流程管理在完全學(xué)分制下學(xué)籍管理運(yùn)行機(jī)制中的應(yīng)用探討

高音

摘 要： 流程管理是近年來(lái)出現(xiàn)的新管理理論，核心思想是以客戶為中心，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，優(yōu)化管理流程，提高管理效率。本文通過(guò)分析流程管理的核心與學(xué)分制管理目標(biāo)，從將流程管理思想應(yīng)用于完全學(xué)分制下的教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)設(shè)置、教學(xué)管理崗位職能上的合理組織分配及完善信息管理平臺(tái)，流程信息共享等方面提出了建議，以期達(dá)到提升管理效率之目的，增強(qiáng)管理效果。

關(guān)鍵詞： 流程管理 完全學(xué)分制 學(xué)籍管理運(yùn)行機(jī)制

一、流程與流程管理

流程管理理論是繼1990年美國(guó)著名管理學(xué)家邁克爾·哈默提出“企業(yè)流程再造”之后，于20世紀(jì)90年代中后期學(xué)術(shù)界提出的一種新的管理理論。流程是為客戶創(chuàng)造價(jià)值的跨崗位、跨部門作業(yè)活動(dòng)過(guò)程，追求的是整體最優(yōu)，追求的是目標(biāo)導(dǎo)向，關(guān)注的是客戶的目標(biāo)價(jià)值與滿意度，所以流程導(dǎo)向的組織架構(gòu)設(shè)計(jì)彌補(bǔ)了職能制組織架構(gòu)固有的不足，把職能相對(duì)孤立與靜態(tài)的聯(lián)系打通了，要求組織隨著市場(chǎng)、戰(zhàn)略變化而快速調(diào)整，支持跨部門團(tuán)隊(duì)有效協(xié)作，可以有效構(gòu)建基于流程的水平同級(jí)決策機(jī)制，提高職能組織水平協(xié)作能力與整合效益。流程管理是對(duì)職能管理思想的繼承、發(fā)展與超越，核心思想是以客戶為中心，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，通過(guò)改進(jìn)舊的管理流程或再造新的管理流程實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，達(dá)到降低成本、提高管理效率之目的。

二、學(xué)分制的管理目標(biāo)

學(xué)分制起源于西方，它的產(chǎn)生與選課制度發(fā)展密不可分。選課制度產(chǎn)生于德國(guó)，由德國(guó)教育家洪堡最先提出，洪堡主張由學(xué)生自行選擇學(xué)習(xí)的課程、教師與學(xué)校，自行安排學(xué)習(xí)的順序和進(jìn)度。并在柏林大學(xué)率先推行這項(xiàng)主張，開(kāi)創(chuàng)選課制度的先河。選課制允許學(xué)生對(duì)所開(kāi)課程有一定的選擇自由，學(xué)生可以根據(jù)自己的需要、興趣和能力選擇希望學(xué)習(xí)的課程。包括選擇課程、任課教師和上課時(shí)間，選擇適合自己的學(xué)習(xí)量和學(xué)習(xí)進(jìn)程，選課制的突出特點(diǎn)是尊重學(xué)生。選課制度普及發(fā)展在美國(guó)，19世紀(jì)后半葉，處在資本主義上升時(shí)期的美國(guó)，社會(huì)分工和專業(yè)分化越來(lái)越細(xì)，市場(chǎng)對(duì)人才的需求越來(lái)越多樣化，導(dǎo)致高等學(xué)校院系大量增加，選修課程的數(shù)量大量增加，學(xué)生競(jìng)相選擇自己感興趣的課程，教師除了在某個(gè)專業(yè)領(lǐng)域有所專長(zhǎng)外，還必須爭(zhēng)取多開(kāi)新課程，課程設(shè)置越來(lái)越多樣化，學(xué)生的學(xué)習(xí)計(jì)劃五花八門，為了適應(yīng)這種高度自由化的學(xué)習(xí)方式，滿足社會(huì)對(duì)多樣化人才、復(fù)合型人才的需求，必須找到一個(gè)統(tǒng)一單位衡量不同學(xué)習(xí)計(jì)劃學(xué)生的學(xué)習(xí)進(jìn)程，于是學(xué)分制應(yīng)運(yùn)而生。學(xué)分制通過(guò)對(duì)總學(xué)分的要求實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)結(jié)果的最基本測(cè)量，而對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程，包括學(xué)習(xí)年限、學(xué)習(xí)內(nèi)容的選擇等給予學(xué)生充分自由。學(xué)分制下，學(xué)生可以提前修滿學(xué)分，申請(qǐng)?zhí)崆爱厴I(yè)，也可以根據(jù)自己的實(shí)際情況滯后一段時(shí)間；學(xué)生可以在一定程度上選擇自認(rèn)為必要且感興趣的課程和專業(yè)，對(duì)于學(xué)生修讀的課程，如果考試不及格可以重修，直到及格取得學(xué)分為止。

