周　峰

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南　長(zhǎng)沙　410205）

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關(guān)于建立科研檔案若干問(wèn)題的思考

周峰

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南長(zhǎng)沙410205）

摘要：隨著當(dāng)今社會(huì)人才頻繁流動(dòng)，其所帶來(lái)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛也時(shí)有發(fā)生，給許多單位造成了比較嚴(yán)重的影響.相對(duì)而言，現(xiàn)階段的檔案管理具有非常重要的意義，并且要從客觀實(shí)際出發(fā)，應(yīng)確保檔案管理水平的提升，減少各方面問(wèn)題帶來(lái)的不利影響.建立科研檔案是目前比較重要的工作內(nèi)容，不僅要充分的結(jié)合客觀實(shí)際，同時(shí)還要確保較高的可行性，減少錯(cuò)誤工作模式所帶來(lái)的不利影響.從客觀的角度來(lái)分析，建立科研檔案是今后的檔案管理重要組成內(nèi)容，需在多方面實(shí)現(xiàn)努力，將工作有效協(xié)調(diào)，減少檔案管理中的矛盾與沖突，促使我國(guó)的檔案管理工作獲得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)步.

關(guān)鍵詞：科研檔案；問(wèn)題；思考

目前，社會(huì)上的很多人才都出現(xiàn)了頻繁流動(dòng)的情況，有相當(dāng)數(shù)量的單位，由于自身的科研檔案和管理制度并不健全，導(dǎo)致當(dāng)事人的離職﹑科研工作中斷均未得到有效的處理，在單位的日常運(yùn)營(yíng)的當(dāng)事人的工作方面，均造成了比較嚴(yán)重的影響.隨著時(shí)間的推移，檔案管理工作在很多方面均造成了比較嚴(yán)重的影響，引起了社會(huì)和國(guó)家的高度關(guān)注.我國(guó)作為一個(gè)人口大國(guó)，目前是處于發(fā)展中國(guó)家的行列，如果在科研檔案的建立﹑管理方面未做出突出的成就，對(duì)今后的社會(huì)建設(shè)﹑發(fā)展，均是非常不利的.在此，本文主要對(duì)建立科研檔案的若干問(wèn)題進(jìn)行討論.

1　科研檔案的定義

對(duì)于科研檔案而言，很多人認(rèn)為就是一些比較基礎(chǔ)的信息.在現(xiàn)階段的國(guó)家發(fā)展中，科研檔案的信息量比較大，基礎(chǔ)信息的記錄是一項(xiàng)必要工作，但其他的工作和記錄的內(nèi)容，同樣會(huì)對(duì)科研檔案的建立﹑管理﹑應(yīng)用產(chǎn)生比較大的影響.由此，科研檔案的定義也發(fā)生了較大的變化.本文認(rèn)為，科研檔案的定義，主要可以歸結(jié)為以下內(nèi)容：科研檔案是科學(xué)研究活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字﹑圖表﹑軟盤(pán)﹑聲像等各種形式的文獻(xiàn)資料.科研檔案是開(kāi)展科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科研儲(chǔ)備的一種形式和重要的信息資源.其本身具有社會(huì)性（或稱社會(huì)實(shí)踐性）﹑歷史性（或后時(shí)性）﹑確定性和原始記錄性等特點(diǎn).科研檔案從內(nèi)容上劃分，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)﹑項(xiàng)目立項(xiàng)文件﹑經(jīng)費(fèi)下達(dá)文件﹑項(xiàng)目合同書(shū)﹑項(xiàng)目實(shí)施方案﹑試驗(yàn)設(shè)計(jì)書(shū)﹑試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)﹑試驗(yàn)總結(jié)﹑課題階段小結(jié)﹑課題總結(jié)及驗(yàn)收鑒定材料等.從載體材料上可分為：紙質(zhì)檔案﹑照片檔案﹑錄音錄像檔案﹑計(jì)算機(jī)軟盤(pán)光盤(pán)檔案﹑實(shí)物檔案等不同形式.

