經(jīng)濟競爭力。銷售業(yè)務是中小企業(yè)的主要業(yè)務，因而，探討中小企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制存在的問題就顯得非常必要。

一、中小企業(yè)銷售業(yè)務流程和主要風險

銷售業(yè)務是企業(yè)主要業(yè)務，企業(yè)的生存和發(fā)展，離不開銷售業(yè)務的支撐。中小企業(yè)銷售業(yè)務流程包括：與客戶洽談訂單、與客戶簽訂合同、編制銷貨清單并通知倉庫發(fā)貨、開發(fā)票通知客戶付款、財務部完成收款記賬、完善催收和銷貨退回。此過程涉及的風險包括：

（一）發(fā)出貨物不正確或不完整

與客戶簽訂合同后，業(yè)務員會根據(jù)合同條款要求編制銷貨清單，通知倉庫發(fā)貨。倉庫發(fā)出的貨物必須與客戶要求的品種、數(shù)量和規(guī)格一致。但在實際業(yè)務中，倉庫發(fā)錯貨物或者發(fā)出貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格與合同不符的現(xiàn)象時有發(fā)生，所以銷售發(fā)貨存在銷貨退回的風險。

（二）收入不合理或不正確

當貨物售價與市場均價比較過低或過高時，我們需考慮其合理性和正確性。當一筆訂單單價過低時，我們需考慮其背后原因是否合理，是因為該筆貨物質(zhì)量存在極大問題還是生產(chǎn)成本下降的幅度較大。銷售折讓是否合理，銷貨退回是必須的嗎？銷售收入是企業(yè)主要的資金來源，中小企業(yè)必須保證銷售手續(xù)完備及相關(guān)資料完整，預防少記、漏記、錯記收入。

（三）款項不能足額及時收回

應收賬款是企業(yè)因銷售商品、提供勞務等日常經(jīng)營活動而應收未收的款項。中小企業(yè)銷售業(yè)務發(fā)生，發(fā)票已開出但款項未收回時，貸記“主營業(yè)務收入”“應交稅費—應交增值稅（銷項稅額）”，款項借記“應收賬款”。從會計賬目來看，企業(yè)收入是增加了，但如果款項遲遲不能收回，則會造成企業(yè)大批壞賬，導致企業(yè)償債信用和盈利能力得到質(zhì)疑。因此中小企業(yè)要加強對貨款催收的管理，防止大量應收賬款的積壓。

二、中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)的弊端和內(nèi)部控制目標

中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)涉及銷售部、客戶、倉庫和財務部，傳遞的單據(jù)包括銷售發(fā)票、銷貨清單、支票、進賬單、合同等。從銷售到完成收款，需經(jīng)過不同工作崗位，進行不同單據(jù)的傳遞，從而完成會計數(shù)據(jù)支撐。在此過程中，可預見的弊端有：

（一）因貨物數(shù)量和質(zhì)量貨不對板而被客戶退回

有些貨物是很容易在運輸途中受到損毀，比如米面，對米面運輸而言，溫度和濕度是重要的考慮因素，我們必須根據(jù)天氣預告制訂米面運輸計劃，避免因天氣問題引起米面發(fā)霉、變質(zhì)。銷貨清單信息錄入錯誤，會導致裝錯貨；人工裝卸貨物沒專人指揮，沒專用的裝卸工具，會導致貨物在裝卸過程中遭到損壞。

因此，發(fā)貨環(huán)節(jié)內(nèi)部控制目標是制作清晰準確的銷貨清單，監(jiān)管倉庫正確發(fā)出貨物，確保貨物能安全完整的運送給客戶。

（二）銷售折讓、銷貨退回不合理

銷售折讓，是指企業(yè)為促進銷售數(shù)量，而給予的銷售價格優(yōu)惠。銷貨退回，是指發(fā)出貨物因數(shù)量或質(zhì)量不符合客戶要求，而被客戶退回的貨物或者在價格上給予的減讓。業(yè)務員有時會因為私人交情而給予過高的銷售折讓，一些中小企業(yè)甚至回收不合理的已售貨物。

銷售折讓與銷貨退回在利潤表中作為銷售收入的減項。銷售折讓的制訂必須符合實情，根據(jù)銷售業(yè)務是否頻繁或銷售數(shù)量是否較多來決定。中小企業(yè)對銷售折讓的審核必須嚴謹，銷售部需查明銷貨退回的原因，明確責任，預防下次再犯同樣的錯誤。

（三）收款不及時

應收賬款是企業(yè)因賒銷業(yè)務而發(fā)生的，應收賬款的入賬時間應與確認收入的入賬時間一致。但如果應收款項不能及時收回，企業(yè)的呆賬、壞賬就會增加，造成企業(yè)資金回流不順暢，直接影響企業(yè)的盈利能力和償債能力。應收賬款內(nèi)部管理的目的是做好客戶的信用調(diào)查和銷售款催收工作，保證銷售款及時足額收回，資金健康周轉(zhuǎn)。

