檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理分析

吳峻（北京市自來水集團(tuán)，北京，100053）

?

檔案記憶觀下的企業(yè)檔案管理分析

吳峻
（北京市自來水集團(tuán)，北京，100053）

［摘要］企業(yè)檔案是維護(hù)企業(yè)組織記憶的重要依據(jù)，在檔案記憶觀視野下做好企業(yè)檔案管理工作，必須做好檔案收集工作，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)的整理分類，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的開發(fā)和利用，以實(shí)現(xiàn)傳承與傳播企業(yè)記憶的目的。

［關(guān)鍵詞］檔案記憶觀現(xiàn)代企業(yè)檔案管理企業(yè)檔案

檔案?jìng)€(gè)人是在國社家會(huì)機(jī)活構(gòu)動(dòng)、社中會(huì)直組接織形或成的有價(jià)值的各種形式的原始記錄。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)、管理的全過程，是企業(yè)記憶的載體。在檔案記憶觀視野下，利用企業(yè)檔案構(gòu)建企業(yè)記憶可以加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，提高企業(yè)凝聚力，從而推動(dòng)企業(yè)健康快速發(fā)展。

1　檔案記憶觀概述

檔案記憶觀是檔案界的一個(gè)新概念，是指人們對(duì)檔案工作具有的構(gòu)建人類記憶價(jià)值的一種基本認(rèn)識(shí)。在組織發(fā)展過程中，檔案管理是對(duì)組織各項(xiàng)活動(dòng)原始數(shù)據(jù)的記錄和保存。檔案記憶觀將檔案和社會(huì)以及社會(huì)人員的歷史記憶相聯(lián)系，從而發(fā)揮檔案的社會(huì)責(zé)任［1］。在檔案記憶觀視野下，檔案作為很多事件以及活動(dòng)的記憶保存載體，發(fā)揮著重要的作用。通過對(duì)檔案記憶觀的研究，可以充分認(rèn)識(shí)到檔案在社會(huì)記憶中的重大作用，檔案是社會(huì)記憶的一種基本形態(tài)，在國家以及社會(huì)記憶中具有獨(dú)特的地位。除此之外，檔案記憶觀還揭示了檔案在社會(huì)記憶的保護(hù)以及構(gòu)建工作中的重要作用［2］。正是由于對(duì)檔案記憶觀的研究，企業(yè)才能在歷史不斷發(fā)展的進(jìn)程中，更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案的重要使命。

2　檔案記憶觀視野下企業(yè)檔案管理的必要性

從檔案記憶觀的視野來看，在企業(yè)的組織記憶構(gòu)建中，檔案管理發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)記憶的保存和傳承必須依賴一定的媒介和載體，而這個(gè)載體和媒介就是檔案。因此，在企業(yè)組織記憶的構(gòu)建中，企業(yè)檔案具有重要的作用，在傳承企業(yè)優(yōu)秀文化中也發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)所有經(jīng)營活動(dòng)之間都具有緊密的聯(lián)系，這種內(nèi)在的聯(lián)系是相對(duì)客觀的，將所有經(jīng)營活動(dòng)信息按內(nèi)在聯(lián)系組合起來，就可以完整地反映出企業(yè)的過去。通過對(duì)這些信息的整理，可以幫助企業(yè)員工更好地理解企業(yè)的組織記憶，并且將不同的經(jīng)營活動(dòng)聯(lián)系起來。企業(yè)檔案可以作為企業(yè)組織記憶的內(nèi)容和載體，也為企業(yè)組織記憶的構(gòu)建和傳承提供了一個(gè)良好的環(huán)境［3］。所以，企業(yè)的記憶必須通過檔案進(jìn)行保存和傳承。這就要求我們做好檔案收集工作，保證檔案的真實(shí)性、完整性與連貫性，才能保證企業(yè)組織記憶的完整性；做好檔案整理分類工作，便于檔案信息資源的開發(fā)利用；做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，達(dá)到傳承與傳播企業(yè)記憶的最終目的。

