平陽法院檔案信息化建設(shè)的困境及應(yīng)對

鄭永建

摘 要 人民法院檔案信息化建設(shè)是法院信息化工作的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會信息化程度的提高，人民法院檔案信息化建設(shè)也日益成為大家普遍關(guān)注的問題，檔案資源的合理有序共享是實現(xiàn)司法便民的有效途徑。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時代，如何抓住信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展的機遇，依托信息科技著力建設(shè)檔案信息化工程，是人民法院當(dāng)前需迫切解決的課題。

關(guān)鍵詞 檔案 信息化 困境應(yīng)對

中圖分類號：D926.2；G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1平陽法院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及梳理

1.1檔案存儲情況

我院現(xiàn)存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會計憑證檔案和聲像等檔案，從1949年至2015年10月，我院檔案室?guī)齑嬖V訟檔案131680卷，169802冊。從檔案管理系統(tǒng)顯示，我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件，其中已將案件材料掃描進入系統(tǒng)的共有131194件，比例為已存案件的98.3%，并且訴訟檔案的數(shù)量還在不斷增加。

1.2檔案管理利用現(xiàn)狀

從檔案管理使用方面看，隨著司法公開的不斷深入，案件審理的透明度也不斷增強，社會公眾對涉及自身利益的檔案關(guān)注度也越來越高，對訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。數(shù)字檔案系統(tǒng)于2014年11月投入使用以來，我院逐步建立起比較完善的查、借閱網(wǎng)上系統(tǒng)，成功實現(xiàn)法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱卷，全院干警已實現(xiàn)通過數(shù)字系統(tǒng)查詢檔案。

1.3檔案信息化建設(shè)情況

目前，我院共有6名工作人員從事檔案管理工作，其中兩名檔案人員有正式編制，聘用人員流動較頻繁且具有檔案專業(yè)背景的人員的比例僅16.6%。另外，檔案室尚未完全建立檔案管理長效機制，現(xiàn)有檔案人員管理結(jié)構(gòu)很難適應(yīng)未來檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2基層法院檔案信息化建設(shè)困境

2.1檔案電子化利用效率不高

當(dāng)前全省法院訴訟檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快，目前使用的審判信息管理系統(tǒng)，把所有案件從立案到歸檔，均通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行控制管理，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后，已基本實現(xiàn)法院外、法院間卷宗調(diào)閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫，使得刑事案件仍處于紙質(zhì)借閱狀態(tài)。實際上刑事訴訟檔案中利用率最高的恰恰是偵查卷，刑事檔案查閱在檔案利用中占比達(dá)63.26%，如果不進行掃描，顯然影響電子化數(shù)據(jù)運用，進而影響檔案信息化建設(shè)進程。

2.2實踐中檔案歸檔模式不統(tǒng)一

省高院要求結(jié)案后5日內(nèi)必須歸檔報結(jié)，實踐當(dāng)中能在規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔報結(jié)存在一定難度。我院則結(jié)合現(xiàn)實狀況，因地制宜，創(chuàng)建留庭保管模式。考慮到兩個派出法庭距離院機關(guān)比較遠(yuǎn)和送達(dá)難等客觀因素，允許法庭在1個月內(nèi)必須完成歸檔入庫，以達(dá)到省高院要求案件審結(jié)后5日內(nèi)裝訂入庫達(dá)70%，十個工作日裝訂入庫達(dá)90%的工作要求，每統(tǒng)計月因送達(dá)等原因需留庭保管的案件嚴(yán)格控制在10%以內(nèi)。

2.3對檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足

少數(shù)部門、部分同志對檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，認(rèn)為這是可有可無的事，即使?fàn)巹?chuàng)檔案信息化一級達(dá)標(biāo)，也是辦公室檔案人員的事，與己無關(guān)。但檔案管理并不只是檔案管理人員的事，它與電子文件產(chǎn)生形成的全過程都有非常密切的聯(lián)系。因此，要做好檔案信息化工作沒有其他辦案人員的共同配合、協(xié)助，單單靠檔案管理人員，是很難實現(xiàn)檔案信息化。

3基層法院檔案信息化建設(shè)對策

3.1加強組織領(lǐng)導(dǎo)，穩(wěn)步布置信息化建設(shè)工作

檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)堅持以利用為中心，充分發(fā)揮檔案信息化工作的效用，服務(wù)于司法審判工作，服務(wù)于社會公眾。我院始終堅持從實際出發(fā)，將檔案信息化建設(shè)列為全年重點工作計劃，注重檢查檔案信息化建設(shè)工作的進展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實際困難。

3.2加強有序管理，夯實硬件基礎(chǔ)設(shè)施

我院以新審判大樓搬遷為契機，依托先進管理技術(shù)，實現(xiàn)檔案庫房智能化管理，在檔案庫房配備10區(qū)73列智能密集架、24小時控制的新風(fēng)空調(diào)、7臺庫內(nèi)自控除濕機，21臺熱氣溶膠自動滅火裝置、庫區(qū)內(nèi)配有自動恒溫電腦數(shù)據(jù)采集、防磁柜5臺。做好紙質(zhì)檔案保管工作，庫存檔案進行經(jīng)常巡查，確保庫房“八防”措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固。

3.3推廣應(yīng)用律師服務(wù)平臺，探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢

根據(jù)最高院要求，在訴訟服務(wù)中心開設(shè)律師志愿者服務(wù)窗口，由律師或具備專業(yè)知識的志愿者為當(dāng)事人無償提供訴訟咨詢和幫助，切實方便當(dāng)事人訴訟。同時，積極與縣司法局、律師協(xié)會建立溝通協(xié)調(diào)機制，確定聯(lián)絡(luò)部門和人員，嘗試推廣應(yīng)用浙江律師服務(wù)平臺，進一步提升律師服務(wù)當(dāng)事人的效率。積極探索網(wǎng)上檔案預(yù)約查詢功能，當(dāng)事人通過登陸法院門戶網(wǎng)站填寫姓名、聯(lián)系電話、案號、預(yù)約時間等基本信息完成檔案查詢預(yù)約，實現(xiàn)檔案定點定時查詢。

3.4開展法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱卷工作，落實便民訴訟

在訴訟服務(wù)中心專設(shè)電子檔案查詢窗口，當(dāng)事人或其代理律師可申請異地檔案查閱，在完成對申請查閱檔案的異地遠(yuǎn)程查閱授權(quán)后，當(dāng)事人即可查閱異地法院的授權(quán)電子檔案并自行打印。法院間遠(yuǎn)程調(diào)閱不僅卷免去當(dāng)事人遠(yuǎn)赴外地查閱檔案的奔波之苦，更是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代法院間積極配合便民訴訟創(chuàng)新之舉。

4結(jié)語

總之，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入推進，檔案管理工作在當(dāng)前審判活動中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時改進組織架構(gòu)，實現(xiàn)科學(xué)有效的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，并抓住“科技強院”的有利契機，真正實現(xiàn)訴訟檔案信息化。在“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時代，檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來便利，還能夠共享全社會的法律資源，從更高層面上推動了審判工作的公平、公正與公開。

參考文獻(xiàn)

[1] 張旭.檢察機關(guān)訴訟檔案電子化管理初探[J].檔案與建設(shè)2014（03）.

[2] 石潔.法院檔案的信息化管理[J].檔案與建設(shè)，2010（11）.