2　建立科研檔案的價(jià)值和意義

科研檔案在目前的建立工作中，開(kāi)始投入較多的時(shí)間﹑精力﹑人力﹑物力﹑財(cái)力來(lái)完成，正在逐步的告別以往的情況.為此，明確建立科研檔案的價(jià)值﹑意義，對(duì)將來(lái)的科研工作具有非常重要的作用.

2.1建立科研檔案的價(jià)值

從客觀的角度來(lái)分析，科研檔案的內(nèi)容屬于“精華部分”，在很多方面都是比較核心的內(nèi)容，在數(shù)據(jù)方面具有原始性.經(jīng)過(guò)大量的總結(jié)與分析，認(rèn)為建立科研檔案的價(jià)值，突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，科研檔案是積累科研經(jīng)驗(yàn)的一種手段.隨著各項(xiàng)科研項(xiàng)目的不斷深入，原始的數(shù)據(jù)和重要的信息，必須得到有效的保留.如果僅僅采用傳統(tǒng)的記錄手段，很容易導(dǎo)致重要的信息丟失，對(duì)科研項(xiàng)目的進(jìn)展和新項(xiàng)目的立項(xiàng)，造成極大的負(fù)面影響.通過(guò)建立和管理科研檔案，可更好的完成對(duì)成果的保存，對(duì)信息﹑數(shù)據(jù)的有效存儲(chǔ)，為將來(lái)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).第二，科研檔案是進(jìn)行科學(xué)研究的重要依據(jù).我國(guó)在發(fā)展的過(guò)程中，始終堅(jiān)持“科學(xué)立國(guó)”的思想.通過(guò)建立科研檔案，可對(duì)各個(gè)項(xiàng)目的始終情況進(jìn)行仔細(xì)的分析和研究，既能避免研究偏離軌道，又可以提高科研的力度，促使研究的成果更加貼合實(shí)際需求.第三，科研檔案是進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的有利工具.任何一個(gè)科研項(xiàng)目的實(shí)施，都不可能依靠少數(shù)人來(lái)完成，需要多個(gè)團(tuán)隊(duì)的共同協(xié)作，有時(shí)甚至要跨區(qū)域來(lái)完成.利用科研檔案，可直接進(jìn)行學(xué)術(shù)上的探討﹑分析﹑總結(jié)，提高了工作效率和工作質(zhì)量，減少了繁瑣的步驟.

2.2建立科研檔案的意義

科研檔案的建立，并非是一時(shí)的想法，而是經(jīng)過(guò)深思熟慮后，認(rèn)為建立科研檔案具有重要的意義，對(duì)現(xiàn)實(shí)工作﹑理論分析等具有推動(dòng)作用，從而進(jìn)行的一項(xiàng)高水平的工作.從我國(guó)現(xiàn)階段的檔案和科研工作來(lái)看，通過(guò)建立有效的科研檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)以下積極意義：第一，有利于合理確定研究方向，避免重復(fù)勞動(dòng).為了不使自己陷入別人已進(jìn)行過(guò)的勞動(dòng)，科研人員在進(jìn)行科學(xué)研究前首先必須查閱科研檔案，對(duì)自己工作的必要性和可行性進(jìn)行論證，這時(shí)科研檔案管理部門(mén)一定要做好科研信息工作，使檔案為科研提供信息保障.第二，有利于科研工作的延續(xù)和成果的形成.建立規(guī)范的科研檔案除了可以有效地防止科研資料的流失外，還可為考查工作得失﹑撰寫(xiě)論文﹑形成成果提供第一手資料，為擬定計(jì)劃﹑總結(jié)﹑報(bào)告等提供方便.第三，為解決科研成果的歸屬提供依據(jù).科研人員經(jīng)過(guò)多年辛苦勞動(dòng)形成的科研成果，由于種種原因被他人剽竊，或者多人參與形成的成果出現(xiàn)排名之爭(zhēng)，此時(shí)，一個(gè)完整規(guī)范的科研檔案往往會(huì)成為解決糾紛的重要依據(jù).