3　檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理措施

3.1做好檔案收集工作，構(gòu)建完整的企業(yè)組織記憶

記憶可以分為個(gè)人記憶、集體記憶和社會(huì)記憶等，企業(yè)組織記憶是企業(yè)員工對(duì)企業(yè)認(rèn)同的一種表現(xiàn)，在企業(yè)的發(fā)展過程中，必須將企業(yè)的組織記憶傳承下去。所有類型記憶的存在以及流傳都必須依靠一定的載體。企業(yè)在自身發(fā)展過程中需要從事各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營滿足社會(huì)的需求［4］。眾所周知，企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)以及所有經(jīng)營活動(dòng)中形成的各種形式的記錄，承載著企業(yè)發(fā)展的記憶。因此，需全面、系統(tǒng)、完整地收集企業(yè)檔案，維護(hù)企業(yè)檔案在內(nèi)容上、時(shí)間上和空間上的連續(xù)性，保證企業(yè)組織記憶的完整。

新時(shí)期下，社會(huì)逐漸向多元化的趨勢(shì)發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展也越來越多地體現(xiàn)多元化，在這樣的一個(gè)大背景下，企業(yè)文檔產(chǎn)生的方式也是各種各樣的，具有多元化的特點(diǎn)。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理，尤其是在收集數(shù)據(jù)和資料的時(shí)候，應(yīng)該從多種角度出發(fā)，全面收集資料，從而保證檔案資料的全面性。在收集企業(yè)檔案資料的過程中，應(yīng)該及時(shí)控制和管理具有保存價(jià)值的檔案信息。為了保證企業(yè)組織記憶的完整性，必須對(duì)企業(yè)的各種檔案信息進(jìn)行全面收集和管理。因此企業(yè)在收集檔案材料的過程中，應(yīng)該從多方面同時(shí)入手，積極鼓勵(lì)相關(guān)人員以及部門參與，最終構(gòu)建完整的企業(yè)組織記憶。在實(shí)際的工作中，企業(yè)應(yīng)該從宏觀的角度全面地把握企業(yè)在現(xiàn)階段的發(fā)展方向，并積極收集企業(yè)所有類型活動(dòng)數(shù)據(jù)的資料，并對(duì)其進(jìn)行整理分類和保存［5］。值得注意的是，檔案資料具有真實(shí)性和完整性，因此在收集資料的時(shí)候，也應(yīng)該注重檔案資料的真實(shí)性，保證所有資料都真正來源于企業(yè)活動(dòng)中。在收集企業(yè)檔案資料的時(shí)候，可以以時(shí)間為鏈條收集企業(yè)從發(fā)展初期一直到逐漸壯大的不同階段的相關(guān)信息。除此之外，為了提高檔案資料收集和管理的效率，企業(yè)應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立信息化的檔案資源庫，從而對(duì)企業(yè)的組織記憶更好地進(jìn)行管理。

3.2對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整理分類，便于利用

企業(yè)組織記憶的構(gòu)建是一個(gè)比較漫長(zhǎng)的過程，不僅要求收集到完整的企業(yè)組織記憶，并且還要求對(duì)所有的檔案資料進(jìn)行有效的分類和管理，保證資料的科學(xué)性和真實(shí)性，便于后期開發(fā)利用。企業(yè)組織記憶記錄的是企業(yè)的發(fā)展歷程以及現(xiàn)階段所有的經(jīng)營活動(dòng)，其中包括工作人員以及部門的相關(guān)信息。通過對(duì)企業(yè)組織記憶進(jìn)行整理分類，可以幫助企業(yè)更好地對(duì)自身的發(fā)展進(jìn)行反思，可以幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，從而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