三、運(yùn)用流程管理再造學(xué)籍管理運(yùn)行機(jī)制

學(xué)分制為學(xué)生獨(dú)立自由地安排學(xué)習(xí)、充分發(fā)揮學(xué)生特長(zhǎng)、主動(dòng)性和創(chuàng)造性提供了條件。以人為本，以學(xué)生為中心是學(xué)分制教學(xué)管理的本質(zhì)，最終目的是為社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展提供需要的多樣型、復(fù)合型、創(chuàng)新型人才。這種管理的本質(zhì)和目的與流程管理以客戶為中心、以市場(chǎng)為導(dǎo)向的管理思想非常契合。

在傳統(tǒng)學(xué)年制或?qū)W年學(xué)分制管理模式下，教學(xué)管理部門的組織結(jié)構(gòu)是按具體職能劃分的，各部門獨(dú)立存在，在統(tǒng)一教學(xué)進(jìn)程下各自工作，部門與部門之間甚少需要溝通與協(xié)調(diào)，工作就能很好地完成。但在完全學(xué)分制下，沒(méi)有了統(tǒng)一的教學(xué)進(jìn)程，沒(méi)有了按專業(yè)劃分的班級(jí)，每個(gè)學(xué)生每學(xué)期對(duì)所要學(xué)習(xí)的課程、學(xué)習(xí)的時(shí)間、任課的教師、乃至專業(yè)的選擇、畢業(yè)的時(shí)間都有了選擇權(quán)、自主權(quán)，這種情況對(duì)管理來(lái)說(shuō)是極大的挑戰(zhàn)，以往按具體職能劃分的組織結(jié)構(gòu)管理已很難適應(yīng)完全學(xué)分制管理的需要。流程管理作為一種新的管理理論，管理思想、原理與方法為完全學(xué)分制下的學(xué)籍管理運(yùn)行提供了較為適宜的選擇。根據(jù)管理工作實(shí)際，有如下建議。

（一）組織結(jié)構(gòu)上設(shè)立教學(xué)管理運(yùn)行中心。

在學(xué)年制和學(xué)年學(xué)分制管理制度下，學(xué)籍管理只要遵照具體學(xué)籍管理制度，學(xué)籍管理工作時(shí)間要求完成工作，不涉及其他，因?yàn)槊總€(gè)專業(yè)的教學(xué)計(jì)劃是固定的，每個(gè)學(xué)期每個(gè)班需要上的課程是固定的，工作中若有疑問(wèn)，有比對(duì)標(biāo)準(zhǔn)，比如，在畢業(yè)資格審查時(shí)，若懷疑某個(gè)學(xué)生成績(jī)單上缺了哪門課（此種情況常在有學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生成績(jī)單中出現(xiàn)），只要與其所在班級(jí)同學(xué)的成績(jī)單對(duì)比就可以查出，而在完全學(xué)分制下，因?qū)W生對(duì)要學(xué)習(xí)的課程、學(xué)習(xí)時(shí)間都有了選擇權(quán)，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)單非常個(gè)性化，這種比對(duì)法完全失去作用。取而代之的是各崗位管理人員之間及時(shí)、頻繁的溝通與協(xié)調(diào)變得非常重要，因此，從組織結(jié)構(gòu)設(shè)置上應(yīng)考慮方便各崗位之間的橫向聯(lián)系，使信息快速有效地在各崗位之間流動(dòng)，設(shè)立管理運(yùn)行中心集中管理不失為一個(gè)好的選擇。

