創(chuàng)新和田師范?？茖W(xué)校檔案管理的幾點(diǎn)思考

梁 莉

(和田師范?？茖W(xué)校黨政辦，新疆 和田 848000)

創(chuàng)新和田師范專科學(xué)校檔案管理的幾點(diǎn)思考

梁 莉

(和田師范?？茖W(xué)校黨政辦，新疆 和田 848000)

民族地區(qū)高校圖書館建設(shè)在新時(shí)期需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念，是做好新形勢(shì)下檔案工作的前提條件；創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，是提升學(xué)校檔案工作的中心環(huán)節(jié)；創(chuàng)新檔案管理手段，是提高學(xué)校檔案利用效率的重要途徑。

檔案管理；創(chuàng)新手段

和田師范?？茖W(xué)校作為南疆地區(qū)重要的師范類高校，已經(jīng)走過(guò)近80年的光輝歷史，為南疆地區(qū)培養(yǎng)了一大批各行各業(yè)的優(yōu)秀的人才。由于歷史悠久，學(xué)校檔案工作日益成為我?，F(xiàn)代化高校建設(shè)中的瓶頸。大批的紙質(zhì)檔案堆積如山，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)還沒有普及到檔案工作中來(lái)去。管理人員思想觀念陳舊，管理手段落后，檔案的業(yè)務(wù)量卻不斷增加，業(yè)已使檔案工作不負(fù)重負(fù)，改革創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作是解決當(dāng)前檔案工作存在的問題的必由之路，為此，結(jié)合自己多年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提出幾點(diǎn)創(chuàng)新田師范?？茖W(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)思考。

一、創(chuàng)新檔案管理新理念，是做好新形勢(shì)下檔案工作的前提條件

學(xué)校檔案是學(xué)校歷史發(fā)展的真實(shí)紀(jì)錄，擔(dān)負(fù)著紀(jì)錄歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，創(chuàng)造未來(lái)神圣使命。要摒棄諸如 “檔案無(wú)用”、“可有可無(wú)”、“舊紙堆里飛不出金鳳凰”，等錯(cuò)誤觀點(diǎn)。檔案管理工作者要與時(shí)俱進(jìn)，思想觀念不能“濤聲依舊”，止步不前。搞好學(xué)校檔案工作，必須加強(qiáng)自身建設(shè)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和必要的技術(shù)手段，提高對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)，從思想上抵制和消除不良思想的影響。檔案工作者要站在服務(wù)于黨和人民事業(yè)的大局是檔案工作的特征和根本職責(zé)高度，“堅(jiān)持絕對(duì)忠誠(chéng)的政治品格、堅(jiān)持高度自覺的大局意識(shí)，堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，堅(jiān)持無(wú)怨無(wú)悔的奉獻(xiàn)精神，堅(jiān)持廉潔自律的道德操守”。任勞任怨，默默奉獻(xiàn)從服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)工作出發(fā)，創(chuàng)新思路，更新觀念，改進(jìn)工作，牢固樹立“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”的發(fā)展理念，要有“螺絲釘”的精神，黨把我們擰在哪里，就在那里發(fā)揮作用， “不忘初心，繼續(xù)前進(jìn)”。

二、創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，是提升學(xué)校檔案工作的中心環(huán)節(jié)

檔案管理創(chuàng)新，必須有領(lǐng)導(dǎo)方式創(chuàng)新，管理者的視野開闊，檔案工作引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，才能有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

(一)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作

檔案工作與其它工作一樣，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。多年來(lái)，學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及下設(shè)的辦公室做了不少工作，取得一定的成效。但是，臨時(shí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)往往是應(yīng)付上級(jí)的檢查，流于形式，在實(shí)際工作中作用不夠明顯。全國(guó)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和自治區(qū)《實(shí)施意見》都明確要求學(xué)校及所屬各部門都要有一名領(lǐng)導(dǎo)分管主管檔案工作，學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)直接召集有關(guān)人員開會(huì)研究解決檔案工作的困難和實(shí)際問題，這就是要明確領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任，“一桿子插到底”，不搞掛虛名，“大家負(fù)責(zé)”。既要突出領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，又要重視發(fā)揮館(室)專職和兼職人員的作用，調(diào)動(dòng)他們的積極性。檔案工作不是孤立的，而是學(xué)校各工作中的一項(xiàng)，必須由學(xué)校黨政統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一部署，統(tǒng)一考核，做到上下動(dòng)手，齊抓共管，才能開創(chuàng)工作的新局面。

