改進高校院系教學秘書工作的幾點思考

劉黨輝

(新疆大學，新疆 烏魯木齊 830047)

改進高校院系教學秘書工作的幾點思考

劉黨輝

(新疆大學，新疆 烏魯木齊 830047)

提升高校院系教學秘書工作重要性認識，有利于教學院系更好地開展工作。這是因為教學秘書崗位是學校與院系溝通的橋梁，學院課程安排實施的重要環(huán)節(jié)；也是學校教學檢查的重要組織者和實施者。高校應(yīng)在充分認識到院系教學秘書崗重要性的基礎(chǔ)上全面深化管理改革，通過政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)等培養(yǎng)，提高院系教學秘書工作水平。

高校院系；教學秘書工作；思考

在高等學校中，院系教學秘書是協(xié)助教學院長處理教學管理工作，并承擔教務(wù)處、教學院長交辦的各項教務(wù)工作的教學管理人員。院系教學秘書的職責主要有：參與院系教學管理、掌管教學日常事務(wù)、撰寫教學質(zhì)量報告等。 教學秘書工作是現(xiàn)代高等院校教學管理中的重要內(nèi)容。隨著21世紀高等院校教學改革的全面深化，教學評估的全面普及，時代對教學管理者提出了新的更高要求，教學管理方式向現(xiàn)代化、實用化、信息化的發(fā)展趨勢，要求高校全面深化教學管理工作改革，建設(shè)一流的教學秘書隊伍。在社會主義高校建設(shè)發(fā)展背景下，充分認識高校院系教學秘書崗位重要性，多措并舉提高院系教學秘書工作水平。

一、高校院系教學秘書崗位責任重大

院系教學秘書作為基層的教學管理人員，是高校教學過程中的重要環(huán)節(jié)。高校日常教學管理工作離不開院系教學秘書的辛勤勞動、合理安排。教學秘書的工作質(zhì)量和效率直接影響院系教學工作的進行。沒有較高事業(yè)心、責任心的教學秘書，不可能做好教學管理工作，院系的教學質(zhì)量也無法得到提升。

(一)高校院系教學秘書是學校與院系溝通的橋梁

院系教學秘書要將高校教務(wù)處等上級教學主管部門的規(guī)章制度、相關(guān)決定和材料，及時準確地告知教學院長、各教研室、各實驗室、院系教師、班主任以及全(院)系學生，保障教學工作的有序進行，可以說“與教學相關(guān)的一系列活動都與教學秘書息息相關(guān)”[1]。院系領(lǐng)導(dǎo)與學生間溝通有一定的距離，高校領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處與各院系教師、學生間溝通更有一定的距離。上級與下級、教師與學生之間的信息傳遞與交流的任務(wù)，需要教學秘書公正、合理、高效地完成。在全國大多數(shù)高校中，教學秘書每學期會在期中教學檢查與學期結(jié)束時，及時向教務(wù)處提供教室聽課評價表、學院學生座談會工作總結(jié)等資料。教務(wù)處也會通過教學秘書將教務(wù)系統(tǒng)中的學生評教結(jié)果發(fā)送給每位教師，保障學校各項工作的有序開展。

(二)教學秘書是學院課程安排實施的重要環(huán)節(jié)

“排課”是教學管理中復(fù)雜且重要的工作，課程安排過程中要解決的問題主要為課程的時間、地點與相關(guān)教師、學生沖突問題。在排課環(huán)節(jié)中全面實現(xiàn)課程編排合理是十分困難的，因為不同高校、不同院系、不同學生、不同教師，認為“合理”的定義不同，高校理想的課程安排應(yīng)是能夠滿足學校、院系、教師、學生的大部分“合理”要求的。學期開始前，教學秘書應(yīng)統(tǒng)籌院系師資配備、學生數(shù)量、專業(yè)設(shè)置、教室布局等具體情況，按照教務(wù)處提供的培養(yǎng)計劃，為學生和教師進行排課，并不厭其煩的進行調(diào)整以實現(xiàn)課程安排合理化。排課是否合理直接影響著院系的教學質(zhì)量。

