會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀及解決措施分析

彭紅梅

摘 要：會(huì)計(jì)檔案對(duì)于總結(jié)經(jīng)濟(jì)工作，指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)管理和事業(yè)管理，查驗(yàn)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)問(wèn)題防止貪污舞，研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針戰(zhàn)略都具有重要作用。會(huì)計(jì)檔案的管理包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等整個(gè)過(guò)程。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作中不可缺少的一部分，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，確保會(huì)計(jì)檔案安全與完整并加以充分利用是各單位必須引起重視的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作。本文通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性解決，以促進(jìn)今后企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理；作用；加強(qiáng)措施

會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

1 會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

會(huì)計(jì)檔案的管理應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等整個(gè)過(guò)程。由于會(huì)計(jì)檔案的管理工作是會(huì)計(jì)工作重要的組成部分，所以必須遵循會(huì)計(jì)工作的相關(guān)管理制度。因?yàn)闄n案的管理辦法是由國(guó)家統(tǒng)一制定的，會(huì)計(jì)檔案作為檔案管理中的一部分應(yīng)該依據(jù)《辦法》的規(guī)定，并結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際，對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，并負(fù)責(zé)對(duì)各地的下級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和檢查。而那些持有會(huì)計(jì)檔案資料的單位，則需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理負(fù)責(zé)。通過(guò)增強(qiáng)對(duì)管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立起對(duì)會(huì)計(jì)檔案收集、立卷、歸檔等相關(guān)的管理制度，從而做到科學(xué)化的管理。盡量做到會(huì)計(jì)檔案能被妥善的保管、有序的存放；避免其受到毀損、散失及泄密。

二、會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀

（一）忽視收集與管理

當(dāng)前，我國(guó)的會(huì)計(jì)行業(yè)開(kāi)始意識(shí)到要對(duì)會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等資料要進(jìn)行妥善保管，因而開(kāi)始依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定著手建立檔案，但是像經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)報(bào)告、財(cái)會(huì)活動(dòng)情況的分析等其他和會(huì)計(jì)工作息息相關(guān)的資料卻被忽視，得不到完善的管理。文書(shū)的管理部門(mén)通常在接到這種文件資料時(shí)，都是轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)部門(mén)，而又由于財(cái)務(wù)部門(mén)認(rèn)為這些只是些文書(shū)的檔案材料，忽視了對(duì)它們收集和管理，最后當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要調(diào)閱或利用時(shí)，卻怎么也找不到。

（二）檔案整理不規(guī)范

國(guó)家的財(cái)政部門(mén)及檔案的管理機(jī)構(gòu)都明確做出這樣的規(guī)定：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)每年要依照檔案管理制度將各單位積累的會(huì)計(jì)材料完整、規(guī)范的整理分類(lèi)入檔。而之前，有很多單位的會(huì)計(jì)檔案是由財(cái)務(wù)部門(mén)來(lái)管理的。所以經(jīng)常出現(xiàn)整理的不標(biāo)準(zhǔn)、編排編號(hào)不科學(xué)等問(wèn)題。而在對(duì)活頁(yè)的帳簿進(jìn)行處理時(shí)，也是各行其事，處理方式不能完全統(tǒng)一。甚至，有的單位將會(huì)計(jì)資料用麻袋裝上捆綁好，就丟棄到一邊，常年不過(guò)問(wèn)。這些都對(duì)檔案的管理與利用產(chǎn)生了不利的影響，更不能促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。

（三）檔案管理制度不健全

一些單位不按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，不結(jié)合實(shí)際建立并完善有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。而有些單位則制定了規(guī)章制度，卻不能?chē)?yán)格的照章辦事。不移交過(guò)期的會(huì)計(jì)檔案；不按時(shí)鑒定清理到期的檔案；不對(duì)應(yīng)銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行報(bào)批；借閱手續(xù)不完備等等。因而造成檔案數(shù)量的與日俱增，使有利用價(jià)值和沒(méi)利用價(jià)值的檔案混淆，不僅加大了人力、物力等方面的負(fù)擔(dān)，還為查找和利用帶來(lái)了不便。

