檔案館建設(shè)的必要性

章維倩

摘 要：開發(fā)區(qū)在我國已推廣20多年，在其建設(shè)過程中，產(chǎn)生了大量的檔案資料——文書檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案（其中包括路、橋）、土地出讓檔案、地籍檔案、房產(chǎn)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案和信訪檔案等。檔案館是信息社會發(fā)展的重要組成部分，其社會地位也在不斷提高，而且它還是保存和積累國家檔案財富的重要機(jī)構(gòu)，具有傳播檔案信息和宣傳教育等功能，因此，相關(guān)部門要高度重視其建設(shè)工作。簡要介紹了檔案館的相關(guān)內(nèi)容，探討了其建設(shè)的必要性，分析了其建設(shè)要點(diǎn)，以期為日后的相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案館；檔案；服務(wù)質(zhì)量；資源利用率

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.03.028

檔案是對歷史工作的真實(shí)記錄，它是國家的重要財富之一，所以，其建設(shè)工作至關(guān)重要。

1 檔案館

檔案館是公益性的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，它的存在就是為了實(shí)現(xiàn)更好的社會效益，其基本職能就是收集、整理和保存“社會記憶”，儲備相關(guān)知識。因此，要正確認(rèn)識其作用。從檔案特點(diǎn)及其所具備的特殊性來看，檔案利用工作不可急功近利，而且檔案價值是通過其利用率體現(xiàn)出來的，所以，要科學(xué)、合理地開發(fā)檔案信息資源，為社會各界提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2 建設(shè)的必要性

2.1 解決檔案容量增長和發(fā)展的問題

檔案館是收集和保管各種檔案、資料的重要機(jī)構(gòu)，它可以為社會各界提供良好的服務(wù)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種檔案數(shù)量不斷增多，給檔案管理工作增加了難度。為了確保檔案接收和保管工作能夠順利進(jìn)行，相關(guān)部門要不斷加大檔案館的建設(shè)力度，擴(kuò)大其容量，從而使其更好地為社會工作服務(wù)。另外，在此過程中，還要提高檔案館的抗災(zāi)能力，以確保檔案資源的安全。

2.2 滿足服務(wù)需求

在建設(shè)檔案館時，要實(shí)現(xiàn)“四位一體”。檔案館主要是由檔案展覽廳、服務(wù)大廳、文件查閱中心和電子閱覽室等組成。但是，受場地和其他條件的制約，很多檔案館都沒有達(dá)到這一要求。隨著人們對檔案查詢、利用要求的提高，相關(guān)部門必須要增加服務(wù)項目，努力提高服務(wù)質(zhì)量。建設(shè)新的檔案館，不僅能改善服務(wù)窗口的工作條件，還能提高其服務(wù)水平。

2.3 實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化管理

隨著我國科技的迅猛發(fā)展，在管理檔案時，要拋棄傳統(tǒng)的管理模式，逐步朝著信息化和現(xiàn)代化管理的方向發(fā)展。信息化和現(xiàn)代化的檔案管理對檔案的保存環(huán)境提出了更高的要求。因?yàn)闄n案館的用房比較少、面積小，所以，檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房與標(biāo)準(zhǔn)要求不符，沒有配備齊全的專用設(shè)備，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善，各個單位與部門之間不能建立良好的數(shù)據(jù)連接，極大地影響了檔案保護(hù)工作，使得管理工作和利用工作與信息技術(shù)的要求不符。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和現(xiàn)代化，必須要建設(shè)與國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)相符的檔案館。

3 對檔案館建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1 堅持依法治檔

作為法治國家，為了保證檔案管理工作能夠有法可依、有法必依，我國必須要制訂相關(guān)的法律法規(guī)，比如，檔案利用條例、信息公開規(guī)定和保密規(guī)定等，從而保證檔案館工作的健康發(fā)展。