(三)教學秘書是學校教學檢查的重要組織者和實施者

教學管理與實踐環(huán)節(jié)中形成的具有一定保存價值的文字、聲音、圖像等不同載體的材料均屬于教學檔案，他們直接反映了高校教學水平的高低。在院系中，教學檔案主要包括：學生成績、學籍資料、課程大綱、培養(yǎng)方案、教學質(zhì)量報告、學生與教師評教材料、考試試卷等。每學期結(jié)束時，教學秘書都應(yīng)及時帶領(lǐng)教務(wù)員進行教學檔案的收集和管理，高校教務(wù)處、人事處等部門也應(yīng)隨時對教學檔案的歸檔情況進行檢查，并以此作為學校教學檢查和評估的一項重要內(nèi)容。

作為主持學院教學工作的教學院長，往往承擔著教學管理負責人，和授課、科研多重工作。因此，大量教學日常事務(wù)管理工作主要由院系教學秘書來完成，這就需要教學秘書充當好教學院長的得力參謀和助手。學期期中教學檢查開始前，院系教學秘書應(yīng)撰寫期中教學檢查計劃，由教學院長查看后交至教務(wù)處。在檢查過程中，教學秘書負責組織與協(xié)調(diào)院系學生座談會、同行教師聽課等工作。在期中教學檢查后，教學秘書也會及時協(xié)助教學院長撰寫期中教學檢查總結(jié)，并提交教務(wù)處。在每學期結(jié)束時，教學秘書應(yīng)及時配合教學院長進行巡考、試卷歸檔檢查等工作，并起草相應(yīng)教學質(zhì)量報告。

二、多措并舉提高院系教學秘書工作水平

時代發(fā)展“對我們教學秘書的素質(zhì)提出了更高的要求”[2]。作為稱職的院系教學秘書，僅僅熟練掌握教學管理基本技能是不夠的，也要掌握部分教育學、心理學、社會學等知識，加快知識結(jié)構(gòu)調(diào)整與更新，不斷提高自身服務(wù)水平。因此，高校應(yīng)全面深化管理改革，多措并舉提高院系教學秘書工作水平。

(一)教學秘書政治素質(zhì)的培養(yǎng)

政治素養(yǎng)是人的綜合素質(zhì)的核心和靈魂，決定著一個人的的價值和動力方向。做好院系教學秘書工作要注重思想政治建設(shè)，不斷提高政治素養(yǎng)，在工作之中能夠遵紀守法、以身作則、團結(jié)教師與學生、尊重領(lǐng)導(dǎo)，同時保持樂觀進取的態(tài)度，對做好教學管理工作、提升院系教學質(zhì)量充滿信心。

不斷加強教學秘書隊伍政治素質(zhì)培養(yǎng)，對當今高校意義重大。教學秘書崗位經(jīng)常進行機密或絕密文件的整理與存檔，如試卷管理、院系教學方面的一些重要事情的謀劃與決策、院系科研項目評審記錄等。教學秘書缺乏較硬政治素質(zhì)，容易出現(xiàn)怠工、懶政、違規(guī)操作等問題，影響學院各項教學工作的開展。如，2015年新疆某高校就出現(xiàn)了教學秘書通過操作教務(wù)系統(tǒng)更改學生成績的事件，嚴重影響教育公平與學校聲譽。高等院校在招聘政治素養(yǎng)較高的人員擔任教學秘書的同時，也應(yīng)定期對教學秘書進行政治素養(yǎng)的培訓(xùn)。部分高校在每學期開學所進行的教工政治思想培訓(xùn)取得了很好的效果，起到了較好的示范作用，應(yīng)繼續(xù)堅持和加強。定期組織教學管理人員到地方黨校進行短期培訓(xùn)也是提高教學秘書政治素質(zhì)的重要手段。

(二)教學秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)

“高校教學秘書的專業(yè)素質(zhì)，是誘發(fā)其工作能力并創(chuàng)造工作奇跡的基礎(chǔ)”[3]。高校院系教學秘書作為院系領(lǐng)導(dǎo)的主要參謀和助手，一方面要主動為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，另一方面需要將自身建議融入領(lǐng)導(dǎo)決策中。這要求院系教學秘書必須要有較強的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，如寫作能力、 組織調(diào)度能力、創(chuàng)新能力、應(yīng)對能力等。