（四）財(cái)會(huì)人員缺少職業(yè)道德

會(huì)計(jì)檔案中，會(huì)計(jì)信息要以國(guó)家法律、法規(guī)為依據(jù)來(lái)進(jìn)行管理，起著可以作為憑證的作用，并具有法律效力。會(huì)計(jì)的核算記錄必須真實(shí)可靠，如果核算信息不準(zhǔn)確，也就失去了會(huì)計(jì)檔案所起到的真實(shí)憑據(jù)的作用，從而造成企業(yè)利潤(rùn)的虛漲，財(cái)政收入的虛增，國(guó)民經(jīng)濟(jì)則會(huì)被過(guò)度分配，最終影響到國(guó)家宏觀(guān)調(diào)控政策制定的準(zhǔn)確性。當(dāng)前，某些財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作人員，不能堅(jiān)守工作原則和遵循相關(guān)的制度，導(dǎo)致了財(cái)務(wù)的管理出現(xiàn)混亂。更有缺乏職業(yè)道德的從業(yè)人員，甚至采取一些不法手段，故意偽造、篡改記錄的憑證、開(kāi)具假發(fā)票、建立假帳等，從中套取現(xiàn)金，謀取私利；也有的通過(guò)加大開(kāi)支，虛列條目，達(dá)到偷稅、漏稅的目的。這不僅破壞了我國(guó)正常的經(jīng)濟(jì)秩序，也使我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的真實(shí)面貌難以體現(xiàn)。

3 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（一）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的信息及資料，是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作。各單位的領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀制度，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理。由于實(shí)行會(huì)計(jì)檔案具有磁性化和不可見(jiàn)的特點(diǎn)，原來(lái)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中有關(guān)規(guī)定沒(méi)有包括這方面的內(nèi)容，因此必須根據(jù)會(huì)計(jì)的特點(diǎn)和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，修訂本單位會(huì)計(jì)檔案管理的制度。對(duì)采用計(jì)算機(jī)打印輸出的書(shū)面會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表應(yīng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的要求，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

（二）會(huì)計(jì)檔案的整理要規(guī)范化、程序化

要重視會(huì)計(jì)檔案的整理工作，這是會(huì)計(jì)檔案管理的關(guān)鍵性和基礎(chǔ)性工作。會(huì)計(jì)憑證要由制單人或記賬的專(zhuān)業(yè)會(huì)計(jì)來(lái)做，應(yīng)按月整理，加具封面，封底裝訂成冊(cè)。記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表預(yù)算、計(jì)劃、財(cái)務(wù)文件是作為文書(shū)檔案管理的整理裝訂要參照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高財(cái)會(huì)人員電算化的業(yè)務(wù)能力，逐步完善會(huì)計(jì)電算化的電子檔案的整理和保管工作。

（三）完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度

實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門(mén)，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類(lèi)大綱、保管期表、移交時(shí)間等建立相應(yīng)的制度辦法。確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整，在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)、報(bào)帳員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全、完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范，交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。

（四）提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)

由于財(cái)會(huì)工作的專(zhuān)業(yè)性、政策性非常強(qiáng)，而財(cái)會(huì)人員又受到商品經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，經(jīng)受了各種腐蝕和誘惑的考驗(yàn)。所以，為了維護(hù)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)的正常的發(fā)展記錄的完整，會(huì)計(jì)人員及檔案管理者應(yīng)該具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)。堅(jiān)持履行自己的職責(zé)，堅(jiān)守黨的原則，并且遵紀(jì)守法，規(guī)范的執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案工作的各項(xiàng)制度，做到廉潔與公正。會(huì)計(jì)人員及檔案管理者，應(yīng)該不斷提高自身的修養(yǎng)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更要對(duì)其反復(fù)進(jìn)行思想道德、紀(jì)津責(zé)任等方面的教育，還可以通過(guò)將崗位職責(zé)的考核與獎(jiǎng)懲制度掛鉤，最終促使從業(yè)人員的政治思想素質(zhì)及職業(yè)道德修養(yǎng)得到提升。

4 結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高。通過(guò)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案整理、保管和查閱等工作，能夠?yàn)樯a(chǎn)經(jīng)營(yíng)、社會(huì)管理、經(jīng)濟(jì)體制改革提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)文明進(jìn)步。

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