（二）職能設(shè)置上管理與具體事物工作分離。

學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)面向?qū)W生的工作，管理包括對(duì)學(xué)生的學(xué)籍處理、對(duì)學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)的管理、對(duì)學(xué)生畢業(yè)資格審查的管理、對(duì)學(xué)生學(xué)位授予審查的管理等，工作瑣碎繁雜，且要求百分之百正確，絕對(duì)不能出錯(cuò)。在傳統(tǒng)學(xué)年制和學(xué)年學(xué)分制管理制度下，主要以班級(jí)進(jìn)行管理，因而設(shè)有班主任，各系辦公室設(shè)有教學(xué)秘書(shū)，一般與學(xué)生的交流與溝通主要在系級(jí)層面解決，學(xué)生直接找教務(wù)處管理人員交流與溝通的較少。但在完全學(xué)分制管理制度下，因?qū)W生學(xué)習(xí)極具個(gè)性，所以傳統(tǒng)意義上的班級(jí)實(shí)際已不存在，不再設(shè)班主任與教學(xué)秘書(shū)，在這種情況下，與學(xué)生的交流與溝通完全壓在教務(wù)處管理人員身上。加之完全學(xué)分制管理制度下，給學(xué)生自我選擇的空間很大，很多學(xué)生由于在中小學(xué)應(yīng)試教育體制中從來(lái)沒(méi)有自我選擇的空間，因此對(duì)突然而至的自由選擇反而覺(jué)得無(wú)所適從與茫然，需要管理人員給予更多指導(dǎo)，出現(xiàn)教務(wù)處不停接待學(xué)生，處理具體事務(wù)性工作，而日常需要完成的管理工作沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行的局面。因此，在職能設(shè)置上應(yīng)該考慮管理與具體事務(wù)性工作相分離，動(dòng)、靜分開(kāi)，保證管理效率與效果。

（三）完善信息管理平臺(tái)，流程信息共享。

完全學(xué)分制管理制度下，學(xué)生的管理變成了個(gè)體管理，而每個(gè)學(xué)生的情況都是不同的，比如，繳費(fèi)是不同的、注冊(cè)的課程是不同的、學(xué)習(xí)的年限也是不同的，以前到畢業(yè)審查階段，參加畢業(yè)審查的學(xué)生基本是參照標(biāo)準(zhǔn)學(xué)制（本科一般四年）按年級(jí)固定的，而在完全學(xué)分制下，參加畢業(yè)審查需要學(xué)生自己申請(qǐng)，學(xué)生修夠?qū)I(yè)要求的最低總學(xué)分就可以申請(qǐng)畢業(yè)，與年級(jí)無(wú)關(guān)，這種情況下信息管理平臺(tái)的作用顯得至關(guān)重要，各管理崗位之間的信息共享更是尤為重要。比如，在以往教學(xué)管理制度下，學(xué)生基本是按年級(jí)管理的，因此每年學(xué)生處要求教務(wù)處在畢業(yè)資格審查前提供畢業(yè)學(xué)生名單是可行的，而在完全學(xué)分制下，由于學(xué)生自己申請(qǐng)畢業(yè)，名單的統(tǒng)計(jì)與匯總量很大，畢業(yè)資格審查前提供畢業(yè)學(xué)生名單變得比以前困難，在這種情況下，如果讓學(xué)生在計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)上申請(qǐng)畢業(yè)審查，教務(wù)處在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上審核，學(xué)生在自己的網(wǎng)絡(luò)終端上查詢，就可以使此項(xiàng)工作較為順利地進(jìn)行。

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