較好的業(yè)務(wù)素養(yǎng)是建立在文化知識基礎(chǔ)之上的。“千里之行，始于足下?！边_不到業(yè)務(wù)能力要求的文化知識水平，會使教學秘書思想境界受到局限，業(yè)務(wù)水平與專業(yè)能力也無法得到提升。當前，我國高校院系教學秘書專業(yè)素養(yǎng)水平與高校的發(fā)展不相適應(yīng)，嚴重阻礙了教育水平的提升。在這一領(lǐng)域，新疆大學等211高校較為重視教學管理隊伍的建設(shè)，教學秘書主要從各高等院校碩士學歷優(yōu)秀畢業(yè)生中選拔，并給與相應(yīng)編制。這些新入職的教學秘書專業(yè)知識較為扎實，便于與教務(wù)處、院系進行溝通，有利于教學管理水平的可持續(xù)提升。但也有部分高校沒有充分認識到教學秘書崗位的重要性，在社會中招聘非專業(yè)人士擔任，并不解決編制問題，教學秘書到崗后也不進行相關(guān)技能培訓(xùn)，致使院系教學管理較為混亂，嚴重影響教學質(zhì)量。教學秘書專業(yè)素養(yǎng)極為重要，不熟悉院系各學科基本知識、課程體系，不熟悉教學大綱與課程間的聯(lián)系，不了解教學具體過程與教學規(guī)律，是不能有效協(xié)助院教學院長處理好教學管理中存在的問題的。只有較深入了解本專業(yè)，對課程基本內(nèi)容和體系較為熟悉，在編排課表時才能尊重教學規(guī)律，才能做好各項工作。當然，當前我國教學秘書的總體專業(yè)素養(yǎng)正在不斷提升，這是較為可喜的一面。以新疆大學為例，新疆大學2016年教學秘書碩士研究生比例為67%，較3年前59%的比例有了較大提高。

提升教學秘書專業(yè)素養(yǎng)必須積極進行教學秘書相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。高校應(yīng)制訂常態(tài)有效的教學秘書隊伍素養(yǎng)的培訓(xùn)及再教育實施計劃，多方面、多渠道做好教學管理培訓(xùn)工作。針對高校教學秘書，可定期組織教育管理學、秘書學、行政管理、心理學等方面的培訓(xùn)以提升其專業(yè)素養(yǎng)。定期開展教學秘書崗位計算機操作培訓(xùn)及邀請相關(guān)專家為院系教學秘書作專題講座是幫助教學秘書適應(yīng)信息化教學管理的有力手段。以新疆大學為例，新疆大學教務(wù)處每學期都會組織不少于2次的教務(wù)人員培訓(xùn)，此外新疆大學也積極鼓勵各院系教學秘書參加“全國高校微課、慕課與翻轉(zhuǎn)課堂教學暨教師信息技術(shù)能力提升研修班”等校外培訓(xùn)活動，為學校教學秘書素質(zhì)業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高提供了較好的平臺。

(三)教學秘書健康心理素質(zhì)的培養(yǎng)

院系教學秘書工作是復(fù)雜而繁重的。教學秘書的行政級別較低，處于行政管理配角地位，要經(jīng)常服務(wù)于辦公室主任等行政負責人的工作安排。教學秘書崗位要求教學秘書克服功利思想，甘為人梯，認真工作，默默奉獻。教學秘書崗位的特點是經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)間、領(lǐng)導(dǎo)與教師間、教師與學生間工作，經(jīng)常遇到別人難以理解的問題，容易被人誤解。如教學秘書在安排考試時，要在教務(wù)處考試安排內(nèi)綜合考慮學生、教師、教室的空余時間，致使考試多在下午最后兩節(jié)進行(此階段課程較少)，部分教師因未考慮到各種條件限制認為時間是可調(diào)的，教學秘書往往多番解釋也難以讓教師和學生理解。沒有較高思想境界和健康陽光的心理素質(zhì)與足夠的耐心，不可能做好這一工作。