3　關(guān)于建立科研檔案若干問(wèn)題的思考

科研檔案在建立過(guò)程中，遇到了很多的問(wèn)題，通過(guò)有效的解決問(wèn)題，可從根本上推動(dòng)科研檔案建立速度的提升，推動(dòng)科研檔案建設(shè)水平的提升，為我國(guó)的檔案管理工作提供更多的參考與指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的更大積極作用.

3.1施行集中統(tǒng)一管理

科研檔案在建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)積極施行集中統(tǒng)一管理，避免造成管理的混亂情況.從檔案本身來(lái)分析，科研檔案是國(guó)家的重要財(cái)富，對(duì)國(guó)家的發(fā)展﹑建設(shè)具有很大的影響，任何一個(gè)方面出現(xiàn)問(wèn)題，其造成的負(fù)面影響是非常廣泛的.在現(xiàn)實(shí)的管理工作中，一般是由課題組長(zhǎng)來(lái)長(zhǎng)期的保存科研檔案，這種操作雖然在靈活性方面較高，但由課題組長(zhǎng)來(lái)保管，不僅有一定的概率會(huì)造成科研檔案出現(xiàn)流失情況，同時(shí)還無(wú)法將科研檔案充分的利用，對(duì)科研進(jìn)度造成了滯緩的作用.為了更好的規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，應(yīng)針對(duì)科研檔案的建立工作，積極施行統(tǒng)一集中管理.例如，2005年，中國(guó)投入75億元啟動(dòng)三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)工程，成為中國(guó)最大的生態(tài)保護(hù)項(xiàng)目.由于工程布局廣﹑建設(shè)內(nèi)容多﹑資金投入大，三江源項(xiàng)目已形成檔案涉及22大項(xiàng)，超過(guò)10000余卷.在國(guó)家檔案局和青海省相關(guān)部門(mén)的共同努力下，三江源項(xiàng)目檔案管理工作取得了長(zhǎng)足發(fā)展.2011年，各地三江源工程檔案基本做到了統(tǒng)一裝盒，案卷封面﹑卷盒側(cè)貼﹑卷內(nèi)目錄等基本要求.下一步重點(diǎn)是完成有關(guān)檔案錄入工作，實(shí)現(xiàn)三江源項(xiàng)目檔案信息化管理目標(biāo).青海省三江源辦公室和有關(guān)部門(mén)還制定專項(xiàng)資金報(bào)賬制管理辦法﹑生態(tài)移民土地購(gòu)置費(fèi)管理辦法﹑退牧還草資金監(jiān)管辦法等一系列規(guī)章制度，使三江源生態(tài)保護(hù)和建設(shè)走上制度化﹑規(guī)范化的軌道.

3.2加強(qiáng)保密管理，嚴(yán)格查閱審批制度

科研檔案與一般的檔案有很大的不同，自身的科研價(jià)值﹑經(jīng)濟(jì)價(jià)值﹑文化價(jià)值﹑社會(huì)價(jià)值都非常的高，對(duì)社會(huì)的影響也很大.為了更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)科研檔案的有效建立，必須實(shí)現(xiàn)保密管理的進(jìn)一步強(qiáng)化，在查閱審批制度方面，也必須要更加嚴(yán)格，否則對(duì)后續(xù)的發(fā)展會(huì)造成極大的負(fù)面作用.本文認(rèn)為，在今后建立科研檔案時(shí)，應(yīng)在以下幾個(gè)方面努力：第一，科研檔案需建立針對(duì)性的保密制度，每一個(gè)科研項(xiàng)目，根據(jù)項(xiàng)目的價(jià)值﹑難度﹑后續(xù)投入等標(biāo)準(zhǔn)，選擇不同的保密管理措施，要定期對(duì)檔案的管理情況進(jìn)行分析，持續(xù)完成階段性的保密管理，要確保我國(guó)的科研檔案，避免任何泄漏的情況.第二，在查閱審批制度方面，要將科研檔案的查閱級(jí)別﹑審批順序有效的規(guī)劃.我國(guó)目前的科研項(xiàng)目數(shù)量較多，查閱工作不可隨意進(jìn)行，必須要得到上級(jí)的批準(zhǔn)后才可以進(jìn)行.在審批方面，應(yīng)將其安排給權(quán)威的部門(mén)來(lái)完成，并且減少審批過(guò)程中的復(fù)雜程序，提高審批的簡(jiǎn)潔性﹑實(shí)用性，去除不必要的報(bào)告，實(shí)現(xiàn)科研檔案的有效管理.