（四）成本、收入不實

由于某些目的，一些中小企業(yè)會通過調(diào)節(jié)成本、收入，直接調(diào)節(jié)企業(yè)經(jīng)營利潤，造成利潤虛增或虛減。常見的情景包括：銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)不實、銷售收入與成本不匹配、營業(yè)費用不合理、銷售費用失控。從此可見，企業(yè)應加強預算管理，重視銷售單據(jù)的傳遞和保管，防止發(fā)生虛開發(fā)票、虛記收入、重復記賬、成本費用失真的情況。

三、中小企業(yè)銷售業(yè)務的內(nèi)部控制制度建設

為規(guī)范企業(yè)銷售行為，避免或減少因管理不善而對企業(yè)造成的損失，筆者認為可以從以下幾階段加強銷售業(yè)務內(nèi)部控制：

（一）擬訂合同

企業(yè)就不同貨物，針對不同信用等級的客戶和銷售量，給予不同的銷售價格。企業(yè)應統(tǒng)一定價標準、信用政策和選擇合適的收款方式。

業(yè)務員根據(jù)客戶以往交易記錄，參照企業(yè)定價標準和信用政策草擬銷售合同?？蛻粜庞玫燃壍拇_定和信用狀況調(diào)查需財務部協(xié)作。如合同比較重要，還需咨詢企業(yè)的法律顧問或相關(guān)專家，由他們共同參與合同洽談過程。

合同草擬后，與客戶談判的底線需經(jīng)企業(yè)主管確認。如客戶提出賒購要求，業(yè)務員應嚴格遵守銷售政策，協(xié)同財務部對客戶信用狀況進行進一步復核。賒購決定需按企業(yè)授權(quán)，經(jīng)審批人批準；如賒購業(yè)務涉及金額過大，超過定價標準和信用政策，還需提交管理層會議，進行集體審批決議。

合同簽訂后，財務部應追蹤合同完成情況，對客戶的信用記錄進行動態(tài)更新。信用管理人員對老客戶的信用記錄，每半年更新一次；首次交易后，編制新客戶的資信狀況記錄表。

（二）發(fā)貨

業(yè)務員根據(jù)企業(yè)、客戶雙方簽訂的合同開出發(fā)票，同時通知客戶付款，編制銷貨清單通知倉庫發(fā)貨。這個階段的內(nèi)部控制制度設計包括：

銷貨清單必須標注銷貨發(fā)票發(fā)票號，保證每次發(fā)貨均已開票；

倉庫發(fā)貨后需制作出倉單，出倉單需注明銷貨清單號與相應發(fā)票號；

倉庫發(fā)貨后及時把相關(guān)單據(jù)傳遞給財務部，由財務部再次核對發(fā)貨與客戶要求是否一致；

如企業(yè)貨物的運輸有特殊要求，倉庫必須按照特殊要求完成貨物出庫、發(fā)運和裝卸的工作流程，確保貨物安全完整到達。

以上內(nèi)部控制操作可與企業(yè)信息化系統(tǒng)結(jié)合，根據(jù)不同崗位職責設置人員分工權(quán)限。銷售清單、出倉單根據(jù)系統(tǒng)出具的發(fā)票自動生成，避免制單錯誤和傳遞單據(jù)不及時。

（三）收款和銷貨退回

因為資金的往來核算程序是否嚴密，直接影響企業(yè)的款項收取金額，所以不相容職位不能由同一人擔任。比如客戶信用管理和銷售合同的審核不能是同一人，銷售款的確認收取與銷售人員、稽查人員不能是同一人，壞賬準備的計提審批和壞賬的核銷審批不能是同一人。

中小企業(yè)應規(guī)范銷售管理，防止以下風險：

銷貨退回按照授權(quán)審批，不能越權(quán)或私下授權(quán)，防止欺詐舞弊的風險；

加強對應收賬款和應收票據(jù)的管理，科學準確分析賬齡，久未收到的欠款需進入法律訴訟程序；

對通過轉(zhuǎn)賬取得的收入，企業(yè)應該通過核定賬戶進行入賬，入賬及時，不得設賬外賬或者坐支現(xiàn)金。

（四）結(jié)算利潤

財務部員工應對企業(yè)內(nèi)部控制有足夠的重視，定期參加相關(guān)培訓，內(nèi)部控制效果與員工業(yè)績掛鉤。審計人員設置獨立崗位，企業(yè)設立風險識別機制，主動預防錯記、漏記風險。

綜上所述，中小企業(yè)不能忽略潛在風險，而應著眼長遠利益、長期發(fā)展，明確內(nèi)部指引，把企業(yè)管理與內(nèi)部控制相結(jié)合，提高企業(yè)管理效率。

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