電力企業(yè)文書檔案的管理及利用解析

摘 要：文檔管理是電力企業(yè)管理中的重要工作之一，也是電力企業(yè)在逐年發(fā)展過程中對(duì)于檔案收集的重要形式。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)于文書檔案的管理也越來越受到重視。但是如何有效的進(jìn)行電力企業(yè)文書檔案管理，并且加以利用還需要電力企業(yè)的管理者不斷的思考。只有對(duì)電力企業(yè)的文書檔案有效的管理并且加以利用才能更好的促進(jìn)電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)于發(fā)展過程當(dāng)中的問題才能更好的解決。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；文書檔案；管理及利用

文書管理在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中有著非常重要的地位，文書檔案管理工作就是將企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行完好的保存，為以后有需要時(shí)進(jìn)行查做準(zhǔn)備。文書檔案包括電力公司所有的命令、指示、決定、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等辦理完畢的文件。隨著我國電力企業(yè)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)文書檔案管理工作也凸顯出它的重要性。但是目前文書檔案管理工作當(dāng)中也出現(xiàn)了一些問題，本文將針對(duì)這些問題進(jìn)行簡要的分析。

一、電力企業(yè)文書檔案管理及利用的現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國電力企業(yè)管理模式也在不斷的進(jìn)行完善，但是在文書檔案的管理當(dāng)中依然存在著許多的問題，這也是導(dǎo)致我國電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢的原因之一。

（一）電力企業(yè)的管理層對(duì)文書檔案工作不重視。

目前許多電力企業(yè)的管理層還未認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，認(rèn)為文書檔案管理工作只不過是一些文字類的工作，不具有重要作用。其實(shí)不然，文書檔案管理工作與企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量一樣重要，都關(guān)乎著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。由于電力企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案管理的不重視，對(duì)于企業(yè)文書檔案管理中設(shè)備等置辦不全，導(dǎo)致電力企業(yè)文書檔案管理毫無秩序，文書檔案丟失，資料不全或損壞的事件也時(shí)常發(fā)生，為查閱帶來了諸多不便。電力企業(yè)的文書檔案的不完整雖然在外表看起來不會(huì)有損失，但是也會(huì)影響電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（二）電力企業(yè)文書檔案管理工作人員素質(zhì)不足

由于電力企業(yè)文書檔案管理工作沒有受到企業(yè)管理層的重視，所以企業(yè)文檔管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，而且管理人員的人手也存在不足的現(xiàn)象，導(dǎo)致對(duì)于電力企業(yè)的資料收集，整理，分類，存放等工作的不能及時(shí)有效的進(jìn)行，也使得電力企業(yè)文書檔案的準(zhǔn)確性有所降低。一些電力企業(yè)文書檔案管理人員的學(xué)歷偏低，缺乏專業(yè)技能，不能很好的完成檔案管理工作。還有就是電力企業(yè)文書檔案管理工作變化較大，薪資不高，一些管理人員對(duì)于工作沒有責(zé)任心，缺乏工作熱忱，這一系列的原因就導(dǎo)致了電力企業(yè)文書檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)度緩慢。

（三）電力企業(yè)文書檔案管理技術(shù)落后

隨著信息化技術(shù)的日益完善，為電力企業(yè)文書檔案管理工作也帶來了方便。但是目前大多數(shù)電力企業(yè)文書檔案管理工作還未利用這項(xiàng)技術(shù)，主要原因有兩種，一是電力企業(yè)還未認(rèn)識(shí)到文書檔案的重要性，沒有給予足夠的經(jīng)濟(jì)和政治支持；二是電力企業(yè)在運(yùn)用信息化管理技術(shù)時(shí)沒有相應(yīng)的管理制度，沒有配備專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行管理，缺乏信息化管理技術(shù)，使電力企業(yè)文書檔案信息化管理技術(shù)的建設(shè)得不到快速的發(fā)展，導(dǎo)致了電力企業(yè)文書檔案資料不能及時(shí)的發(fā)揮自身作用。

（四）電力企業(yè)文書檔案管理不足

雖然大多數(shù)電力企業(yè)都建立了文書檔案管理這一部門，但是對(duì)于文書檔案管理體系卻沒有明確的規(guī)定。電力企業(yè)文書檔案管理人員不但人力不足，而且在進(jìn)行文書檔案收集，整理，分類，存放，借閱以及保密工作時(shí)，沒有完善的管理制度進(jìn)行參照?qǐng)?zhí)行，致使電力企業(yè)文書檔案丟失損壞等事件時(shí)有發(fā)生，使電力企業(yè)文書檔案資料的價(jià)值得不到充分的利用。

