淺談如何清理應(yīng)付暫估款項(xiàng)

劉瀟苑

摘要：自ERP系統(tǒng)上線以來，應(yīng)付暫估款的清理一直是往來賬清理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。應(yīng)付暫估款因數(shù)據(jù)量龐大、清理過程復(fù)雜、較難篩選未清理數(shù)據(jù)、集采物資跨公司業(yè)務(wù)操作難等原因，給清理工作帶來困難。針對工作中的困難，筆者總結(jié)了一些主要做法，并提出了評估與改進(jìn)的方法，僅供參考。

關(guān)鍵詞：清理應(yīng)付暫款；做法；評估與改進(jìn)方法

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）003-000-01

應(yīng)付暫估款大額掛賬造成公司資產(chǎn)數(shù)據(jù)不實(shí)，影響會計(jì)信息質(zhì)量，增加公司經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)人員運(yùn)用智慧，結(jié)合財(cái)務(wù)專業(yè)知識，利用簡易的計(jì)算機(jī)編程，創(chuàng)建輔助型清理小軟件，大力簡化清理工作，實(shí)現(xiàn)對暫估數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)管控，有效提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量。

一、主要做法

應(yīng)付暫估款項(xiàng)清理范圍包括歷年來公司業(yè)務(wù)部門收發(fā)貨或服務(wù)確認(rèn)形成的應(yīng)付暫估物資款、服務(wù)款、工程款等往來掛賬。

（一）應(yīng)付暫估數(shù)據(jù)分析

1.形成原因

物資部門在ERP系統(tǒng)內(nèi)執(zhí)行收發(fā)貨操作或項(xiàng)目單位實(shí)施工程服務(wù)確認(rèn)時(shí)，供應(yīng)商未能及時(shí)開具發(fā)票，但財(cái)務(wù)部門按照財(cái)務(wù)通用制度規(guī)定，在未取得相關(guān)發(fā)票時(shí)，不能進(jìn)行會計(jì)確認(rèn)，因此形成過渡性負(fù)債科目：應(yīng)付暫估款。

2.清理思路

從ERP導(dǎo)出應(yīng)付暫估款明細(xì)賬，包含采購憑證編號、憑證日期、入賬金額、摘要、操作員等相關(guān)信息。金額負(fù)數(shù)主要為應(yīng)付暫估掛賬；正數(shù)主要為應(yīng)付暫估清理，正負(fù)抵消項(xiàng)為應(yīng)付暫估已清理數(shù)據(jù)，未抵消項(xiàng)為應(yīng)付暫估待清理數(shù)據(jù)。經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)，可以將待清理數(shù)據(jù)通過簡易的軟件進(jìn)行篩選得出。

財(cái)務(wù)人員通過簡易的計(jì)算機(jī)編程知識編制清理小軟件，通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入、自動核對已清項(xiàng)、導(dǎo)出未清明細(xì)項(xiàng)的方法，準(zhǔn)確獲取待清理數(shù)據(jù)，分析數(shù)據(jù)含有的供應(yīng)商、采購訂單號、操作人員等信息，及時(shí)催促相應(yīng)供應(yīng)商開具發(fā)票完成校驗(yàn)。

（二）清理小軟件的主要做法

1.選擇制作軟件。財(cái)務(wù)人員借助powerbuilder軟件，利用其便捷的數(shù)據(jù)處理方式，高效識別電子表格能力，完成數(shù)據(jù)篩選。

2.設(shè)置的功能鍵。⑴ERP導(dǎo)入功能：將sap應(yīng)付暫估明細(xì)賬導(dǎo)出的電子表格導(dǎo)入到小工具中，所有正數(shù)清理項(xiàng)列入上層，所有負(fù)數(shù)掛賬項(xiàng)列入下層。⑵自動核銷功能。將電子表格導(dǎo)入數(shù)據(jù)窗口后，通過程序腳本語言對數(shù)據(jù)進(jìn)行自動匹配。在數(shù)據(jù)窗口中設(shè)置了一個(gè)核銷標(biāo)識的列，0表示未核銷，1表示已核銷。通過按順序?qū)ι戏酱翱诘挠涗浿饤l對下方窗口記錄進(jìn)行比對，當(dāng)上下窗口記錄中“采購編號”、“供應(yīng)商”一致，且“金額”一正一負(fù)，可以設(shè)置這兩條記錄相互抵消。⑶手工核銷功能。除了采購憑證號、供應(yīng)商一致，金額一正一負(fù)的情況外，還有可能有少量一張訂單對應(yīng)多張發(fā)票，或者手工錄入的憑證采購憑證號或供應(yīng)商信息不全的記錄，也是可以核銷的，也就是存在上下窗口多對一，一對多，甚至多對多可以核銷的記錄。為此，軟件設(shè)計(jì)了手工核銷功能。通過Ctrl+Shift+鼠標(biāo)單擊，可以手工選擇上下窗口中的任意條記錄，只要金額合計(jì)為0，即允許將他們設(shè)置成已核銷。通過這種方式實(shí)現(xiàn)手工勾對，最終的結(jié)果就是待清理的暫估記錄。⑷數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能。在導(dǎo)入sap轉(zhuǎn)出的電子表格時(shí)，可以取得當(dāng)前操作的科目代碼和科目名稱，處理后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換輸出到電子表格。⑸重置功能。重置按鈕的意義就是當(dāng)做完一個(gè)科目的勾對后，清零數(shù)據(jù)。 ⑹歷史文件導(dǎo)入功能。當(dāng)期勾對工作結(jié)束后，導(dǎo)出勾對結(jié)果，作為下次核銷的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，方便快捷，避免暫估數(shù)據(jù)重復(fù)勾對，保證暫估勾對工作可持續(xù)性。⑺手工反核銷功能。在進(jìn)行核銷時(shí)，未防止出現(xiàn)勾對錯(cuò)誤而不可逆，特別設(shè)計(jì)了反核銷功能，即在上下窗口中選擇金額合計(jì)為0的記錄允許取消這些記錄的已核銷狀態(tài)。