(二)檔案工作者的視野要開闊

新形勢(shì)下檔案工作者不僅要完成本校的教學(xué)、科研和學(xué)校各種會(huì)議和重大活動(dòng)的文件、資料的收集、整理歸檔的任務(wù)，而且要落實(shí)自治區(qū)的《實(shí)施意見》的要求，創(chuàng)新思維，開闊視野，動(dòng)員各部門花大力量廣泛收集具有新疆、和田及本校特色檔案資料，包括文字、圖表、錄音、照片、錄像等檔案資料。如：“反恐維穩(wěn)”方面的檔案資料，“去極端化”教育的檔案資料，加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)的檔案資料，反映“一帶一路”建設(shè)成就的檔案資料，內(nèi)地援疆和成效的檔案資料，以及本校歷史發(fā)展進(jìn)程和成就的檔案資料，開展雙語(yǔ)教學(xué)，聯(lián)系農(nóng)村基層群眾開展“訪惠聚”活動(dòng)的檔案資料等。這些檔案資料具有鮮明的時(shí)代性和政治性，是和田地區(qū)和學(xué)校的寶貴財(cái)富，是對(duì)校內(nèi)師生和校外群眾進(jìn)行形勢(shì)教育和社會(huì)主義、愛國(guó)主義教育的保貴資料?？稍诔浞譁?zhǔn)備的基礎(chǔ)上，把這些檔案資料在校內(nèi)公開展示，對(duì)師生員工反對(duì)暴力恐怖，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)各民族團(tuán)結(jié)進(jìn)步，推動(dòng)教學(xué)和思想政治工作，必將起到積極的作用。檔案的核心價(jià)值在于利用。學(xué)校檔案不僅要對(duì)校內(nèi)開放，也要有選擇地對(duì)校外開放，便于師生和有關(guān)人員查閱。還可以與地、市有關(guān)部門配合，每年在和田公共場(chǎng)所舉辦幾次專題性檔案資料展覽，這不僅對(duì)人民群眾教育意義重大，而且對(duì)擴(kuò)大學(xué)校的影響，樹立和田師專的良好形象將產(chǎn)生明顯的效果。

(三)檔案工作引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

自治區(qū)的《實(shí)施意見》中明確提出，要支持社會(huì)力量參與檔案管理事務(wù)，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。這是檔案管理的重大突破。學(xué)校要在近期內(nèi)做到這一點(diǎn)是困難的，但這是未來(lái)的方向，可以考慮在條件成熟時(shí)向社會(huì)購(gòu)買有特殊價(jià)值的檔案資料，在人員不足的情況下，部分檔案業(yè)務(wù)可由社會(huì)組織保管；要有條件地支持家庭和教師保管展示其收藏的檔案。

(四)建立健全檔案管理制度

建立和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，是檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的可靠保證。雖然學(xué)校已制訂了一套檔案管理的規(guī)制章制度，基本上做到部門有職責(zé)、歸檔有規(guī)范、立卷有標(biāo)準(zhǔn) 、借閱有規(guī)定，保密有條例，安全有措施，使檔案工作比較順利地開展。但是，這些制度都是幾年前甚至十幾年前制訂的，不一定完全適應(yīng)變化了形勢(shì)，因此，要對(duì)照自治區(qū)《實(shí)施意見》，由學(xué)校組織一定力量進(jìn)行必要的審查，適用的要堅(jiān)持，不適用的要修改，不足的要補(bǔ)充。從事檔案工作的人員要經(jīng)常學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》和自治區(qū)有關(guān)法規(guī)，增強(qiáng)法律法規(guī)意識(shí)，遵紀(jì)守法，一切按規(guī)章制度辦事，做到精準(zhǔn)收集整理，精細(xì)立卷歸檔，精心開發(fā)利用。

三、創(chuàng)新檔案管理手段，是提高學(xué)校檔案利用效率的重要途徑

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力源泉，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。按照自治區(qū)《實(shí)施意見》和“十三五”規(guī)劃，檔案工作要堅(jiān)持信息化發(fā)展戰(zhàn)略，加快數(shù)字化檔案館(室)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。為此，我校的檔案工作需要考慮解決以下幾個(gè)實(shí)際問題：首先，要增加資金投入，建設(shè)或調(diào)劑解決獨(dú)立的數(shù)字檔案室和獨(dú)立的檔案庫(kù)房，不能與機(jī)要、文書工作、打印等搞“大雜燴 ”；其次，購(gòu)置信息化建設(shè)的相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔管理和數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)管理；再次，適當(dāng)增加檔案工作人員，目前從事檔案室工作人員大都是非專業(yè)出身，業(yè)務(wù)不熟。學(xué)校在今后的招聘工作中，應(yīng)該招聘檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生，進(jìn)一步強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理。同時(shí)各部門、學(xué)院要指定兼職檔案員，并分期分批地選派他們到區(qū)內(nèi)外高校學(xué)習(xí)進(jìn)修，提高他們的文化知識(shí)和業(yè)務(wù)水平；學(xué)校專職檔案員要參與組織并指導(dǎo)各部門、各學(xué)院文件材料立卷歸檔工作，對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)知識(shí)宣傳和指導(dǎo)工作，并及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的各種問題，為使檔案較好地為學(xué)校教育教學(xué)和社會(huì)服務(wù)。最后，要進(jìn)一步做好安全防范工作，數(shù)字檔案室和檔案庫(kù)房要安裝電子監(jiān)控和防火、防盜、防蟲設(shè)備，保證檔案工作管理保密、安全。

總之，我們的檔案事業(yè)要有所創(chuàng)新，有所前進(jìn)?！叭駝?chuàng)業(yè)，大眾創(chuàng)新”，經(jīng)濟(jì)工作是如此，各項(xiàng)工作包括學(xué)校檔案工作也是如此。只要黨政加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，各部門緊密配合，走共同創(chuàng)新之路，和田師專檔案工作這塊綠地一定能夠開花結(jié)果，造福人民。

2016-10-10

梁麗(1972-)，女，漢族，和田師范?？茖W(xué)校檔案室主任，研究方向：檔案管理。