機關(guān)單位文書檔案電子化優(yōu)勢及發(fā)展探討

白明山

摘 要：在機關(guān)單位中，電子檔案相比于傳統(tǒng)檔案，無論是外在形式還是管理方式及內(nèi)容方面，均存在著較大的差異，因此對于文書檔案的電子化發(fā)展必須要有綜合認識，明確電子化優(yōu)勢，并積極促進機關(guān)單位文書檔案的電子化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位；文書檔案；電子化

機關(guān)單位人員需要與時俱進的對數(shù)據(jù)及資料管理方式進行更新?lián)Q代，在機關(guān)單位當中運用電子數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有廣闊的發(fā)展和應(yīng)用前景，故機關(guān)單位在開展檔案信息化、電子化建設(shè)進程中，需要對一些細微的方式或方法給與足夠重視。

1 機關(guān)單位文書檔案電子化發(fā)展的優(yōu)勢

檔案信息電子化實質(zhì)為將館室藏檔案資料紙質(zhì)或運用機讀方式等具體物質(zhì)對象，利用微機收集檔案文獻，并對其進行進行不同層次加工及篩選，將其向以微機軟件形式為基礎(chǔ)的二次文獻信息進行轉(zhuǎn)化，以此促使人們更好的給與利用的過程形式。針對機關(guān)單位文書檔案來講，對其實施電子化轉(zhuǎn)變所具有的優(yōu)勢在于：1.對現(xiàn)有微機潛能給與充分利用和發(fā)揮，促使利用效率得以提升。2.對二次文獻信息相應(yīng)加工時間給與縮短，從而實現(xiàn)檔案信息時效性提高的目的。3.將檔案信息實施電子化轉(zhuǎn)變，可實現(xiàn)一次性投入，而獲取多次產(chǎn)出的功效，可將信息加式工作在具體經(jīng)費方面所受到的限制狀況予以改變[1]。4.對機關(guān)單位文書檔案進行電子化轉(zhuǎn)變，能夠?qū)斍白钚聭?yīng)用技術(shù)與檔案信息進行有效融合。5.當將機關(guān)單位文書檔案實施信息化轉(zhuǎn)變，能夠?qū)⒕唧w信息成果實施多份拷貝。

2 機關(guān)單位文書檔案電子化發(fā)展策略

首先，實施標準化、科學(xué)化電子文檔管理。電子文檔管理作為一項具有復(fù)雜性的技術(shù)項目，尤其是機關(guān)單位檔案，其在內(nèi)容上及保密方面具有較高要求，其和使用紙張載體相比差別甚大，因此，應(yīng)從電子化起步階段便可對電子檔案各項法規(guī)、制度及標準的建立給與足夠重視。對本單位的電子檔案的相關(guān)制度及管理規(guī)章進行制定，并就統(tǒng)一的工作流程給與制定。

其次，重新界定電子檔案的“原始性”概念。就電子文檔的自身特點來考量，其促使我們不能運用傳統(tǒng)針對紙質(zhì)文檔相應(yīng)標準及方法，對其所具有的原始性進行判斷，則需要根據(jù)實際需要結(jié)合電子檔案特征建立一個全新的“原始性”概念。針對一份電子文檔來講，只要其內(nèi)容確實為當時所著，并且為原作者所制作或編寫，未曾進行修改和刪除，則可將其斷定為原始性的內(nèi)容。

再次，就辦公自動化系統(tǒng)在安全防護工作方面予以強化。首先應(yīng)將信息存儲載體相應(yīng)制成材料方面問題抓好。就電子文件制成材料在質(zhì)量方面的相關(guān)要求和標準給與嚴格遵守，促進電子文件載體在使用壽命上的提升。通常情況下應(yīng)將文檔儲存在光盤當中，不宜將其儲存在磁盤上；還要對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行安全提供保證，可將登錄權(quán)限進行設(shè)置，還可利用文件限制及文件屬性等方式。除外，針對重要文檔，應(yīng)將其進行實時備份，從而使信息安全得以保證。將防毒軟件安裝在計算機系統(tǒng)上，防止病毒感染及木馬、黑客入侵，始終堅持不亂、不散、不丟及不壞的基礎(chǔ)原則[2]。