俄國教育家烏申斯基說過，“教師的人格就是教育工作者的一切，只有健康的心靈才有健康的行為”。繁雜的工作容易使教學秘書產(chǎn)生煩躁、緊張、自卑等心理問題。為避免這些問題的發(fā)生，高校應(yīng)積極為教學秘書隊伍進行心理健康培訓(xùn)與心理問題咨詢，并適當開展針對這一群體的心理健康教育。教學秘書自身也要樹立正確的觀念，積極向先進榜樣學習，提升自身心理素質(zhì)水平，全身心的投入工作，促進自身的發(fā)展和院系教學質(zhì)量的行穩(wěn)致遠。

(四)切實提高教學秘書待遇水平

一直以來，高校對教學秘書工作崗位缺乏合理的認識，忽視教學秘書在學校發(fā)展中的重要性。

院系教學秘書的工作多為從屬性、服務(wù)性的，不享有實質(zhì)性的權(quán)力，致使高校本身沒有認識到教學秘書的重要性，進而不重視教學秘書群體的利益訴求。院系教學秘書自身也對這一崗位重要性認識不足，缺少光榮感和使命感，致使工作積極性和責任感較低。院系教學秘書較其他行政崗位而言，工資較低、職稱評定難度大，致使高校人員不愿從事這一崗位。以新疆大學、新疆師范大學為例，教學秘書的工資水平均低于科研秘書、輔導(dǎo)員等行政崗位，在職稱評定上，兩校教學秘書只能參加社科類研究員職稱的評定，但因其非專業(yè)研究崗，在職稱評定方面相對其他研究系列具有明顯劣勢。較低的待遇水平，必然造成教學秘書心理不平衡，尤其是新入職的教學秘書看不到崗位的前途和希望，甚而產(chǎn)生了轉(zhuǎn)崗的念頭。當前，國內(nèi)多數(shù)高校出現(xiàn)了教學秘書人員流動較大、工作幸福感不高等現(xiàn)象，不利于高校教學管理的穩(wěn)定性與教學質(zhì)量的提高。

“只有更好地表達和維護教職工的合法權(quán)益，才能體現(xiàn)‘以人為本’，才是對‘以人為本’的踐行”[4]。高校應(yīng)采取多種措施，切實提高教學秘書待遇水平。第一，應(yīng)切實提高教學秘書的的工資待遇水平、增加崗位津貼以激發(fā)其工作積極性。高?？蓜潛軐ｍ椊?jīng)費，用于提高教學秘書隊伍的工資待遇和各項福利。在工資待遇的基礎(chǔ)上，應(yīng)給予教學秘書更多的相關(guān)獎金分配。第二，與相關(guān)部門進行聯(lián)系，在職稱評定工作中切實考慮教學管理崗位的特殊性，改革教學秘書職稱評定標準。第三，應(yīng)對教學秘書進行合理工作定位，給予應(yīng)有的工作待遇，為其制定相對完備的晉升渠道，發(fā)揮其工作主動性。第四，在工作量計算辦法上，引入教學管理工作量計算方案，如實反映教學秘書較重的工作量，并以此作為年終考核的重要標準。

小結(jié)

院系教學秘書工作能否積極、高效、質(zhì)優(yōu)的開展，對于高等院校教學質(zhì)量影響巨大。在全國高校綜合實力不斷提升的今天，應(yīng)更為重視和加強院系教學秘書隊伍建設(shè)，全面深化改革、多措并舉、積極高效地改進院系教學秘書工作，充分發(fā)揮其在維護教學秩序的穩(wěn)定、促進教學改革發(fā)展等方面的積極作用，為高校發(fā)展的行穩(wěn)致遠提供持續(xù)動力。

[1]鄭文.人文社科教育教學課程研究與實踐[M].北京：知識產(chǎn)權(quán)出版社 , 2012:266.

[2]王賀勝，沈亞平主編.歷史傳承與時代創(chuàng)新：新時期高等學校學籍管理及其改革研究[M]. 天津：天津人民出版社,2005：348.

[3]譚向勇主編. 現(xiàn)代大學理念與實踐[M]. 北京：首都師范大學出版社 , 2007:289.

[4]王魯男主編.高等教育教學改革研究(第2輯)[M].重慶：重慶出版社,2014:450.

2016-10-30

劉黨輝(1988-)，男，山東青島人，碩士學位，新疆大學地質(zhì)與礦業(yè)工程學院教學秘書。研究方向：教學管理研究。