真實(shí)性是檔案的一個(gè)最關(guān)鍵的屬性，所以企業(yè)在收集檔案資料的時(shí)候，一定要保證所有的檔案資料都是真實(shí)有效的。這就要求企業(yè)對(duì)收集到的企業(yè)檔案資料進(jìn)行有效的整理和分類，對(duì)所有的檔案進(jìn)行鑒定，通過多方鑒定最終保證檔案資料的真實(shí)性。此外，檔案管理者在對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定的時(shí)候，應(yīng)該有效識(shí)別檔案資料的重要性，對(duì)于與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略一致的信息應(yīng)該進(jìn)行重點(diǎn)保存，尤其是對(duì)企業(yè)未來發(fā)展有重要借鑒意義的資料，應(yīng)該進(jìn)行重點(diǎn)分類管理，以便后期查詢和使用。隨著信息化的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)都建立了數(shù)字化的檔案信息庫，數(shù)字化的檔案信息庫包含的資料更具完整性，并且管理上也更加便捷，可以大大提高檔案管理工作的效率［6］。

3.3加強(qiáng)對(duì)檔案信息的開發(fā)和利用，傳承企業(yè)記憶

對(duì)企業(yè)檔案信息進(jìn)行收集和整理，最終目的就是充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的價(jià)值。通過企業(yè)組織記憶的構(gòu)建，還可以加強(qiáng)全體員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感，在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感是非常重要的［7］。

在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案管理者必須對(duì)檔案管理的最終效果進(jìn)行有效整合，然后通過員工容易接受的方式展現(xiàn)在員工的面前，這不僅可以有效提升員工的企業(yè)認(rèn)同感，還可以有效激發(fā)企業(yè)內(nèi)部的組織記憶［8］。檔案管理者在將整合后的檔案信息展現(xiàn)在全體員工面前的時(shí)候，不僅要使整個(gè)過程容易被接受，還應(yīng)該考慮到提高員工的參與性和投入度，以當(dāng)前特別受人們喜愛的方式表現(xiàn)出來。例如通過微電影、展覽館以及紀(jì)實(shí)等形式，內(nèi)容要通俗易懂，并且涵蓋企業(yè)的文化。

4　結(jié)語

檔案本身具有記錄性、真實(shí)性和原始性的特點(diǎn)，因此成為社會(huì)記憶的重要媒介和載體。企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，通過檔案承載企業(yè)發(fā)展的整個(gè)歷程，將企業(yè)發(fā)展相關(guān)的記憶和檔案緊密聯(lián)系起來，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供決策依據(jù)。在檔案記憶觀視野下，企業(yè)必須構(gòu)建完整的企業(yè)組織記憶，并對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的整理、保存和利用，充分利用檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

［1］李穎.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析［J］.檔案學(xué)通訊，2013（1）:141-142.

［2］余慧玲.檔案記憶觀視角下的高校檔案管理與校慶關(guān)系探析［J］.廣東技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2013（7）: 75-77.

［3］李蘭.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析［J］.黑龍江檔案，2014 （4）:141-141.

［4］舒劍.新時(shí)期企業(yè)檔案管理分析［J］.經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息，2015（9）:32-32.

［5］馬桂玲.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析［J］.民營科技，2014 （9）:141-141.

［6］方秋生，石華平，廖勇軍.企業(yè)檔案管理成本比較性經(jīng)濟(jì)分析——以成都市為例［J］.檔案學(xué)研究，2013（1）:18-20.

［7］楊艷.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新實(shí)踐分析［J］.中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2012（2）:247-247.

［8］李楠.檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015 （12）:52-53.

Analysis on Enterprise Archive Management from the View of Archival Memory

Wu Jun （Beijing Waterworks Group，Beijing，100053）

Abstract：Enterprise Archive is an important basis for the preservation of organization memory.In order to accumulate enterprise’s memory，it’s essential to manage enterprise archive from the view of archival memory.People should collect and organize archives scientifically，and strengthen development and utilization of archive information.

Keywords：View of Archival Memory；Modern Enterprises；Records Management；Enterprise Archive

［分類號(hào)］G271命。

［作者簡(jiǎn)介］

吳峻，女，北京市自來水集團(tuán)禹通市政工程有限公司資料員。