最后，堅持以人為本原則，就復(fù)合型文檔管理專業(yè)人才予以培養(yǎng)。針對機關(guān)單位電子檔案管理來講，其實質(zhì)上為一項針對技術(shù)工程的管理，從當前電子檔案的發(fā)展趨勢來分析，其對專業(yè)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要具備從事現(xiàn)代文書處理及檔案管理的基礎(chǔ)能力，還應(yīng)從事情報、檔案等綜合信息進行管理，機關(guān)單位文書檔案管理管理人員不僅要對文書知識進行掌握，還應(yīng)具備充足、深厚的檔案管理基礎(chǔ)知識，就數(shù)字通信技術(shù)及電子計算機軟硬件技術(shù)熟練掌握。

3 機關(guān)單位文書檔案電子化的發(fā)展建議

首先，信息內(nèi)容向數(shù)碼化發(fā)展。電子文檔將聲音、圖像、文字等按照一定要求和格式，將其向符號或數(shù)碼進行轉(zhuǎn)換，并將轉(zhuǎn)換后結(jié)果進行儲存和傳輸。其次，文檔處理一體化模式。在電子文檔具體生成階段，需要檔案人員參與其中，并就具體格式及要求進行指導(dǎo)，促使所產(chǎn)生文檔符合機關(guān)單位歸檔要求，便于日后統(tǒng)一儲存和管理，與此同時，還應(yīng)對具有長期保存價值的電子文檔所具有的數(shù)據(jù)形式、設(shè)計思想及產(chǎn)生背景進行了解。最后，文檔管理現(xiàn)代化。當文件完成制作后，文書檔案管理人員應(yīng)嚴格遵循檔案標準及文件運行周期理論，將制成完畢后的文檔信息錄入到計算機當中，并向具有機關(guān)單位文檔管理特征的信息資源進行轉(zhuǎn)換，然后根據(jù)實際需要將其向各種形式進行調(diào)整，最終形成融編研、統(tǒng)計及檢索為一身的二次檔案信息，并實現(xiàn)一次錄入便可多次且多種形式輸出的目的，為后續(xù)立卷調(diào)整奠定堅實的基礎(chǔ)。此外，相關(guān)機關(guān)單位管理部門還應(yīng)對落實管理提供相應(yīng)物質(zhì)條件支撐。

當前我國仍無較為完備的法律，對一份電子文件的可靠、完整及真實性的依據(jù)給與確認，我國機關(guān)單位在檔案管理上仍然采用的是雙套歸檔的保管策略，即對電子檔案進行歸檔的同時，還需要就紙質(zhì)檔案進行歸檔，當歸檔完畢后，同樣的內(nèi)容有紙質(zhì)文件和電子文件，并且其狀態(tài)均為被儲存和可利用，電子文件在其中發(fā)揮著參考價值，而紙質(zhì)文檔則具有憑證價值。通過雙套歸檔當中所存在的規(guī)則失范、浪費與重復(fù)及銜接方面的問題，是當前需要首要解決的內(nèi)容[3]。此外，在當前電子檔案管理當中，在信息消失、信息外泄及儲設(shè)備故障等方面的風(fēng)險仍然存在。針對法規(guī)以及標準的完善及制定，檔案管理程序及制度的規(guī)范及《檔案法》以及相關(guān)政策的有效利用及保護等，均需要從政策層面，對電子檔案管理進行規(guī)范?？赏ㄟ^加大資金投入及增強檔案管理基礎(chǔ)支撐，構(gòu)建機關(guān)單位電子檔案管理系統(tǒng)等方式，對具體檔案管理工作進行規(guī)范，提高文書檔案管理人員的責(zé)任心和職業(yè)素養(yǎng)，多讓其參加技能培訓(xùn)，真正實現(xiàn)機關(guān)單位從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，實現(xiàn)機關(guān)單位文書檔案維護及管理的更為有序和高效。

4 結(jié)語

機關(guān)單位文書檔案電子化發(fā)展，需要檔案管理人員以技術(shù)為支撐，從中不斷進行探索和求證，促使該工作能夠與計算機技術(shù)有效融合，實現(xiàn)機關(guān)單位文書檔案管理科學(xué)化、技術(shù)化運轉(zhuǎn)。

參考文獻

[1] 南劍茜.文書檔案管理信息電子化應(yīng)用[J].商場現(xiàn)代化，2011，（3）：14-15.

[2] 王麗娜.淺議文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技信息，2012，（3）：337.

[3] 毛英女.文書檔案管理信息電子化應(yīng)用[J].中國科技財富，2011，（24）：254。