⑻查詢功能。上下兩個(gè)窗口中顯示的記錄分為“全部記錄”、“已核銷”、“未核銷”三種狀態(tài)，便于查詢和導(dǎo)出。

二、運(yùn)用及成效

1.清理數(shù)據(jù)運(yùn)用。財(cái)務(wù)人員以軟件清理成果數(shù)據(jù)為支撐，充分分析數(shù)據(jù)內(nèi)容，優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，積極協(xié)調(diào)對口業(yè)務(wù)部門，完善數(shù)據(jù)清理，主要的做法為：⑴明職責(zé)、理分工。財(cái)務(wù)部門調(diào)整工作思路，轉(zhuǎn)變觀念，詳細(xì)制定應(yīng)付暫估款清理工作方案，明確工作目標(biāo)和職責(zé)，認(rèn)真收集清理過程中出現(xiàn)的問題、組織研討應(yīng)對措施，及時(shí)通報(bào)清理進(jìn)度；物資部門及項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)查找、分析應(yīng)付暫估款長期掛賬原因，擬定清理措施，處理清理結(jié)果并提出下一步管控措施。⑵制計(jì)劃、強(qiáng)推進(jìn)。財(cái)務(wù)部門按照財(cái)務(wù)集約化工作部署，制定詳細(xì)的工作推進(jìn)計(jì)劃，由公司領(lǐng)導(dǎo)組織牽頭、按月召開暫估款清理工作推進(jìn)會，按部門職責(zé)通報(bào)清理結(jié)果，充分討論和分析長期掛賬原因，及時(shí)解決清理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，在總結(jié)前期清理的工作上，及時(shí)修改工作要求，確保計(jì)劃制度的執(zhí)行可持續(xù)性。⑶嚴(yán)考核、提管理。以公司考核制度為基礎(chǔ)，編制詳細(xì)的考核明細(xì)項(xiàng)，按周統(tǒng)計(jì)清理結(jié)果，對清理情況進(jìn)行點(diǎn)評，密切關(guān)注清理進(jìn)度緩慢的部門，必要時(shí)與相關(guān)部門協(xié)談，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以考核為手段，大力促進(jìn)暫估款清理。

2.清理數(shù)據(jù)的成效。在公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和業(yè)務(wù)部門的積極配合下，公司上下齊心協(xié)力大力壓降應(yīng)付暫估款，公司連續(xù)三年的暫估數(shù)據(jù)清理成效顯著，2013-2015年公司賬面暫估掛賬為0。

三、評估與改進(jìn)

1.評估效益。隨著公司ERP深化運(yùn)用不斷開展，內(nèi)部通用制度不斷完善，財(cái)務(wù)核算日趨規(guī)范，為往來賬款的清理提供了有力的保障。再借助財(cái)務(wù)人員自行研發(fā)的軟件，有效提高了應(yīng)付暫估款清理效率。

2.存在的問題。⑴工具沒有數(shù)據(jù)庫功能，清理數(shù)據(jù)只能以EXCEL導(dǎo)出方式存儲，存儲方式單一。軟件簡易，當(dāng)遇到大數(shù)據(jù)時(shí)，運(yùn)行速度稍慢。⑵因業(yè)務(wù)范圍廣、內(nèi)容繁雜，與業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)跨度大，造成暫估款清理難度較大。

3.改進(jìn)方向。⑴認(rèn)真分析現(xiàn)有成果，努力提升軟件質(zhì)量。進(jìn)一步探索以O(shè)FFICE的ACCESS作為數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)，以提高數(shù)據(jù)質(zhì)量?？梢詫⒊Ｓ霉?yīng)商代碼名稱、操作員代碼姓名導(dǎo)入系統(tǒng)使輸出數(shù)據(jù)更直觀、更便于使用。⑵建立定期對接機(jī)制。財(cái)務(wù)部門將現(xiàn)已執(zhí)行的“周通報(bào)、月評價(jià)”機(jī)制常態(tài)化，與物資部門、項(xiàng)目管理部門充分對接，分析應(yīng)付暫估明細(xì)構(gòu)成和狀態(tài)，根據(jù)明細(xì)構(gòu)成逐項(xiàng)確定清理措施和清理期限，總結(jié)清理成效，形成相關(guān)制度，將暫估款清理形成良性循環(huán)。⑶健全清查清理機(jī)制。協(xié)調(diào)物資部門定期對庫存物資進(jìn)行清查核對，結(jié)合工程項(xiàng)目計(jì)劃，優(yōu)先使用庫存物資，逐步消化歷年存貨；協(xié)同建設(shè)部、運(yùn)檢部等項(xiàng)目管理部門定期清理以前年度未完在建、續(xù)建項(xiàng)目，及時(shí)辦理轉(zhuǎn)資手續(xù)。

參考文獻(xiàn)：

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