3.2 走開放的道路

在具體工作中，要不斷提高工作人員服務(wù)大局的意識，培養(yǎng)他們服務(wù)群眾的能力，貫徹落實(shí)政府部門提出的要求，為社會各界提供質(zhì)量高、層次深的信息產(chǎn)品和服務(wù)。另外，還要不斷強(qiáng)化檔案在經(jīng)濟(jì)、政治、文化和社會文明建設(shè)等方面的服務(wù)水平。為了改善民生，檔案信息資源共享是一項非常重要的工程，它可以提供高質(zhì)量的跨館服務(wù)。

3.3 建設(shè)數(shù)字檔案館

各地要將數(shù)字檔案館建設(shè)工作納入信息化建設(shè)規(guī)劃中。在工作過程中，要建設(shè)數(shù)字檔案館和示范數(shù)字檔案室等，不斷推進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)文檔一體化、館室一體化和館際一體化。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，重要部門的檔案要全部進(jìn)行數(shù)字化掃描，構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫——在計算機(jī)中輸入案卷級目錄，構(gòu)建案卷級目錄的相關(guān)數(shù)據(jù)庫；在計算機(jī)中輸入文書檔案、照片檔案和現(xiàn)行文件等各種文件級目錄，構(gòu)建文件級目錄的相關(guān)數(shù)據(jù)庫。為了實(shí)現(xiàn)檔案館的信息化建設(shè)，不僅要建設(shè)檔案網(wǎng)站，提高信息開發(fā)和服務(wù)能力，還要做好三網(wǎng)并進(jìn)工作，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。同時，檔案館還要建立局域網(wǎng)，并與廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)連接，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)站，不斷提高其社會功能。

3.4 建設(shè)專業(yè)隊伍

在建設(shè)檔案館的過程中，人始終是其中的重要因素——不管是什么服務(wù)工作，都要由人完成。為了保證檔案館的建設(shè)，必須要組建一支專業(yè)的檔案管理隊伍，并引入競爭機(jī)制，采取競爭上崗的方式，以保證工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。同時，在工作過程中，還要組織他們參加培訓(xùn)，不斷提高他們的道德素養(yǎng)和專業(yè)技能，從而建設(shè)一支專業(yè)技能高、愛崗敬業(yè)的隊伍。

3.5 檔案館的功能建設(shè)

檔案館的功能建設(shè)主要體現(xiàn)在以下幾方面：①做好資源建設(shè)工作。工作人員要樹立超前意識，對于會在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會事業(yè)中有較大利用價值的檔案，要打破接收界限，提前接收，充分發(fā)揮其作用。同時，還要擴(kuò)大征收范圍，針對重要工程、活動和有特色的人物等，要及時收集相關(guān)檔案。如果有必要，還要提前做好歸檔指導(dǎo)工作，以保證歸檔材料的完整性。②提高編研水平。要加大人力、物力和財力方面的投入，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，確保編研工作能夠順利進(jìn)行。為了提高材料質(zhì)量，要充分利用館藏檔案資料，針對其中的難點(diǎn)和熱點(diǎn)編纂相關(guān)資料，從而更好地為社會、經(jīng)濟(jì)服務(wù)。③建設(shè)愛國教育基地。在保證檔案安全的基礎(chǔ)上，各檔案館要結(jié)合決策參考、展覽教育、社會課堂和信息傳播利用等方面的需求調(diào)整用房，構(gòu)建檔案展廳，結(jié)合史實(shí)將當(dāng)?shù)貧v史面貌和成就等展示出來，以方便人們了解歷史。④建設(shè)現(xiàn)行文件的相關(guān)查閱中心。對于現(xiàn)行文件，要深化其利用、服務(wù)等相關(guān)工作，不斷擴(kuò)大接收范圍，加大接收力度，改善服務(wù)設(shè)施，提升其服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述，檔案館是具有公益性的機(jī)構(gòu)。在新形勢下，檔案館建設(shè)必須要符合社會發(fā)展需求，充分展現(xiàn)其服務(wù)能力。因此，要結(jié)合具體情況，做好檔案館的建設(shè)工作。

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〔編輯：白潔〕