3.3確保檔案管理人員的穩(wěn)定性

科研檔案在客觀的建立﹑管理措施上明確后，還應(yīng)該在主觀的影響因素上進(jìn)行有效的解決.從主觀上來(lái)分析，無(wú)論科研檔案的建設(shè)﹑管理采取何種手段，都必須依靠人工操作來(lái)完成，科研檔案的管理人員，是影響科研檔案建設(shè)﹑管理﹑應(yīng)用的重要影響因素.結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)和當(dāng)下的工作標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)為需要從多方面來(lái)完成科研檔案管理人員的穩(wěn)定性.首先，所有的科研檔案管理人員，在入職前需經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，篩選出合格人員；其次，投入到工作的人員，必須完成階段性的考核，凡是不合格者，堅(jiān)決辭退，并簽署保密協(xié)議，避免科研檔案出現(xiàn)任何的泄漏情況；第三，所有從事科研檔案管理的人員，自身的檔案必須明確，要從主觀上確保其是能夠勝任工作的；第四，對(duì)所有的人員，進(jìn)行階段性的教育工作，減少主觀上的錯(cuò)誤思想.

3.4要保證科研檔案的完整性﹑準(zhǔn)確性﹑系統(tǒng)性

科研檔案的價(jià)值非常高，建立科研檔案的過(guò)程中，還要從多方面確?？蒲袡n案具有完整性﹑準(zhǔn)確性﹑系統(tǒng)性.首先，在完整性方面，數(shù)據(jù)的記錄﹑信息的統(tǒng)計(jì)﹑成果的總結(jié)，都必須是完整的，任何一個(gè)步驟都不允許出現(xiàn)缺失，要確保科研項(xiàng)目在實(shí)施的過(guò)程中，任何一項(xiàng)工作都有據(jù)可依﹑有跡可循.其次，在準(zhǔn)確性方面，要求科研檔案的所有內(nèi)容都是準(zhǔn)確的，不允許有任何的造假問(wèn)題，應(yīng)減少錯(cuò)誤的記錄，定期對(duì)科研檔案進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理.第三，系統(tǒng)性方面，科研檔案的記錄﹑敘述﹑管理﹑查閱等等，都必須按照一定的方法﹑規(guī)范來(lái)處理，所有的工作需保持高度的協(xié)調(diào)狀態(tài)，絕對(duì)不允許檔案的建設(shè)工作出現(xiàn)惡性循環(huán).

4　總結(jié)

本文對(duì)建立科研檔案的若干問(wèn)題展開(kāi)討論，從現(xiàn)有的工作來(lái)看，科研檔案在建設(shè)工作中，還是需要進(jìn)一步加強(qiáng)的，不能在細(xì)節(jié)上出現(xiàn)任何的問(wèn)題，要對(duì)工作的大方向進(jìn)行有效的掌控.今后，需要對(duì)科研檔案的相關(guān)問(wèn)題，開(kāi)展深入的探討和研究，在總結(jié)之前成果的基礎(chǔ)上，需完成科研檔案建設(shè)水平的有效提升，推動(dòng)科研項(xiàng)目的進(jìn)展.

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收稿日期：2015-10-06

中圖分類(lèi)號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1673-260X（2016）03-0169-02