二、電力企業(yè)文書檔案的管理及應(yīng)用的完善方法

（一）加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案管理的重視

隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，我們首先要將電力企業(yè)文書檔案管理的工作重視起來。電力企業(yè)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要起到很好的帶頭作用，要帶動(dòng)企業(yè)全體員工對(duì)文書檔案的重視程度，提高文書檔案管理工作在電力企業(yè)中所起到的地位。不但這樣，還要將電力企業(yè)文書檔案管理的傳統(tǒng)工作模式進(jìn)行改進(jìn)，使用現(xiàn)代化技術(shù)的管理模式。電力企業(yè)必須要將文書檔案管理工作重視起來，電力企業(yè)文書檔案管理工作帶來良好的工作環(huán)境，為企業(yè)以后的發(fā)展提供更好的價(jià)值。只有將電力企業(yè)文書檔案管理工作重視起來，檔案管理人員才會(huì)對(duì)這項(xiàng)工作更加有熱情，是電力企業(yè)文書檔案管理工作完成的越來越好。

（二）將電力企業(yè)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理

電力企業(yè)傳統(tǒng)的文書檔案管理都是以紙張為主，但是紙張不但繁瑣，而且管理人員的工作量會(huì)大大增加，占用的空間也比較大，查閱的時(shí)候特別不方便。但是如果將傳統(tǒng)的檔案管理模式改為數(shù)字化管理模式就大大不一樣了，可以將這些問題可以輕易解決。借助現(xiàn)有的技術(shù)，可以輕易的將這些文書檔案進(jìn)行合理的劃分，并且不會(huì)存在丟失或者損壞的現(xiàn)象，查閱的時(shí)候也更加方便快捷，大大減少了文書檔案管理人員的工作。但是數(shù)字化管理要想順利進(jìn)行，還需制定一套健全的管理制度，只有健全的管理制度才能使文書檔案數(shù)字化管理進(jìn)行的越來越好，才能實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化和完整化，檔案管理工作人員才能更好的按照制度來執(zhí)行檔案管理，將文書檔案的作用凸顯出來。

（三）將現(xiàn)代化軟件應(yīng)用到文書檔案管理中

對(duì)電力企業(yè)文書檔案工作室的設(shè)備進(jìn)行更新，而且要將現(xiàn)代化的軟件應(yīng)用到電力企業(yè)文書檔案管理中來，通過網(wǎng)絡(luò)將各個(gè)區(qū)域聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)信息共享的目的。還要加大對(duì)電力企業(yè)文書檔案管理工作的支持，加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案管理人員的人才引進(jìn)和培養(yǎng)，提高管理人員的專業(yè)技能?，F(xiàn)代化軟件的使用可以將電力企業(yè)文書檔案管理工作更好的完成，利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來的便利，將電力企業(yè)文書檔案的收集，分類，整理，查閱，查找，保存等準(zhǔn)確有效的進(jìn)行，高效，迅速的將電力企業(yè)文書檔案管理工作中的重點(diǎn)難點(diǎn)進(jìn)行處理，達(dá)到最好的工作效率。

（四）加強(qiáng)電力企業(yè)文書檔案管理的安全性

雖然將電力企業(yè)文書檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理有許多的好處，但是存在著一些安全問題。一些機(jī)密的文書檔案關(guān)系到電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，所以在安全性這方面不可忽視。想要確保文書檔案的安全，首先要加強(qiáng)管理人員的工作素質(zhì)，保證在信息安全受到危害時(shí)能及時(shí)的解決。檔案管理人員要具備故障排除，病毒清理，操作準(zhǔn)確，維護(hù)系統(tǒng)安全，防止黑客攻擊等等的專業(yè)技能來確保文書檔案的安全性和機(jī)密性；其次對(duì)于文書檔案的保密文件都要進(jìn)行加密處理，對(duì)于這些文書檔案一定要加強(qiáng)管理，防止泄密給電力企業(yè)帶來不可挽回的損失。

（五）拓展電力企業(yè)文書檔案資料的利用

大多數(shù)電力企業(yè)對(duì)于文書檔案都不知道如何利用，為不知道如何為企業(yè)提供服務(wù)。實(shí)際上，電力企業(yè)文書檔案管理在整個(gè)電力企業(yè)的生產(chǎn)，管理以及運(yùn)行上都有一定的作用，而且對(duì)企業(yè)的目標(biāo)制定，發(fā)展方向和企業(yè)的決策都能提供很好的參考依據(jù)和資料查詢。還可以根據(jù)現(xiàn)代管理技術(shù)向服務(wù)對(duì)象公布一些新的決策和信息，提高電力企業(yè)的服務(wù)水準(zhǔn)，使用戶能及時(shí)的接收到電力企業(yè)所發(fā)出的咨詢，用戶也可以自主進(jìn)行咨詢，為企業(yè)和用戶都帶來了便利。

結(jié)束語：

隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作也變得運(yùn)來越重要。所以我們要加大對(duì)文書管理工作的認(rèn)識(shí)，積極培養(yǎng)專業(yè)的管理人員的素質(zhì)，對(duì)信息安全方面也不可疏忽，雖然在文書檔案管理過程中存在著一些問題，但是在電力企業(yè)不斷的發(fā)展中都會(huì)得到不斷的完善，為企業(yè)以后的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一部分力。

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作者簡介：羅運(yùn)華，女（1983-05），本科，助理政工師，從事機(jī)要秘書、文書檔案管理工作。