淺談史志編纂工作中檔案資料的查找

陳陽(yáng)

1 史志編纂工作中檔案資料查找的作用

史志是綜合記述一個(gè)地區(qū)從自然面貌到人文歷史全面情況的資料性著述，可傳承文明、記錄歷史、弘揚(yáng)文化、服務(wù)社會(huì)、借史鑒今、啟迪后人。而編纂一部志書(shū)的質(zhì)量如何，特別是史料是否真實(shí)可信，在很大程度上取決于搜集的檔案資料是否豐富完整。唐代史學(xué)家劉知幾在《史通·采撰》里，論述史料對(duì)編史修志的重要性時(shí)，明確指出：“蓋珍裘以眾腋成溫，廣廈以群材合構(gòu)。自古探穴藏山之士，懷鉛握槧之客，何嘗不征求異說(shuō)，采庶群言，然后能成一家，傳諸不朽?！睓n案資料是編史修志的基礎(chǔ)，沒(méi)有充實(shí)的作為歷史真實(shí)記錄的檔案史料，要編修好一部?jī)?nèi)容豐富、可資征信的志書(shū)是不可能的。由于檔案資料具有數(shù)量浩大，內(nèi)容繁復(fù)的特點(diǎn)，在編纂工作中對(duì)檔案資料的查找收集是一個(gè)非常重要的問(wèn)題，它直接關(guān)系到史志編纂工作的質(zhì)量和進(jìn)度。

2 史志編纂工作中檔案資料查找的原則

首先，要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。搜集檔案資料必須真實(shí)、客觀地抄錄有用資料，做到真實(shí)存史。其次，要堅(jiān)持全面查找的原則。全面查找與題目有關(guān)的檔案全宗與類別，在搜集查找過(guò)程中，廣征博采，巨細(xì)皆收，做到“寧多勿漏”“橫不缺項(xiàng)”“縱不斷線”，避免“依據(jù)孤證作出結(jié)論，武斷歷史”。按照這一要求則應(yīng)對(duì)檔案資料進(jìn)行全面搜集，為下一步選材、編纂工作提供一個(gè)比較完整、系統(tǒng)的資料基礎(chǔ)。如果搜集檔案資料時(shí)漏一份與題目有關(guān)的材料往往要輾轉(zhuǎn)復(fù)查。特別是在史志編纂工作中所涉及的資料浩繁，有時(shí)竟難以復(fù)得。因此要做到查找宜寬，選材宜嚴(yán)。最后，要堅(jiān)持為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的原則。搜集檔案資料時(shí)，本著為歷史負(fù)責(zé)，既要搜集反映成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)的資料，也要有反映失誤和教訓(xùn)的資料，以借鑒歷史、開(kāi)拓未來(lái)、服務(wù)社會(huì)。

3 史志編纂工作中檔案資料查找的方式

3.1 分清先后緩急，循序漸進(jìn)。分藏在若干全宗的反映同一題目的檔案資料，在各個(gè)全宗中保存的數(shù)量有多寡之分，與題目的關(guān)系有直接和間接之別。因此，在查找檔案資料時(shí)，應(yīng)首先查找與題目有直接關(guān)系的藏量較豐富的全宗，然后再推及與題目有間接關(guān)系的藏量較少的全宗。這種“循序漸進(jìn)”的查找方法，是可以避免重復(fù)勞動(dòng)節(jié)省查找時(shí)間的。因?yàn)椤爸苯印钡娜?，常常保存的是與題目有關(guān)的檔案的正本或原稿，具有一定的“權(quán)威性”。而“間接”的全宗則往往藏有同一檔案的抄件。先查到正本原稿檔案材料，抄本則可不收。如果按相反的次序查找，則事倍功半，影響編纂工作的質(zhì)量和進(jìn)度，做一些不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

3.2 注意把握檔案資料的線索，跟蹤追跡。在史志編纂工作中，所涉及的題目或者人物的活動(dòng)，總有一定的時(shí)間期限。從大的范圍講，編纂一個(gè)歷史時(shí)期某一方面的題目，就可以從保存這一時(shí)期的若干檔案全宗中去查找；就小的范圍講，一個(gè)題目屬于某一年或者某一事件，就應(yīng)該從當(dāng)年或與這一事件有關(guān)的檔案中去搜尋。具體的題目中闡明的事件或人物的活動(dòng)，又總有一定的地區(qū)或單位的范圍，按地區(qū)或者單位的線索查找檔案資料也是常用的方法。此外，還要注意從各級(jí)檔案館的新、舊檔案文獻(xiàn)匯編中發(fā)現(xiàn)新的材料線索。編纂人員在利用檔案匯編時(shí)，要注意這些材料中引文的出處，以發(fā)現(xiàn)新的資料線索。這對(duì)史志編纂工作中查找檔案資料趨于全面深入，是大有益處的。

3.3 科學(xué)組織查找力量，搞好分工協(xié)作。在編纂修志工作中，一般參加查找、搜集資料的人員較多。為提高工作效率，節(jié)省時(shí)間，在查找檔案資料時(shí)應(yīng)對(duì)資料搜集人員進(jìn)行科學(xué)的分工。一般可以按檔案資料的分布特點(diǎn)組織力量，即按與篇目有關(guān)的檔案資料所藏的不同館（室）、全宗、類別組織力量分頭查找。這種分工方法，就要求各專業(yè)志的編纂人員，對(duì)該專業(yè)志的整個(gè)篇目?jī)?nèi)容和與其有關(guān)的檔案材料的分布情況進(jìn)行摸底，有一個(gè)全面的了解，以明確查找方向。另外，還可以按各專業(yè)志篇目?jī)?nèi)容的特點(diǎn)，把較大的題目劃分為幾個(gè)階段或幾個(gè)問(wèn)題，針對(duì)不同的階段或問(wèn)題對(duì)有關(guān)的檔案資料進(jìn)行分工查找。無(wú)論采用何種分工方法，在查找檔案資料的過(guò)程中，都應(yīng)該注意互通情報(bào)，緊密配合，以避免出現(xiàn)漏查和重收現(xiàn)象。

3.4 學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，善于利用檔案檢索工具。檔案檢索工具是揭示和介紹檔案館所存的檔案內(nèi)容和成分，并對(duì)檔案進(jìn)行管理和提供利用的工具。它為檔案利用者研究解決各種問(wèn)題，提供具有參考價(jià)值的檔案和查找檔案資料的線索起著向?qū)ё饔?。檢索工具的種類是多種多樣的，從其所揭示和介紹的內(nèi)容與成分的對(duì)象劃分，大體可以歸納為三大類。第一，以一個(gè)全宗或全宗的一部分檔案為對(duì)象而編制的工具有：案卷目錄、全宗介紹、全宗單、全宗卷、卷內(nèi)文件目錄、重要文件卡片、重要文件目錄等。第二，以檔案館的全部或主要部分檔案為對(duì)象而編制的檢索工具有：分類卡片、分類目錄、檔案館介紹、全宗卡片，檔案存放地點(diǎn)索引等。第三，以一定的專題為對(duì)象而編制的檢索工具有：專題卡片、人物卡片、地名索引卡片、專題目錄、人名索引、地名索引、專題介紹等。編纂人員在查找搜集檔案資料時(shí)，只有熟悉和學(xué)會(huì)利用以上檢索工具，才能保質(zhì)保量地完成檔案資料的搜集查找工作。這就要求編纂人員學(xué)習(xí)和掌握一定的檔案管理知識(shí)。

3.5 開(kāi)展調(diào)查訪問(wèn)，補(bǔ)充檔案之不足。有些檔案史料由于社會(huì)和自然的原因，已經(jīng)散失不可復(fù)得，造成檔案資料不全，給編史修志工作帶來(lái)很大困難。為了彌補(bǔ)檔案史料之不足，采取調(diào)查訪問(wèn)、開(kāi)座談會(huì)、請(qǐng)知情人撰寫(xiě)回憶錄等方式，搜集所謂“活”資料，作為以檔案為主的輔助手段是很必要的。這種“活”資料的珍貴之處在于提供了某些為現(xiàn)存檔案中所不見(jiàn)的史實(shí)和具體情節(jié)。但是這些“活”資料的參考和憑證價(jià)值是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能與檔案史料相比的，由于作者與當(dāng)時(shí)事件相隔久遠(yuǎn)和記憶上的局限或其他原因，表述上某些失真或不準(zhǔn)確之處在所難免。因此，史志編纂者在利用這些資料時(shí)進(jìn)行認(rèn)真的考證是必不可少的。

總之，在史志編纂工作中，檔案資料的查找應(yīng)遵循實(shí)事求是、全面查找、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)等原則，結(jié)合實(shí)際，科學(xué)地選用查找方法，才能為選材和編纂工作打好基礎(chǔ)，進(jìn)而編纂出高質(zhì)量的志書(shū)。